公司公文管理辦法

1、公司公文管理辦法 關(guān)于下發(fā) xx 公司公文管理辦法 的通知 所屬各單位、機(jī)關(guān)各部門： 為加強(qiáng)公司公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，更好地與股東公司公文管理系統(tǒng)對(duì)接，根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國(guó)發(fā)202123 號(hào)）、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)199614 號(hào)）和國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)公文處理暫行辦法（國(guó)資發(fā)2021171 號(hào)），結(jié)合xx 集團(tuán)公文處理辦法和本公司實(shí)際，現(xiàn)制定xx公司公文管理辦法并下發(fā)，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。 二一一年十月十九日 xx 公司 公文管理辦 法 第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng) xx 公司公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，更好地與股東公文系統(tǒng)對(duì)接，

2、根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國(guó)發(fā)202123 號(hào)）、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)199614 號(hào)）和國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)公文處理暫行辦法 （國(guó)資發(fā)2021171 號(hào)），結(jié)合 xx 集團(tuán)公文處理辦法和本公司實(shí)際，制定本辦法。 第二條 公文是公司實(shí)施管理和領(lǐng)導(dǎo)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的重要工具。 第三條 公文處理是指公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔等工作，公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全和保密。 第四條 公司黨政辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公

3、文處理工作，并指導(dǎo)各單位、各部室（處）的公文處理工作。黨群工作部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司黨委公文擬制和處理工作。集團(tuán)公司各部門、各單位要配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。 第五條 各單位、各部室（處）負(fù)責(zé)人應(yīng)模范遵守本辦法，并加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 第二章 公文種類 第六條 公司公文種類主要包括： （一）決議 用于會(huì)議討論通過重要決策事項(xiàng)。 （二）決定 用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤消所屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （三）意見 用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 （四）公告 用于向.宣布重要事項(xiàng)或重大事件。 （五）通知 用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)公

4、文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 （六）通報(bào) 用于表?yè)P(yáng)先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。 （七）報(bào)告 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 （八）請(qǐng)示 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 （九）批復(fù) 用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。 （十）函 用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題。 （十一）會(huì)議紀(jì)要 用于記載和傳達(dá)公司各種會(huì)議情況 和議定事項(xiàng)。 第七條 公司公文的主要形式為公司文件、公司函、會(huì)議紀(jì)要。公司黨委公文的主要形式為公司黨委文件、公司黨委函。其他文件形式待機(jī)構(gòu)、人員確定后另行通知。 （一）公司文件。用于向上級(jí)報(bào)送請(qǐng)示、

5、報(bào)告；下發(fā)公司規(guī)章制度，作出重要工作部署；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員；公司及所屬單位有關(guān)人事任免事項(xiàng)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件等。 （二）公司函。用于向不相隸屬單位或部門請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，商洽工作、征詢意見或答復(fù)問題。 （三）公司黨委文件。用于向上級(jí)黨委呈報(bào)請(qǐng)示、報(bào)告和意見；傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，作出重要工作部署；下發(fā)公司黨委制定的有關(guān)規(guī)定；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨委文件；批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示；通知重要事項(xiàng)；公司和所屬單位的有關(guān)人事(黨內(nèi)職務(wù))任免事項(xiàng)等。 （四）公司黨委函。用于向地方黨委和有關(guān)部門商洽工作、征詢意見或答復(fù)問題等。 第三章 公文格式 第八條 公文的格式一般由版頭、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人

6、、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文日期、印章、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。 （一）版頭 由發(fā)文單位全稱加"文件'二字或者加括 號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。 （二）密級(jí) 涉及公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)按相應(yīng)等級(jí)在公文右上角分別標(biāo)明"普通商密'、"核心商密'和保密期限。 （三）緊急程度 根據(jù)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求在公文右上角標(biāo)明"特急'、"急件'。 （四）發(fā)文字號(hào) 由企業(yè)代字、年份、序號(hào)組成。公司公文發(fā)文字號(hào)為"xxxx'和年號(hào)、序號(hào)組成。 （五）簽

7、發(fā)人 上行文（一般是請(qǐng)示和報(bào)告）應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)注明"簽發(fā)人'和簽發(fā)人姓名。 （六）標(biāo)題 由發(fā)文單位名稱（或規(guī)范簡(jiǎn)稱）、公文主題和文種組成。標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，法規(guī)、規(guī)章等名稱應(yīng)加書名號(hào)。公文標(biāo)題采用前置介詞結(jié)構(gòu)形式，通常使用介詞"關(guān)于'。轉(zhuǎn)發(fā)文件，標(biāo)題應(yīng)盡量簡(jiǎn)化。 （七）主送 上行公文一般主送一個(gè)機(jī)關(guān)。下行文可根據(jù)實(shí)際確定。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。所屬各單位向公司報(bào)送公文和公司向股東公司報(bào)送公文主送處寫全稱。公司向股東公司各部門的"請(qǐng)示'主送處寫主管領(lǐng)導(dǎo)之名和"同志'二字。 （八）附件 公文如有附

8、件，應(yīng)在正文之后注明附件順序、名稱和件數(shù)。印發(fā)的規(guī)章制度和轉(zhuǎn)發(fā)文件作為公文的一部分，不必標(biāo)明"附件'字樣。 （九）印章 公文一般都應(yīng)加蓋印章。"會(huì)議紀(jì)要'不 加蓋印章。 （十）成文日期 一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，年、月、日要完整。決議、決定、意見、公告、規(guī)定等不標(biāo)明主送單位的公文，其成文日期加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。 （十一）附注 公文如有需要說(shuō)明的其它事項(xiàng)，應(yīng)在成文日期下面另起行加括號(hào)標(biāo)注。"請(qǐng)示'類公文應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 （十二）主題詞 公司文件由核稿人員標(biāo)注。公司黨委文件及以后的紀(jì)委文件、工會(huì)文件、團(tuán)委文件由擬稿

9、部門標(biāo)注。 （.）抄送單位 指除主送機(jī)關(guān)外的其它需告知公文內(nèi)容的單位，一般應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公司公文抄送公司領(lǐng)導(dǎo)及各專業(yè)副總工程師。 （十四）印刷版記 由公文印制單位名稱和印制日期組成。 第九條 公文漢字從左至右橫排；公文紙張采用 a4 型（210mm297mm）騎馬裝訂。 第十條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，按照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（cb/t9704）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。為了公文美觀，按照國(guó)家有關(guān)部委及控股股東公司公文格式，公文標(biāo)題用小 2 號(hào)小標(biāo)宋體字或小 2 號(hào)微軟簡(jiǎn)標(biāo)宋字；正文用小 3 號(hào) 方正仿宋簡(jiǎn)體字，公文一級(jí)標(biāo)題用黑體小 3 號(hào)字，二級(jí)標(biāo)題用楷體小 3 號(hào)字；正文數(shù)字用

10、times new roman。 第四章 行文規(guī)則 第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 公司除黨政辦公室外，其它各部門不得以部門名義自行發(fā)文。 各單位通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向集團(tuán)公司上報(bào)公文，由公司黨政辦公室統(tǒng)一處理。 第.條 請(qǐng)示事項(xiàng)的有關(guān)規(guī)則： （一）為便于批復(fù)，"請(qǐng)示'應(yīng)當(dāng)一文一事。公司向上級(jí)請(qǐng)示，一般只主送一個(gè)上級(jí)單位，需同時(shí)送其它單位的，應(yīng)采用抄送形式。 （二）公司所屬各單位向公司請(qǐng)示工作，應(yīng)以正式文件形式請(qǐng)示，經(jīng)黨政辦公室作收文處理，不得直接送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)。 （三）公司各部門請(qǐng)示工作，一般按領(lǐng)導(dǎo)分工

11、向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。 第十四條 "報(bào)告'不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。"報(bào)告'一般不批復(fù)，重要情況可用函復(fù)的辦法予以答復(fù)。 公司各部門呈報(bào)請(qǐng)示和報(bào)告，要分送黨政辦公室備案。 第十五條 公文處理實(shí)行黨政分開，同級(jí)黨、政可以聯(lián)合行文，黨政之間不相互行文。 第五章 發(fā)文辦理 第十六條 發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等程序。 第十七條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： （一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。 （二）直述不曲，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 （三）根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主

12、送單位的行文關(guān)系確定公文的文種。 （四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)并加括號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一'，第二層為"（一）'，第三層為"1.'，第四層為"（1）'。 （七）使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn) 稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部

13、分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第十八條 擬制公文時(shí)，對(duì)涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。 第十九條 為保證公文質(zhì)量，公司實(shí)行二級(jí)核稿制度。公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由擬稿人進(jìn)行初審，再由黨政辦公室主任審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。公司黨委公文和以后的紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委公文經(jīng)擬稿人初審后，分別由部門負(fù)責(zé)人審核。 公文審核中，如需對(duì)文稿作較大修改，應(yīng)當(dāng)與擬文部門協(xié)商或請(qǐng)其修改。 第二十

14、條 以公司名義制發(fā)的上行文，一般由公司董事長(zhǎng)簽發(fā)；以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，應(yīng)由擬文部門的主管公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)。如涉及其他領(lǐng)導(dǎo)分管的事項(xiàng)，會(huì)議主持人知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同核發(fā)。 第二十一條 重要公文正式印制前，應(yīng)由公司黨政辦公 室復(fù)核，重點(diǎn)是：是否按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見修改，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 公文印制時(shí)，排版的清樣由擬稿人校對(duì)。校對(duì)應(yīng)消滅漏字、多字、錯(cuò)字等差錯(cuò)，同時(shí)對(duì)公文格式、排版清樣等進(jìn)行檢查。校對(duì)人應(yīng)簽署姓名。印制好的文件要做到無(wú)缺損，版頭鮮明，套印準(zhǔn)確，裁切整齊，無(wú)臟污、倒頭、多頁(yè)、缺頁(yè)、白頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等質(zhì)量問題。 第二十二條

15、 公文發(fā)送 公司上報(bào)公文，一般由黨政辦公室通過集團(tuán)網(wǎng)上辦公室系統(tǒng)呈送或由辦公室負(fù)責(zé)呈送紙質(zhì)文件； 各單位上報(bào)公司公文，一般通過 oa 系統(tǒng)呈報(bào)。 第六章 收文辦理 第二.條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 第二十四條 收到所屬單位上報(bào)的需要辦理的公文，黨政辦公室應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由公司辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其它部門或單位職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 第二十五條 經(jīng)審核，對(duì)所屬單位上報(bào)的符合本辦法規(guī)定的公文，由黨政辦公室主任及時(shí)提出擬辦意見送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后交有

16、關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確 主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。 第二十六條 承辦部門在收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)辦理。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理。 第二十七條 收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由黨政辦公室主任提出擬辦意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 第二十八條 公文辦理中遇有涉及其它單位或部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧要進(jìn)行協(xié)調(diào)。 第二十九條 領(lǐng)導(dǎo)同志審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。 第三十條 送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，黨政辦公室負(fù)責(zé)催辦。 第三十一條

17、 公文辦理時(shí)限要求： （一）上級(jí)單位交辦的公文，一般應(yīng)在一周內(nèi)辦結(jié)；有具體時(shí)限要求的，從其要求。 （二）公司部門之間會(huì)簽公文，按照 oa 網(wǎng)上辦公系統(tǒng)會(huì)簽時(shí)間，原則上不超過 2 個(gè)工作日，最遲不超過 3 個(gè)工作日，超時(shí)需提前與主辦部門協(xié)商。 （三）公司所屬單位報(bào)請(qǐng)示類公文，一般事項(xiàng)的批復(fù)原則上不超過 7 個(gè)工作日，重要事項(xiàng)的批復(fù)原則上不超過一個(gè)月。 第七章 公文 歸檔 第三十二條 公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)由擬文部門打印出紙質(zhì)文件并整理（立卷）、歸檔，。電子文件同時(shí)歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 第三.條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全

18、，完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 第三十四條 公司領(lǐng)導(dǎo)兼任其它單位職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。 第三十五條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)向檔案部門移交。 第三十六條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 第八章 公文管理 第三十七條 公司各部門公文應(yīng)由黨政辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 第三十八條 上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)主管或者黨政辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印，但 需要進(jìn)行涉密處理。 第三十九條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門的部門章。 第四十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 第四十一條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)黨政辦公室