采購訂單管理規(guī)范

1、. 尸TECHNOLOGY米購訂單管理規(guī)范文件編號版 次試用版頁 碼第1頁，共3頁1.目的規(guī)范采購管理工作，加強采購過程控制，強化供應(yīng)商管理，確保適時、適價、適量地供應(yīng)公司生產(chǎn)所需物料。2 .適用范圍適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程控制、對賬發(fā)票管理以及新開發(fā)廠商和合格供應(yīng)商定期或不定期的評估選擇等。3 .職責3.1 采購文員：負責采購訂單的下達，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進 行供應(yīng)商的評估等。3.2 采購專員：負責物料價格的談判、定價，選擇合格的供應(yīng)商， 物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞,對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。

2、3.3 供應(yīng)管理員：根據(jù)物料供應(yīng)商需求預(yù)測分析，為采購專員提供經(jīng)評估合格的供應(yīng)商供其選擇，供應(yīng)商的 定期或不定期評估結(jié)果的制定和傳達，跟進新物料或新供應(yīng)商的打樣情況。3.4 計劃組主管：對物料采購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料異常情況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供應(yīng)商的考評和 選取，完善物料采購管理。3.5 生產(chǎn)部經(jīng)理：負責采購對賬單和請款單的批準，物料采購成本控制的審核，供應(yīng)商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以 及跨部門之間異常的協(xié)調(diào)。4 .采購訂單管理流程（見附件）5 .采購訂單管理內(nèi)容5.1 供應(yīng)商選用規(guī)定5.1.1 采購專員根據(jù)訂單要求和供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商評估報告，合理選擇合作廠商并進行價格確認。5.1.2

3、 采購專員必需選擇經(jīng)供應(yīng)商管理評估合格的供應(yīng)商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準的選用供應(yīng)商作為訂單下單的對象，未經(jīng)評估合格的供應(yīng)商暫時不做考慮（特殊物料的供應(yīng)商除外）。5.1.3 合作供應(yīng)商在未經(jīng)評估合格（特殊物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負責并記錄個人考評。5.1.4 采購訂單的供應(yīng)商選擇和價格評定需由計劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準后才能下單達給合作供應(yīng)商。. 尸TECHNOLOGY米購訂單管理規(guī)范文件編號版 次試用版頁 碼第2頁，共3頁未經(jīng)供應(yīng)商選用審核或批準而下達的采購訂單，其造成的責任由下單人員負責，并記錄個人考評。5.2 價格管理規(guī)定5.2.1 采購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要

4、求及其它交易條件，選擇適當白供應(yīng)商，作詢價、比價、議價作業(yè)。5.2.2 采購專員合理選擇供應(yīng)商之后，根據(jù)其收集的市場信息跟供應(yīng)商進行價格談判（老供應(yīng)商的物料進行價格確認）并確認物料訂價。比價作業(yè)：在詢價作業(yè)完成后需有兩家以上供應(yīng)商提供價格做比較，并考慮品質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供應(yīng)商，若客戶指定要求或獨有技術(shù)等特殊案件可不作比較范圍。議價作業(yè)：合格供應(yīng)商只有獨家時則依供應(yīng)商提供之價格，比照以往采購記錄及平時收集的價格信息，由采購專員與供應(yīng)商議價。5.2.3 采購文員根據(jù)采購專員和供應(yīng)商最終確認的價格列入采購訂單，并將采購訂單交由計劃組主管審核及生產(chǎn)部經(jīng)理批準。未經(jīng)采購價格審核和批準的采

5、購訂單不能下達給供應(yīng)商，由此造成的損失由下單人員負責。5.3 下單管理規(guī)定5.3.1 采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時核實訂單所要求的資料文件和供應(yīng)商的工藝技術(shù)文件是否準確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達的資料準備。采購專員對資料不全或有錯誤的訂單需及時協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)員或研發(fā)組主管進行確認，未經(jīng)確認前需及時傳達信息給生管員和物控員進行訂單調(diào)整。5.3.2 采購專員根據(jù)供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商綜合評估表 以及備用合格新供應(yīng)商名單，合理選擇物料供 應(yīng)商，并依據(jù)價格管理規(guī)定對供應(yīng)商進行價格確認。5.3.3 采購文員根據(jù)采購專員提供的物料供應(yīng)商和確認的價格及時編制采購訂單，并由計劃組主

6、管審核和生產(chǎn)部經(jīng)理批準后交由采購專員蓋章并下達給供應(yīng)商。采購文員需確認訂單是否下達到供應(yīng)商，需追蹤供應(yīng)商的訂單回傳并存檔。5.3.4 未經(jīng)確認的采購訂單不得下達給供應(yīng)商，由此而造成的損失由下單人員負責。5.4 催單管理規(guī)定5.4.1 采購文員需根據(jù)采購計劃的要求，及時跟進供應(yīng)商的生產(chǎn)加工情況和供貨期安排，對供應(yīng)商反映的異 常信息及時告知采購專員。5.4.2 采購專員及時協(xié)調(diào)并確認供應(yīng)商異常情況，并將異常信息反饋給物控員和生管員進行處理。5.4.3 采購專員對供應(yīng)商由于異常情況而不能及時交貨的信息及時告知計劃組主管，計劃組主管安排供應(yīng)商管理員對供應(yīng)商進行現(xiàn)場調(diào)查并確認異常狀況。5.4.4 生管員

7、根據(jù)信息及時和業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào)訂單貨期安排，并將協(xié)調(diào)結(jié)果告知計劃組主管。5.4.5 計劃組主管將綜合協(xié)調(diào)結(jié)果告知生產(chǎn)部經(jīng)理，協(xié)調(diào)未果的由生產(chǎn)部經(jīng)理組織各部門進行處理。. 尸TECHNOLOGY米購訂單管理規(guī)范文件編號版 次試用版頁 碼第3頁，共3頁5.5 采購物料到料管理規(guī)定5.5.1 采購文員根據(jù)物料管理員交來的送貨單，及時核實送貨單、實物和采購訂單的要求是否相符，核實無誤的及時收貨入賬，有異常的及時按5.6進行處理。5.5.2 采購專員及時核實物料到料異常處理情況，貨期需延遲的及時和生管員、物控員協(xié)調(diào)處理方案并和供 應(yīng)商確定最終送貨期。當物料無法按時到料時（或延期時），需及時填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 &g

8、t; （需分析物料異常原因和填寫處理意見）交計劃組主管審核后，通知生管員和物控員及時調(diào)整計劃。5.6 采購物料來料異常管理規(guī)定5.6.1 數(shù)量不符：當?shù)搅蠑?shù)量不符和采購要求的，采購文員應(yīng)及時通知供應(yīng)商補貨并確認最終送貨期，并將 協(xié)商結(jié)果及時通知物控員。5.6.2 質(zhì)量異常：當貨品與訂單不符、產(chǎn)品質(zhì)量異常時，采購專員應(yīng)根據(jù)物料管理員提供的異常報告（經(jīng)工 程組判定）和供應(yīng)商協(xié)調(diào)處理異常，并確認最終到貨期。采購文員需根據(jù)采購專員和供應(yīng)商協(xié)商的處理方案和 確認的重新到貨期，及時將異常信息告知物控員和生管員。5.7 請款對帳管理規(guī)定5.7.1 對帳：月底采購文員整理送貨單、進倉單、退貨單、出倉單（異常單）與廠商對帳，對帳單雙方簽字 確認后，采購文員填寫請款單交與生產(chǎn)部經(jīng)理簽字確認。簽字完成后采購文員交送貨單、進倉單、退貨單、出 倉單（異常單）交與財務(wù)作帳。5.7.2 發(fā)票：供應(yīng)商統(tǒng)一交發(fā)票到采購文員處，在付款月份15號前由采購文員交于總賬會計。5.7.3 預(yù)付款：個別物料采購文員可以根據(jù)需要申請預(yù)付，需填寫請款單和請購單，交生產(chǎn)部經(jīng)理確認