Word高級排版技巧WORD

1、文檔可能無法思考全面，請瀏覽后下載! Word高級排版技巧一、使用樣式統(tǒng)一文檔風格1.1 樣式的作用樣式就是應用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改變文檔的外觀。當應用樣式時，可以在一個簡單的任務中應用一組格式。例如，無需采用三個獨立的步驟來將標題樣式定為 16 pt、Arial 字體、居中對齊，只需應用“標題”樣式即可獲得相同效果。用戶可以創(chuàng)建或應用下列類型的樣式：l 段落樣式控制段落外觀的所有方面，如文本對齊、制表位、行間距和邊框等，也可能包括字符格式。l 字符樣式影響段落內(nèi)選定文字的外觀，例如文字的字體、字號、加粗及傾斜格式。l 表格樣式可為表格的邊框、陰影、對齊方式和字

2、體提供一致的外觀。l 列表樣式可為列表應用相似的對齊方式、編號或項目符號字符以及字體。1.2 使用樣式的關(guān)鍵操作對文字應用不同的樣式如果要改變文字的樣式，可應用已有的樣式，又稱為內(nèi)置樣式。如果找不到具有所需特征的樣式，可以創(chuàng)建新的樣式，然后再應用。修改樣式若要快速的更改具有特定樣式的所有文本，可以重新定義樣式。例如，如果主標題是 14 磅、Arial 字體、左對齊并且加粗，但您后來決定將其改為 16 磅、Arial Narrow 字體并且居中，那么您不必重新設置文檔中每一個主標題的格式，而只需改變對應樣式的屬性就可以了。請注意，如果改變了文檔中基準樣式的某項格式設置，文檔中基于此基準樣式的所有

3、樣式都將反映出這種修改。也可讓 Microsoft Word 自動修改樣式，即由 Word 檢測是否更改了包含樣式的文本的格式，如有改動，則自動更新此樣式。Word 自動更新樣式時，所有具有此樣式的文本的格式都將更新，以便與您對文本格式所做的改動保持一致。建議應用過樣式的用戶使用自動更新樣式。指定后續(xù)段落的樣式，將使新產(chǎn)生的段落繼承上一段落的樣式。制定段落的大綱級別將有助于使用文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱視圖，生成文檔目錄。使用“樣式庫”預覽和應用不同的樣式如果要應用來自其他模板 的樣式，您可以使用“樣式庫”來查看整篇文檔的效果。然后，您可以根據(jù)需要，直接從樣式庫中應用樣式。您也可以查看顯示選定模板中的樣

4、式的示例文檔，或者查看模板中使用的樣式的列表。將樣式保存在自定義模版中任何 Microsoft Word 文檔都是以模板為基礎的。模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設置，例如，自動圖文集詞條、字體、快捷鍵指定方案、宏、菜單、頁面設置、特殊格式和樣式。共用模板包括 Normal 模板，所含設置適用于所有文檔。文檔模板（例如“模板”對話框中的備忘錄和傳真模板）所含設置僅適用于以該模板為基礎的文檔。二、查找與替換的高級功能使用 Microsoft Word 可以查找和替換文字、格式、段落標記、分頁符和其他項目?？梢允褂猛ㄅ浞痛a來擴展搜索。2.1 使用通配符查找和替換例如，可用星號 (*) 通配符搜索字

5、符串（使用“s*d”將找到“sad”和“started”）。6 / 6選中“使用通配符”復選框后，Word 只查找與指定文本精確匹配的文本（請注意，“區(qū)分大小寫”和“全字匹配”復選框會變灰而不可用，表明這些選項已自動選中，您不能關(guān)閉這些選項）。 要查找已被定義為通配符的字符，請在該字符前鍵入反斜扛 ()，例如，要查找問號，可鍵入“？”。 要查找和替換的項目的通配符如果要查找操作舉例任意單個字符鍵入 ? 例如，s?t 可查找“sat”和“set”。 任意字符串鍵入 * 例如，s*d 可查找“sad”和“started”。 單詞的開頭鍵入 < 例如，<(inter) 查找“intere

6、sting”和“intercept”，但不查找“splintered”。單詞的結(jié)尾 鍵入 > 例如，(in)> 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。 指定字符之一 鍵入 例如，wion 查找“win”和“won”。指定范圍內(nèi)任意單個字符 鍵入 - 例如，r-tight 查找“right”和“sight”。必須用升序來表示該范圍。 中括號內(nèi)指定字符范圍以外的任意單個字符 鍵入 !x-z 例如，t!a-mck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。n 個重復的前一字符或表達式 鍵入 n例如，fe2d 查找“feed”，但不查

7、找“fed”。至少 n 個前一字符或表達式 鍵入 n,例如，fe1,d 查找“fed”和“feed”。n 到 m 個前一字符或表達式 鍵入 n,m例如，101,3 查找“10”、“100”和“1000”。一個以上的前一字符或表達式 鍵入 例如，lot 查找“l(fā)ot”和“l(fā)oot”。注釋l 可使用括號對通配符和文字進行分組，以指明處理次序，例如，可以通過鍵入“<(pre)*(ed)>”來查找“presorted”和“prevented”。 l 可使用 n 通配符搜索表達式，然后將其替換為經(jīng)過重新排列的表達式，例如，在“查找內(nèi)容”框鍵入“(Newton)(Christie)”，在“替換

8、為”框鍵入“21”，Word 將找到“Newton Christie”并將其替換為“Christie Newton”。 2.2 使用代碼查找和替換可以在“查找內(nèi)容”或“替換為”框中使用的代碼段落標記 () 鍵入 p（選中“使用通配符”復選框時在“查找內(nèi)容”框中無效）或鍵入 13 制表符 () 鍵入 t 或鍵入 9 ASCII 字符 鍵入 nnn，其中 nnn 是字符代碼 ANSI character 鍵入 0nnn，其中 nnn 是字符代碼 長劃線 ( ) 鍵入 + 短劃線 ( ) 鍵入 = 脫字號 鍵入 手動換行符 () 鍵入 l 或鍵入 11 分欄符 鍵入 n 或鍵入 14 分頁符或分節(jié)符

9、 鍵入 12（替換時，插入分頁符） 手動分頁符 鍵入 m（當選中“使用通配符”復選框時，還將查找或替換分節(jié)符） 不間斷空格 () 鍵入 s 不間斷連字符 () 鍵入 可選連字符 () 鍵入 - 只能在“查找內(nèi)容”框中使用的代碼（選中“使用通配符”復選框時）圖片或圖形（僅嵌入）鍵入 g 只能在“查找內(nèi)容”框中使用的代碼（清除“使用通配符”復選框時）任意字符 鍵入 ? 任意數(shù)字 鍵入 # 任意字 鍵入 $ Unicode 字符 鍵入 Unnnn，其中“nnnn”是字符代碼 圖片或圖形（僅嵌入） 鍵入 1 腳注標記 鍵入 f 或鍵入 2 尾注標記 鍵入 e 域 鍵入 d 正在打開域大括號（當域代碼可

10、見時） 鍵入 19 正在關(guān)閉域大括號（當域代碼可見時） 鍵入 21 批注 鍵入 a 或鍵入 5分節(jié)符鍵入 b 全角空格 (Unicode) 鍵入 u8195 半角空格 (Unicode) 鍵入 u8194 白色空格 鍵入 w（可以是常規(guī)空格、不間斷空格以及制表符的任意組合） 注釋l 如果包含可選連字符代碼，Word 只會找到在指定位置帶有可選連字符的文字。如果省略可選連字符代碼，Word 將找到所有匹配的文字，包括帶有可選連字符的文字。 l 如果要查找域，必須顯示域代碼。若要在顯示域代碼和域結(jié)果之間切換，請單擊該域，然后按 Shift+F9。若要顯示或隱藏文檔中所有域的域代碼，請按 Alt+F

11、9。 l 在查找圖形時，Word 只查找嵌入圖形，而不能查找浮動圖形。在默認情況下，Word 將導入的圖形作為嵌入圖形插入，但是可以將浮動圖形轉(zhuǎn)換為嵌入圖形。 l 如要查找使用 Unicode 值的字符，請選擇“區(qū)分大小寫”復選框。如果清除“區(qū)分大小寫”復選框，Word 將搜索該值指定的所有大寫字符和小寫字符的實例。三、自動添加文字3.1 自動圖文集若要存儲和快速插入文字、圖形和其他經(jīng)常使用的對象，可以使用自動圖文集。Microsoft Word 自帶一些內(nèi)置的自動圖文集詞條，例如用于信函的稱呼和結(jié)束語，并且可以自己創(chuàng)建自動圖文集詞條。例如，如果在每月的報告中使用相同的長篇幅的聲明，且不希望每

12、個月重新鍵入該聲明，可以創(chuàng)建該聲明的自動圖文集詞條。插入自動圖文集詞條可以使用自動圖文集功能插入自動圖文集詞條。當您在文檔中鍵入某詞條名稱開頭的幾個字母時，Word 將顯示屏幕提示，此時您可以插入該詞條或忽略該提示。詞條分被分為不同的類別，例如在“自動圖文集”工具欄和“自動圖文集”菜單上的“結(jié)束語”或“稱呼”。創(chuàng)建自動圖文集詞條時，詞條會自動鏈接到詞條用于創(chuàng)建該詞條的文字或圖片的段落樣式。3.2 自動更正 若要自動檢測和更正鍵入錯誤、錯誤拼寫的單詞和不正確的大寫，可以使用“自動更正”。例如，如果鍵入“teh”和一個空格，“自動更正”將鍵入的內(nèi)容替換為“the”。如果鍵入“This is the

13、h ouse”和一個空格，“自動更正”將鍵入的內(nèi)容替換為“This is the house”。也可使用“自動更正”快速插入在內(nèi)置“自動更正”詞條中列出的符號。例如，鍵入“(c)”插入©。如果內(nèi)置詞條列表不包含所需的更正內(nèi)容，可以添加詞條。3.3 自動設置格式 通過使用“自動套用格式”，您可以對文字快速應用標題、項目符號和編號列表、邊框、數(shù)字、符號以及分數(shù)等格式。Microsoft Word 還可以：l 自動將 Internet、網(wǎng)絡和電子郵件地址設置為超鏈接。 l 將括在星號 (*) 或下劃線 (_) 中的文字更改為加粗或傾斜。 l 將兩個連字符 (-) 替換為長劃線 ( )?？梢?/p>

14、在鍵入的同時或編寫完文檔后，自動設置文檔格式。對于這兩種方法，您都可以控制 Word 進行的自動更改，還也可以關(guān)閉自動格式設置功能。Word 會分析文檔的每個段落，確定它在文檔中的作用（例如，是標題還是編號列表中的一項），然后對該內(nèi)容應用適當?shù)臉邮健?.4 域域相當于文檔中可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)或郵件合并文檔中套用信函、標簽中的占位符。Microsoft Word 會在您使用一些特定命令時插入域，如“插入”菜單上的“日期和時間”命令。您也可使用“插入”菜單上的“域”命令手動插入域。3.4.1 域的一般用法可以在任何需要的地方插入域：l 顯示文檔信息，如作者姓名、文件大小或頁數(shù)等。若要顯示這些信息，

15、請使用 AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES 或 DOCPROPERTY 域。 l 進行加、減或其他計算。請使用 = (Formula) 域進行該操作。 l 在合并郵件時與文檔協(xié)同工作。例如，插入 ASK 和 FILLIN 域可在 Word 將每條數(shù)據(jù)記錄與主文檔合并時顯示提示信息。 在其他情況下，使用 Word 提供的命令和選項可更方便地添加所需信息。例如，可使用 HYPERLINK 域插入超鏈接。但使用“插入”菜單上的“超鏈接”命令更加方便。 3.4.2 域代碼和域結(jié)果域代碼位于花括號或大括號 ( )中，域類似于 Microsoft Excel 中的公式，域代碼類似于公式；域結(jié)

16、果類似于公式產(chǎn)生的值。可在文檔中切換顯示域代碼及其結(jié)果。僅通過鍵入鍵盤上的字符無法插入域的花括號。但可使用快捷鍵 Ctrl+F9 來插入。3.4.3 域開關(guān)域開關(guān)是特殊的指令，在域中可引發(fā)特定的操作。例如，在域中插入 * Caps 開關(guān)，可使域結(jié)果中所有單詞的首字母大寫。3.4.5 域示例：公式域 EQ Instructions 生成數(shù)學公式。建議使用“公式編輯器”程序來創(chuàng)建公式。如果沒有安裝“公式編輯器”或者想要編寫行內(nèi)公式，可使用 EQ 域。不能解除 EQ 域的鏈接。如果雙擊 EQ 域，Word 將此域轉(zhuǎn)換為嵌入 “公式編輯器”對象。數(shù)組開關(guān)a()按行順序?qū)?shù)組元素排列為多列?？捎孟铝羞x項

17、修改 a 開關(guān)。al 列內(nèi)左對齊。 ac 列內(nèi)居中對齊。 ar 列內(nèi)右對齊。 con 元素排成 n 列（默認值為 1）。 vsn 行間增加 n 磅的垂直間距。 hsn 列間增加 n 磅的水平間距。 示例 EQ a al co2 vs3 hs3(Axy,Bxy,A,B) 顯示如下：Axy Bxy A B 括號：b()用大小適當?shù)睦ㄌ柪ㄗ≡?。默認括號為圓括號。位移：d()控制 EQ 域之后下一個字符的位置?？捎孟铝羞x項修改 d 開關(guān)。注意空圓括號只跟在指令最后一個選項后面。分數(shù)：f(,)創(chuàng)建分數(shù)，分子分母分別在分數(shù)線上下居中。如果系統(tǒng)中使用逗號作為小數(shù)點，請用分號 (;) 分隔兩個元素。積分：i

18、(,)使用指定的符號或默認符號及三個元素創(chuàng)建積分。第一個元素是積分下限，第二個是上限，第三個是積分表達式。列表：l()使用任意個數(shù)的元素組成列表，以逗號或分號分隔，這樣就可以將多個元素指定為一個元素。重疊：o()將每個后續(xù)元素置于前一個元素之上。元素數(shù)目不限。元素之間以逗號隔開。每個字符打印于不可見的字符框中。選項用于對齊各個字符框。根號：r(,)使用一個或兩個元素繪制根號。示例 EQ r(3,x) 為!語法錯誤，(。上標或下標：s()將元素放置為上標或下標字符。每個 s 代碼可有一個或多個元素，以逗號隔開。如果指定多個元素，則元素將堆疊起來并且左對齊?？颍簒()創(chuàng)建元素邊框。如果不帶選項，則

19、此代碼在元素四周繪制一個方框?？梢允褂孟铝羞x項來修改 x 開關(guān)。to 在元素的上面繪制一個邊框。 bo 在元素的下面繪制一個邊框。 le 在元素的左面繪制一個邊框。 ri 在元素的右面繪制一個邊框。 示例 EQ x to bo(5) 顯示。四、共享信息4.1 修訂和批注為了便于聯(lián)機審閱，Microsoft Word 允許在文檔中快速創(chuàng)建和查看修訂和批注作者或?qū)忛喺邽槲臋n添加的注釋或批注。Microsoft Word 在文檔的頁邊距或“審閱窗格”中的氣球上顯示批注。為了保留文檔的版式，Word 在文檔的文本中顯示一些標記元素，而其他元素則顯示在頁邊距上的批注框中。啟用修訂功能時，您或其他審閱者的每一次插入、刪除或是格式更改都會被標記出來。當您查看修訂時，您可以接受或拒絕每處更改。4.2 比較和合并文檔使用比較和合并功能來比較任意兩篇文檔時，Microsoft Word 以