會議室使用及申請管理規(guī)定

1、會議室使用及申請管理規(guī)定Company number ： WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998 會議室使用及 申請管理規(guī)定為進(jìn)一步加強對公司各會議室管理和使用。明晰會議室使用流 程。推動公司的辦公自動化程序，提高辦公效率，公司綜合事務(wù)部 與信息化部就實現(xiàn)會議室申請OA自動化制定了會議室使用申請流 程?，F(xiàn)將會議室管理、使用作如下規(guī)定：一、會議室使用管理規(guī)定1、公司現(xiàn)有4個會議室，分別為大、中、小和多功能”會 議室。各單位若使用會議室，需提前通知公司綜合事務(wù)部，統(tǒng)一安 排；特別是各分公司在安排各地業(yè)務(wù)人員回公司前，要首先到綜合 事務(wù)部了解會議室使用情況，然后再選擇用會時間。2

2、、根據(jù)參會人數(shù)合理選擇會議室。大會議室 35人中會議室 30人小會議室 10人多功能會議室60人3、使用會議室若遇沖突，由綜合事務(wù)部依照輕重緩急的原則協(xié) 調(diào)解決。各部門要配合、服從綜合事務(wù)部的安排。4、會議室內(nèi)嚴(yán)禁抽煙。各單位使用會議室前，由綜合事務(wù)部負(fù) 責(zé)清理現(xiàn)場，然后移交使用單位，離場時要通知綜合事務(wù)部驗收， 若發(fā)現(xiàn)用會單位有抽煙現(xiàn)象，一煙頭罰款50元,依次類推，由綜合事務(wù)部監(jiān)督，各 單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)執(zhí)行。5、保持會議室整潔。不隨地吐痰，不亂扔紙屑并隨身帶走自帶 雜物等。6、愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施。不要在桌椅上亂涂亂劃。若有損壞由用會單 位承擔(dān)維修費用。7、會議所需白板筆、飲水杯，請各單位內(nèi)勤人員到綜

3、合事務(wù)部 領(lǐng)取。8、若需投影儀、筆記本電腦,由各單位內(nèi)勤到綜合事務(wù)部簽字 領(lǐng)取，妥善保管使用，完畢后，立即交還綜合事務(wù)部，以免影響其 他部門使用。二、會議室使用申請流程及有關(guān)規(guī)定：1、綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)會議室的使用申請、審批工作。2、各單位如需要使用會議室時,需提前2天，在OA辦公自 動化系統(tǒng)會議室申請項上填寫使用申請。綜合事務(wù)部不再接受電話 和派人預(yù)約會議室的申請。3、使用會議室的單位，直接登陸0A辦公自動化系統(tǒng)，正確、 真實的填寫申請會議室的相關(guān)內(nèi)容，如：申請使用會議室的單位、 申請人、申請會議室類型、與會人數(shù)以及所需設(shè)備、會議時間等，然 后提交，等待審批。4、綜合事務(wù)部根據(jù)實際情況予以安排。未經(jīng)許可由可部門和個 人不得隨意占用會議室，以免預(yù)約會議室的單位無法正常使用。5、綜合事務(wù)部必須在申請使用會議室單位發(fā)出會議室申請后3小時內(nèi)回復(fù)申請。6、對于未被預(yù)約的臨時會議申請，綜合事務(wù)部必須按照先進(jìn)先 出或輕重緩急的原則進(jìn)行安排。若會議室使用安排已滿不能答復(fù)申 請的，綜合事務(wù)部需向新申請單位作出解釋。7、各單位必須遵守會議室使用的安排，對于不遵守會議室申 請、使用制度的單位和個人，根據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。8、特殊情況綜合事務(wù)部未能在3小時內(nèi)作出回復(fù)或無法作出 回復(fù)時，按照先申請先使用的方法使用會議室。9、如遇OA故障