辦公室信息資源管理

1、第六章 辦公室信息資源管理第一節(jié) 辦公室常用信息概述第二節(jié) 辦公室信息資源管理管理流程第三節(jié) 如何做好辦公室信息工作第四節(jié) 文檔管理工作第一節(jié) 辦公室常用信息概述一、信息的含義與特征 1 1、信息的含義 信息是客觀世界各種事物特征和變化的反映，以及這些特征和變化經(jīng)過(guò)人的思維加工后的再現(xiàn)。 數(shù)據(jù)是載荷或記錄信息按照一定規(guī)則排列組合的物理符號(hào)。 知識(shí)是信息接收者通過(guò)對(duì)信息的提煉和推理而獲得的正確結(jié)論。知識(shí) 信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)、信息與知識(shí)三者之間的關(guān)系圖KDI數(shù)據(jù)、信息與知識(shí)三者之間的轉(zhuǎn)化關(guān)系圖2 2、信息的特征 A、信息是普遍存在的 B、信息是客觀的 C、信息是無(wú)限的 D、信息是相對(duì)的 E、信息具有抽象

2、性 F、信息具有動(dòng)態(tài)性 G、信息具有異步性 H、信息具有依附性 I、信息是可傳遞的 J、信息是可共享的 K、信息是可變換的 L、信息是可轉(zhuǎn)化的 M、信息是可偽的3 3、信息資源的定義 廣義的信息資源：是指人類(lèi)社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來(lái)的以信息為核心的各類(lèi)信息活動(dòng)要素（信息技術(shù)、設(shè)備、設(shè)施、信息生產(chǎn)者等）的集合。 狹義的信息資源：是指人類(lèi)社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來(lái)的經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)與組織的信息的集合。4 4、信息資源的特性 無(wú)限性 智能性 有限性（稀缺性） 不均衡性 整體性二、辦公室信息管理的重要性 辦公室是社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)決策和實(shí)施決策服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，它本身就是一個(gè)信息交換中心，信息管理是其基本職責(zé)之一。

3、 領(lǐng)導(dǎo)決策需要由辦公室提供信息支持。 實(shí)施決策，其實(shí)也是發(fā)送信息的過(guò)程。三、辦公室信息管理的特點(diǎn) 1 1、相對(duì)的全局性 2 2、廣泛的社會(huì)性 3 3、科學(xué)的預(yù)見(jiàn)性 4 4、事實(shí)的精確性 5 5、行為的便利性 6、與領(lǐng)導(dǎo)決策的不可分性信息采集信息組織信息存儲(chǔ)信息檢索信源分析需求分析信息開(kāi)發(fā)信息傳遞信息資源管理人員用戶(hù)信源/信宿外界環(huán)境X X第二節(jié) 辦公室信息資源管理流程一、 用戶(hù)信息需求分析1 1、用戶(hù)的定義與特征定義：用戶(hù)通常指那些接受信息服務(wù)的人類(lèi)個(gè)體或群體。用戶(hù)的特征 擁有信息需求； 具備利用信息的能力； 具有接受信息服務(wù)的行動(dòng)。2 2、用戶(hù)的信息需求信息需求是用戶(hù)最為本質(zhì)的特征信息需求也

4、成為人的一種基本需要 用戶(hù)的信息需求是由人的身份決定的二、信息源分析1 1、信息源及其類(lèi)型 定義：信息源簡(jiǎn)稱(chēng)信源，也就是信息的來(lái)源。類(lèi)型： （1）一次信息源、二次信息源、三次信息源和四次信息源 （2）自然信息源、社會(huì)信息源、經(jīng)濟(jì)信息源、科技信息源和控制信息源 （3）靜態(tài)信息源和動(dòng)態(tài)信息源（信息源運(yùn)動(dòng)方式）2 2、信息源的分布 分布特性： 不平衡分布不平衡性分布的表現(xiàn)形成： 地區(qū)不平衡 機(jī)構(gòu)不平衡 個(gè)體間的差異三、信息采集與轉(zhuǎn)換1 1、信息采集過(guò)程中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題 一、準(zhǔn)確性問(wèn)題 二、完整性問(wèn)題 三、一致性問(wèn)題 四、連續(xù)性問(wèn)題 五、選擇性問(wèn)題 2 2、信息轉(zhuǎn)換 （1）所有權(quán)或使用權(quán)的轉(zhuǎn)換 （2

5、）內(nèi)容表示符號(hào)的轉(zhuǎn)換 （3）記錄方式的轉(zhuǎn)換 （4）載體的轉(zhuǎn)換 （5）格式的轉(zhuǎn)換四、信息組織與存儲(chǔ) 1 1、信息組織 信息組織是指按一定規(guī)則和方法對(duì)信息進(jìn)行序化和優(yōu)化的過(guò)程。 信息組織是一個(gè)信息加工過(guò)程和信息重組過(guò)程，是信息方便利用的基礎(chǔ)。2 2、信息存儲(chǔ) 即把組織好的信息按一定規(guī)格存放在事先準(zhǔn)備好的物理空間。 要求： 信息存取的方便性 考慮信息的長(zhǎng)期存取五、信息檢索（搜索引擎）1 1、定義： 搜索引擎（search enginessearch engines）是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的信息資源進(jìn)行搜集整理，然后供用戶(hù)查詢(xún)的系統(tǒng)，它包括信息搜集、信息整理和用戶(hù)查詢(xún)?nèi)糠帧?雅虎（）搜狐（） 網(wǎng)易（） 新浪網(wǎng)

6、（） GooGle（）百度（）2 2、搜索引擎的類(lèi)型 全文搜索引擎（Full Text Search Engine） 目錄索引類(lèi)搜索引擎（Search Index/Directory） 元搜索引擎（Mata Search Engine） 3 3、搜索引擎工作原理 搜索器 索引器 檢索器 用戶(hù)接口六、信息資源開(kāi)發(fā) 廣義的信息資源開(kāi)發(fā)是指任何能夠改進(jìn)和加速信息資源交流與利用的活動(dòng)。 狹義的信息資源開(kāi)發(fā)是一種創(chuàng)造和生產(chǎn)新的信息產(chǎn)品的活動(dòng)，是信息資源服務(wù)的一種高級(jí)形式。七、信息資源傳播和服務(wù)含義：將采集、組織、存儲(chǔ)的信息資源和開(kāi)發(fā)的信息產(chǎn)品提供給用戶(hù)，以滿(mǎn)足其信息需求的過(guò)程。信息資源傳播和服務(wù)的模式

7、多向主動(dòng)傳播模式 單向主動(dòng)傳播模式 多向被動(dòng)傳播模式 單向被動(dòng)傳播模式八、信息資源管理的組織與CIOCIO 信息資源管理的組織 1、制度 2、崗位 3、人員 4、經(jīng)濟(jì) 5、技術(shù) CIOCIO（chief information officerchief information officer） CIO是首席信息官或信息主管，是負(fù)責(zé)制定組織機(jī)構(gòu)的信息政策、標(biāo)準(zhǔn)、程序的方法，并對(duì)全組織機(jī)構(gòu)的信息資源進(jìn)行管理和控制的高級(jí)行政管理人員。CIOCIO的素質(zhì)要求 （1）管理經(jīng)驗(yàn) （2）技術(shù)才能 （3）經(jīng)營(yíng)頭腦 （4）信息素養(yǎng) （5）應(yīng)變能力 （6）表達(dá)能力 （7）協(xié)調(diào)能力 （8）領(lǐng)導(dǎo)能力第三節(jié) 如何做好辦

8、公室信息工作一、認(rèn)清目前信息工作中存在的問(wèn)題 1、信息意識(shí)較淡薄 2、現(xiàn)有的信息工作部門(mén)有名無(wú)實(shí) 3、信息沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值 4、信息隊(duì)伍人才匱乏二、積極主動(dòng)做好信息服務(wù)1、進(jìn)一步提供高信息質(zhì)量2、建立一支精干的信息隊(duì)伍3、建立和完善信息管理系統(tǒng)三、逐步實(shí)現(xiàn)信息工作的規(guī)范化和制度化1、制定科學(xué)的信息管理制度2、建立完善的崗位責(zé)任制3、監(jiān)督辦公室信息管理工作的運(yùn)行3 3、信息資源的定義 廣義的信息資源：是指人類(lèi)社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來(lái)的以信息為核心的各類(lèi)信息活動(dòng)要素（信息技術(shù)、設(shè)備、設(shè)施、信息生產(chǎn)者等）的集合。 狹義的信息資源：是指人類(lèi)社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來(lái)的經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)與組織的信息的集合。二、信息

9、源分析1 1、信息源及其類(lèi)型 定義：信息源簡(jiǎn)稱(chēng)信源，也就是信息的來(lái)源。類(lèi)型： （1）一次信息源、二次信息源、三次信息源和四次信息源 （2）自然信息源、社會(huì)信息源、經(jīng)濟(jì)信息源、科技信息源和控制信息源 （3）靜態(tài)信息源和動(dòng)態(tài)信息源（信息源運(yùn)動(dòng)方式）四、信息組織與存儲(chǔ) 1 1、信息組織 信息組織是指按一定規(guī)則和方法對(duì)信息進(jìn)行序化和優(yōu)化的過(guò)程。 信息組織是一個(gè)信息加工過(guò)程和信息重組過(guò)程，是信息方便利用的基礎(chǔ)。2 2、信息存儲(chǔ) 即把組織好的信息按一定規(guī)格存放在事先準(zhǔn)備好的物理空間。 要求： 信息存取的方便性 考慮信息的長(zhǎng)期存取七、信息資源傳播和服務(wù)含義：將采集、組織、存儲(chǔ)的信息資源和開(kāi)發(fā)的信息產(chǎn)品提供給用戶(hù)，以