湖南某基因技術(shù)公司行政管理制度

1、湖南家輝基因技術(shù)有限公司行政管理制度新華信管理咨詢家輝公司人力資源行政部2001年12月31日 目 錄一 辦公室管理制度1二 員工禮儀規(guī)范2三 保密制度4四 內(nèi)部印章使用管理制度8五 辦公物品管理制度11六 文書管理制度15七 檔案管理制度20八 公司例會(huì)管理制度24九 出差管理制度25十 圖書管理規(guī)定25十一 電話管理制度27十二 公司用車管理制度28十三 衛(wèi)生管理制度32I一 辦公室管理制度 為樹立和保持公司的良好形象，給全體員工提供一個(gè)良好的辦公環(huán)境，特對辦公室管理作如下規(guī)定： 1早上8：30以后公司內(nèi)嚴(yán)禁吃早餐。2管理、營銷類員工在工作時(shí)間內(nèi)一律外著正裝，不得著運(yùn)動(dòng)衣、毛衣、T恤等。正

2、裝包括西裝、職業(yè)裝、襯衫；正裝不做色彩要求。 技術(shù)類員工著裝不做嚴(yán)格要求。3每一個(gè)員工要維持好自己的桌面衛(wèi)生及地面衛(wèi)生，下班后個(gè)人桌面須保持整潔，不許擺放任何雜物。4不得在辦公區(qū)域內(nèi)就餐或吃零食。5公司內(nèi)不許大聲喧嘩，不得影響他人工作,上班時(shí)間不得放音樂。6員工間交談提倡使用普通話。 7愛護(hù)公司配置的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅。8為了維護(hù)整體環(huán)境的整潔，公司內(nèi)的墻面不可亂寫、亂貼。9辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，在辦公區(qū)域吸煙一支罰款50元。吸煙區(qū)為陽臺(tái)有顯著標(biāo)志處。維持良好的辦公環(huán)境是每位員工的責(zé)任，望全體員工共同遵守以上制度。二 員工禮儀規(guī)范 一、員工儀表儀容： 1. 為樹立和保持公司良好的社會(huì)

3、形象,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理,公司員工應(yīng)按規(guī)定著裝。2. 商務(wù)活動(dòng)以及重要會(huì)議，男士穿深色西服套裝系領(lǐng)帶，夏季應(yīng)穿襯衫系領(lǐng)帶；女士宜根據(jù)不同場合，著職業(yè)套裝、套裙、時(shí)裝，盡量避免穿休閑裝。 2. 言行舉止大方，著裝整齊干凈，儀容潔凈。 3. 男士不得留長發(fā)、怪發(fā)，保持頭發(fā)整潔。女士不得留怪異發(fā)型，不畫濃妝。首飾佩戴得當(dāng)。 4. 員工須注意個(gè)人清潔衛(wèi)生，不留長指甲或涂染指甲。 二、員工行為規(guī)范： 1. 遵守國家法律法令，不做有損于國家民族利益尊嚴(yán)的事。 2. 忠于職守，不做有損公司的事，時(shí)刻維護(hù)公司的利益，樹立公司的良好形象。3. 與人交往，要信守承諾，遵約守時(shí)，樹立良好的企業(yè)和個(gè)人形象。4. 工作場所

4、講普通話，不得大聲喧嘩，影響他人辦公。工作場所稱呼領(lǐng)導(dǎo)為姓職務(wù)，不得直呼其名。5. 早晨上班，與同事第一次相見應(yīng)主動(dòng)招呼“早上好”或“早”，下班互道 “再見”、“明天見”等用語。6. 每個(gè)員工都要樹立服務(wù)意識，尊重他人的工作、生活。進(jìn)他人辦公室要先敲門，未經(jīng)人許可，任何人不得隨意翻閱或取走他人文件、資料。 7. 注意握手禮節(jié)，兩人以上場合中，應(yīng)由年長者或上級先伸手，等對方伸手后再握，并應(yīng)稍欠身表示尊敬。男士應(yīng)先等女士伸手后方可與女士握手。握手時(shí)應(yīng)微笑注視對方，不可左顧右盼。 8. 商務(wù)活動(dòng)中時(shí)刻注意自己的言談、舉止，保持良好的坐姿站勢。在公共場所不應(yīng)雙臂交叉、翹腿抖腳等不雅之舉與人交談，應(yīng)做到

5、語調(diào)溫和，用詞準(zhǔn)確禮貌，不可粗聲大噪、手舞足蹈。 9. 外出乘車，下級應(yīng)坐在司機(jī)右側(cè)，后上先下。行走時(shí)應(yīng)落后領(lǐng)導(dǎo)半步至一步，遇領(lǐng)導(dǎo)迎面而來時(shí)應(yīng)主動(dòng)讓路。 10. 在允許吸煙場合而有女士時(shí)，應(yīng)先征求女士意見，同意后方可吸煙。 11. 不得酗酒，特殊情況應(yīng)先征得領(lǐng)導(dǎo)同意后方可喝酒。 12. 隨時(shí)保持本崗位所轄范圍的清潔衛(wèi)生。 13. 妥善保管辦公用品，桌面物品擺放整齊有序，下班前必須將所有文稿放置妥當(dāng)防止遺失、泄密。14. 注意防火、防盜，發(fā)現(xiàn)事故隱患或異常情況立即報(bào)行政部處理，消除隱患。 15. 不得隨便動(dòng)用消防器材，主動(dòng)學(xué)習(xí)使用消防器材，了解一般滅火知識。 16. 不得將親友或無關(guān)人員帶入工作

6、場所。 17. 發(fā)現(xiàn)形跡可疑或不明身份的人及時(shí)報(bào)行政部。18. 保持辦公室內(nèi)整潔。每天清理一次辦公桌面，每周五下午4：30至5：00徹底清掃一次衛(wèi)生。三 保密制度一 總 則第一條 為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，使公司能夠長期、穩(wěn)定、高效地發(fā)展，特制定本制度。 第二條 公司秘密是指一切關(guān)系公司安全和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉的事項(xiàng)。 第三條 公司所有員工都有保守公司秘密的義務(wù)和責(zé)任。 第四條 公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。 第五條 對保守、保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的部門或員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。 二 保密范圍和密級確定 第六條 公司秘密的范圍包括：

7、（一） 公司經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項(xiàng)。 （二） 公司就經(jīng)營發(fā)展作出的重大決策中的秘密義務(wù)的事項(xiàng)。 （三） 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄 （四） 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 （五） 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。 （六） 公司員工人事檔案、工資收入及資料。 （七） 公司其他應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。 第七條 公司秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。 1 絕密是公司最重要的秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；2 機(jī)密是公司重要的秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害；3 秘密是公司一般的秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力

8、和利益遭受損害。 第八條 公司秘密的內(nèi)容： 1 絕密：與本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系的事項(xiàng)，包括：（1） 公司股份構(gòu)成、策劃方案、成本、利潤率、投資情況等直接影響公司權(quán)益的重要文件資料。（2） 總體發(fā)展戰(zhàn)略、營銷策略、商務(wù)談判的相關(guān)材料、正式商務(wù)合同和協(xié)議書。（3） 公司其他重大決策等。2 機(jī)密：與本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系的事項(xiàng)，包括：（1） 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（2） 公司重要會(huì)議記錄。（3） 尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況。（4） 公司的經(jīng)營情況等。3 秘密：與本公司生存、發(fā)展、經(jīng)營、人事有較大利益關(guān)系的事項(xiàng)，包括： （1） 公

9、司人事檔案、合同、協(xié)議。（2） 員工工資收入。（3） 尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息等。 第九條 各密級內(nèi)容知曉范圍1 絕密級 董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。2 機(jī)密級 公司主管（經(jīng)理）以上管理人員，與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。3 秘密級 公司部門負(fù)責(zé)人以上管理人員，與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。第十條 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 三 保密措施第十一條 保密工作在董事會(huì)直接領(lǐng)導(dǎo)下，由總裁實(shí)施，制定相應(yīng)制度、規(guī)定、對保密工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、具體核實(shí)。第十二條 屬于公司秘密的文件、

10、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由總裁辦公室或主管總監(jiān)委托專人執(zhí)行。 第十三條 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： （一） 未經(jīng)總裁或主管總監(jiān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄； （二） 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施； （三） 在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。 第十四條 屬于公司秘密的設(shè)備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運(yùn)輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。 第十五條 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總裁批準(zhǔn)。 第十六條 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密

11、措施： （一） 選擇具備保密條件的會(huì)議場所； （二） 根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對參加涉及密級事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定； （三） 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件； （四） 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。 第十七條 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。 第十八條 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總裁；總裁接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。 四 責(zé)任與處罰 第十九條 公司所有員工有權(quán)對違反保密制度的行為予以抵制舉報(bào)。第二十條 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資（ ）元以上（ ）

12、 元以下；（一） 違反本制度第十二條、第十四條、第十五條、第十六條、第十七條規(guī)定的秘密內(nèi)容的； （二） 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。 第二十一條 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失： （一） 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的； （二） 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； （三） 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。 四 內(nèi)部印章使用管理制度第一章 總 則 第一條 目的為加強(qiáng)對公司印章的制發(fā)、改正與廢止、使用及管理，特制訂本制度。第二條 公司印章的定義本制度中的印章是指在公司或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)相關(guān)的文件上，因需以公

13、司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。在蓋公司印章時(shí)使用含公司名稱、部門名稱及簽名人的橡皮圖章，不得在本制度所指印章之內(nèi)。第二章 刻制、改制與廢止第三條 提起議案者公司印章的刻制、改制與廢止議案由行政部負(fù)責(zé)人提出。第四條 手續(xù)行政部負(fù)責(zé)人必須在提出的議案中將新舊公司的印章種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限加以說明。第五條 刻印與改刻公司印章的刻制由行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，同時(shí)，需要更換或廢止的印章應(yīng)由第八條的各管理人迅速將舊印章交還行政部。第六條 廢止印章的保管年限除特別需要，由行政部將廢止印章保存三年，然后在征求原使用者的意見后再行處理。 第七條 失散、損毀、被盜公司印章在遇到失散、損

14、毀、被盜的情況時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向行政部負(fù)責(zé)人遞交說明情況的報(bào)告書，行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)情況依照本章各條規(guī)定的手續(xù)處理。第三章 用印手續(xù)第八條 蓋章審批公章的使用依據(jù)以下手續(xù)進(jìn)行：（一） 公司及高級職員名章使用公司或高級職員名章時(shí)應(yīng)填寫“公司印章申請單”，寫明申請事項(xiàng)，征得部門經(jīng)理后連同需蓋章文件一并交印章管理人。（二） 部門印章使用部門印章時(shí)應(yīng)填寫“公司印章申請單”，填寫用印理由，然后送交部門經(jīng)理獲認(rèn)可后，連同用印文件一并交印章管理人。第九條 公司印章使用人公司印章原則上由印章管理人（行政部經(jīng)理）或文件處理人掌握，印章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍，仔細(xì)檢查用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的印章。第十條 用

15、印手續(xù)的簡化 常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系后，有文字證明者可省去填寫申請單的手續(xù)。 最后，印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表，以備查考。第四章 用印要領(lǐng)第十一條 用印原則公司印章的用印按照以下原則進(jìn)行。（一） 公司、部門名章，分別用于以各自名義行文時(shí)。（二） 職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用。第十二條 用印方法公司印章的用印方法有以下幾條：（一） 公司印章應(yīng)蓋在文件下面。 （二） 蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印。（三） 公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無固定要求之外，一般參照以下規(guī)定進(jìn)行。 1 公司名稱章名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)，但

16、公司名章與職務(wù)名章并用時(shí)應(yīng)蓋在名稱中間或豎寫名稱的下方。 2 職務(wù)名章蓋在職務(wù)名稱的右下方。如豎式書寫應(yīng)蓋于下方。 （四） 蓋公司名章除特殊規(guī)定外，一律用朱紅印泥。 （五） 張數(shù)較多，須蓋章的材料，在得到總裁的批準(zhǔn)后，可采取印刷方式。五 辦公物品管理制度 第一條 為使公司辦公物品管理工作規(guī)范化，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條 辦公物資的采購及發(fā)放原則： 保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支。第三條 采購需從實(shí)際需要出發(fā)，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設(shè)備時(shí)要珍惜愛護(hù)，杜絕破壞和浪費(fèi)。第四條 本制度所指辦公物資包括：1 文具、紙張等文案用品；2 辦公桌椅、檔案柜等家俱器具；3 話機(jī)、傳真機(jī)

17、、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等辦公機(jī)具設(shè)備；4 電扇、空調(diào)等家電設(shè)備等。第五條 各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計(jì)劃，納入年度預(yù)算計(jì)劃當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計(jì)劃。第六條 辦公物資的采購及發(fā)放實(shí)行集中管理，由行政部負(fù)責(zé)，具體細(xì)則如下：（一） 辦公物資的月度采購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費(fèi)用預(yù)算，結(jié)合本部門的實(shí)際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月28日前報(bào)至行政部，行政部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外，行政部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，行政部簽署意見后，報(bào)公司總監(jiān)批準(zhǔn)。（二） 辦公物資的臨時(shí)采購。各部門因臨時(shí)或預(yù)算外需要而申請采購時(shí)，應(yīng)填寫“采購申請單”，經(jīng)本

18、部門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn)，報(bào)行政部預(yù)審，然后報(bào)公司總監(jiān)審批。第七條 行政部預(yù)留1000元作為采購備用金，用于行政采購。備用金由行政部負(fù)責(zé)人保管，行政購物由公司行政總監(jiān)審批。第七條 物資管理員（可兼職）負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗(yàn)收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（一） 采購員在辦理入庫手續(xù)時(shí)，物資管理員應(yīng)根據(jù)“采購申請單”進(jìn)行認(rèn)真核對，仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督辦辦理退貨。如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)留存于行政部），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量帳。（二） 物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“

19、八防四檢”：1 八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2 四檢：上班必須檢查門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。檢查易燃、易爆物品是否單獨(dú)存儲(chǔ)、妥善保管。（一） 物資管理員應(yīng)合理有效地使用儲(chǔ)藏室（柜），分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（二） 物資管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守物資保管工作紀(jì)律。物資保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1 嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室內(nèi)（或儲(chǔ)藏柜附近）吸煙、動(dòng)用明火。2 嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入儲(chǔ)藏室。3 嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室堆放雜物。4 嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室內(nèi)存放私人物品。5 嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分儲(chǔ)藏室物品。6 嚴(yán)禁隨意挪動(dòng)儲(chǔ)藏室的消防器材。7 嚴(yán)禁在儲(chǔ)藏室內(nèi)

20、私拉亂接電源電線。（三） 物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點(diǎn)，做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面報(bào)告，呈報(bào)行政部。第八條 各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計(jì)工作，需要時(shí)負(fù)責(zé)同行政部核對。領(lǐng)用時(shí)由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)報(bào)行政部）。物資管理員要認(rèn)真核對“物品領(lǐng)用單”所列項(xiàng)目和審批手續(xù)，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報(bào)表”（本表一式兩份，一份自存，一份報(bào)行政部），同時(shí)按部門別匯總統(tǒng)計(jì)各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”（本表一式兩份，一份自

21、存，一份報(bào)行政部）。行政部根據(jù)物資管理員上報(bào)的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算，視情況采取相應(yīng)的措施。第九條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費(fèi)的70%-100%，造成報(bào)廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠償原值的70%-100%。如責(zé)任人不清，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%，保管人承擔(dān)另50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并依據(jù)情況予以處罰。第十條 本規(guī)定由行政部制訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行，報(bào)公司總監(jiān)批準(zhǔn)后自公布之日起施行。六 文書管理制度第一章 總 則第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度

22、。第二條 文書包括：業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏、任何個(gè)人不得私自占有。第四條 必須嚴(yán)格保守文書的秘密。第五條 文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：1 凡重要事宜的指示、請示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則，必須明確責(zé)任。2 即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部負(fù)責(zé)。第二章 文書的發(fā)放第七條 到達(dá)文書全部由行政部接收，并按下列要點(diǎn)處置：1 一般文書予以啟

23、封，分送各部門。2 私人文書不必開啟，直接送收信人。3 分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回行政部。第三章 文書的處理第八條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類： 1 絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。 2 機(jī)密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。3秘密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4普通。指非秘密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第九條 普通文書的處理原則： 1 由部門經(jīng)理以上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。2 如果遇到重要或

24、異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指使辦理。3 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條 帶密級文書的處理原則：1 帶密級文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2 指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人未竟授權(quán)，不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不接受本條規(guī)定的約束。第十一條 文書的閱覽原則：1 某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2. 有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。第十二條

25、 與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。第四章 請示審批第十三條 請示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請示，獲得總裁審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。特殊情況下需董事長審批通過后方可執(zhí)行。第十四條 須請示審批事項(xiàng)如下：1 職務(wù)及重要人事安排；2 各種制度性規(guī)定的變更；3 重要契約的締結(jié)、解除與變更；4 訴訟行為；5 與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請求回執(zhí)、申請等等；6 土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；7 大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支；8 分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；9

26、預(yù)算與決算事宜；10. 借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)和變更；11重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；12定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂；13有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃；14其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條 對請示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能順利實(shí)施。第十六條 請示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快書寫請示提案文書上報(bào)。第十七條 請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等。第十八條 請示提案文書

27、必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第十九條 請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并作出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十條 請示提案原本由行政部保管。第五章 文書的整理與保存第二十一條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可以歸檔的文書。第二十二條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第二十三條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由行政部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第二十四條 文書的保存年限如

28、下：1永久保存文書，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文本；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。 3保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 4 保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第二十五條 所有重要的帶密級文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。第二十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保

29、存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期后，予以銷毀。機(jī)要文書以焚燒或碎紙機(jī)銷毀。第二十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更調(diào)整后的結(jié)果。第二十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。第二十九條 本制度難以執(zhí)行時(shí)，須與行政部聯(lián)系，由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人作出裁定。第三十條 本制度自頒布之日起實(shí)施。七 檔案管理制度為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一） 立卷歸檔1 立卷歸檔的職責(zé)（1） 公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各

30、員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。（2） 行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。2 立卷歸檔的范圍（1） 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；（2） 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則；（3） 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料； （4） 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；（5） 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；（6） 公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)

31、告、總結(jié)；（7） 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡報(bào)；（8） 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料；（9） 公司管理人員任免的文件資料；（10） 關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料；（11） 本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；（12） 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料；（13） 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。3 平時(shí)歸卷（1） 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。（2） 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編

32、制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。（3） 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。（4） 專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。4 立卷歸檔的基本要求（1） 各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（2） 文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。（3） 立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個(gè)卷。（4） 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。

33、（二） 檔案的調(diào)用1 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。2 員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。3 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。4 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時(shí)，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。5 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。6 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。7 丟失資料者，應(yīng)及時(shí)書面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。8 銷毀過期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。9 凡借出的圖紙、資

34、料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。（三） 檔案管理1 凡需永久和長期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。2 存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。3 各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。4 檔案管理人員對集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八 公司例會(huì)管理制度第一條 公司管理人員例會(huì)每周舉行一次，由總裁主持，總監(jiān)及各部門經(jīng)理級人員參加。第二條 會(huì)議主要內(nèi)容為：1總裁傳達(dá)董事會(huì)、總裁辦公室精

35、神。2各部門經(jīng)理匯報(bào)一周工作情況，以及需提請總裁或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。3由總裁對本周各部門的工作進(jìn)行講評，提出下周工作的要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。4其他需要解決的問題。第三條 與會(huì)者在會(huì)上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點(diǎn)和保留意見。但會(huì)上一旦形成決議，無論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。第四條 嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。第五條 各部門經(jīng)理主持召開本部門例會(huì)。每月不得少于2次。第六條 部門例會(huì)主要內(nèi)容為：1聽取部門內(nèi)部各崗位工作情況匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。2研究制定本部門工作計(jì)劃及考核措施。3傳達(dá)公司整體工作計(jì)劃、各級

36、會(huì)議精神及工作要求，反應(yīng)員工工作建議。4其他需要在部門例會(huì)上解決的問題。九 出差管理制度(詳見公司財(cái)務(wù)制度)十 圖書管理規(guī)定公司購置圖書的目的，是為了使公司逐漸形成一種圍繞管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)等方面開展學(xué)習(xí)和研究的風(fēng)氣，進(jìn)而提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)為員工查閱資料提供方便。為了使圖書管理有序化，特制定此規(guī)定。1公司圖書由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管、整理。2各部門如需要購買圖書或雜志，須填寫圖書訂購單，注明申請所購圖書的書名，冊數(shù)，金額，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購買，行政部負(fù)責(zé)人對購買圖書的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和檢查。3公司采購的圖書，統(tǒng)一由圖書管理員按圖書管理卡要求進(jìn)行登記，注明購入時(shí)間、購書部門、圖書名稱、作者

37、姓名、出版社名稱、出版年月、價(jià)格等必要的項(xiàng)目。4每冊圖書都必須附上借閱卡及裝卡紙袋，并將裝卡紙袋貼在封底的內(nèi)側(cè)。5公司采購的圖書，應(yīng)在封面、目錄和第一頁上，以及在圖書中間的兩、三處，加蓋公司印章，然后入庫保存。6行政部必須每半年整理出一份圖書總目錄，提供給各部門，并且按月把新進(jìn)圖書情況通知各部門。7公司圖書原則上只借給本公司員工。部門或員工借閱圖書，需到圖書保管員處登記。8各部門與員工對所借閱的書籍，應(yīng)給予珍惜愛護(hù)。借出的書刊若有損壞或丟失，應(yīng)按原價(jià)的雙倍進(jìn)行賠償，市場上已買不到的書刊應(yīng)按原價(jià)的三倍進(jìn)行賠償。十一 電話管理制度為使本公司電話管理有序化，特制訂本制度：一電話管理原則：使電話發(fā)揮最

38、大效力并節(jié)省話費(fèi)。二電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用。三電話使用規(guī)范：1 非業(yè)務(wù)電話每次通話時(shí)間以三分鐘為限。通話時(shí)應(yīng)簡明扼要，以免耗時(shí)占線、費(fèi)資金。2 使用前應(yīng)對通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱。3 通話時(shí)使用禮貌用語，體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風(fēng)貌。四長途電話使用規(guī)范：1長途電話限部門主管以上人員使用。2其他人員使用長途電話需先經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3禁止因私撥打長途電話。五違反電話管理制度，將視情況輕重給予批評或處分。十二 公司用車管理制度一、車輛管理制度第一條 為加強(qiáng)本公司車輛的保管及有效運(yùn)用，特制定本規(guī)定。第二條 本制度所指車輛系指公司的行政辦公用車。第三條 本公司的辦公

39、用車由行政部管理。 第四條 車輛由專職司機(jī)駕駛，專職司機(jī)應(yīng)每周實(shí)行定期車輛檢查及保養(yǎng)，確保行車安全。第五條 車輛的有關(guān)證件及保險(xiǎn)資料統(tǒng)一由行政部保管，按車建立資料、費(fèi)用檔案。第六條 車輛發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，并立即進(jìn)行修理。第七條 用車部門在用車前須填寫“派車單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交行政部負(fù)責(zé)人審批調(diào)派。行政部負(fù)責(zé)人依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理申請者，不得派車。第八條 車輛行前須進(jìn)行安全檢查，車輛行車途中應(yīng)安全行駛并嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，若有違規(guī)罰款，由駕駛員負(fù)擔(dān)。第九條 公司用車應(yīng)設(shè)置車輛行駛記錄表，并在使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符，使用后應(yīng)記載行駛里程、時(shí)間、

40、地點(diǎn)、用途等。第十條 公司用車應(yīng)設(shè)置車輛使用表，由公司會(huì)計(jì)于每次加油及修養(yǎng)時(shí)記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并轉(zhuǎn)行政部稽核。 第十一條 節(jié)假日或業(yè)余時(shí)間車輛的使用應(yīng)呈請行政部負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方可調(diào)派。第十二條 車輛日作任務(wù)結(jié)束后和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定場所，并將車門鎖妥。二、司機(jī)管理規(guī)定 第一條 公司司機(jī)必須遵守中華人民共和國道路交通管理?xiàng)l例及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車。并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。第二條 司機(jī)應(yīng)愛惜公司車輛，平時(shí)要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機(jī)件。每月至少用半天時(shí)間對自己所開車輛進(jìn)行檢修，確保車輛正常行駛。第三條 司機(jī)應(yīng)每天抽適當(dāng)時(shí)間擦洗自己

41、所開車輛，經(jīng)常保持車輛的清潔(包括車內(nèi)和車外的清潔)。第四條 出車前，要例行檢查車輛的水、電、機(jī)油及其他機(jī)件性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時(shí)，要立即加補(bǔ)或調(diào)整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時(shí)，應(yīng)立即加油，不得出車時(shí)才臨時(shí)去加油。第五條 司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時(shí)要立即檢修。不會(huì)檢修的，應(yīng)立即報(bào)告行政部負(fù)責(zé)人，并提出具體的維修意見(包括維修項(xiàng)目和大致需要的經(jīng)費(fèi)等)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車輛送廠維修。第六條 出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點(diǎn)和位置，不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險(xiǎn)地段停車。司機(jī)離開車輛時(shí)，要鎖好保險(xiǎn)鎖，防止車輛被盜。第七條 司機(jī)對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時(shí)一定保證證件齊全。第八條 晚間司機(jī)要注意休息，不準(zhǔn)開疲勞車，不準(zhǔn)酒后駕車。第九條 司機(jī)駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準(zhǔn)危險(xiǎn)駕車(包括高速、緊跟、爭道、賽車等)。第十條 司機(jī)因故意違章或證件不全被罰款的，費(fèi)用不予報(bào)銷。違章造成后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。第十一條 公司員工乘車時(shí)在車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。公司外的客人在車內(nèi)吸煙時(shí)，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。第十二條 司機(jī)對乘車人要熱情、