會計檔案管理辦法

1、版本號：2.1文件編號：DLHBC-CK-XZ-006質量管理體系文件會計檔案管理辦法（試行）編 號：DLHBC-CK-XZ-006版本號：2.1審核人：批準人：受控狀態(tài)：受 控發(fā)布日期：2019年5月10日實施日期：2019年5月10日會計檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為加強會計檔案管理，推進會計基礎工作規(guī)范化建設，更好地為航海保 障事業(yè)服務，根據(jù)中華人民共和國會計法中華人民共和國檔案法、財政部會 計檔案管理辦法及航海保障中心會計檔案管理辦法 （試行）等相關規(guī)定，結合 我處工作實際，制定本辦法。第二條財務部門和檔案部門共同負責本單位會計檔案管理工作。（一）財務部門的主要職責有：負責按期

2、向檔案管理部門移交會計檔案，并保證會計檔案在移交前的完整性；負責參與會計檔案銷毀工作，核實會計檔案保管期限和銷毀清冊。（二）檔案管理部門的主要職責有：負責單位會計檔案移交后的日常保管工作；負責單位會計檔案的到期銷毀具體工作，并編制銷毀清冊。第三條處應加強對會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、 保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防 毀損、散失和泄密。第二章 會計檔案內容第四條 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等專業(yè)會計資料，是記錄 和反映單位經(jīng)濟活動的重要原始依據(jù)，既包括紙質會計資料，也包括電子記錄形成的 會計資料。按照會計核算業(yè)務

3、劃分，主要會計檔案包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會 計賬簿。（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、預算執(zhí)行情況 報表、相關附表、附注及文字說明，其他財務報告。（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、經(jīng)濟合同、協(xié)議、批件等其 他應當保存的專業(yè)會計資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀 清冊等。第三章 會計檔案保管第五條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。（一）永久保管的會計檔案主要包括：年度

4、預決算財務報告、會計檔案保管清 冊、會計檔案銷毀清冊、財務人員工作交接清單。（二）定期保管的會計檔案：1 .保管期限為3年的會計檔案主要包括：月度、季度財務報告，包括會計報表、 預算執(zhí)行情況報表、預算執(zhí)行快報、相關附表、附注及文字說明等。2 .保管期限為5年的會計檔案主要包括：銀行余額調節(jié)表、銀行對賬單、固定 資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報廢清理后）、固定資產(chǎn)清查（盤點）報告。3 .保管期限為10年的會計檔案主要包括：專項改造項目（含基本建設）財務年 報及竣工決算報告。4 .保管期限為15年的會計檔案主要包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和傳 票匯總表等會計憑證，總賬、日記賬、明細分類賬、輔助賬及其他會

5、計賬簿，會計檔 案移交清冊，經(jīng)濟合同、協(xié)議，批件。5 .保管期限為25年的會計檔案主要包括：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。第六條 會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。第七條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，應嚴格依照保管期 限對各類會計檔案進行管理，不得私自變更保管期限。第八條 處保管的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可 以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計 檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。第九條 處保管的會計檔案，任何人不得撕毀、更改、調換或涂抹，以保證其 真實、準確和完整，

6、如發(fā)現(xiàn)有上述行為者，視情節(jié)輕重，追究當事人責任。第十條 采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案。第十一條 具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件 的，應當注意防磁、防潮、防高溫，并將有關軟盤雙重備份，分別存放于不同的地點, 軟盤要每月復制。第五章會計檔案交接第十二條 處每年形成的會計檔案，由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷， 裝訂成冊。第十三條 處當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一 年，保管期滿后三個月內，應由財務部門將上年度會計檔案移交本單位檔案部門統(tǒng)一 保管。第十四條處財務部門移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷

7、冊的 封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部門和經(jīng)辦人員共同拆封整 理，以分清責任。第十五條 處在項目建設期間形成的會計檔案， 應當在辦理竣工決算后移交給建 設項目的接收單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十六條 處與其他單位之間交接會計檔案的，報上級主管單位批準，并按規(guī)定 辦理交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名 稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并 由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會 計檔案移交清冊上簽

8、名蓋章。第五章 會計檔案銷毀第十七條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第二十條規(guī)定的情形外，可以按照以 下程序銷毀：（一）由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門、審計部門、紀檢部門共同鑒定, 嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年 度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。（二）銷毀會計檔案前，須經(jīng)本單位認真審查，報中心備案。（三）銷毀會計檔案時，應當由檔案部門、財務部門、審計部門和紀檢部門共同 派員監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容逐一清點 核對所要銷毀的會計檔案；銷毀會計檔案后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章， 并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。第十八條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始 憑證，不得銷毀，應當單獨抽出