科技檔案定義的比較及分析

1、科技檔案定義的比較與分析 張玉潔摘要：本文依托五種有代表性的科技檔案定義，從屬概念和種差兩方面對其進(jìn)行分析探討，并提出對科技檔案定義新的認(rèn)識。關(guān)鍵詞：科技檔案 檔案定義幾十年來，科技檔案異軍突起，其數(shù)量之大，內(nèi)容之新，價值之重要，足以與占主導(dǎo)地位的文書檔案“平分天下”。如果能對其進(jìn)行科學(xué)管理，充分開發(fā)科技檔案信息資源并提供利用，將極大地促進(jìn)社會生產(chǎn)力的發(fā)展。但一切的前提在于對科技檔案本身的了解。而了解事物的第一步就是明確其定義。只有當(dāng)檔案工作者從定義中認(rèn)識到科技檔案的性質(zhì)和范圍，從而掌握它的特點(diǎn)，我們的管理工作才能順利進(jìn)行，預(yù)期的效益才能得以顯現(xiàn)。因此，對科技檔案下定義，我們有“咬文嚼字”的必

2、要。一 現(xiàn)有的幾種科技檔案的定義目前由國家法律規(guī)定或是學(xué)者、檔案工作者提出的科技檔案定義有很多種，但是有些定義只是換了種說法，其實(shí)并無本質(zhì)區(qū)別，故筆者僅選取其中五種相對權(quán)威或是具有代表性的定義來作初步探討：1. 國家標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求上的定義：“科學(xué)技術(shù)檔案是指在科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”2. 霍振禮 徐定權(quán) 劉鐵林 尹建所著科技檔案效益學(xué)概論上的定義：“科技檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位或個人在科技活動中形成、積累的，并作為歷史記錄整理留存的科技信息載體。”3. 趙屹在科技檔案定義之我見中表述為：“科技檔案是人們在科學(xué)技術(shù)

3、研究和生產(chǎn)活動中形成的檔案?！?. 國家1980年頒布的科學(xué)技術(shù)檔案工作條例上的定義：“科學(xué)技術(shù)檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料?！?. 馮明教授主編的科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)上的定義：“科技檔案是指在一個單位科學(xué)技術(shù)活動中形成的，具有查考利用價值、已經(jīng)歸檔保存的科技文件材料（包括圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、以及各種錄音、錄像、機(jī)讀磁帶、光盤等）?！睂ι鲜龆x稍加觀察便可發(fā)現(xiàn)，它們可以按性質(zhì)分屬兩類：一是以揭示科技檔案本質(zhì)屬性為目的，側(cè)重于概念內(nèi)涵的學(xué)術(shù)定義；一是以界定科技檔案

4、范圍為主要目的，側(cè)重于概念外延的法規(guī)定義。之所以將兩類放在一起，是為了通過綜合的比較分析，對科技檔案的定義有個更加深刻全面的了解。形式邏輯中，研究事物定義的基本方法，就是把某一被定義概念包含在它鄰近的屬概念中，并揭示它與同一屬概念中其他種概念之間的差別，即通常所說的“種差+屬概念”的方法。因此，對上述定義的比較和分析，我們可以從這兩大塊展開。二 屬概念的比較種差是隨屬概念的確定而確定的，所以屬概念的確定便成為科技檔案定義的關(guān)鍵。上述定義按屬概念的不同可以分別歸納為“歷史（原始）記錄說”、“信息載體說”、“檔案說”和“文件說”。事實(shí)上，幾乎目前所有的科技檔案定義都可以歸入這幾類。歷史（原始）記錄

5、說。這種提法是從法學(xué)角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)科技檔案的真實(shí)性。原始記錄性已經(jīng)被學(xué)界公認(rèn)為檔案的本質(zhì)屬性，作為檔案的一種，科技檔案同樣也具有該屬性。如此說來，將屬概念定為歷史記錄或原始記錄似乎無可厚非。但是任何一種定義，并不僅僅指明某物是什么，還要揭示該種事物與其他相關(guān)事物的聯(lián)系和區(qū)別。而“原始記錄”一定，就決定了它只能是檔案當(dāng)今社會上的信息載體、文獻(xiàn)資料和歷史文物相當(dāng)浩繁，具有原始性或具有記錄性的材料也不乏其物，但兼具原始性和記錄性于一體的，則非檔案莫屬。如此一來，該屬概念里只包含了檔案，而與科技資料、科技文件這些在管理上同科技檔案聯(lián)系甚密的事物隔絕開來，不能說明事物之間的關(guān)系，實(shí)際上是犯了“定義過窄”

6、的邏輯錯誤。所以，“原始記錄”最好融入種差中進(jìn)行表達(dá)，以對范圍進(jìn)行限制。信息載體說。這是一種新形勢下的新提法，它從現(xiàn)實(shí)利用的角度出發(fā)，認(rèn)為科技檔案是一種科技信息資源，我們所要利用的，也是檔案中的信息內(nèi)容。毫無疑問，檔案具有信息的一般特征，這種說法在信息社會中，尤其在研究科技檔案的社會、經(jīng)濟(jì)效益時，具有進(jìn)步意義。但我不認(rèn)為它是一個合適的屬概念。這是因為信息的具體表現(xiàn)形式可以是符號，如文字、圖像等，也可以是信號，如語言、有某種含義的手勢動作、電磁波信號等，而信號形式對檔案這一客觀事物來講是不存在的，至少在目前，因為它不依賴于已知檔案載體而存在。即便上述說法中加了“載體”限制，強(qiáng)調(diào)科技檔案是科技信息

7、與載體的結(jié)合體，依然避不了外延太廣的缺陷。比如一件出土的瓷器，上面一個字也沒有，但鑒定專家可以根據(jù)它表現(xiàn)出來的制作工藝、花紋紋路等判斷該物是真品還是贗品，是哪個朝代的，是官窯出品還是民窯生產(chǎn)？也就是說，這件瓷器本身透露出來的信息讓人能對其進(jìn)行鑒別，它也是一個信息載體。這樣一來，連文物也包括進(jìn)去了，顯然出現(xiàn)了“定義過寬”的邏輯錯誤。檔案說。這種說法的最大好處在于它的簡短、一目了然，然而最大缺陷也在于此。且不說它與“原始記錄說”有同樣的“定義過窄”的不足，最起碼“原始記錄”說還是對檔案進(jìn)行闡釋后的表達(dá)，那“檔案說”算是怎么一回事呢？把科技檔案的屬概念定為“檔案”，但“檔案”又是什么呢？要知道，檔案

8、的定義也是檔案學(xué)研究的一個問題，目前提法就有上百種之多，在自身都沒確定的情況下，怎么能做其他事物的屬概念呢？如此定義循環(huán)，實(shí)在不堪一擊。文件說。這是我最認(rèn)可的一種說法。但有人認(rèn)為把“文件”作為檔案的屬概念欠妥當(dāng)，強(qiáng)調(diào)“檔案與文書之間并不是一種空間性的屬種關(guān)系，而是一種時間性的繼承轉(zhuǎn)化關(guān)系，如果說檔案是一種文書，那么在所有文書中就應(yīng)該有一種文書叫檔案。”換句話說，就是認(rèn)為科技文件與科技檔案是同一事物的不同發(fā)展階段。很有道理，但不全如此。歸根到底，這是一個“文件”意義的理解問題。文件有狹義與廣義之分，狹義的文件是指檔案的前身，即從形成開始到歸檔結(jié)束；廣義的文件是“人們?yōu)榱嗽跁r間和空間上傳遞信息而制

9、作的固定了信息的物體”，它不僅包括檔案前身，也包括檔案，同時還包括各種情報資料。從文件生命周期理論的提出，到文檔一體化問題的探討，這種廣義的“大文件觀”有了被更多人接受的可能和必要。將這種意義的“文件”作為屬概念，把科技檔案、其他檔案、科技文件（狹義）、科技資料都包含在一個屬里，能夠說明其間聯(lián)系，而且是最鄰近的屬概念，所以是最合適的。三 種差的分析屬概念已定，種差就必須圍繞它來設(shè)置，要在“文件”的基礎(chǔ)上闡釋“科技檔案”概念的內(nèi)涵，就必須揭示以下內(nèi)容：首先，區(qū)分科技檔案與其他檔案，明確科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)及產(chǎn)生領(lǐng)域，必須是記述和反映科技生產(chǎn)活動的；其次，區(qū)別科技檔案同科技圖書、科技情報等科技資料的

10、區(qū)別，強(qiáng)調(diào)它是科技生產(chǎn)活動的直接記錄；最后，要在價值、時間上區(qū)分科技文件與科技檔案?？偨Y(jié)以上三點(diǎn)，筆者將科技檔案定義為：科技檔案是直接記述和反映科技生產(chǎn)活動，歸檔保存的文件。與前面五種定義相比，會發(fā)現(xiàn)種差上的一些不同，我們可以從以下五點(diǎn)出發(fā)細(xì)細(xì)揣摩。1. 科技生產(chǎn)活動和文件的種類是否應(yīng)一一列出前面五種定義中，就有三條將科技生產(chǎn)活動或文件的種類以舉例的方式列出來，我以為沒那個必要。“科技生產(chǎn)活動”是一個高度概括了的名詞概念，它已經(jīng)包括了人們認(rèn)識自然和改造自然的一切活動。至于文件形式，像圖表、文字材料、照片、影片、機(jī)讀磁帶、光盤并不是科技文件所特有的，其他文件也有這些形式，只不過少了圖紙、計算材料

11、而已。對檔案類別的劃分主要是依據(jù)檔案的內(nèi)容，而不是看檔案的載體形式。作為定義，羅列一堆文件成分和載體形式，從表述上來說不夠科學(xué)，從文字形式上看也顯得累贅。再者，隨著科技的進(jìn)步，文件的成分和形式也在發(fā)生變化，我們總不能因為文件載體形式的改變而經(jīng)常修正科技檔案的定義。2. 是否要在屬概念“文件”前冠以“科技”或“技術(shù)”在本文的定義中，已經(jīng)指出科技檔案是“直接記述和反映科技生產(chǎn)活動”的，那還需要限定文件為科技文件嗎？我以為，不需要也不能加這兩個字。因為科技文件通常是以科技內(nèi)容為特征的。而納入科技檔案歸檔范圍的，并不僅僅是有科技內(nèi)容的文件，這是由科技檔案歸檔的整體性原則決定的。一個科技項目的立項、實(shí)施

12、、鑒定、推廣等都需要國家部門的干涉，比如湖北大學(xué)要建一個大型圖書館，就要像省政府相關(guān)部門提出申請，其內(nèi)容應(yīng)包括主件和附件兩部分。主件陳述工程建設(shè)的理由，附件為圖書館初步設(shè)計和工程概算等等。如果僅以科技內(nèi)容為判別標(biāo)準(zhǔn)，主件就會被歸為文書檔案，而附件則歸于科技檔案中。這樣就會破壞科技檔案的成套性，不利于檔案保存的齊全完整。所以，“科技”或“技術(shù)”二字會不當(dāng)?shù)乜s小歸檔范圍，絕對要不得。3. 是否要指明“本單位”或“某一單位”前述定義的第二、五條均指明了科技檔案的形成者為“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位、個人”或“某一單位”，這種說法一般是由“本單位”轉(zhuǎn)化而來的。由于科技專業(yè)檔案館內(nèi)的檔案都是別的單位移交的，不是本

13、單位形成的，所以現(xiàn)在一般都稱“某一單位”。但至于為何一定要限制一個具體單位，我私下揣摩，認(rèn)為下定義者是為了強(qiáng)調(diào)歸檔應(yīng)“以我為主”，避免各單位所存檔案大量重復(fù)的現(xiàn)象。然而，限定某一單位有效嗎？著名的三峽工程由于項目復(fù)雜，施工單位不止一個兩個。每家都會有該項目的工程圖紙，依據(jù)它來進(jìn)行建設(shè)。到了歸檔的時候，因為這些圖紙直接反映了施工單位的生產(chǎn)活動，所以每家都會將其歸檔保存。這樣一來，在“某一單位”或“本單位”的限制下，檔案還是重復(fù)了。這說明，加上檔案的形成者并不能解決難題，我們不如宏觀的考察科技檔案概念，從總體上揭示科技檔案的本質(zhì)屬性，“某一單位”實(shí)無存在之必要。4. “應(yīng)當(dāng)歸檔”還是“已經(jīng)歸檔”在

14、科技文件與科技檔案的時間區(qū)分上，前面定義的表述不夠統(tǒng)一，主要集中在“應(yīng)當(dāng)歸檔”與“已經(jīng)歸檔”上。有的認(rèn)為“應(yīng)當(dāng)歸檔”具有不確定性，因為它有兩層含義：一是有保存價值，已經(jīng)歸檔；二是有保存價值，仍未歸檔。顯然，前者才可稱科技檔案，后者沒歸檔還處于狹義的文件范疇。但是存在這樣一個問題，某些有價值的科技文件本應(yīng)歸檔，但因某些特殊情況，被人據(jù)為己有，沒有履行歸檔手續(xù)，如果它不算做檔案的話，包括中華人民共和國檔案法在內(nèi)的檔案法規(guī)對此就不適用，這必然會影響到科技檔案的收集工作。為了解決這一難題，我們可以在前面提到的學(xué)術(shù)定義和法規(guī)定義中區(qū)別對待。法規(guī)定義必須準(zhǔn)確把握科技檔案法規(guī)的適用性，所以該用“應(yīng)當(dāng)歸檔”，

15、而在學(xué)術(shù)定義中，為了保持嚴(yán)謹(jǐn)，最好用“已經(jīng)歸檔”或“歸檔保存”。本文定義屬于后者。5. 是否需要強(qiáng)調(diào)“保存價值”“歸檔保存”本身就包含兩層含義：首先，科技檔案是具有保存價值的文件。并不是所有在科技生產(chǎn)活動中形成的文件都會留存下來，只有那些能在將來提供查考利用的、有保存價值的文件才會進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)。有保存利用價值是“歸檔保存”的前提。其次，科技檔案是履行了相關(guān)手續(xù)，集中保管起來的文件，它與一般意義上的科技文件已經(jīng)有了質(zhì)的區(qū)別。也就是說，單單“歸檔保存”這四個字，已經(jīng)能反映出科技檔案同科技文件在價值、時間上的區(qū)別，不用另外強(qiáng)調(diào)其價值。通過對多種定義的比較和分析，可以說明，對科技檔案定義如何進(jìn)行科學(xué)的

16、表述，還處于不斷認(rèn)識的過程當(dāng)中。這種定義多樣化的現(xiàn)象是正常的，從主觀上分析，對一個科學(xué)概念的認(rèn)識往往有一個由淺入深、由表及里的發(fā)展過程，這樣就會在不同階段甚至在同一階段出現(xiàn)認(rèn)識多樣化的狀況；從客觀上分析，包括科技檔案在內(nèi)的許多事物可以從多種不同角度加以認(rèn)識，自然會有不同的認(rèn)識結(jié)果。社會在發(fā)展，觀念在更新，科技檔案的定義也會處于動態(tài)變化之中。也許正如恩格斯所說，唯一真正的定義就是事物本身的發(fā)展。注釋：馮惠玲 張輯哲，檔案學(xué)概論，中國人民大學(xué)出版社陳兆祦，再論檔案的定義兼論文件的定義和運(yùn)動周期問題，檔案學(xué)通訊，1987（2）王傳宇，科技檔案管理學(xué)（修訂本），第20頁，中國人民大學(xué)出版社，1998參考文獻(xiàn)：1. 吳建華，科技檔案管理學(xué)，南京大學(xué)出版社，20022. 吳寶康，檔案學(xué)概論，中國人民大學(xué)出版社，19883. 馮明，科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)，中國人民大學(xué)出版社，19984. 潘連根，文件與檔案研究，安徽大學(xué)出版社，20075. 馮惠玲 張輯哲，檔案學(xué)概論，中國人民大學(xué)出版社，20066. 王傳宇，科技檔案管理學(xué)（修訂本），中國人民大學(xué)出版社，19987. 霍振禮 徐定權(quán) 劉鐵林 尹建，科技檔案效益學(xué)概論，國防