中科院ARP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理辦法

1、中科院 ARP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理辦法ARP系統(tǒng)綜合財(cái)務(wù)管理制度第一章總則第 1 條 根據(jù)中國(guó)科學(xué)院關(guān)于 ARP系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，為了規(guī)范各單位的財(cái)務(wù)行為，加強(qiáng)各單位的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算，發(fā)揮財(cái)務(wù)在科研管理中的作用，提升管理水平，特制定本辦法。第 2 條 各單位應(yīng)當(dāng)建立本單位的 ARP系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)操作規(guī)范，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督水平。第 3 條 各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù) ARP系統(tǒng)運(yùn)行后所帶來(lái)的變動(dòng)，相應(yīng)做好財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，做好各類業(yè)務(wù)的原始記錄，嚴(yán)格根據(jù)系統(tǒng)要求，做到處理業(yè)務(wù)手續(xù)完備方可進(jìn)行系統(tǒng)操作。 第 4 條 為發(fā)揮 ARP系統(tǒng)的管理優(yōu)勢(shì)，要求各單位做到流程統(tǒng)一，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行存在的問題

2、應(yīng)及時(shí)上報(bào)。第 5 條 在 ARP系統(tǒng)上線前各單位要界定相關(guān)用戶的操作權(quán)限，以保證上線時(shí)的系統(tǒng)安全及操作流程的銜接。第 6 條 本制度的解釋權(quán)屬中國(guó)科學(xué)院。第二章會(huì)計(jì)科目統(tǒng)一管理第 1 條 為了充分發(fā)揮 ARP系統(tǒng)的功能，中國(guó)科學(xué)院對(duì)會(huì)計(jì)科目表( 以下稱“COA”) 實(shí)行統(tǒng)一管理。第 2 條 COA由單位段、部門段、科目段、子目段、課題段和備用段六個(gè)段值構(gòu)成。按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行設(shè)置。統(tǒng)一的 COA不僅可以保證各單位會(huì)計(jì)信息的一致性和可比性，而且增強(qiáng)了各級(jí)管理所需會(huì)計(jì)信息的可見度，加強(qiáng)了預(yù)算、統(tǒng)計(jì)和分析的可操作性、時(shí)效性以及準(zhǔn)確性。第 3 條 在項(xiàng)目會(huì)計(jì)模塊里維護(hù)了課題、課題組、子課題之間的關(guān)系

3、后由系統(tǒng)自動(dòng)生成 COA中課題段的信息，對(duì)于行政部門的虛擬課題部分由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一按照規(guī)則在COA中的課題段直接進(jìn)行維護(hù)。第 4 條 COA由各單位財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理維護(hù)，下屬單位在使用過程中，如有科目需要變更，必須報(bào)財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)后統(tǒng)一執(zhí)行。1第三章會(huì)計(jì)憑證錄入、審核管理第 1 條 為保證會(huì)計(jì)信息的時(shí)效性和真實(shí)性，各單位當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)在當(dāng)前工作日或下一工作日錄入 ARP系統(tǒng)，不得將大量業(yè)務(wù)累積到月底再進(jìn)行錄入。第 2 條 總賬憑證是 ARP系統(tǒng)最終的記賬憑證，分為兩種: 手工在總賬模塊錄入的憑證，從子模塊 ( 應(yīng)付、薪資、資產(chǎn)等模塊 ) 導(dǎo)入的憑證。從子模塊導(dǎo)入的憑證如需要調(diào)整的，為了保證各子模

4、塊和總帳模塊的一致性，應(yīng)在各子模塊進(jìn)行調(diào)整，重新過帳到總帳模塊。第 3 條 憑證編號(hào)的生成 : 總帳模塊手工錄入憑證在第一次存盤時(shí)生成，應(yīng)付模塊在創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄時(shí)生成，資產(chǎn)和工資在導(dǎo)入到總帳過帳后生成。各模塊生成憑證的編號(hào)共用一套流水。憑證編號(hào)規(guī)則 : 單位 (1)+ 年月 (6)+ 流水 (5) 。 第 4 條 手工在總賬錄入憑證、過賬、打印和保管的步驟如下 :1) 錄入憑證時(shí)，新建一個(gè)批或查找到本日的批，并在該批中新建一張憑證 ( 日記賬)。批名按照錄入人名縮寫 +年月日 +流水。2) 憑證保存時(shí)生成憑證編號(hào)，保存后就可以打印憑證，保存后的憑證不允許刪除。 3) 未過帳的憑證系統(tǒng)允許調(diào)整，如

5、憑證有修改要將原打印的憑證作廢重新打印。過帳后的憑證不允許修改，要生成沖紅憑證并重新錄入新憑證，兩張憑證都需打印歸檔。打印出的憑證貼附相關(guān)原始單據(jù)并進(jìn)行歸檔保管。4) 確認(rèn)當(dāng)前工作日憑證批的業(yè)務(wù)已經(jīng)全部錄入到ARP系統(tǒng)后，將該憑證批過賬。 第 5 條 應(yīng)付模塊導(dǎo)入的憑證，在總帳可一直追溯到應(yīng)付子模塊的憑證和原始單據(jù)。 1)在應(yīng)付模塊中錄入發(fā)票，發(fā)票編號(hào)應(yīng)采用以下原則:2) 員工到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷的發(fā)票，系統(tǒng)內(nèi)發(fā)票編號(hào)為“錄入人姓名拼音縮寫” +“年年月月日日” +“兩位流水號(hào)”。3) 員工借款的借款單在系統(tǒng)內(nèi)錄入預(yù)付款發(fā)票，發(fā)票編號(hào)處可填寫核銷號(hào)利于核銷。 4) 需對(duì)外部供應(yīng)商支付的采購(gòu)發(fā)票，系統(tǒng)

6、內(nèi)發(fā)票編號(hào)即為真實(shí)的發(fā)票編號(hào)，在系統(tǒng)中對(duì)發(fā)票進(jìn)行行分配時(shí)，要充分反映發(fā)票上的明細(xì)內(nèi)容。5) 資產(chǎn)采購(gòu)報(bào)銷時(shí)，在應(yīng)付錄入資產(chǎn)采購(gòu)發(fā)票，要錄入入庫(kù)單號(hào)，便于與資產(chǎn)模塊對(duì)帳。6) 應(yīng)付模塊創(chuàng)建會(huì)計(jì)分錄后生成憑證編號(hào)，與總帳模塊手工錄入的憑證共用一套流水2編號(hào)，此時(shí)可打印憑證，與過到總帳打印的憑證相同，可做為最后裝訂歸檔的憑證。第 6 條 資產(chǎn)模塊導(dǎo)入總帳，資產(chǎn)會(huì)計(jì)月末在資產(chǎn)模塊運(yùn)行日記帳分錄導(dǎo)入，在總帳過帳后生成憑證編號(hào)，進(jìn)行打印。第 7 條 薪資模塊導(dǎo)入總帳，工資核算會(huì)計(jì)月末在薪資模塊運(yùn)行導(dǎo)入，在總帳過帳后生成憑證編號(hào)，進(jìn)行打印。第 8 條 在 ARP系統(tǒng)與原財(cái)務(wù)系統(tǒng)并行期間，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表與賬簿

7、的打印和歸檔等必須同時(shí)進(jìn)行。第四章 費(fèi)用報(bào)銷管理第 1 條 各部門 ( 實(shí)驗(yàn)室 ) 沒有報(bào)帳員崗位的，由財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)將報(bào)銷單在系統(tǒng)中錄入發(fā)票，在發(fā)票號(hào)處錄入報(bào)銷單號(hào)。第 2 條 各部門 ( 實(shí)驗(yàn)室 ) 有報(bào)帳員崗位的費(fèi)用報(bào)銷處理，其具體操作步驟規(guī)定如下 :1) 各部門 ( 實(shí)驗(yàn)室 ) 報(bào)賬員、收集本部門 ( 實(shí)驗(yàn)室 ) 原始費(fèi)用發(fā)票，完成對(duì)原始發(fā)票的整理、審核、計(jì)算、粘貼等工作。2) 報(bào)賬員在 ARP系統(tǒng)中逐項(xiàng)錄入費(fèi)用報(bào)銷單，選擇正確的報(bào)銷模板。發(fā)票編號(hào)應(yīng)遵循“錄入人姓名拼音縮寫+年月日”的原則。根據(jù)報(bào)銷的內(nèi)容和性質(zhì)詳細(xì)填寫說(shuō)明。3) 報(bào)賬員在完成 ARP系統(tǒng)的錄入之后，應(yīng)立即將原始單據(jù)送交財(cái)

8、務(wù)部門。4) 財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員運(yùn)行程序?qū)①M(fèi)用報(bào)表生成發(fā)票，根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷原始單據(jù)審核生成的發(fā)票。第 3 條 對(duì)于來(lái)報(bào)銷費(fèi)用的員工和需要核銷借款的員工不一致的情況，如果借款員工的借款確實(shí)要轉(zhuǎn)移給其他員工，要在系統(tǒng)中做借款轉(zhuǎn)移，如果來(lái)報(bào)銷員工只是代替借款人報(bào)銷，在系統(tǒng)中要錄入原借款人，可以在經(jīng)手人處注明來(lái)報(bào)銷的人員。第 4條 各單位應(yīng)制定本單位的部門費(fèi)用報(bào)銷管理辦法，明確費(fèi)用報(bào)銷類型、報(bào)銷時(shí)間，不允許費(fèi)用單據(jù)長(zhǎng)期滯留在業(yè)務(wù)部門，應(yīng)監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門及時(shí)錄入系統(tǒng)。第五章系統(tǒng)月底關(guān)賬的規(guī)定第 1 條 對(duì)于分院結(jié)構(gòu)單位，由分院財(cái)務(wù)部門編制關(guān)賬時(shí)間表，并下發(fā)到相關(guān)職能部門及下屬各單位財(cái)務(wù)部門。3第 2 條 財(cái)務(wù)

9、部門負(fù)責(zé)執(zhí)行薪資模塊、應(yīng)付模塊、總賬模塊的具體關(guān)賬工作。關(guān)賬時(shí)間遵守關(guān)賬時(shí)間表。第 3 條 具體的關(guān)賬順序與執(zhí)行步驟如下 :1) 應(yīng)付模塊關(guān)賬a) 各單位會(huì)計(jì)人員、出納在規(guī)定的關(guān)賬時(shí)間之前將本期發(fā)生的業(yè)務(wù)及時(shí)錄入ARP系統(tǒng) ;b) 各單位會(huì)計(jì)人員運(yùn)行相關(guān)過賬程序，將應(yīng)付模塊期末尚未導(dǎo)入總賬的業(yè)務(wù)信息導(dǎo)入總賬形成會(huì)計(jì)憑證 ;c) 財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)運(yùn)行應(yīng)付月末關(guān)賬檢查報(bào)表，確認(rèn)無(wú)誤后，按照規(guī)定時(shí)間關(guān)閉應(yīng)付會(huì)計(jì)期。2) 項(xiàng)目會(huì)計(jì)關(guān)賬a) 各單位項(xiàng)目會(huì)計(jì)按照規(guī)定時(shí)間關(guān)閉項(xiàng)目會(huì)計(jì)模塊會(huì)計(jì)期。3) 固定資產(chǎn)模塊a) 各單位檢查本月是否還有未完成的資產(chǎn)增加、調(diào)撥、調(diào)整、處置等工作。b) 避免在當(dāng)月運(yùn)行折舊之后，

10、在系統(tǒng)中進(jìn)行資產(chǎn)增加、調(diào)撥、調(diào)整、處置等工作。c) 最后，運(yùn)行本月折舊的同時(shí)，關(guān)閉資產(chǎn)模塊。關(guān)閉本月期間的同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)打開下一個(gè)資產(chǎn)期間。4) 總賬模塊關(guān)賬a) 分院結(jié)構(gòu)的單位，內(nèi)部往來(lái)會(huì)計(jì)運(yùn)行“公司間未審批事務(wù)處理”，審核是否尚有內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)沒有審批 ; 無(wú)誤后運(yùn)行“公司間轉(zhuǎn)賬”程序，將期末尚未生成會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)導(dǎo)入總賬形成會(huì)計(jì)憑證;b) 各單位會(huì)計(jì)人員在“日記賬過賬”界面對(duì)本期未過賬的憑證進(jìn)行過賬;c) 各單位會(huì)計(jì)人員提交“試算平衡表”，審核賬戶余額是否平衡，特別注意系統(tǒng)中轉(zhuǎn)科目的余額應(yīng)結(jié)清為零 ;d) 各單位會(huì)計(jì)人員審核并打印“資產(chǎn)負(fù)債表”、“損益表”等;e) 財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)在規(guī)定的時(shí)間關(guān)閉總賬會(huì)計(jì)期間。參考以下列表 :關(guān)帳順序責(zé)任人模塊 關(guān)閉后是否可以打開1 應(yīng)付超級(jí)用戶應(yīng)付 是2 科研項(xiàng)目超級(jí)用戶項(xiàng)目會(huì)計(jì)是3 固定資產(chǎn)超級(jí)用戶固定資產(chǎn)否44 總帳超級(jí)用戶總帳 是第六章 報(bào)表日常管理工作 第 1 條 報(bào)表體系統(tǒng)一管理。 ARP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)報(bào)表和財(cái)務(wù)賬簿的打印格式及內(nèi)容由分院 ( 所)集中管理和維護(hù)。第 2 條 各所根據(jù)下發(fā)的關(guān)于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化的相關(guān)文件的要求，進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表的定期打印和歸檔工作。第七章 ARP系統(tǒng)各模塊處理業(yè)務(wù)總結(jié) 第 1 條 在總賬模塊處理的業(yè)務(wù)包括 :1) 提現(xiàn)、存現(xiàn)2) 收入3) 計(jì)提教育經(jīng)費(fèi)、計(jì)提工會(huì)經(jīng)費(fèi)4) 銀行手續(xù)費(fèi)支出、銀