檔案工作基本術(shù)語

1、您的位置：檔案政務(wù)-政策法規(guī) *提示：雙擊鼠標(biāo)自動(dòng)滾屏。法規(guī)類別  標(biāo)準(zhǔn) 名稱  <<檔案工作基本術(shù)語>> 發(fā)布單位  國(guó)家檔案局 發(fā)布日期  2001-11-25 主 題 詞  檔案術(shù)語  檔案工作基本術(shù)語本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案工作基本術(shù)語及其定義。適用于檔案工作、文書工作及有關(guān)領(lǐng)域。本標(biāo)準(zhǔn)在制定過程中參考了中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、關(guān)于印發(fā)全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案的通知(國(guó)檔發(fā)19923號(hào))、GB4894情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語、GB 3860文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則、GB/T 3792.

2、5檔案著錄規(guī)則、GB 一三143情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯 傳統(tǒng)文獻(xiàn)以及國(guó)內(nèi)外一些檔案術(shù)語詞典等文獻(xiàn)。 1.一般概念 1.1檔案 crchives 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻(xiàn)。1.2檔案價(jià)值 archival value檔案對(duì)社會(huì)的有用性。 1.3檔案工作 archival work 管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。 1.4檔案學(xué) archivistics 研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作發(fā)展規(guī)律與方法的科學(xué)。1.5檔案管理 archive management 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。1.6檔案行政管理部門 archival a

3、dministration department 各級(jí)政府管理檔案事業(yè)的職能機(jī)構(gòu)。 1.7檔案室 records office 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的組織形式的統(tǒng)稱。 1.8檔案館 archives 集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 1.8.1國(guó)家檔案館 national archives 各級(jí)檔案行政部門管理的或與有關(guān)主管部門共同管理的檔案館。 1.8.2綜合檔案館 general archives 按照行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的、收藏和管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的國(guó)家檔案館。 1.8.3專門檔案館 special archives 按照國(guó)家規(guī)定收藏和管理指定范圍的專門檔

4、案的國(guó)家檔案館。1.8.4部門檔案館 department archives 專業(yè)主管部門按照國(guó)家規(guī)定設(shè)置的收藏管理本部門檔案的檔案館。 1.8.5企業(yè)檔案館 business archives 企業(yè)按照國(guó)家規(guī)定收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。1.8.6事業(yè)單位檔案館 institution archives 事業(yè)單位按照國(guó)家規(guī)定收藏和管理本事業(yè)單位檔案的檔案館。 2.檔案收藏 2.1收集 acquisition and collection 檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。2.1.1歸檔 filing 辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過程。 2.1.2移交 transfer

5、 按照國(guó)家規(guī)定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過程。 2.1.3接收 accession 檔案館、檔案室收存檔案的過程。2.1.4征集 acquisition 檔案館按照國(guó)家規(guī)定懲上散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。2.2交換 exchange 國(guó)家(地區(qū))之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按規(guī)定互換檔案和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。 2.3收藏 holdings 檔案館收藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的總和。 3.檔案鑒定 3.1鑒定 appraisal 對(duì)檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的判定。 3.2保管期限 retention duration(period) 對(duì)檔案劃定的存留年限。 3.3保管期限表 records r

6、etention schedule 規(guī)定檔案保管期限的文件。 3.4銷毀 destruction 經(jīng)過鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過程。 3.5銷毀清冊(cè) destruction schedule 登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由當(dāng)事人簽署的文件。4.檔案整理 4.1立檔單位 fonds creating unit(或unit of creating fond) 構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人。4.2全宗 fonds 一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。 4.3聯(lián)合全宗 combined fonds 由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單

7、位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的文件整體。 4.4匯集全宗 collected fonds 若干個(gè)立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個(gè)全宗對(duì)待的文件整體。 4.5全宗群 a complex of archival fonds 由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。 4.6全宗內(nèi)檔案分類 chassification in archival fonds 在一個(gè)全宗內(nèi)，按照來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式和其他特征把檔案實(shí)體分成若干類。 4.7案卷 file 在一個(gè)全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷

8、夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡(jiǎn)稱卷。 4.8卷內(nèi)備考表 memorandum 卷內(nèi)文件狀況的記錄，排列在卷內(nèi)文件之后。 4.9檔號(hào) archival number 檔案實(shí)體編號(hào)的總稱。包括全宗號(hào)、類別號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)。 5.檔案編目與檢索 5.1編目 cataloguing 按照一定的規(guī)則將著錄的條目組織成目錄的過程。 5.2目錄 catalogue 按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻(xiàn)特征的條目，是檔案的一種檢索、報(bào)道工具。 5.3卷內(nèi)目錄 file list 登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內(nèi)文件之前。 5.4案卷目錄 inventory 按照

9、特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報(bào)道工具。5.5著錄 description 在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。5.6標(biāo)引 indexing 對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，把結(jié)果以規(guī)范化的檢索語言賦予檢索標(biāo)識(shí)的過程。5.6.1分類標(biāo)引 classified indexing 對(duì)檔案給予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過程。 5.6.2主題標(biāo)引 subject indexing 對(duì)檔案給予主題詞標(biāo)識(shí)的過程。 5.7檢索 retrieval 有選擇地查找已存儲(chǔ)的檔案或檔案信息的過程。 5.8檢索工具 findingaid 查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱。 5.9索

10、引 index 指明檔案或目錄的內(nèi)容特征、形式特征，按一定順序排列并注明相應(yīng)出處，供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。 5.10檔案館指南 guide to an archives 全面介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)，指導(dǎo)利用者查閱利用的工具書。 5.11全宗指南 guide to an archival fonds 介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的工具書。同義詞 全宗介紹 5.12專題指南 guide of subject records 介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的工具書。同義詞 專題介紹 6.檔案利用 6.1閱覽室 reading room 檔案館、檔案室供利用者閱覽

11、檔案的專門場(chǎng)所。 6.2證明 archival certification 依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。6.3展覽 exhibition 按一定要求和方式陳列檔案文件，是展示檔案的一種方式。 6.4咨詢服務(wù)出 reference service 檔案館、檔案室答復(fù)詢問，指導(dǎo)利用的活動(dòng)。6.5公布 promulgation 將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公之于眾。 6.6編纂 editing 按一定體例編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。 7.檔案的保管與保護(hù) 7.1保管 custody 檔案的管理者為維護(hù)檔案的完整與安全的基本職責(zé)。 7.2保護(hù) conservation 防止檔案受損，延緩檔案褪變和搶救、修復(fù)受損檔案的活動(dòng)。 7.3修復(fù) restoration 加固破損檔案的過程。 7.4檔案庫房 archival replsitory 儲(chǔ)藏檔案的專門建筑。 8.檔案統(tǒng)計(jì) 8.1登記 registration 登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過程。 8.2統(tǒng)計(jì)指標(biāo) statistical target 反映檔案和