李革增—行政秘書檔案管理

1、做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)1聚成華企在線商學(xué)院行政秘書行政秘書檔案管理檔案管理 講師：李革增講師：李革增做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)21、什么是檔案管理 檔案：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動(dòng)直接形成的等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文的各種文字、圖表、聲像等不同形式的字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄歷史記錄。 文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對(duì)文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對(duì)文檔

2、的分類、整理、存儲(chǔ)、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)3如何管理你的文檔1、分類 原則：方便使用；操作簡(jiǎn)單；設(shè)置合理方法：按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請(qǐng)、報(bào)告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通知等，類別下面再劃分次類別。公司部門分，例如：人事部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)42、整理 原則： 以時(shí)間順序?yàn)橹?，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；方法：（1）根據(jù)使用的頻率來(lái)整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。（2）

3、把暫時(shí)不用的文件移走。（3）建立文檔編號(hào)，一部分編號(hào)0112，代表每年的每一個(gè)月；另一部分編號(hào)0131號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。（4） 一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)53、存儲(chǔ) 普通文件：文件柜、箱 電子文件： 硬盤 光盤 原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放；保證安全； 檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號(hào)、檔案箱號(hào)、縮微號(hào)，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用 定期整理、更新，三

4、個(gè)月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國(guó)家規(guī)定的除外）讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。（4）為大型的資料建立索引。做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)6三、信息、情報(bào)管理1 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征 概念概念信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，信息是客觀事物的特征和變化的最新反映， 包括自然信息和社會(huì)信息包括自然信息和社會(huì)信息2 2信息在企業(yè)工作中的作用信息在企業(yè)工作中的作用 戰(zhàn)略決策戰(zhàn)略決策 企業(yè)經(jīng)營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)銷售市場(chǎng)銷售3 3、企業(yè)信息

5、的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)）、企業(yè)信息的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)）做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)7 在今天的世界上，只要你打個(gè)瞌睡， 機(jī)會(huì)就消失了。 情報(bào)是防止你打瞌睡的鬧鐘。 -TI公司的全球營(yíng)銷副總裁 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)8信息情報(bào)的收集來(lái)源（1）相關(guān)行業(yè)的報(bào)紙、雜志、圖書（2）圖書館、互聯(lián)網(wǎng)（3）從相關(guān)部門、企業(yè)購(gòu)買（4）通過(guò)同行業(yè)索要、交換 （5）從廣播、電影、電視中獲取 （6）通過(guò)專利機(jī)構(gòu)咨詢（7）通過(guò)工商主管機(jī)構(gòu)了解（8）通過(guò)咨詢公司了解 （9）通過(guò)知名學(xué)者、專家、科研人員及其它專業(yè)人員（10）向有關(guān)國(guó)家和部門了解 做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)94 4行政

6、文秘信息、情報(bào)工作的原則和基本要求行政文秘信息、情報(bào)工作的原則和基本要求 工作原則工作原則 追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則 行政文秘信息工作的基本要求行政文秘信息工作的基本要求 及時(shí)及時(shí)、全面、全面、適用適用5 5信息資料的收集和處理信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、購(gòu)買采集、交換、索取、購(gòu)買 信息的處理信息的處理 整理加工、儲(chǔ)存、使用整理加工、儲(chǔ)存、使用做最專業(yè)、最系統(tǒng)化的企業(yè)全員培訓(xùn)平臺(tái)106 6、信息情報(bào)的、信息情報(bào)的分析分析7 7信息情報(bào)整料的貯存和使用信息情報(bào)整料的貯存和使用 信息情報(bào)資料的科學(xué)貯存信息情報(bào)資料的科學(xué)貯存 分類、建立分類、建立貯存檢索貯存檢索系統(tǒng)、保存系統(tǒng)、保存 信息情報(bào)資料的使用信息情報(bào)資料