工作分析與職位說明書咨詢實務(wù)

1、工作分析與職位說明書咨詢實務(wù)工作分析與職位說明書咨詢實務(wù)AC管理咨詢公司二00九年五月導讀導讀 什么是工作分析 職務(wù)說明書的內(nèi)容 職位說明用途概述 填寫前的基本概念介紹 填寫說明 填寫注意事項2引例引例人力資源部門經(jīng)理A與生產(chǎn)部門經(jīng)理B的對話“我一直想不出你到底需要什么樣的操作工人我已經(jīng)為你提供了四位面試候選人，他們好象都還滿足工作說明中規(guī)定的要求，但你卻一個也沒有錄用。”“什么工作說明我關(guān)心的是找到一個能夠勝任那項工作的人。但是你給我派來的人都無法勝任，而且，我從來就沒有見過什么工作說明。”A遞給B一份工作說明，并逐條解釋給他聽。他們發(fā)現(xiàn)要么是工作說明與實際工作不相符，要么就是工作說明規(guī)定以

2、后，實際工作又有很大變化。例如工作說明中說明了需要有關(guān)老式鉆床的使用經(jīng)驗，但實際中使用的是一種新型數(shù)控機床，需要工人掌握更多的知識。聽了B對操作工人必須具備的條件及應(yīng)當履行職責的描述后，然后說：“我想我們現(xiàn)在可以寫一份準確的工作說明，以他為指導，我們就能夠找到適合這項工作的人。讓我們今后工作加強聯(lián)系，這種狀況再也不會發(fā)生了?！盇BA3工作分析是什么？工作分析是什么？對某特定的工作、崗位作出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的對某特定的工作、崗位作出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的知識技能等資格條件的過程，也即獲取與工作有關(guān)的詳細信息的過程知識技能等資格條件的過程，也即獲取與工作有關(guān)的詳細信

3、息的過程著眼于崗位及崗位要求；從崗位活動中提煉出那些對崗位來說是必要的和有效的條件；對崗位的系統(tǒng)概括，并不針對目前崗位上的人對崗位的系統(tǒng)概括，并不針對目前崗位上的人概念概念過程輸入過程輸入過程輸出過程輸出關(guān)于特定工作、崗位的相關(guān)信息工作說明和工作規(guī)范。工作說明是關(guān)于工作職責、任務(wù)內(nèi)容的詳細描述；工作規(guī)范則是指工作須具備的知識、技能、能力及其他基本要求基本要求4為什么做工作分析：工作分析的目的及意義（一）為什么做工作分析：工作分析的目的及意義（一）n明晰工作職責及崗位劃分明晰工作職責及崗位劃分n確定工作要求確定工作要求n員工錄用與上崗的最低條件員工錄用與上崗的最低條件n以建立適當?shù)闹笇c培訓內(nèi)容

4、以建立適當?shù)闹笇c培訓內(nèi)容n為制定考核程序及方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及為制定考核程序及方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進行自我控制員工進行自我控制n確定工作之間的相互關(guān)系，以利于合理的晉升、調(diào)動與指派確定工作之間的相互關(guān)系，以利于合理的晉升、調(diào)動與指派對工作的直接指導意義5為什么做工作分析：工作分析的目的及意義（二）為什么做工作分析：工作分析的目的及意義（二）n獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實際情況，利于發(fā)現(xiàn)導致員工不滿、工作效獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實際情況，利于發(fā)現(xiàn)導致員工不滿、工作效率下降的原因率下降的原因n為改進工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)為改進工作方法

5、積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)n為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據(jù)為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據(jù)n促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現(xiàn)促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現(xiàn)工作用語的標準化工作用語的標準化對企業(yè)長遠的意義6工作分析是崗位評價的基礎(chǔ)工作工作分析是崗位評價的基礎(chǔ)工作工作分析工作分析崗位評價崗位評價薪酬體系薪酬體系崗位評價的作用崗位評價的作用n對工作進行科學定量測評，以相對價值表現(xiàn)崗位特征。n使性質(zhì)相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評判和估價標準，便于比較崗位間價值的高低。n為企業(yè)崗位歸級列等奠定基礎(chǔ)。n為建立

6、公平合理的工資和獎勵制度提供科學的依據(jù)。工作分析是現(xiàn)代企業(yè)科學管理的基礎(chǔ)工作，為進行科學合理的分工提供依據(jù)以崗位評價為依據(jù)，建立起一種公平合理的薪酬結(jié)構(gòu)崗位評價結(jié)果是薪酬體系重要因素之一7有效的人力資源管理是在工作分析的基礎(chǔ)上通過一系列有效的人力資源管理是在工作分析的基礎(chǔ)上通過一系列相互關(guān)聯(lián)的活動而實現(xiàn)的相互關(guān)聯(lián)的活動而實現(xiàn)的招聘招聘培訓培訓考核考核薪酬激勵薪酬激勵人力資源人力資源規(guī)劃規(guī)劃工作分析8工作分析所獲得信息的應(yīng)用工作分析所獲得信息的應(yīng)用工作分析培訓要求崗位評價以及崗位工資確定基礎(chǔ)工作績效評價招聘選拔依據(jù)工作說明工作規(guī)范9如何進行工作分析（一）：工作分析方法如何進行工作分析（一）：工作

7、分析方法觀察法觀察法資料分析法資料分析法面談法面談法問卷調(diào)查法問卷調(diào)查法 方方 法法關(guān)鍵事件記錄法關(guān)鍵事件記錄法實驗法實驗法10工作分析方法：資料分析法工作分析方法：資料分析法 概念充分利用現(xiàn)有的資料加以分析整理，形成工作描述和任職說明的方法做法如崗位責任制文本，工人的作業(yè)統(tǒng)計可以體現(xiàn)工作內(nèi)容，人事部門的人事檔案則可以體現(xiàn)任職者的基本素質(zhì)優(yōu)點可以充分降低工作分析的成本缺點因資料缺乏、陳舊等往往不能夠滿足工作分析的要求11工作分析方法：問卷調(diào)查法工作分析方法：問卷調(diào)查法概念通過精心設(shè)計的問卷獲取關(guān)于某崗位的工作內(nèi)容、工作特征和人員要求等信息的方法做法管理職位描述問卷（MPDQ）、職位分析問卷法（

8、PAQ）、任務(wù)詳細目錄法（TIQ）、體能分析問卷法（PAAQ）、調(diào)查表法等優(yōu)點規(guī)范化、數(shù)據(jù)化，比較快捷經(jīng)濟，結(jié)果可以在各組織中進行比較，保證公平性缺點會由于員工表達能力不同而結(jié)果不同，有時描述不足，有時夸大其辭，也不易觀察員工態(tài)度，問卷的設(shè)計也比較費工夫12工作分析方法：面談法工作分析方法：面談法概念通過與員工和管理者的面談交流，獲得關(guān)于工作的信息的方法做法通常工作分析人員先與員工面談，幫助員工描述他們的職責，再與管理者面談，獲得補充信息，并檢驗信息的準確性。面談內(nèi)容包括工作目標、工作內(nèi)容、工作性質(zhì)和范圍、所負責任優(yōu)點可以了解對方的工作態(tài)度和動機，獲得信息比較充分缺點面談需要專門的技巧，工作分

9、析人員一般要接受專門的訓練，而且該法耗時很多13如何進行工作分析（三）：工作分析的工具如何進行工作分析（三）：工作分析的工具職位職位說明書說明書概念概念n職位說明書是工作分析的書面表達形式，其核心是工作分析n工作分析中的職位說明書是人力資源管理體系中的基礎(chǔ)系統(tǒng)n在此基礎(chǔ)上人力資源管理劃分為招聘、培訓、考核和薪酬四大環(huán)節(jié)，而這四個環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關(guān)n因此對職位說明書進行科學化、標準化和規(guī)范化管理是十分重要的14一、基本資料n 崗位名稱n 所在部門n 直接上級n 直接下級n 所轄人數(shù)n 崗位定員n 填寫人n 填寫日期職位說明書內(nèi)容職位說明書內(nèi)容基本資料基本資料15二、工作描述n 本職概述

10、n 職責表述n 職責所占工作時間比例n 工作任務(wù)n 權(quán)力n 工作協(xié)作關(guān)系職位說明書內(nèi)容職位說明書內(nèi)容工作描述工作描述16三、任職資格n 教育水平n 參考專業(yè)n 工作經(jīng)驗n 相關(guān)知識n 相關(guān)技能職位說明書內(nèi)容職位說明書內(nèi)容任職資格任職資格17四、工作環(huán)境n 使用工具/設(shè)備n 工作時間特征n 工作環(huán)境職務(wù)說明書內(nèi)容職務(wù)說明書內(nèi)容工作環(huán)境工作環(huán)境18 從招聘角度來說：從招聘角度來說：如果某崗位缺人，該崗位所屬部門就可以依該崗職務(wù)說明書到招聘部去要人，招聘人員并不是憑自己的好惡來招，而是依據(jù)該崗位職務(wù)說明書中的“任職資格”一欄要求進行篩選招到最合適的人選。這樣可以避免由于人為因素而造成的不規(guī)范，而使招

11、聘來的人員并不能勝任該崗，而且這也有效杜絕招聘中的舞弊行為，做到“因崗設(shè)人，因職設(shè)人”，從而大大提高工作效率。 從工作分配的角度說：從工作分配的角度說：崗位職務(wù)說明書應(yīng)該是上級安排工作的主要依據(jù)。管理層應(yīng)對部門內(nèi)員工所從事的崗位有充分的認識，什么崗位負責什么工作并不是完全憑管理層主觀的想法，而是依據(jù)該崗位的職務(wù)說明書進行合情合理的分配工作任務(wù)。 從考核的角度來說：從考核的角度來說：崗位職務(wù)說明書是確定員工考核范圍的主要依據(jù)。從職務(wù)說明書的工作內(nèi)容、工作目標和要求對每位員工進行考核，考核范圍應(yīng)僅限于職務(wù)說明書中所列的工作內(nèi)容和職責，對其所在崗位應(yīng)做的工作中所表現(xiàn)的績效、態(tài)度、能力進行考核，對于不

12、屬于本崗位職責的由于其他原因本人作了這件事，不應(yīng)列入對其業(yè)績的考核范圍。否則會造成“種了他人的田，荒了自己的地”這并不是企業(yè)所追求的目標。職位說明書作用一職位說明書作用一19 從薪資、福利角度來說：從薪資、福利角度來說：崗位職務(wù)說明書應(yīng)是員工薪資標準的基礎(chǔ)。公司應(yīng)根據(jù)不同的崗位，所從事的工作難易程度進行評價，對不同崗位確定一個基本職務(wù)工資，在此崗位的所有員工職務(wù)工資應(yīng)是相同的，不同的只是他們的基礎(chǔ)工資、工齡工資、津貼等等其他的部分。確定這一標準應(yīng)依據(jù)職務(wù)說明書中所反映的工作內(nèi)容，通過職位評定專家小組進行評定確定這個標準。 從員工個人角度來說：從員工個人角度來說：職務(wù)說明書規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)

13、容，什么是我該做，什么是我負責的什么是我協(xié)助的？我應(yīng)具有什么樣的特殊能力？我要在那些方面提高？我還應(yīng)具體什么樣的知識？等等，員工會自覺的向公司所要求的方向努力的。 從員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃來說從員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃來說：職務(wù)說明書還具有給出員工未來職業(yè)發(fā)展方向。比如員工可以認識到目前所在的崗位，上級崗位是什么，這一方向最高能做到什么，需要什么任職資格，我還欠缺什么、我有什么優(yōu)勢，我如何通過努力獲得提升等等。職位說明書作用二職位說明書作用二20填寫前的基本概念介紹填寫前的基本概念介紹要素要素，是指工作活動中不便再繼續(xù)分解的最小單位。例如速記人員速記時，能正確書寫各種速記符號；鋸木工鋸木頭前，從工具箱中拿出

14、一把鋸子。任務(wù)任務(wù)，是為了不同的目的所擔負完成的不同的工作活動，即工作活動中達到某一工作目的的要素集合。例如，管理一項計算機項目、打字，從卡車上卸貨等等，都是不同的任務(wù)。職責職責，是指某人擔負的一項或多項相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)集合。例如，人事管理人員的職責之一是進行工資調(diào)查。這一職責由下列任務(wù)所組成：設(shè)計調(diào)查問卷，把問卷發(fā)給調(diào)查對象，將結(jié)果表格化并加以解釋，把調(diào)查結(jié)果反饋給調(diào)查對象等四個任務(wù)。職位職位，是指某一時間內(nèi)某一主體所擔負的一項或數(shù)項相互聯(lián)系的職責集合。例如，辦公室主任，同時擔負單位人事調(diào)配、文書管理、日常行政事務(wù)處理等三項職責。職業(yè)職業(yè)，是指不同時間、不同組織中，工作要求相似或職責平行（相近

15、、相當）的職位集合。例如，會計、工程師等。職系職系，由兩個或兩個以上的工作組成，是職責繁簡難易、輕重大小及所需資格條件不同，但工作性質(zhì)充分相似的所有職位集合。例如銷售工作和財會工作是不同職系。職系與工作族同義。職級職級，是同一職系中職責繁簡、難易、輕重及任職條件充分相似的所有職位集合。職等職等，是指不同職系之間，職責的繁簡、難易、輕重及任職條件要求充分相似的所有職位的集合。職業(yè)生涯職業(yè)生涯，是指一個人在某工作生活中所經(jīng)歷的一系列職位、工作或職業(yè)。21填寫說明一基本資料填寫說明一基本資料崗位名稱崗位名稱：填寫你所在崗位位的名稱全稱，如：人力資源部部長崗、資產(chǎn)管理崗所在部門所在部門：填寫你所在部門

16、的全稱，如：人力資源部、財務(wù)部直接上級直接上級：填寫直接領(lǐng)導崗位名稱，有幾個直接領(lǐng)導就填幾個，有行政和技術(shù)兩個領(lǐng)導的，就填兩個，(如：黨委副書記、財務(wù)部部長)直接下級直接下級：填寫直接下級崗位名稱，如XX部長的直接下級是XX科長，XX科長的直接下級是XX崗，XX部長的直接下級不包括XX科長分管的人員所轄人數(shù)所轄人數(shù)：填寫直接下級的數(shù)量崗位定員崗位定員：填現(xiàn)在本崗的實際人數(shù)(如：一線生產(chǎn)崗按班次乘以每班本崗人數(shù))填寫人姓名填寫人姓名：填上填表人姓名，直接主管領(lǐng)導在審核內(nèi)容無錯誤后，也在此簽字填寫日期填寫日期：填上填表日期22填寫說明填寫說明職責描述一職責描述一本職概述本職概述：在此處用一句話概括

17、本崗位的工作。如財務(wù)副總經(jīng)理：協(xié)助總經(jīng)理工作，分管公司整體財務(wù)規(guī)劃、財務(wù)管理、成本管理、會計核算、資金總體調(diào)度、整體信息化建設(shè)以及審計工作 職責與工作任務(wù)職責與工作任務(wù)：此處不用填寫職責表述職責表述：在此處填寫工作職責。詳盡標準以未從事過本崗位工作的人員可正確理解本崗位全部工作內(nèi)容為準。如：領(lǐng)導分管部門制訂公司有關(guān)管理制度，并組織執(zhí)行 p職責按照領(lǐng)導、負責、協(xié)助、參與等順序歸納p職責表述按工作內(nèi)容、作業(yè)過程、工作對象歸納F 工作內(nèi)容 (如：負責會議組織工作、負責文件收發(fā))F 作業(yè)過程 (如：負責氮化管生產(chǎn)準備工作F 工作對象 (如：組織或人、財、物、信息)p歸納為3至10條，如果10條還不能說

18、清也可以再多填，表格不足可自行加頁，把崗位中最重要職責作為“職責一”排在前面，相同重要時，按工作時間百分比從大到小順序排列工作時間百分比工作時間百分比：填寫本項職責占本崗位全部職責工作時間的百分比。工作任務(wù)工作任務(wù)：在此處填寫職責中的每一步驟的任務(wù)。例如：職責是負責會議組織工作。則任務(wù)可以寫：協(xié)助會議發(fā)起者確定會議議題人員時間地點；負責通知參會人員并督促按時到場；負責聯(lián)系會議場所并布置會場；負責安排會議文秘工作；23填寫說明填寫說明職責描述二職責描述二權(quán)力權(quán)力：在后續(xù)空格內(nèi)填寫每項職責對應(yīng)該的權(quán)力，權(quán)力歸納方法如下：p權(quán)力對象：F 人：聘用解聘權(quán)、指揮權(quán)、指導權(quán)、考核權(quán)、獎罰權(quán)、晉升權(quán)、工資調(diào)

19、整 權(quán)F 財：批準權(quán)、審核權(quán)F 物：使用權(quán)(操作權(quán))、維護權(quán)、處置權(quán)、F 信息：收集權(quán)、發(fā)布權(quán)、核對權(quán)F 制度：制定權(quán)、擬定權(quán)F 工作任務(wù)(流程)：執(zhí)行權(quán)、控制權(quán)、監(jiān)督權(quán)、檢查權(quán)等p權(quán)力范圍： 本公司、本部門、其他部門、本崗位、本任務(wù)等p權(quán)力等級： 決定權(quán)、建議權(quán)等p權(quán)力實現(xiàn)的方式： 執(zhí)行權(quán)、提名權(quán)等工作協(xié)作關(guān)系工作協(xié)作關(guān)系：此處不用填寫內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系：上級、同級、下級崗位外部協(xié)調(diào)關(guān)系：填寫公司外部協(xié)調(diào)單位，如：工商局、稅務(wù)局、外經(jīng)貿(mào)、協(xié)會、社會團體、企業(yè)、個人等24填寫說明填寫說明任職資格任職資格任職資格任職資格：此處不用填寫教育水平教育水平：填寫可滿足本崗位工作要求的最低學歷要求，如：小學、

20、初中、技校、中專、職業(yè)高中、高中、大專、本科、碩士、博士等專業(yè)專業(yè)：填寫可滿足本崗位工作要求所需學習的專業(yè)，如：化工、機械、電子、經(jīng)濟、管理、營銷、無特別要求等工作經(jīng)驗工作經(jīng)驗：填寫可滿足本崗位工作要求所需工作經(jīng)驗，如：幾年工作經(jīng)驗、幾年相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗、幾年管理工作經(jīng)驗、無特別要求等相關(guān)知識相關(guān)知識：為了圓滿完成某項工作，工作人員應(yīng)具備的實際知識。這種知識應(yīng)包括任用后為執(zhí)行其工作任務(wù)，所需獲得的知識，以及任用前已具備的知識。 如：財務(wù)管理知識、人力資源管理知識等技術(shù)能力技術(shù)能力：填寫滿足本崗位工作要求所需的能力特性，如：人際交往能力、組織領(lǐng)導能力、語言表達能力、文字表達能力、協(xié)調(diào)能力、時間管理能力、應(yīng)變能力、操作能力、無特別要求等身體條件身體條件：完成某項工作所必須的健康要求。一般填寫健康即可，但有些工作要求站立、彎腰、半蹲、跪下、旋轉(zhuǎn)等消耗體力的要求，應(yīng)加以紀錄并作具體說明 25填寫說明填寫說明工作特點工作特點工作特點工作特點：此處不用填寫使用工具使用工具/設(shè)備設(shè)備：填寫工作中使用的工具與設(shè)備，如：包裝機械、升降機械、電腦、計算器、電話、傳真、復印機、XX設(shè)備等工作環(huán)境工作環(huán)境：填寫工作環(huán)境描述，如：冷、熱、濕、燥、異味、粉塵、噪聲、強光等；或填寫?yīng)毩⑥k公室、合并辦公室等工作時間特征工作時間特征：此處填寫工作的時間特征，如：工作時間極不固定且無規(guī)律、經(jīng)常需要加班、經(jīng)常需要下班