秘書基礎(chǔ)知識講座

1、專業(yè)專業(yè)平臺平臺秘書秘書業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)一、文書工作一、文書工作工作環(huán)節(jié)工作環(huán)節(jié)撰寫撰寫印制印制辦理辦理保管保管正式公文（黨的公文、行政公文）正式公文（黨的公文、行政公文） 如：通知、通報、函、會議紀要、請示如：通知、通報、函、會議紀要、請示事務(wù)文書事務(wù)文書 如：總結(jié)、計劃、簡報、講話稿如：總結(jié)、計劃、簡報、講話稿業(yè)務(wù)文件業(yè)務(wù)文件 如：合同、報表、招投標書、商務(wù)函電，如：合同、報表、招投標書、商務(wù)函電， 人事文件、技術(shù)文件等人事文件、技術(shù)文件等1.黨的機關(guān)公文格式規(guī)范黨的機關(guān)公文格式規(guī)范2. （1）關(guān)于文頭）關(guān)于文頭正式文頭正式文頭中共中共委（員會）文件委（員會）文件中國共產(chǎn)黨中國共產(chǎn)黨委員會（委員會

2、（ ）中共中共委辦公室文件委辦公室文件中共中共委辦公室（委辦公室（ ） 無正式文頭（便函）無正式文頭（便函）甌委20053號至版心上至版心上邊緣邊緣25mm約占頁面約占頁面1/3強強只適用于下行文（較為重要的），只適用于下行文（較為重要的），不用于上行文和平行文不用于上行文和平行文 甌委20053號約占頁面約占頁面1/4通知通知一般性的行文，如事務(wù)性通知；一般性的行文，如事務(wù)性通知；主要用于上行文和平行文主要用于上行文和平行文 甌委20053號約約3cm便函：非正式行文；便函：非正式行文；常用于不相隸屬機關(guān)之間商洽一般事項常用于不相隸屬機關(guān)之間商洽一般事項 。（2）關(guān)于文面排版）關(guān)于文面排版頁

3、邊距頁邊距文號文號日期格式日期格式用印要求用印要求附件標注與附件位置附件標注與附件位置頁碼頁碼2. 轉(zhuǎn)發(fā)與翻印的問題轉(zhuǎn)發(fā)與翻印的問題 溫州市人民政府辦公室溫州市人民政府辦公室如何轉(zhuǎn)發(fā)？如何轉(zhuǎn)發(fā)？ 平陽縣人民政府如何進行再一次轉(zhuǎn)發(fā)？平陽縣人民政府如何進行再一次轉(zhuǎn)發(fā)？ 水頭鎮(zhèn)政府能否繼續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)？水頭鎮(zhèn)政府能否繼續(xù)轉(zhuǎn)發(fā)？浙江省人民政府辦公廳浙江省人民政府辦公廳關(guān)于加強防雷減災(zāi)工作的緊急通知關(guān)于加強防雷減災(zāi)工作的緊急通知溫州市人民政府辦公室溫州市人民政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)浙江省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)浙江省人民政府辦公廳關(guān)于加強防雷減災(zāi)工作的緊急通知關(guān)于加強防雷減災(zāi)工作的緊急通知文件文件中共甌江鎮(zhèn)黨委中共甌江鎮(zhèn)黨委2

4、0122012年工作要點年工作要點如何印制？如何印制？3. 關(guān)于公文主題詞標引的規(guī)范化問題關(guān)于公文主題詞標引的規(guī)范化問題主題詞：主題詞：建設(shè)建設(shè) 平安校園平安校園 意見意見武夷山市教育局武夷山市教育局關(guān)于建設(shè)關(guān)于建設(shè)“平安校園平安校園”的實施意見的實施意見主題詞：主題詞：中小學(xué)中小學(xué) 校園校園 治安治安 意見意見范疇范疇問題問題文種文種4. 關(guān)于關(guān)于“請準函請準函”的使用問題的使用問題行文關(guān)系行文關(guān)系非隸屬關(guān)系非隸屬關(guān)系隸屬關(guān)系隸屬關(guān)系不相隸屬關(guān)系不相隸屬關(guān)系業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系平級關(guān)系平級關(guān)系上行文上行文下行文下行文5. 文件的歸檔文件的歸檔關(guān)鍵：分類方案的編制關(guān)鍵：分類方案的編制年度年

5、度機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）保管期限保管期限年度年度保管期限（小單位、文件少）保管期限（小單位、文件少）整理方法：整理方法：傳統(tǒng)：組卷（以案卷為保管單位）傳統(tǒng)：組卷（以案卷為保管單位）提倡：按提倡：按“件件”整理整理二、辦公室事務(wù)二、辦公室事務(wù) (一）日程安排日程安排 . .領(lǐng)導(dǎo)日程安排的內(nèi)容領(lǐng)導(dǎo)日程安排的內(nèi)容（）各種接待、約會。（）各種接待、約會。（）商務(wù)旅行活動。（）商務(wù)旅行活動。（）參加各類會議。（）參加各類會議。（）到車間進行實地檢查或指導(dǎo)。（）到車間進行實地檢查或指導(dǎo)。（）組織的各類重大活動的安排。（）組織的各類重大活動的安排。（）領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。（）領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。. .日程

6、安排的基本要求日程安排的基本要求（1 1）統(tǒng)籌兼顧）統(tǒng)籌兼顧 （2 2）安排規(guī)范）安排規(guī)范（3 3）效率原則）效率原則 （4 4）突出重點）突出重點（5 5）留有余地）留有余地 （6 6）適當保密）適當保密（7 7）事先同意）事先同意 3.3.日程安排的形式日程安排的形式 年計劃表、月計劃表、周計劃表、日程表年計劃表、月計劃表、周計劃表、日程表 4.4.注意的事項注意的事項編寫要留有余地。編寫要留有余地。 所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦。所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦?；顒优c活動之間要有一定的間隙時間。活動與活動之間要有一定的間隙時間。要認真核查日程表，以提高工作效率。要認真核查日程表

7、，以提高工作效率。對已處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。對已處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。( (二二) ) 約會安排約會安排 1. 1.約會安排的基本原則約會安排的基本原則（1 1）配合領(lǐng)導(dǎo)的時間表）配合領(lǐng)導(dǎo)的時間表（2 2）分辨輕重緩急分辨輕重緩急（3 3）酌留彈性）酌留彈性 （4 4）以需要為準，以適度為宜）以需要為準，以適度為宜（5 5）適當分擔(dān)，各就其宜）適當分擔(dān)，各就其宜（6 6）內(nèi)外兼顧）內(nèi)外兼顧 2.2.約會安排的方法約會安排的方法 預(yù)先安排約會活動預(yù)先安排約會活動記好日歷和備忘錄記好日歷和備忘錄提醒領(lǐng)導(dǎo)準時赴約提醒領(lǐng)導(dǎo)準時赴約保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約做好約會前后的服務(wù)工作做

8、好約會前后的服務(wù)工作 3.3.約會安排的方式約會安排的方式 p電話約會電話約會 書面約會書面約會p當面約會當面約會 約會卡片約會卡片 4. 注意事項注意事項適當保密；適當保密；處理好變更的約會；處理好變更的約會；在早上要預(yù)留一小時的時間處理日常工作；在早上要預(yù)留一小時的時間處理日常工作； 盡量不要在星期一的早上安排上司的約會；盡量不要在星期一的早上安排上司的約會； 外出拜會他人，應(yīng)該預(yù)留路途時間；外出拜會他人，應(yīng)該預(yù)留路途時間； 安排約會時間安排不要過于緊湊，酌留彈性。安排約會時間安排不要過于緊湊，酌留彈性。 1. 1.時間管理的分類時間管理的分類 一類是不可控制的時間，即受限于職權(quán)的要求一類

9、是不可控制的時間，即受限于職權(quán)的要求而不能自由支配的時間，一般是例行工作的時而不能自由支配的時間，一般是例行工作的時間；間； 一類是可以控制時間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自一類是可以控制時間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時間。由支配的時間。（三） 秘書時間管理秘書時間管理 (重要程度重要程度) b a 很重要，但不緊急很重要，但不緊急 很重要，也很緊急很重要，也很緊急 (緊急程度）緊急程度） d c 既不重要，也不緊急既不重要，也不緊急 很緊急，但不重要很緊急，但不重要 時間表編制時間表編制 全年預(yù)計時間表全年預(yù)計時間表; ; 每月預(yù)訂時間表每月預(yù)訂時間表; ; 每周預(yù)訂時間表每周預(yù)訂時間表; ;

10、每日預(yù)訂時間表每日預(yù)訂時間表; ; 單項重要工作事項預(yù)訂表。單項重要工作事項預(yù)訂表。第二季度會議時間表第二季度會議時間表（2009.46） 月 份周 次四五六一北京：4/10 香港休假二上海：4/17 西安休假三周三：推介會（主會議室）周一：面試導(dǎo)游（1會議室）四周一：經(jīng)理辦公會議 時間表的編制方法時間表的編制方法 根據(jù)需求確定編制時間的周期。根據(jù)需求確定編制時間的周期。 收集并列出該階段所有的工作、活動或任務(wù)。收集并列出該階段所有的工作、活動或任務(wù)。 發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負責(zé)人協(xié)商，及時調(diào)整。發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負責(zé)人協(xié)商，及時調(diào)整。 按照時間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。按照時間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清

11、晰。 繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目。繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目。 用簡明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點。用簡明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點。 在某一天，如果領(lǐng)導(dǎo)非常的忙，可以編制一在某一天，如果領(lǐng)導(dǎo)非常的忙，可以編制一個活動安排寫在工作日志上：個活動安排寫在工作日志上： 上午舉行鎮(zhèn)長辦公會議，所有的領(lǐng)導(dǎo)都參加。上午舉行鎮(zhèn)長辦公會議，所有的領(lǐng)導(dǎo)都參加。 上午給參加上午給參加xxxx儀式并講話。儀式并講話。 中午與中午與a a公司的董事長共進午餐。公司的董事長共進午餐。 下午前往下午前往b b公司拜會市場開發(fā)部的領(lǐng)導(dǎo)高公司拜會市場開發(fā)部的領(lǐng)導(dǎo)高x

12、xxx。 下午與下午與xxxx鎮(zhèn)參觀團座談。鎮(zhèn)參觀團座談。 小陳是某機關(guān)辦公室的一位秘書。有一次他正在辦小陳是某機關(guān)辦公室的一位秘書。有一次他正在辦公，突然電話鈴聲響了。陳秘書正在整理文件，停公，突然電話鈴聲響了。陳秘書正在整理文件，停了一會才拿起話筒問到：了一會才拿起話筒問到：“請問你找誰請問你找誰?”?”對方回答對方回答說找老劉，陳秘書隨即將話筒遞給鄰桌的劉秘書說：說找老劉，陳秘書隨即將話筒遞給鄰桌的劉秘書說：“劉秘書，你的電話。劉秘書，你的電話?！睕]想到，劉秘書接到電話沒想到，劉秘書接到電話沒講幾句，就和對方爭吵起來，最后劉秘書大聲說沒講幾句，就和對方爭吵起來，最后劉秘書大聲說道：道：“

13、你今后要賬時，先找對人再發(fā)火。這是辦公你今后要賬時，先找對人再發(fā)火。這是辦公室，沒有你要找的那個劉天亮室，沒有你要找的那個劉天亮!”!”說罷就掛斷了電話。說罷就掛斷了電話。原來，這個電話是打給宣傳科劉天亮的，結(jié)果錯打原來，這個電話是打給宣傳科劉天亮的，結(jié)果錯打到了辦公室，而對方只是含糊地說找老劉，小陳誤到了辦公室，而對方只是含糊地說找老劉，小陳誤以為要找劉秘書，結(jié)果造成了這場誤會。以為要找劉秘書，結(jié)果造成了這場誤會。（四）電話管理（四）電話管理 1. 接聽電話接聽電話聽到鈴聲馬上拿起話筒聽到鈴聲馬上拿起話筒問候并自報家門問候并自報家門確認對方確認對方記錄并商談有關(guān)事項記錄并商談有關(guān)事項復(fù)述、確

14、認要點復(fù)述、確認要點道別、掛機道別、掛機整理記錄整理記錄 在你的辦公在你的辦公桌上，放有電桌上，放有電話記錄簿嗎？話記錄簿嗎？2. 撥打公務(wù)電話撥打公務(wù)電話 準備通話提綱準備通話提綱 核查電話號碼核查電話號碼 撥出電話撥出電話 問候并自我介紹問候并自我介紹 確認對方陳述內(nèi)容確認對方陳述內(nèi)容 復(fù)述通話內(nèi)容復(fù)述通話內(nèi)容 道別、掛機、整理記錄道別、掛機、整理記錄接打電話的原則與要求接打電話的原則與要求 表達規(guī)范、正確表達規(guī)范、正確 禮貌熱情，語氣清晰和婉禮貌熱情，語氣清晰和婉 語言簡潔、高效語言簡潔、高效 保密保密 注意時間注意時間 當某人就某一問題打電話前來咨詢，可當某人就某一問題打電話前來咨詢，

15、可你卻不了解情況，你應(yīng)該如何回答對方？你卻不了解情況，你應(yīng)該如何回答對方？ “實在對不起，這個問題我不太清楚，實在對不起，這個問題我不太清楚，但但xx部知道。我?guī)湍戕D(zhuǎn)到服務(wù)部問問，部知道。我?guī)湍戕D(zhuǎn)到服務(wù)部問問，好嗎？好嗎？” 當你給他人打電話時，你并不確定對方是當你給他人打電話時，你并不確定對方是否具有合適的通話時間，為了向?qū)Ψ奖砻髯鸱窬哂泻线m的通話時間，為了向?qū)Ψ奖砻髯鹬厮麄兊臅r間，你應(yīng)該如何說？重他們的時間，你應(yīng)該如何說？ 您現(xiàn)在接電話方便嗎？您現(xiàn)在接電話方便嗎？ 您現(xiàn)在忙嗎？您現(xiàn)在忙嗎？ 您現(xiàn)在有時間與我談話嗎？您現(xiàn)在有時間與我談話嗎？ 這個時候給您打電話合適嗎？這個時候給您打電話合適嗎

16、？ 您能抽出點時間聽聽我的話嗎？您能抽出點時間聽聽我的話嗎？接打電話的技巧接打電話的技巧 （1 1）接聽電話的技巧接聽電話的技巧 要仔細傾聽對方的講話。要仔細傾聽對方的講話。 避免在電話中爭論或有不佳的情緒反應(yīng)。避免在電話中爭論或有不佳的情緒反應(yīng)。 對方聲音不清晰時，應(yīng)該善意提醒。對方聲音不清晰時，應(yīng)該善意提醒。 轉(zhuǎn)接電話，轉(zhuǎn)接電話， 要分清情況，恰當處理。要分清情況，恰當處理。 如果談話所涉及的事情比較復(fù)雜，應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵如果談話所涉及的事情比較復(fù)雜，應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分，力求準確無誤。部分，力求準確無誤。 談話結(jié)束時，要表示謝意，并讓對方先掛斷電話。談話結(jié)束時，要表示謝意，并讓對方先掛斷電話。電

17、話記錄單電話記錄單來電時間緊急接話人留言人對方單位留言人電話將再來電請您回電留言內(nèi)容處理意見（2 2）撥打電話的技巧）撥打電話的技巧 理清自己的思路理清自己的思路 立即表明自己的身份立即表明自己的身份 確定對方是否具有合適的通話時間確定對方是否具有合適的通話時間 表明自己打電話的目的表明自己打電話的目的 給對方足夠的時間作出反應(yīng)給對方足夠的時間作出反應(yīng) 不要搶線不要搶線 設(shè)想對方要問的問題設(shè)想對方要問的問題 不要占用對方過長時間不要占用對方過長時間 撥錯號碼應(yīng)道歉撥錯號碼應(yīng)道歉 適時結(jié)束通話適時結(jié)束通話 如果是你接到打錯的電話，你怎么說？如果是你接到打錯的電話，你怎么說？ 禮貌地告訴對方禮貌地

18、告訴對方“這是這是xxxx公司。請問您要找哪公司。請問您要找哪里？里？”或者或者“這是這是xxxx公司，電話是公司，電話是xxxxxxxxxxxx，您，您是不是打錯了？是不是打錯了？” 如果是你打錯電話，你怎么說？如果是你打錯電話，你怎么說？ 向?qū)Ψ降狼赶驅(qū)Ψ降狼浮皩Σ黄?，我撥錯號了對不起，我撥錯號了”打電話的禮儀打電話的禮儀 (1)(1)選擇適當?shù)臅r間。選擇適當?shù)臅r間。 (2)(2)通話時，首先通報自己的姓名、身份。必要時，應(yīng)通話時，首先通報自己的姓名、身份。必要時，應(yīng)詢問對方是否方便，如果方便才可繼續(xù)交談；若不方詢問對方是否方便，如果方便才可繼續(xù)交談；若不方便，可再約定一個時間。便，可再約

19、定一個時間。 (3)(3)電話內(nèi)容要簡明扼要，通話時間不能太長。電話內(nèi)容要簡明扼要，通話時間不能太長。 (4)(4)撥錯電話時，要向?qū)Ψ秸f聲對不起，以表歉意。撥錯電話時，要向?qū)Ψ秸f聲對不起，以表歉意。 (5)(5)電話打通后，若要找的人不在，不能馬上就電話打通后，若要找的人不在，不能馬上就“咔嚓咔嚓”掛掉電話，這是不禮貌的。掛掉電話，這是不禮貌的。 (6)(6)通話結(jié)束時應(yīng)說聲通話結(jié)束時應(yīng)說聲“再見再見”，然后輕輕地放下話筒。，然后輕輕地放下話筒。 應(yīng)對不同類型電話的處理方法應(yīng)對不同類型電話的處理方法 1 1、接聽重要的電話、接聽重要的電話 記錄要準確；及時核對；及時處理。記錄要準確；及時核對

20、；及時處理。 2 2、接聽糾纏電話、接聽糾纏電話 1 1）堅持只同上司通話的人）堅持只同上司通話的人 你可以運用這樣的技巧：你可以運用這樣的技巧：“我上司現(xiàn)在不方便我上司現(xiàn)在不方便接聽電話，或許你可以遲點再撥過來。接聽電話，或許你可以遲點再撥過來?！被蚧颉拔夷転槟谛牛绻愀嬖V我你只想同他我能為您代口信，如果你告訴我你只想同他( (她她) )談，我會告訴他談，我會告訴他( (她她) )給你打回來。給你打回來?！蓖ㄔ捜说囊蟪稣Ｏ薅韧ㄔ捜说囊蟪稣Ｏ薅?當通話者提出的要求超出正常限度的時候，當通話者提出的要求超出正常限度的時候，例如對方要同事家里的電話號碼等，你怎例如對方要同事家里的

21、電話號碼等，你怎么說？么說？ “對不起，我們公司沒有保留這方面的信息。對不起，我們公司沒有保留這方面的信息?；蛟S明天你可以打電話到他或許明天你可以打電話到他( (她她) )的辦公的辦公室。室?！睙o論請求如何，不要被迫接受。無論請求如何，不要被迫接受。當領(lǐng)導(dǎo)開會時，處理電話可采取的方式當領(lǐng)導(dǎo)開會時，處理電話可采取的方式: : 轉(zhuǎn)告對方會議預(yù)定在幾點結(jié)束。轉(zhuǎn)告對方會議預(yù)定在幾點結(jié)束。 詢問是否由自己這方重打。詢問是否由自己這方重打。 遇有急事，可用便條與會議室聯(lián)系，請求指示遇有急事，可用便條與會議室聯(lián)系，請求指示。 當領(lǐng)導(dǎo)會客時，處理電話可采取的方式當領(lǐng)導(dǎo)會客時，處理電話可采取的方式: : 最好先

22、請示一下。如果領(lǐng)導(dǎo)不在單位時，最好先請示一下。如果領(lǐng)導(dǎo)不在單位時， 原則原則上或請代理人接，或請對方留言。上或請代理人接，或請對方留言。有權(quán)處理的電話有權(quán)處理的電話 如果對方在電話提出的問題，秘書人員如果對方在電話提出的問題，秘書人員有權(quán)處理的，則無須轉(zhuǎn)給上司，自己予有權(quán)處理的，則無須轉(zhuǎn)給上司，自己予以處理。以處理。 “ “領(lǐng)導(dǎo)正忙著，這事或許我可代辦領(lǐng)導(dǎo)正忙著，這事或許我可代辦?”?” “ “領(lǐng)導(dǎo)正在開會，您的事或許我可以幫領(lǐng)導(dǎo)正在開會，您的事或許我可以幫忙。忙。” “ “領(lǐng)導(dǎo)出去了，要不我?guī)湍悴椴槟欠葙Y領(lǐng)導(dǎo)出去了，要不我?guī)湍悴椴槟欠葙Y料料?”?”印章使用申請印章使用申請領(lǐng)導(dǎo)簽批領(lǐng)導(dǎo)簽批 柜

23、中取印柜中取印 妥善管理妥善管理用印登記用印登記 正確用印正確用印 印章放回印章放回（四）印信管理（四）印信管理印章的使用流程印章的使用流程申請申請部門部門申請人申請人文件文件名稱名稱用印用印類別類別份數(shù)份數(shù)審批人審批人蓋章人蓋章人印章審批表印章審批表1. 1.值班工作的主要任務(wù)值班工作的主要任務(wù) 文電處理文電處理 信息傳遞信息傳遞接待來訪接待來訪臨時性、突發(fā)性事務(wù)的處理臨時性、突發(fā)性事務(wù)的處理值班記錄值班記錄搞好交接班搞好交接班 值班工作值班工作來訪登記表來訪登記表編號編號 值班人值班人來訪人姓名來訪人姓名 來訪人單位來訪人單位 接待時間接待時間 年年 月月 日日 時時 分分 至至 年年 月

24、月 日日 時時 分分 內(nèi)容內(nèi)容 擬辦意見擬辦意見 領(lǐng)導(dǎo)意見領(lǐng)導(dǎo)意見 處理意見處理意見 值班人簽字：值班人簽字： 值班記錄的編寫值班記錄的編寫 值班日志值班日志 外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等。外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等。 接待記錄接待記錄： 來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。 電話記錄：電話記錄： 來電時間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。來電時間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。 序號姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項進入時間出門時間備注外來人員登記表外來人員登記表值班電話記錄表值班電話記錄表 編號：編號：

25、時間：時間： 年年 月月 日日 時時 分到分到 時時 分分來電單位：來電單位： 發(fā)話人姓名發(fā)話人姓名來電單位、電話號碼來電單位、電話號碼 ： 值班接話人姓名：值班接話人姓名：通話內(nèi)容摘要：通話內(nèi)容摘要： 領(lǐng)導(dǎo)意見：領(lǐng)導(dǎo)意見： 處理結(jié)果：處理結(jié)果： 值班人簽字：值班人簽字： 三、秘書的悟性三、秘書的悟性 千萬不要小看每一個細節(jié)，千萬不要小看每一個細節(jié)，它決定你到底能爬多高。有些它決定你到底能爬多高。有些人在秘書崗位上工作了大半輩人在秘書崗位上工作了大半輩子，直到頭發(fā)掉光、牙齒全松、子，直到頭發(fā)掉光、牙齒全松、胡須皆白，也還是沒能領(lǐng)悟十胡須皆白，也還是沒能領(lǐng)悟十之一二，而之一二，而黃一平黃一平僅僅

26、在秘書僅僅在秘書崗位上做了十年，就已經(jīng)將其崗位上做了十年，就已經(jīng)將其中的潛規(guī)劃爛熟于心了中的潛規(guī)劃爛熟于心了 初冬季的一天，某市市長在一位副職領(lǐng)導(dǎo)和幾位初冬季的一天，某市市長在一位副職領(lǐng)導(dǎo)和幾位縣處級干部陪同下，到市郊牧草養(yǎng)殖區(qū)檢查工作。縣處級干部陪同下，到市郊牧草養(yǎng)殖區(qū)檢查工作。 在第一個點，這位脾氣大的市長就發(fā)火批評了個在第一個點，這位脾氣大的市長就發(fā)火批評了個別部下。去下一個點時，由于冰封雪蓋，路不好辯別部下。去下一個點時，由于冰封雪蓋，路不好辯認，一位領(lǐng)導(dǎo)將路帶錯，到發(fā)現(xiàn)時差不多已多走了認，一位領(lǐng)導(dǎo)將路帶錯，到發(fā)現(xiàn)時差不多已多走了1010公里。公里。案例：王副秘書長妙語消除案例：王副秘

27、書長妙語消除“火藥味火藥味” 王副秘書長不動聲色地招呼停車，并主動向市長王副秘書長不動聲色地招呼停車，并主動向市長報告：順路請市長看看這片新農(nóng)業(yè)開發(fā)區(qū)，大得報告：順路請市長看看這片新農(nóng)業(yè)開發(fā)區(qū)，大得很呢！很呢！ 市長看后挺高興。隨后王副秘書長招呼大家上車市長看后挺高興。隨后王副秘書長招呼大家上車折向第二個點。他機智地避免了市長發(fā)一場大脾折向第二個點。他機智地避免了市長發(fā)一場大脾氣。氣。 討論討論 事后，有人私下議論，說王副秘書長這樣事后，有人私下議論，說王副秘書長這樣做是在欺騙領(lǐng)導(dǎo)。您的看法呢？做是在欺騙領(lǐng)導(dǎo)。您的看法呢？悟性的心理基礎(chǔ)悟性的心理基礎(chǔ)悟性首先來自于工作閱歷和工作經(jīng)驗悟性首先來自

28、于工作閱歷和工作經(jīng)驗悟性來自于意志和品位悟性來自于意志和品位悟性更是品質(zhì)和思想水平的體現(xiàn)悟性更是品質(zhì)和思想水平的體現(xiàn)一是要思維敏捷，懂事理；一是要思維敏捷，懂事理；二是有原則又善解人意，會辦事；二是有原則又善解人意，會辦事；三是有覺悟，有人品，辦事有水平。三是有覺悟，有人品，辦事有水平。秘書如何提高工作悟性秘書如何提高工作悟性（一）秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（一）秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系人格地位上的平等關(guān)系人格地位上的平等關(guān)系實現(xiàn)工作目標中的同事關(guān)系實現(xiàn)工作目標中的同事關(guān)系工作崗位上的上下級關(guān)系工作崗位上的上下級關(guān)系工作過程上的主從關(guān)系工作過程上的主從關(guān)系工作溝通上的雙向交流關(guān)系工作溝通上的雙向交流關(guān)系工作績效

29、上的一體關(guān)系工作績效上的一體關(guān)系四、關(guān)于秘書與領(lǐng)導(dǎo)四、關(guān)于秘書與領(lǐng)導(dǎo) 要了解領(lǐng)導(dǎo)要了解領(lǐng)導(dǎo) 要體諒領(lǐng)導(dǎo)要體諒領(lǐng)導(dǎo) 要幫助領(lǐng)導(dǎo)要幫助領(lǐng)導(dǎo) 不要給領(lǐng)導(dǎo)壓力不要給領(lǐng)導(dǎo)壓力 不要試圖改變領(lǐng)導(dǎo)不要試圖改變領(lǐng)導(dǎo) 不要經(jīng)常提建議不要經(jīng)常提建議 和領(lǐng)導(dǎo)相處的三要三不要原則：和領(lǐng)導(dǎo)相處的三要三不要原則：如：信訪接待秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動過程中的位置秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動過程中的位置 秘書為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)是全方位的。秘書必秘書為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)是全方位的。秘書必須始終服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作，始終處于中須始終服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作，始終處于中介、輔助的地位。因此，秘書必須要有甘當配角，介、輔助的地位。因此，秘書必須要

30、有甘當配角，做無名英雄的意識；在代替領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令過程中又做無名英雄的意識；在代替領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令過程中又要有不當要有不當“二首長二首長”的意識。即秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識。即秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中，應(yīng)當做到的過程中，應(yīng)當做到參謀而不決策，分憂而不分權(quán)，參謀而不決策，分憂而不分權(quán)，自尊而不自大，要堅持對事不對人自尊而不自大，要堅持對事不對人。 一天，老板怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公一天，老板怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他讓秘書記錄自己口述的回信：我沒無禮的來信。他讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想

31、到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！行為！信的內(nèi)容大致是這樣。老板命令秘書立即將信信的內(nèi)容大致是這樣。老板命令秘書立即將信打印寄走。對于老板的命令，秘書現(xiàn)在有以下四種打印寄走。對于老板的命令，秘書現(xiàn)在有以下四種行為：行為：案例案例 a.“a.“好，我馬上就辦！好，我馬上就辦！”說完，秘書立即回到自說完，秘書立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。己的辦公室，將信打印寄走

32、了。b.b.如果將信寄走，對公司和老板本人都非常不利。如果將信寄走，對公司和老板本人都非常不利。秘書想到自己是老板的助手，有責(zé)任提醒老板，為了秘書想到自己是老板的助手，有責(zé)任提醒老板，為了公司的利益，得罪了老板也值得，于是對老板這樣說：公司的利益，得罪了老板也值得，于是對老板這樣說：“老板，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！老板，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”c.c.秘書不僅沒有退下去寫信，反而前進一步向老秘書不僅沒有退下去寫信，反而前進一步向老板提出忠告：板提出忠告：“老板，請您冷靜一點！給人家回一封老板，請您冷靜一點！給人家回一封這樣的信，后果會怎么樣呢？在這件事情上，難道我這樣的信，后果會怎么樣呢？在

33、這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？們自己就沒有值得反省的地方嗎？”d.d.當天快下班的時候，秘書將打印出來的信進給當天快下班的時候，秘書將打印出來的信進給已經(jīng)心平氣和的老板：已經(jīng)心平氣和的老板：“老板，可以將信寄走了嗎？老板，可以將信寄走了嗎？”作為秘書，你認為以上作為秘書，你認為以上4 4種行為，哪種行為最正確，哪種行種行為，哪種行為最正確，哪種行為最惡劣？為最惡劣？c c最惡劣，最惡劣，d d最正確。最正確。 秘書有責(zé)任及時向上司提供正確的建議，秘書有責(zé)任及時向上司提供正確的建議，但絕對不能干預(yù)上司的決策。但絕對不能干預(yù)上司的決策。 事件回放：事件回放： 4月月7日晚，日晚，

34、emc（全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲商，（全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲商，總部在美國）大中華區(qū)總裁陸純初總部在美國）大中華區(qū)總裁陸純初(loke soon choo)回辦公室取東西，到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰回辦公室取東西，到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰匙。此時他的私人秘書瑞貝卡已經(jīng)下班。陸試圖聯(lián)匙。此時他的私人秘書瑞貝卡已經(jīng)下班。陸試圖聯(lián)系后者未果。數(shù)小時后，陸純初還是難抑怒火，于系后者未果。數(shù)小時后，陸純初還是難抑怒火，于是在凌晨是在凌晨1時時13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴厲且語氣生硬的了一封措辭嚴厲且語氣生硬的“譴責(zé)信譴責(zé)信”。郵件門事件郵件門事件陸純初在這封用

35、英文寫就的郵件中說陸純初在這封用英文寫就的郵件中說:“rebecca, i just told you not to assume or take things for granted on tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume i have my office key on my person. with immediate effect, you do not leave the off

36、ice until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day, ok? ”瑞貝卡瑞貝卡: :我曾告訴過你，想東西、做事情不要我曾告訴過你，想東西、做事情不要想當然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我想當然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論為是地認為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服

37、務(wù)的是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認無事后才能離開辦公室，明每一名經(jīng)理都確認無事后才能離開辦公室，明白了嗎？白了嗎？英文的口氣措辭非常非常激烈。英文的口氣措辭非常非常激烈。 陸在發(fā)送這封郵件的時候，同時傳給了公司幾位高管。陸在發(fā)送這封郵件的時候，同時傳給了公司幾位高管。中文翻譯中文翻譯 首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度上考慮的，如果一旦丟了東西，是從安全角度上考慮的，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個責(zé)任。我無法承擔(dān)這個責(zé)任。 其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的

38、主要原因都是你自己，別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。 第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時間，第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時間，我一天就我一天就8 8小時工作時間，請你記住中午和晚上小時工作時間，請你記住中午和晚上下班的時間都是我的私人時間。下班的時間都是我的私人時間。 瑞貝卡的回復(fù)瑞貝卡的回復(fù) 第四，從到第四，從到emcemc的第一天到現(xiàn)在為止，我的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責(zé)，也加過很多次的班，我也沒有工作盡職盡責(zé)，也加過很多次的班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。作以外的事情，我無法做到。 第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。貌問題。 第六，我要在這強調(diào)一下，我并沒有猜