ERP管理制物資管理模塊(整理)

1、ERP 系統(tǒng)管理辦法 （物資管理模塊） 二一三年十月 1 總則 1.1 為配合 ERP 系統(tǒng)物資管理模塊的上線使用，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定 本管理辦法。 1.2 本管理辦法自 ERP 系統(tǒng)物資管理模塊上線試用起開始執(zhí)行，隨著 ERP 系統(tǒng) 的推行而逐步完善。 1.3 ERP 系統(tǒng)物資管理模塊包括物資需求、采購、庫存、物資編碼等子模塊。 1.4所有進(jìn)入 ERP 系統(tǒng)物資管理模塊的用戶根據(jù)其崗位和工作性質(zhì)的不同都有 明確的授權(quán)，只能從事跟自己業(yè)務(wù)有關(guān)的操作。其賬戶和密碼由個(gè)人妥善 保管和維護(hù)，任何違法的操作在系統(tǒng)內(nèi)都有記錄，其責(zé)任將直接追究到賬 戶責(zé)任人。 1.5 用戶在執(zhí)行業(yè)務(wù)流程時(shí)應(yīng)采用系

2、統(tǒng)提供的通訊方式或電話聯(lián)系，保證流程 的正常進(jìn)行。必需了解本管理辦法和具體操作手冊的內(nèi)容。 1.6 ERP 物資模塊正式運(yùn)行后物資采購申請、 采購業(yè)務(wù) （含發(fā)票移交等） 全部 在 ERP系統(tǒng)中單軌運(yùn)行，取消書面審批業(yè)務(wù)。（付款審批流程除外） 1.7 K3 系統(tǒng)原有倉庫業(yè)務(wù)維持不變，ERP 系統(tǒng)庫存業(yè)務(wù)與 K3 系統(tǒng)保持同步。 1.8 公司各部門人員在系統(tǒng)中辦理業(yè)務(wù)時(shí)要確保錄入系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確 無誤。 1.9 庫管員在物資下發(fā)時(shí)要及時(shí)打印實(shí)物交接單，按月匯總裝訂存檔，以備查 詢。 1.10 需用部門在 ERP 系統(tǒng)中填寫材料申請單時(shí)，要確保預(yù)過賬工程準(zhǔn)確無誤且 與 K3系統(tǒng)相一致。 2 職

3、責(zé) 2.1 物資采購部提供系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如庫存表、物資編碼明細(xì)、供應(yīng)商 明細(xì)、暫估物資明細(xì)、審批流程等內(nèi)容； 2.2 ERP 工程核心組負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存表、物資編碼明細(xì)、供應(yīng)商明細(xì)等信息 導(dǎo)入工作，暫估物資由采購部各業(yè)務(wù)員依照采購訂單的形式錄入。 2.3 在系統(tǒng)投運(yùn)后，物資采購部負(fù)責(zé)物資管理模塊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)和完善，并 對(duì)實(shí)施中存在的問題提出意見和建議，經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施。 2.4 物資部根據(jù)授權(quán)及操作流程規(guī)定使用本系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)，并對(duì)使用中存在問 題及時(shí)以書面形式向經(jīng)營管理部反饋。 3 管理內(nèi)容 3.1 系統(tǒng)建立 ERP 核心組在投運(yùn)前將物資編碼、庫存信息，庫位等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng);

4、對(duì)系統(tǒng)材料申請、供應(yīng)商詢價(jià)、采購訂單、入庫等流程測試完善。 所有上述工作及結(jié)果均應(yīng)在有關(guān)部門充分討論的基礎(chǔ)由 ERP 核心組以文檔 形式確定并經(jīng)由審批、發(fā)布程序后方能實(shí)施。 3.2 系統(tǒng)維護(hù) 物資采購部指定專人負(fù)責(zé)對(duì)投運(yùn)后業(yè)務(wù)流程及有關(guān)文檔的管理、修訂，對(duì) 修訂內(nèi)容應(yīng)及時(shí)形成文檔、批準(zhǔn)、發(fā)布、執(zhí)行；信息中心配合負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施。 如需新增物資編碼，則由公司其他部門提出物資編碼申請，物資采購部指 定專人負(fù)責(zé)物資編碼的創(chuàng)建和維護(hù)；其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的變更要求， ERP 工程組定 期組織討論確定并執(zhí)行修訂，對(duì)修訂內(nèi)容應(yīng)及時(shí)形成文檔、批準(zhǔn)、發(fā)布、執(zhí) 行；信息中心配合負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)施。 采購代碼的創(chuàng)建和維護(hù)由公司各部

5、門計(jì)劃員定期完成，并按時(shí)匯總提交物 資采購部。 3.3 系統(tǒng)使用 用戶在“ ERP 系統(tǒng)中必須遵守ERP 系統(tǒng)物資模塊操作手冊的規(guī)定，結(jié) 合實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行，用戶在系統(tǒng)中的任何操作均被記錄，不能隨意操作。學(xué) 習(xí)使用ERP 系統(tǒng)功能可以在 ERP 練習(xí)庫中進(jìn)行，可以隨意操作。用戶在使用系 統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并向 ERP 工程組反映，任何疑難問題均由信息中心負(fù)責(zé) 解決。 3.3.1 物資編碼申請創(chuàng)建管理規(guī)定 3.3.1.1 填寫物資編碼申請單 物資編碼在物資模塊上線之前已經(jīng)導(dǎo)入七千多條，這些編碼不足以滿足公 司各部門申請材料時(shí)的需求，所以需用部門在有物資需求時(shí)還需要?jiǎng)?chuàng)建物資編 碼。物資編碼申請流

6、程是由需用部門申請，物資采購部物資編碼管理員審批并 完成創(chuàng)建。 “名稱”文本框中填寫需要申請物資編碼的物資名稱或者需要申請物資編 碼的用途； “審批流程編號(hào)”文本框需填寫物資編碼審批流； 零件行中的物資名稱、型號(hào)規(guī)格、計(jì)量單位、物資大類、物資中類、物資 小類、會(huì)計(jì)組要根據(jù) ERP 工程組下發(fā)的“物資編碼導(dǎo)則”來填寫。需用部門在提交物資編碼申請單之后物資部物資編碼管理員必須在規(guī)定時(shí) 間內(nèi)3.3.1.2 物資編碼創(chuàng)建 （在考核細(xì)則中）完成物資編碼的創(chuàng)建工作，以便需用部門及時(shí)填寫材料 申請單。物資編碼管理員在創(chuàng)建物資編碼前要確認(rèn)零件行大中小分類、 會(huì)計(jì)組 等信息正確無誤后；方可創(chuàng)建編碼，若大中小類、

7、會(huì)計(jì)組填寫有誤，則要對(duì)責(zé) 任人對(duì)出考核意見。 3.3.2 材料申請模塊使用管理規(guī)定 3.3.2.1 采購代碼維護(hù) ERP 系統(tǒng)物資模塊在上線之前已經(jīng)創(chuàng)建了各部門所需的采購代碼，各部門 計(jì)劃員負(fù)責(zé)定期維護(hù)即可，維護(hù)內(nèi)容包括： 1、采購代碼按時(shí)申請采購； 2、采 購代碼的有效期維護(hù)。具體操作流程如下： 需用部門有急需物資的材料申請單產(chǎn)生之后部門計(jì)劃員在一個(gè)工作日內(nèi) 要完成申請采購流程，并且采購代碼到期之前兩個(gè)工作日內(nèi)要完成采購 代碼的匯總申請采購流程； 需用部門計(jì)劃員在采購代碼到期之前一個(gè)工作日內(nèi)要完成采購代碼的有 效期維護(hù)，以便部門人員在填寫材料申請單時(shí)能夠隨時(shí)使用該采購代 碼； 采購代碼在維護(hù)

8、時(shí)要注意采購代碼的狀態(tài)，采購代碼只有在“下達(dá)”狀 態(tài)時(shí)才能使用，所以在維護(hù)采購代碼有效期時(shí)必須要注意轉(zhuǎn)換其狀態(tài)； 需用部門計(jì)劃員在維護(hù)采購代碼時(shí)只能更改其有效期范圍，不容許更改 會(huì)計(jì)組等其它內(nèi)容。 3.3.2.2 填寫材料申請單（申請物資計(jì)劃） 申報(bào)物資計(jì)劃時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)預(yù)留該物料申請單中所列所有材料給申請部門 （或?qū)I(yè)），這些材料采購入庫后只有申請部門（或?qū)I(yè)）才能領(lǐng)用，如果申 請部門沒有全部領(lǐng)用，且剩余材料全部或有部分取消預(yù)留，這種情況下其他部 門（或?qū)I(yè)）才可以申請領(lǐng)用已經(jīng)取消預(yù)留的這部分材料，需用部門材料申請 人一定要明確這一點(diǎn)。 根據(jù)物資用途正確填寫“申請物資描述”文本框； 根據(jù)所在部

9、門和所屬專業(yè)真確填寫部門文本框和專業(yè)文本框； 根據(jù)物資用途和物資所屬會(huì)計(jì)科目正確填寫內(nèi)部目的地標(biāo)識(shí)和采購代碼； 申請行中到期數(shù)量字段為物資所需數(shù)量，申請行保存之后可用數(shù)量字段中 會(huì)顯示出該物品庫存中可用的數(shù)量，根據(jù)這個(gè)數(shù)量調(diào)整更改到期數(shù)量字段 中的值，一定要確保正確填寫。 3.3.2.3 材料申請單審批流 “審批流程編號(hào)”文本框是在保存材料申請單時(shí)自動(dòng)帶出，跟采購代碼和 部門是相互匹配的，在這描述一下其中的匹配規(guī)則，在填寫材料申請單時(shí)一定 要確認(rèn)審批流正確。 采購代碼為空時(shí)自動(dòng)帶出審批流：物資領(lǐng)料申請（ WZLLS）Q ； 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會(huì)計(jì)組文本框?yàn)?01（原材料、

10、低值易耗品），物料申請單中部門文本框選擇 20（設(shè)備維修部）或 21（運(yùn) 行發(fā)電部），自動(dòng)帶出的審批流為：生產(chǎn)原材料、低值易耗品申請 （SCYCLXYS）Q； 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會(huì)計(jì)組文本框?yàn)?01（原材料、 低值易耗品），物料申請單中部門文本框選擇非 20（設(shè)備維修部）且非 21 （運(yùn)行發(fā)電部） ， 自動(dòng)帶出的審批流為： 非生產(chǎn)原材料、 低值易耗品申請 （GLYCLXYS）Q； 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會(huì)計(jì)組文本框?yàn)?02（固定資 產(chǎn)），物料申請單中部門文本款選擇 20（設(shè)備維修部）或 21（運(yùn)行發(fā)電 部），自動(dòng)帶出的審批流為：生產(chǎn)固定資產(chǎn)需用計(jì)劃（ SCG

11、DZCXY）SQ； 物料申請單如果填寫采購代碼，采購代碼中會(huì)計(jì)組文本框?yàn)?02（固定資 產(chǎn)），物料申請單中部門文本框選擇非 20（設(shè)備維修部）且非 21（運(yùn)行發(fā) 電部），自動(dòng)帶出的審批流為：非生產(chǎn)固定資產(chǎn)申請（ GLGDZCXY）SQ。 3.3.3 采購模塊使用管理規(guī)定 采購員對(duì)已下達(dá)的采購申請單要及時(shí)辦理，急需物資在一個(gè)工作日內(nèi)要進(jìn) 入詢價(jià)流程，一般物資在 7 個(gè)工作日內(nèi)要進(jìn)入詢價(jià)流程，以免物資到貨時(shí)間延 誤。 在填寫供應(yīng)商報(bào)價(jià)單時(shí)要在附件中掛接供應(yīng)商報(bào)價(jià)傳真，另外采購訂單附 件中也要掛接中標(biāo)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)傳真或者采購合同（總金額大于 5 萬，必 須掛接采購合同），如果有會(huì)議紀(jì)要，也需要同時(shí)掛

12、接到采購訂單中； 采購員在“訂單詢價(jià)核準(zhǔn)”界面選定中標(biāo)供應(yīng)商之后，需在“評(píng)審結(jié)果” 文本框中錄入中標(biāo)供應(yīng)商理由，如有特殊情況（未選最低價(jià)等），需掛接 附件詳細(xì)說明；（含評(píng)審報(bào)告等內(nèi)容） 在 ERP 系統(tǒng)和 K3 系統(tǒng)雙軌運(yùn)行期間，采購員必須在 ERP 系統(tǒng)和 K3 系統(tǒng)中 同步辦理采購業(yè)務(wù)；（含發(fā)票匹配和申請付款） 采購訂單在進(jìn)入審批流之前，采購員一定要核準(zhǔn)零件行中物資單價(jià)和合同 單價(jià)一致。 3.3.4 采購訂單到貨登記驗(yàn)收入庫 采購訂單中所列物資全部到貨之后由庫管員在系統(tǒng)中辦理到貨登記手續(xù)， 在辦理入庫手續(xù)時(shí)一定要注意系統(tǒng)入庫數(shù)量和實(shí)際入庫數(shù)量一致。 采購訂單登記之后，庫管員聯(lián)系需用部門驗(yàn)貨

13、員到倉庫驗(yàn)貨； 驗(yàn)收員驗(yàn)收結(jié)束之后，必須登錄本人或者班組賬戶將驗(yàn)收人姓名錄入“ QC 分析員”文本框中，并且要告知庫管員驗(yàn)收結(jié)果； 庫管員要對(duì)已接收的物資移入庫存時(shí)必須核對(duì)好移入庫存數(shù)量與實(shí)際入庫 數(shù)量一致； 物資模塊正式上線之后倉庫的退貨業(yè)務(wù)也要在系統(tǒng)中執(zhí)行。 3.3.5 物資領(lǐng)用和退庫 物資采購入庫之后在系統(tǒng)中有兩種狀態(tài)，一類是已預(yù)留的，這類庫存件在 需用部門填寫材料申請單時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)留，領(lǐng)料時(shí)只有申請部門（或?qū)I(yè)）才 能領(lǐng)用，庫管員直接在系統(tǒng)中執(zhí)行一部下發(fā)操作即可；另一類是未預(yù)留的，這 類庫存件在系統(tǒng)中的來源有二，其一是物資系統(tǒng)上線前存在的庫存件，其二是 其他材料申請單取消預(yù)留的庫存件，

14、這類庫存件沒有對(duì)應(yīng)的材料申請單，任何 部門（或?qū)I(yè)）都可以領(lǐng)用。 在 K3 系統(tǒng)與 ERP 系統(tǒng)雙軌運(yùn)行期間，需用部門未在 K3 系統(tǒng)和 ERP 系統(tǒng)同 步辦理物資出入庫業(yè)務(wù)； 物資到貨后，需用部門（或?qū)I(yè)）應(yīng)在三日內(nèi)領(lǐng)用出庫，否則申請人應(yīng)取 消預(yù)留； 庫管員在物料下發(fā)時(shí)要確認(rèn)領(lǐng)料人是否為材料申請單中所示部門、專業(yè)人 員，若非材料申請單中所示專業(yè)人員，則要拒絕下發(fā)； 庫管員在辦理退庫流程之前要準(zhǔn)確找到需退庫物資所對(duì)應(yīng)的材料申請單 號(hào)，以免引起庫存混亂。 4 考核細(xì)則 4.1 物資編碼的申請和創(chuàng)建 需用部門（或?qū)I(yè)）在填寫物資編碼申請單時(shí)，物資名稱、規(guī)格、計(jì)量單 位、大中小分類、會(huì)計(jì)科目填寫不準(zhǔn)

15、確，每項(xiàng)物資考核需用部門（或?qū)?業(yè)） 20 元； 如果有同種物資重復(fù)申請物資編碼，則考核責(zé)任人 50 元； 需用部門提交物資編碼申請單后，物資編碼管理員未及時(shí)（急需物資編 碼，一個(gè)工作日內(nèi)完成；一般物資編碼， 3 個(gè)工作日內(nèi)完成）創(chuàng)建編碼，每 次考核物資編碼管理員 50 元； 對(duì)于物資編碼申請完成較好者獎(jiǎng)勵(lì) 50-100 元。 4.2 采購代碼維護(hù) 需用部門計(jì)劃員未及時(shí)維護(hù)采購代碼有效期，導(dǎo)致部門人員在填寫材料申 請單時(shí)沒有可用的采購代碼時(shí)，每次考核需用部門計(jì)劃員 50 元； 需用部門計(jì)劃員隨意創(chuàng)建采購代碼，導(dǎo)致采購代碼使用混亂，考核責(zé)任人 100 元； 需用部門計(jì)劃員未按時(shí)（急需物資，一個(gè)工

16、作日內(nèi)完成；一般物資， 3 個(gè)工 作日內(nèi)完成）匯總采購代碼并提交申請采購，導(dǎo)致需用物資無法按時(shí)采購 的，每次考核需用部門計(jì)劃員 100 元。 4.3 材料申請（需采購物資） 材料申請單中“申請物資描述”文本框中填寫不規(guī)范，每次考核責(zé)任人 30 元； 需用部門在創(chuàng)建材料申請單時(shí)未填寫“部門”、“專業(yè)”兩個(gè)文本框或者 “內(nèi)部目的地標(biāo)識(shí)”、“采購代碼”兩個(gè)文本框填寫錯(cuò)誤時(shí)，考核需用部 門材料申請單創(chuàng)建人 50 元； 在填寫材料申請單時(shí)，如果零件行中到期數(shù)量小于或等于可用數(shù)量，則該 物資不需采購，可在材料申請單中不填寫采購代碼，直接領(lǐng)用，若在已知 可用庫存數(shù)量滿足需求的情況下繼續(xù)申請采購，則每次考核責(zé)

17、任人 100 元； 材料申請各項(xiàng)數(shù)據(jù)填寫準(zhǔn)確，完成質(zhì)量較好者獎(jiǎng)勵(lì) 50-100 元 4.4 物資采購 采購員對(duì)已下達(dá)的采購申請單要及時(shí)辦理，急需物資必須在一個(gè)工作日內(nèi) 進(jìn)入采購流程，一般物資必須在 7 個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)入采購流程，如果急需物 資未按規(guī)定時(shí)間辦理，每次考核責(zé)任人 200 元，如果一般物資未按規(guī)定時(shí) 間辦理，每次考核責(zé)任人 50 元，異常情況需說明不考核原因。 每個(gè)供應(yīng)商報(bào)價(jià)單附件中必須掛接供應(yīng)商報(bào)價(jià)傳真，另外采購訂單附件中 也必須掛接中標(biāo)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)傳真或者采購合同（總金額大于 5 萬，必須 掛接采購合同），如果有會(huì)議紀(jì)要，也需要同時(shí)掛接到采購訂單中。如未 按要求掛接相應(yīng)的文檔，則每

18、次考核責(zé)任人 100 元。 采購員在“訂單詢價(jià)核準(zhǔn)”界面選定中標(biāo)供應(yīng)商之后，需在“評(píng)審結(jié)果” 文本框中錄入中標(biāo)供應(yīng)商理由，如有特殊情況（未選最低價(jià)等），需掛接 附件詳細(xì)說明（含評(píng)審報(bào)告等內(nèi)容），若果沒有中標(biāo)供應(yīng)商理由，則每次 考核 50 元； 在 ERP 系統(tǒng)和 K3 系統(tǒng)雙軌運(yùn)行期間，采購員必須在 ERP 系統(tǒng)和 K3 系統(tǒng)中 同步辦理采購業(yè)務(wù)（含發(fā)票匹配和申請付款），若未同步，導(dǎo)致兩系統(tǒng)運(yùn) 行數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，每次考核責(zé)任人 100 元； 物資采購符合流程規(guī)范，價(jià)格錄入準(zhǔn)確、發(fā)票移交、付款等各項(xiàng)數(shù)據(jù)填寫 無誤者，獎(jiǎng)勵(lì) 50-100 元。 4.5 采購訂單到貨登記驗(yàn)收入庫 庫管員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保 K3 系統(tǒng)和 ERP 系統(tǒng)物資入庫、驗(yàn)收工作同步進(jìn) 行，若由于保管員把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致 K3 系統(tǒng)和 ERP 系統(tǒng)物資賬目不同步情況 出現(xiàn)，考核責(zé)任人 100 元/ 次； 物資到貨驗(yàn)收之后，庫管員在辦理入庫流程時(shí)要核對(duì)清楚需要入庫的物資 數(shù)量跟實(shí)際入庫數(shù)量一致，若出現(xiàn)偏差，每次考核 50 元。 物資到貨登記之后