會(huì)務(wù)接待管理流程

1、會(huì)務(wù)接待管理sop目的規(guī)范公司會(huì)務(wù)接待、會(huì)議室管理加強(qiáng)公司會(huì)議室財(cái)產(chǎn)管理。統(tǒng)一公司會(huì)務(wù)聯(lián)系窗口。1、適用對(duì)象公司所有會(huì)務(wù)接待活動(dòng)。2、操作原則3.1 統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排原則；公司所有相關(guān)接待由行政人事部門根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)一安排3.2 預(yù)約登記原則；各部門在明確接待（會(huì)務(wù)）需求后，應(yīng)提前一周填寫(xiě)來(lái)訪接待安排表及會(huì)議室使用預(yù)約登記表，行政人事部匯總后，將根據(jù)會(huì)議接待的重要程度、與會(huì)人數(shù)等統(tǒng)一安排后回復(fù)各部門（突發(fā)除外）；3.3 標(biāo)準(zhǔn)化管理原則公司根據(jù)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的規(guī)格及與公司發(fā)展的重要程度分為VIP接待、一般接待、部門業(yè)務(wù)接待；VIP會(huì)務(wù)接待：區(qū)長(zhǎng)（級(jí)別）以上、或納入 VIP級(jí)別的團(tuán)隊(duì)及個(gè)人的會(huì)務(wù)

2、接待活動(dòng)； 境外指著名企業(yè)財(cái)團(tuán)、外國(guó)行政官員洽談投資、項(xiàng)目與來(lái)訪；境內(nèi)指各省、市、區(qū)領(lǐng)導(dǎo)洽談投資項(xiàng)目與參觀調(diào)研。一般會(huì)務(wù)接待：公司內(nèi)部會(huì)務(wù)、與公司業(yè)務(wù)發(fā)展有緊密聯(lián)系的會(huì)務(wù)接待活動(dòng)等；部門會(huì)務(wù)接待：部門內(nèi)部會(huì)務(wù)、客戶來(lái)訪、洽談等。3.4 重要度優(yōu)先原則；遵循先全局性會(huì)議后部門、先緊急性后一般的原則。優(yōu)先保證領(lǐng)導(dǎo)或重要會(huì)議的需要，科學(xué)安排，合理調(diào)配。3、操作流程圖會(huì)務(wù)需求預(yù)約登記遞交（匯總）安排（反饋）會(huì)議室布置c=>接待驗(yàn)收會(huì)議舉辦=>清理會(huì)場(chǎng)評(píng)估4、操作步驟5.1 會(huì)務(wù)接待需求公司（部門）在產(chǎn)生（收到）會(huì)務(wù)接待需求時(shí)，應(yīng)明確: 會(huì)務(wù)接待目的、主題、要求；來(lái)訪人員背景、人數(shù)；時(shí)間行程

3、安排等與接待會(huì)務(wù)有關(guān)的信息。5.2 填寫(xiě)預(yù)約登記表：部門應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)來(lái)訪接待安排表、會(huì)議室使用預(yù)約登記表，于活動(dòng)舉辦前一周（特殊情況除外）交至前臺(tái)。部門會(huì)務(wù)接待僅需填寫(xiě)會(huì)議室使用預(yù)約登記表。5.3 遞交匯總：行政人事部將于每周一匯總各部門填寫(xiě)的登記表。5.4 安排反饋：行政人事部根據(jù)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的重要優(yōu)先原則由具擬辦意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，于每周二將安排情況反饋給各部門；5.5 會(huì)場(chǎng)布置：行政人事部根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)等情況，安排、協(xié)調(diào)會(huì)議用品采購(gòu)、會(huì)議室布置等準(zhǔn)備工作，各業(yè)務(wù)部門須盡量予以配合。部門會(huì)務(wù)接待由各部門自行準(zhǔn)備，使用前后應(yīng)與會(huì)議室管理人員做好交接工作。5.6 驗(yàn)收：根據(jù)會(huì)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)附

4、件）安排。布置完畢后，職能部門、接洽部門、公司負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)場(chǎng)布置進(jìn)行整體驗(yàn)收。5.7 會(huì)議舉辦：公司各部門在預(yù)定時(shí)間會(huì)務(wù)接待活動(dòng)中，如發(fā)生變動(dòng)，且與公司會(huì)務(wù)接待安排計(jì)劃有沖突，應(yīng)速與行政人事部聯(lián)系，以便妥善處理。5.10 清理會(huì)場(chǎng)：會(huì)務(wù)接待完畢后，由接洽責(zé)任部門負(fù)責(zé)會(huì)議室及公共場(chǎng)所的清理、復(fù)位工作。會(huì)議室管理人員應(yīng)做好驗(yàn)收工作。5.11 評(píng)估：主要接洽部門對(duì)于會(huì)晤接待情況總結(jié)、評(píng)估（安排、布置、效果等）。注：此款僅針對(duì) VIP接待。附件：會(huì)務(wù)操作指南來(lái)訪接待安排表會(huì)議室使用預(yù)約登記表前期準(zhǔn)備（根據(jù)需要，進(jìn)行選擇）會(huì)務(wù)接待內(nèi)容的確認(rèn)1 . 會(huì)務(wù)接待目的、主題、要求；2 .來(lái)訪人員背景、人數(shù)；3 .

5、時(shí)間行程安排。人員安排及分工1. 確定參會(huì)人員名單根據(jù)來(lái)訪接待安排表及相關(guān)材料，行政人事部提由擬辦意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批 示后，著手準(zhǔn)備；確定公司參與人員、企業(yè)參加名單，落實(shí)具體參加人員名單及聯(lián)系方式，會(huì)前再次確認(rèn)2. 需用車接送的，要求的問(wèn)清用車人數(shù)、地點(diǎn)、時(shí)間，并與相關(guān)部門協(xié)商好用車事宜，用車前一小時(shí)再次確認(rèn)。3. 需參觀企業(yè)的，事先與企業(yè)溝通好參觀時(shí)間，內(nèi)容，接待人員及聯(lián)系方式4. 組成工作小組，制訂工作分配表，明確各自分工。資料準(zhǔn)備1. 議程和參會(huì)人員名單。2. 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容制作相關(guān)的 PPT,首頁(yè)寫(xiě)上“歡迎*來(lái)訪”的字樣。3. 與會(huì)務(wù)接待有關(guān)的資料：公司相關(guān)資料（公司介紹、筆、禮品等）與會(huì)議

6、內(nèi)容等有關(guān)的資料對(duì)方背景材料相關(guān)企業(yè)介紹4. 歡迎辭、主持稿、發(fā)言稿5. 將相關(guān)資料交宣傳負(fù)責(zé)人，使其事先對(duì)會(huì)務(wù)接待有個(gè)大致了解。會(huì)場(chǎng)、環(huán)境準(zhǔn)備1. 選擇會(huì)場(chǎng)：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、形式選擇會(huì)場(chǎng)。2. 落實(shí)會(huì)場(chǎng)：與相關(guān)部門協(xié)商會(huì)場(chǎng)使用時(shí)間、如何布置、費(fèi)用等事宜3. 布置會(huì)場(chǎng)：會(huì)議桌、椅排列整齊，符合會(huì)務(wù)要求；席卡制作與擺放資料擺放茶水、點(diǎn)心、水壺、茶杯等簽到臺(tái)擺放話筒，檢測(cè)以及了解如何使用照相機(jī)、錄音筆，事先對(duì)其電池充滿電量投影儀、筆記本電腦、PPT,均需事前調(diào)試確認(rèn)。激光筆，檢查電量，并備用一枝。4. VIP會(huì)務(wù)接待前，需檢查綠化、樓道衛(wèi)生情況。及時(shí)增補(bǔ)或調(diào)整綠化擺放，通知物業(yè)公司進(jìn)行樓道清潔，保持

7、環(huán)境整潔，并于當(dāng)天對(duì)周邊停車狀況進(jìn)行調(diào)整。5. 請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人驗(yàn)收6. 其他：會(huì)議室管理人員須：要經(jīng)常查看電源、飲用水、茶葉、茶杯等物品的配備情況；熟練掌握會(huì)議室內(nèi)各種設(shè)備的使用操作方法，保持其經(jīng)常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告處理；對(duì)近期會(huì)議安排胸中有數(shù)。重要會(huì)議須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查落實(shí)會(huì)議室準(zhǔn)備情況。申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門在使用前后應(yīng)與管理人員做好交接工作，按操作規(guī)程正確使用各種 設(shè)備，未經(jīng)允許，會(huì)議室內(nèi)不得隨意張貼字畫(huà)、橫幅等。行政部承擔(dān)重要、大型、全局性的會(huì)議活動(dòng)的服務(wù)，承辦制作會(huì)標(biāo)、指示牌、席卡等，其他會(huì)議活動(dòng)由各部門自行制作。費(fèi)用申請(qǐng)1. 對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，事先申請(qǐng)匯報(bào)。2. 獲批后

8、，請(qǐng)款備用。現(xiàn)場(chǎng)歡迎5. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，VIP會(huì)務(wù)接待須至少提前半小時(shí)到場(chǎng)。打開(kāi)會(huì)場(chǎng)的窗戶，流動(dòng)空氣或打開(kāi)空調(diào) 室內(nèi)溫度：夏季20-24度；冬季16 20度以上。6. 簽到，引導(dǎo)入座7. 交換名片，將來(lái)訪者名片對(duì)應(yīng)按序平放在桌上。8. 主持人致歡迎辭，向客人介紹我方接待人員，然后讓對(duì)方介紹來(lái)訪人員9. 根據(jù)簽到情況掌握未到會(huì)人員情況，便于及時(shí)聯(lián)絡(luò)。正式接待1. 當(dāng)會(huì)議開(kāi)始時(shí)，安靜會(huì)場(chǎng)，不參加人員應(yīng)退離會(huì)場(chǎng)。2. PPT講解前應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)照明，講解完后再開(kāi)啟3. PPT講解者應(yīng)控制好語(yǔ)速和聲音，翻頁(yè)前稍做停頓，便于訪客提問(wèn)。4. 設(shè)專人遞送話筒，密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程，隨時(shí)為發(fā)言人員遞送話筒。5. 設(shè)專

9、人進(jìn)行會(huì)議記錄，仔細(xì)迅捷的對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行記錄。6. 設(shè)專人進(jìn)行拍照、錄音。7. 專人負(fù)責(zé)PPT播放，在播放過(guò)程中要跟隨演講人的節(jié)奏。8. 專人負(fù)責(zé)倒水，每隔二十分鐘續(xù)水一次。參觀1. 當(dāng)訪客上下電梯時(shí)，應(yīng)按住電梯門及鈴牌，請(qǐng)?jiān)L客先進(jìn)出電梯2. 公司接待人員應(yīng)在前引路交流2.1. 答提問(wèn)2. 進(jìn)一步了解訪客的情況和要求3. 交換通訊方式，便于日后聯(lián)系4. 交換資料結(jié)束拍照留念結(jié)束工作10.帶領(lǐng)訪客離開(kāi)會(huì)議室，送出大門，如有要我方派車的客人，結(jié)束前通知司機(jī)準(zhǔn)備好，并將客人送到相關(guān)的地點(diǎn)。目視車輛離開(kāi)。1. .對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清理工作，恢復(fù)原樣。2. 及時(shí)歸還所借的設(shè)備。3. 通知會(huì)議室管理者驗(yàn)收4. 關(guān)

10、空調(diào)、關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門后續(xù)工作1. 整理會(huì)議記錄和資料進(jìn)行整理歸檔，并將來(lái)訪信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便日后工作的需要。2. 及時(shí)匯報(bào)會(huì)議接待工作并將來(lái)訪者所提出的意見(jiàn)，想法及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。3. 將所整理的相關(guān)文章，圖片及時(shí)刊登并上傳到網(wǎng)站。4. 定時(shí)打電話或發(fā)送電子郵件，保持與來(lái)訪者的密切聯(lián)系和溝通。5. 遇到無(wú)法應(yīng)對(duì)的問(wèn)題時(shí)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。附：會(huì)務(wù)用品質(zhì)量要求：1 .茶杯：須經(jīng)過(guò)消毒，茶杯、杯蓋無(wú)黃斑，無(wú)缺口、無(wú)水跡且光亮2 .礦泉水：礦泉水瓶無(wú)灰塵，密封完好，瓶?jī)?nèi)無(wú)沉淀物，同時(shí)在保質(zhì)期內(nèi)；3 .熱水瓶：表面清潔光亮，無(wú)水跡，水文控制在90度以上；會(huì)議室安全會(huì)議室內(nèi)的一切財(cái)產(chǎn)均須針對(duì)其產(chǎn)品特性進(jìn)行妥善保管。會(huì)議期間，使用部門和與會(huì)人員要愛(ài)護(hù)室內(nèi)公物。會(huì)議結(jié)束，使用部門清點(diǎn)設(shè)施、物品等，若有缺損，要及時(shí)告知會(huì)議室管理人員；使用部門要負(fù)責(zé)關(guān)空調(diào)、關(guān)燈、關(guān)窗會(huì)議室的設(shè)施、物品等，未經(jīng)公司同意，