WHL公司管理系統(tǒng)規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)定

1、合同管理規(guī)定1. 目的和范圍為加強公司的合同管理，保證合同的簽訂、履行、變更、解除的 規(guī)范化、嚴謹化，維護公司及所屬子公司、分公司對自身和對外經(jīng)濟 交往中的合法權(quán)益，提高整體經(jīng)濟效益，避免因合同管理出現(xiàn)漏洞而 給公司造成不必要的損失，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有 協(xié)議類文本的審核工作。2. 規(guī)范性引用文件文件控制程序合同管理規(guī)定3. 術(shù)語解釋3.1本規(guī)定所稱合同是指公司及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經(jīng)濟組織之間所簽訂的涉及設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義 務(wù)關(guān)系的所有合同。包括設(shè)計、制作、印刷、銷售、租賃、采購、借 款、融資、合作、保險、廣告宣傳、培訓(xùn)、工程、招聘等涉及公司對 外

2、經(jīng)濟方面的合同。不包括人事勞動合同的管理。3.2合同管理是指公司對自身及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經(jīng)濟組織之間簽訂、履行、變更、終止、解除合同的各個 環(huán)節(jié)所實施的全過程管理。4. 職責(zé)和權(quán)限公司的合同管理部門涉及：經(jīng)理辦公會、行政管理中心、財務(wù)管 理中心、合同簽訂部門、審計部。4.1經(jīng)理辦公會負責(zé)對合同管理規(guī)定、重大合同進行審批。4.2行政管理中心的具體職責(zé)包括：421審查合同，參加重大合同的預(yù)言和談判；合同專用章的保管和使用；合同的存檔；參與合同糾紛的調(diào)解和相關(guān)訴訟；檢查各部門合同的履行情況。4.3財務(wù)部的具體職責(zé)為：建立合同臺帳；負責(zé)并審核合同付款工作；對具有下列情形的業(yè)務(wù)，

3、應(yīng)當(dāng)拒絕付款：應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立的；收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致，且無相關(guān)證明材的；不符合合同簽訂流程的。4.4合同經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員的職責(zé)：合同簽訂部門負責(zé)公司合同的談判、起草合同文件、辦 理授權(quán)委托，參與招標、投標、進行法律論證，對合 同簽訂、履行的全過程負直接責(zé)任。442合同簽訂人員具體負責(zé)合同的立項、 可行性研究、對方 當(dāng)事人資信情況調(diào)查、合同談判、文本起草、報批、 簽約、履行、變更或解除并參與合同糾紛處理。合同簽訂部門分管領(lǐng)導(dǎo)對合同的簽署及履行有批準及 監(jiān)督權(quán)，為合同的直接責(zé)任人。合同簽訂部門應(yīng)自始至終對合同談判、簽訂、履行的工作認真負責(zé)，并就上述環(huán)節(jié)的相關(guān)事宜及時與行政

4、管 理中心溝通。4.5審計部負責(zé)對合同及合同的履行、款項的支付進行審計。5.工作程序5.1訂立合同應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：平等原則；公平原則；誠實信用原則；遵守法律，不得損害社會公共利益和公司利益的原則5.2合同的訂立和審核凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的，除經(jīng)理辦公會特 批處理外，所有單筆或累計交易金額在伍仟元以上的 應(yīng)訂立權(quán)利義務(wù)條款。國家規(guī)定采用標準格式合同文 本的，則必須依照該標準制訂。合同立項前，合同承辦部門或承辦人必須審查對方當(dāng) 事人的合法資格，如經(jīng)營范圍、履約能力、資信狀況 等，需要提供擔(dān)保的還必須審查擔(dān)保人的擔(dān)保能力。 其任何一項審查不合格的不能簽訂合同。523合同簽訂部門須確定合同相

5、對方的簽約能力和資質(zhì)后，將以下材料交行政管理中心法務(wù)審核后方可進行 合同談判。對方資質(zhì)復(fù)印件：(1) 一般合同需提供對方經(jīng)過年檢并加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；(2) 特殊(技術(shù))合同還需對方提供資質(zhì)證明(如：食品、工程等)；(3) 房屋租賃需提供房產(chǎn)證明。522.2代理人需提供委托書和身份證復(fù)印件等相關(guān)證明文件。待審的合同。合同審批會簽單。合同談判和簽訂應(yīng)優(yōu)先使用公司合同范本，在公司沒有合同范本的情況下可使用對方的合同。 合同在簽訂 前應(yīng)由行政管理中心法務(wù)審核。合同審核期的確立將根據(jù)經(jīng)濟活動的內(nèi)容定為 1-5 天。各部門應(yīng)根據(jù)自身工作安排，應(yīng)預(yù)留出不少于3 天的審查時間，提前將合同交行政管理

6、中心法務(wù)審核。嚴禁當(dāng)天簽訂當(dāng)天審核。526合同的談判須由部門最高負責(zé)人或指定的專人參加，必要時由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律顧問共 同參加。如需法務(wù)人員或法律顧問陪同進行合同談 判，應(yīng)提前2-3天通知法務(wù)人員以便安排日程。未經(jīng)主管本部門最高負責(zé)人同意，任何人員不得 單獨進行合同談判。527對外訂立的合同，嚴禁以下行為：527.1嚴禁使用傳真件。527.2嚴禁在空白紙張上蓋章。原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。嚴禁我方簽字蓋章后以傳真、信函、特快專遞 等形式交對方簽字蓋章。嚴禁將對方已蓋章的合同文本提交法務(wù)審 核。嚴禁當(dāng)天簽訂合同當(dāng)天審核。特殊情況下的處置辦法，須由行政管理中心總監(jiān)特

7、批。 單份合同文本在兩頁以上的須加蓋騎縫章。合同審批會簽單用于填寫合同基本情況、行政管理中心法務(wù)人員對合同的審核意見以及合同簽訂部 門的意見，并由經(jīng)辦人及其部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，送行政管理中心總監(jiān)簽字同意后蓋章。具體程序如下：528.1合同簽訂部門須對合同中有關(guān)標的質(zhì)量、價款 等非法律條款發(fā)表意見。（如：質(zhì)量價款無 問題，請行政管理中心法務(wù)人員進行法律審 核）528.2行政管理中心法務(wù)進行審核，在合同審批會簽單中填寫法務(wù)建議。合同審批會簽單返回合同簽訂部門確認， 由合同簽訂部門最高負責(zé)人簽字確認。合同簽訂部門需其他部門協(xié)助執(zhí)行合同的，協(xié) 助部門負責(zé)人需在合同審批會簽單上簽 字確認協(xié)助事項。一般合同

8、由行政管理中心總監(jiān)簽字同意后 方能蓋章。重大合同需總經(jīng)理簽字同意后方能蓋章。重大合同包括：（1）合同金額超過XXX萬元（包括）；（2）涉及變更企業(yè)工商登記；（3）對外投資或融資；（4）抵押、質(zhì)押或提供擔(dān)保；（5）爭議較大，未達成一致意見的合同；（6）其他對公司影響較大的合同針對合同審批會簽單未達成共識的內(nèi)容，由總 經(jīng)理或經(jīng)理辦公會最終決定。5210所有合同在蓋章時必須持有已簽字確認的合同審 批會簽單；如果是授權(quán)簽訂還需要到行政管理中 心辦理法人授權(quán)委托書，委托書經(jīng)公司法定代表人 簽字并加蓋公章后授權(quán)委托即生效。公司對外的一切合同，必須加蓋本公司的合同專用章，各部門不得以部門章對外簽訂合同。52

9、12涉及公司付款的合同，合同簽訂部門應(yīng)提前與財務(wù) 部溝通確認，確保財務(wù)部調(diào)整資金按時付款。合同標的額50萬元以上（含）的必須經(jīng)公司經(jīng) 理會決議、審核通過。公司總經(jīng)理對合同的訂立具有最終決 定權(quán)。公司聯(lián)營、合資、合作、融資及涉外等重大 合同須董事會批。對于在合同中涉及除法律以外其它專業(yè)領(lǐng)域的相關(guān) 內(nèi)容，合同簽訂部門負責(zé)解釋說明，并協(xié)助、配合合 同審核人員進行審核、修訂。5.3.合同的變更與解除需要變更或解除的合同，要在合同訂立的范圍內(nèi)，遵 守訂立合同的授權(quán)范圍，按簽訂合同的審批流程進行 合同的變更。變更雙方的溝通必須保留書面記錄， 變 更內(nèi)容成為新的書面協(xié)議，未變更部分的合同或達成 變更協(xié)議前的

10、合同仍然有效。532相關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的書面通知， 必須24小時內(nèi)告知其上級領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部，三天內(nèi)書 面通知公司行政管理中心進行相關(guān)法律工作準備。對方以電話或口頭等形式的通知，不能作為變更或解除 合同的依據(jù)。533我方變更、解除合同的通知或雙方的協(xié)議， 必須一律 采用書面形式，口頭形式一律無效。并按照公司規(guī)定 經(jīng)審核后加蓋合同專用章，方為生效。有關(guān)部門和人員在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時通知公司行政管理中心，由法務(wù)人員或法 律顧問協(xié)同處理。合同有變更、解除或履行困難情況時，合同簽訂部門 應(yīng)及時通知財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)嚴格控制付款工作。合同變更內(nèi)部管理流程與合同簽訂流程相同。

11、簽署后 的變更協(xié)議和原合同一并由行政管理中心存檔、財 務(wù)部備案。5.4.合同糾紛的處理發(fā)生合同糾紛，必須先報合同簽訂部門最高負責(zé)人和 行政管理中心，由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律 顧問協(xié)助相關(guān)人員處理。542合同簽訂部門應(yīng)指定專人自始至終參與對合同糾紛的處理工作，積極做好與行政管理中心的配合。發(fā)生合同糾紛后，合同簽訂部門應(yīng)會同公司行 政管理中心以及公司聘請的法律顧問確定應(yīng)對方案。542.2先由合同簽訂部門在行政管理中心以及法律顧問指導(dǎo)下與合同對方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛。協(xié)商能夠達成一致的，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書 面協(xié)議。542.3協(xié)商不能達成一致的，應(yīng)由公司法律顧問牽頭會同合同簽訂部門按照合同約

12、定通過仲裁或 訴訟方式解決糾紛。5.424合同簽訂部門應(yīng)參與仲裁或訴訟并負責(zé)提供證 據(jù)材料，財務(wù)等相關(guān)部門應(yīng)提供協(xié)助。合同履行過程中如發(fā)生違約情況，應(yīng)按合同的規(guī)定和 罰則處理。合同簽訂部門應(yīng)協(xié)同行政管理中心法務(wù)人 員做好相關(guān)工作。確因不可抗力造成違約，任何一方均應(yīng)取得充分有效 的書面證明，證明違約免責(zé)，并報經(jīng)理辦公會決策。5.4合同的歸檔所有合同原件均由行政管理中心統(tǒng)一編號存檔；公司各部門應(yīng)設(shè)專人對本部門負責(zé)的合同復(fù)印二份，一份 本部門留存，一份交財務(wù)部備案。各部門有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行合同的相關(guān)資料（包括文書、圖表、傳真件以及合同審批 會簽單等）按合同編號整理，經(jīng)法務(wù)人員或法律顧

13、問 確認后交公司行政管理中心存檔，不得隨意處置、銷 毀或遺失。履行完畢的合同仍需存檔三年后方可銷毀， 極重要的合同仍可延長存檔時間。合同的銷毀及保留期限的變 更由行政管理中心負責(zé)。各合同簽訂部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同的臺帳，按照公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作 范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況。行政管理中心定期或 不定期以公司內(nèi)部函件形式檢查合同履行情況。5.6合同的借閱借閱合同者必須填寫印章、證照、文件使用 /借用 申請審批單，寫明申請部門、申請方式、借閱時間、 合同編號、合同名稱、合同用途、原/復(fù)印件份數(shù)和 頁數(shù)。借閱一般合同需要本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并經(jīng)行政管理中心總監(jiān)審批同意方可借閱。借閱秘密、機密、絕密文件需要經(jīng)總經(jīng)理審批同意方 可借閱564借閱期限不得超過三個工作日，到期歸還；如需再借， 應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)確保文件完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、丟失或損毀合同。5.7獎懲合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證， 有關(guān)人員必須嚴格保守合同秘密。否則，按公司保密 制度規(guī)定進行處理。各部門直接負責(zé)合同簽訂、履行和糾紛處理的人員， 如違反本規(guī)定或合同簽訂流程的，將對直接責(zé)任人或 其領(lǐng)導(dǎo)進行問責(zé)；造成惡劣影響或使公司利益遭受損 失的，按公司制度監(jiān)察扣款標準予以處罰。審計 部在合同簽訂的各階段擁有全程、全面的監(jiān)察權(quán)。丟失