集團(tuán)企業(yè)集中采購管理解決方案

1、集團(tuán)企業(yè)集中采購管理解決方案5.1.關(guān)鍵目標(biāo)本解決方案重點(diǎn)解決集團(tuán)企業(yè)集中采購管理中的如下問題：1） 如何建立集團(tuán)企業(yè)有效的集中采購管理模式；2） 如何對供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范、準(zhǔn)確評估；3） 如何發(fā)揮集中采購規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本；4） 如何獲得合理采購價(jià)格，有效控制采購成本；5） 如何掌控集團(tuán)全局庫存，合理控制庫存，降低資金占用；6） 如何有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務(wù)流程；7） 如何及時(shí)、準(zhǔn)確地掌控集團(tuán)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。5.2.總體思路 以企業(yè)全局庫存為基礎(chǔ)，通過對主要供應(yīng)商、關(guān)鍵采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的集中統(tǒng)管，構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)集中采購管理應(yīng)用平臺。圖注：1） 集團(tuán)總部制定采購管理、物資管理、集中采購物資

2、目錄等管理制度；2） 主要供應(yīng)商選擇、評估及重要物資的采購合同等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由集團(tuán)總部統(tǒng)一掌控；3） 下屬企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購申請，并把集中采購的物資提交到集團(tuán)總部；4） 集團(tuán)總部根據(jù)全局庫存情況及采購策略，選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購，下達(dá)訂單；5） 供應(yīng)商直接送貨到各工廠，有些企業(yè)是要求供應(yīng)商送貨到總部，然后由總部再調(diào)撥到各工廠；6） 根據(jù)企業(yè)管理要求不同，與供應(yīng)商的采購結(jié)算可以由總部集中結(jié)算，也可以由各工廠分別與供應(yīng)商結(jié)算。5.3.具體解決方案3.1.建立集團(tuán)企業(yè)有效的集中采購管理模式3.1.1.集中采購、集中收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部調(diào)撥主要應(yīng)用場景：主要特點(diǎn)：1) 總部負(fù)責(zé)收集下級公司采購申請，

3、統(tǒng)一向供應(yīng)商下達(dá)訂單；2) 供應(yīng)商統(tǒng)一送貨到總部，總部收貨質(zhì)檢，與供應(yīng)商的物流在總部完成；3) 總部收貨后，根據(jù)各公司物資需求申請以及實(shí)際采購到貨情況，向各公司調(diào)撥物資；4) 總部與供應(yīng)商統(tǒng)一結(jié)算；5) 總部和下級公司進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。圖注：1） 各工廠提出物資需求申請；2） 公司計(jì)劃員匯總各工廠物資需求申請后，在本公司范圍內(nèi)平衡庫存，將庫存缺口向集團(tuán)總部提出采購申請；3） 總部計(jì)劃員匯總各公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據(jù)庫存缺口生成采購計(jì)劃；4） 采購計(jì)劃審批后，生成采購訂單，下達(dá)采購訂單給采購員；5） 采購員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，確定集采價(jià)格；如果與供應(yīng)商簽訂有采購合同，則執(zhí)行合

4、同價(jià)格。6） 采購員執(zhí)行采購，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，要求送貨到總部；7） 采購到貨需要質(zhì)檢時(shí)，在總部進(jìn)行質(zhì)檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時(shí)，總部直接收貨入庫；8） 總部錄入采購發(fā)票；9） 總部依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票與入庫單匹配校驗(yàn)后與供應(yīng)商結(jié)算、付款；10） 總部根據(jù)下級公司物資需求申請及實(shí)際采購情況生成調(diào)撥訂單，執(zhí)行調(diào)撥；11） 下級公司調(diào)撥收貨入庫；12） 定期進(jìn)行總部和下級公司的內(nèi)部調(diào)撥結(jié)算。3.1.2.集中采購、分散收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部收付主要應(yīng)用場景：主要特點(diǎn)：1） 總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單；2） 下級公司分別進(jìn)行收貨質(zhì)檢與入庫業(yè)務(wù)；3） 集團(tuán)總部與供應(yīng)商統(tǒng)一結(jié)算；4） 總部與下級公司內(nèi)部結(jié)

5、算。圖注：1） 各工廠提出物資需求申請；2） 公司計(jì)劃匯總感到內(nèi)各工廠物資需求申請后，在本公司范圍內(nèi)平衡庫存，將庫存缺口向總部提出請購；3） 總部計(jì)劃員匯總下級公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據(jù)庫存缺口生成采購計(jì)劃；4） 采購計(jì)劃審批后，生成采購訂單，下達(dá)采購訂單給采購員；5） 采購員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，確定集采價(jià)格；如果與供應(yīng)商簽訂有采購合同，則執(zhí)行合同價(jià)格。6） 采購員執(zhí)行采購，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，指定供應(yīng)商送貨到各個(gè)下級公司；7） 采購到貨需要質(zhì)檢時(shí)，下級公司分別進(jìn)行質(zhì)檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時(shí)，下級公司直接收貨入庫；8） 總部錄入采購發(fā)票；9） 總部依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票與入庫單

6、匹配校驗(yàn)后與供應(yīng)商結(jié)算、付款；10） 總部與下級公司進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。3.1.3.集中采購、分散收貨、分別結(jié)算、各自使用主要應(yīng)用場景：主要特點(diǎn)：1) 總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一向供應(yīng)商下達(dá)訂單任務(wù)；2) 下級公司各自進(jìn)行收貨質(zhì)檢與入庫業(yè)務(wù)；3) 下級公司分別與供應(yīng)商結(jié)算。圖注：1） 各工廠提出物資需求申請；2） 下級公司計(jì)劃員匯總下級單位物資需求申請，在本公司范圍內(nèi)平衡庫存，將庫存缺口向總部提出請購；3） 總部計(jì)劃員匯總各公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據(jù)庫存缺口生成采購計(jì)劃；4） 采購計(jì)劃審批后，生成采購訂單，下達(dá)采購訂單給采購員；5） 采購員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，確定集采價(jià)格；如果與供應(yīng)商簽訂有

7、采購合同，則執(zhí)行合同價(jià)格。6） 總部采購員執(zhí)行采購，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，指定供應(yīng)商送貨到各個(gè)下級公司；7） 采購到貨需要質(zhì)檢時(shí)，下級公司分別進(jìn)行質(zhì)檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時(shí)，下級公司直接收貨入庫；8） 下級公司錄入采購發(fā)票；9） 下級公司依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票與入庫單匹配校驗(yàn)后與供應(yīng)商結(jié)算、付款。3.1.4.統(tǒng)簽合同集采模式總部與供應(yīng)商統(tǒng)簽采購合同，并控制下級公司采購業(yè)務(wù)模式。主要特點(diǎn)：1） 總部統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購合同；2） 下級公司只能根據(jù)總部簽訂的合同向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。圖注：1） 總部統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購合同；2） 下級公司錄入采購訂單，并受總部采購合同的控制；3） 下級公司執(zhí)行采購訂單后，

8、進(jìn)入后續(xù)的采購業(yè)務(wù)流程。3.1.5.如何建立集采業(yè)務(wù)組織和集采業(yè)務(wù)規(guī)則建立集采采購組織：采購組織所屬公司定義集采規(guī)則：確定物資由哪個(gè)公司負(fù)責(zé)集采。集采物資集采公司集采調(diào)撥關(guān)系定義：確定集采調(diào)撥業(yè)務(wù)規(guī)則及價(jià)格規(guī)則。集采調(diào)撥3.2.建立企業(yè)采購管理模式，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程3.2.1.普通銷售的商品采購圖注：1) 請購單可以由商品部門手工填寫，也支持由銷售訂單導(dǎo)入；2) 采購訂單參照請購單生成，同時(shí)支持對訂單進(jìn)行細(xì)致的業(yè)務(wù)狀態(tài)管理；3) 根據(jù)采購訂單進(jìn)行到貨簽收，生成到貨單；4) 庫管員根據(jù)到貨單中的合格品數(shù)量生成入庫單；5) 結(jié)算員根據(jù)入庫單生成采購發(fā)票，生成采購發(fā)票后進(jìn)行結(jié)算，生成成本確認(rèn)單；結(jié)算

9、員對采購發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后生成應(yīng)付單，形成供應(yīng)商應(yīng)付款。3.2.2.受托代銷方式的采購業(yè)務(wù) 受托代銷是一種先銷售后結(jié)算的采購模式，通常是根據(jù)銷售數(shù)量進(jìn)行采購結(jié)算。圖注：1） 請購單、采購、到貨、入庫等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與普通采購基本一致；2） 采購結(jié)算：查詢銷售發(fā)票，根據(jù)銷售情況與廠家進(jìn)行采購結(jié)算，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購發(fā)票匹配采購入庫進(jìn)行采購結(jié)算；3） 根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)應(yīng)付，向廠家付款。3.2.3.直運(yùn)銷售方式的采購業(yè)務(wù) 企業(yè)直運(yùn)銷售無需進(jìn)行實(shí)物的收發(fā)，即完成購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結(jié)算時(shí)，由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算，開具購銷發(fā)票，進(jìn)行資金的劃轉(zhuǎn)。 圖注：1） 直運(yùn)采購是由銷售驅(qū)動(dòng)采購的

10、采購業(yè)務(wù)，銷售部門先在銷售管理中錄入銷售訂單，銷售訂單審核后將推式請購單；2） 請購單、采購訂單的處理與普通采購基本一致；3） 直運(yùn)采購無須入庫，貨物直接從供應(yīng)商發(fā)給銷售客戶，因此沒有入庫處理；4） 可以在實(shí)際結(jié)算的時(shí)候參照采購訂單生成采購發(fā)票，直運(yùn)采購的采購發(fā)票保存后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一張結(jié)算單，傳存貨核算系統(tǒng)，確認(rèn)采購成本；直運(yùn)采購的采購發(fā)票審核后，會(huì)將數(shù)據(jù)傳到應(yīng)付系統(tǒng)，生成一張應(yīng)付單，形成應(yīng)付賬款；5） 直運(yùn)銷售業(yè)務(wù)發(fā)票結(jié)算，銷售成本取自采購發(fā)票成本。3.2.4.多配送中心收貨方式的采購業(yè)務(wù)跨地域經(jīng)營的分銷企業(yè)通常在全國有多個(gè)配送中心，支持區(qū)域市場的銷售，但采購業(yè)務(wù)通常由公司一個(gè)采購部門進(jìn)

11、行統(tǒng)一采購；企業(yè)采購部就需要根據(jù)多個(gè)配送中心需求進(jìn)行采購，然后分配到多個(gè)配送中心，通?？梢酝ㄟ^訂單到貨安排，安排供應(yīng)商在什么時(shí)間、送什么品種、多少數(shù)量到那個(gè)配送中心。主要特點(diǎn)：1） 多區(qū)域分銷企業(yè)，全國多配送中心、多倉庫；2） 企業(yè)級的集中采購；3） 集中訂貨，但根據(jù)訂單執(zhí)行情況要求供應(yīng)商向多個(gè)配送中心送貨；4） 總部統(tǒng)一進(jìn)行采購結(jié)算。圖注：1) 通常銷售部門根據(jù)銷售計(jì)劃制定采購計(jì)劃；2) 采購部門依據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)行請購、向供應(yīng)商訂貨；采購訂單通常為按月執(zhí)行的大訂單，便于供應(yīng)商的生產(chǎn)備貨；3) 采購部門或物流部門根據(jù)市場情況和配送中心的庫存情況，制定到貨計(jì)劃安排，并通知供應(yīng)商依據(jù)到貨計(jì)劃送貨；4

12、) 配送中心可以依據(jù)到貨計(jì)劃進(jìn)行收貨安排工作準(zhǔn)備；5) 供應(yīng)商統(tǒng)一開票，系統(tǒng)中發(fā)票和各配送中心的采購入庫單匹配驗(yàn)證進(jìn)行采購結(jié)算，確認(rèn)應(yīng)付，并依據(jù)應(yīng)付進(jìn)行付款。3.3.如何對供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范、準(zhǔn)確評估圖注：1） 建立供應(yīng)商和存貨關(guān)系，建立供應(yīng)商評估基礎(chǔ)；2） 設(shè)置供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)準(zhǔn)評估供應(yīng)商；3） 查詢已有歷史采購交易中，查詢供應(yīng)商供貨價(jià)格、質(zhì)量及交貨履約情況；4） 凍結(jié)不合格供應(yīng)商，控制不再與該供應(yīng)商發(fā)生交易；5） 供應(yīng)商重新評估合格后，將會(huì)重新納入企業(yè)候選供應(yīng)商。3.4.如何獲得合理采購價(jià)格，有效控制采購成本圖注：1）計(jì)劃員提出請購申請；2）采購價(jià)格管理員根據(jù)請購申請?jiān)儍r(jià)，同時(shí)，也可以

13、自制詢報(bào)價(jià)單；3）選擇詢價(jià)供應(yīng)商，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，協(xié)商最終采購價(jià)格，形成價(jià)格審批單；4）價(jià)格審批單價(jià)格除來自詢報(bào)價(jià)單外，會(huì)獲取采購合同價(jià)格，同時(shí)，也可自自制詢報(bào)價(jià)單；5）根據(jù)價(jià)格審批單價(jià)格形成采購訂單價(jià)格；6）采購訂單除了可以通過價(jià)格審批單中的信息生成外，也可以取歷史采購價(jià)格和已存在的價(jià)格審批單信息生成，從而可以減少比價(jià)過程。3.5.如何掌控集團(tuán)全局庫存，合理控制庫存水平；為企業(yè)各領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)崗位員工實(shí)時(shí)提供多角度的報(bào)表?，F(xiàn)存量查詢：多公司查詢動(dòng)態(tài)庫存查詢：動(dòng)態(tài)庫存多物料屬性庫存管理，包括多計(jì)量、批次、保值期、自由項(xiàng)、序列號、條形碼等：3.6.如何有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務(wù)流程規(guī)范流程：建立規(guī)

14、范業(yè)務(wù)流程，確保企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范性。流程可控：企業(yè)在處理業(yè)務(wù)時(shí)，將會(huì)受到業(yè)務(wù)規(guī)則的控制。控制點(diǎn)控制條件控制單據(jù)流程可調(diào)：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程及時(shí)調(diào)整。先貨后票和先票后貨的流程可以調(diào)整3.7.如何及時(shí)、準(zhǔn)確地掌控集團(tuán)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行情況為領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)崗位員工實(shí)時(shí)提供多角度的報(bào)表。多角度多公司5.4.集采平臺構(gòu)建主要功能：1） 合同管理：反映企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的采購合同及其執(zhí)行情況，并可實(shí)現(xiàn)對具體采購業(yè)務(wù)的控制；2） 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商的考核、評估體系，對供應(yīng)商進(jìn)行合理的評估；3） 采購計(jì)劃：制定企業(yè)年度采購計(jì)劃，指導(dǎo)企業(yè)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行；4） 采購價(jià)格：通過詢報(bào)比價(jià)，確定物資采購價(jià)格，

15、作為采購執(zhí)行的依據(jù)；5） 采購管理：以采購訂單為核心，反映企業(yè)采購業(yè)務(wù)運(yùn)作，并提供多種查詢、分析報(bào)表；6） 內(nèi)部交易：處理企業(yè)內(nèi)部交易的物流、商流、資金流，通過業(yè)務(wù)協(xié)同，使得交易信息在各方得到實(shí)時(shí)反映；7） 庫存管理：從數(shù)量角度管理物資的出入庫業(yè)務(wù)及特殊業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)反映企業(yè)現(xiàn)有庫存及預(yù)計(jì)庫存，提供各種庫存分析報(bào)表；8） 存貨核算：從資金角度管理物資的入庫業(yè)務(wù)，計(jì)算物資成本；9） 發(fā)運(yùn)管理：通過發(fā)運(yùn)計(jì)劃、發(fā)運(yùn)單等統(tǒng)一協(xié)調(diào)集團(tuán)企業(yè)的物資運(yùn)輸，并通過計(jì)算相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)用實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)的集成應(yīng)用；10） 質(zhì)量管理：定義的合格品范圍，對采購到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果對貨物進(jìn)行處理。5.5.方案優(yōu)勢分析

16、5.1提供集團(tuán)供應(yīng)商管理平臺 選擇公司集團(tuán)統(tǒng)一管理供應(yīng)商：分配供應(yīng)商評估供應(yīng)商：計(jì)算得分5.2支持集收集結(jié)管理模式由總部完成收貨入庫和收票結(jié)算：集結(jié)集收5.3.支持分收集結(jié)管理模式由提出需求申請公司收貨入庫，總部完成收票結(jié)算：集結(jié)分收5.4.支持分收分結(jié)管理模式提出需求申請公司完成收貨入庫和收票結(jié)算：分收分結(jié)5.5.支持統(tǒng)簽合同采購模式總部統(tǒng)一簽訂采購合同，分配到下級公司，控制下級公司采購業(yè)務(wù)：所控制的下級公司集采公司5.6.支持優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)采購確定優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果計(jì)算實(shí)際入庫數(shù)量：計(jì)算結(jié)果計(jì)算實(shí)際入庫數(shù)量根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，按照優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算采購價(jià)格：實(shí)際價(jià)格計(jì)算價(jià)格5.7.實(shí)現(xiàn)多配送中心收貨選擇配送中心圖注：在采購訂單中進(jìn)行到貨計(jì)劃安排，確定向哪些配送中心配貨。5.8.支持公司間業(yè)務(wù)單據(jù)的協(xié)同由總部觸發(fā)的公司間調(diào)撥業(yè)務(wù)：設(shè)定調(diào)撥公司由銷售訂單生觸發(fā)的公司間調(diào)撥業(yè)務(wù)：設(shè)定調(diào)撥公司銷售訂單觸發(fā)5.9.提供較完整的采購價(jià)格管理體系確定詢價(jià)物資：生成價(jià)格審批單：依據(jù)審批后的價(jià)格下達(dá)采購訂單：5.10.基于角色的權(quán)限分配用戶權(quán)限分配涉及到三個(gè)方面：1）設(shè)置角色關(guān)聯(lián)公司： 分配公司2）為角色分配權(quán)限： 3）為用戶分配角色： 5.11.實(shí)時(shí)的例外事件管理，支持多種預(yù)警功能保質(zhì)期臨近預(yù)警：庫齡預(yù)警：采購到貨預(yù)警：5.12.