物業(yè)檔案資料的建立與管理制度

1、物業(yè)檔案資料的建立與管理制度檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分， 科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項(xiàng) 管理工作提供指引和服務(wù)。根據(jù)金沙咀國際廣場物業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫管 理新方法、新手段，對小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守物業(yè)檔案資料的建立與管理對物業(yè)檔案資料實(shí)行有效的管理。部門架構(gòu)檔案資料建立、管理流程圖、檔案資料的建立（一）檔案的建立與收集1設(shè)立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相 應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2、堅(jiān)持來源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和

2、信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作 中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源渠道。3、辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。4、后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一 木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。（二）檔案資料的整理與分類整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理 和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。1檔案資料的整理1 ）、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積 累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作；2 ）、各職能部門應(yīng)將文件材

3、料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有 關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)；3 ）、應(yīng)該充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)；4 ）、檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；5 ）、檔案的整理必須便于保管和利用；6）、收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。2、檔案資料的分類凡牽涉到具體工程項(xiàng)目的立項(xiàng)申請、批復(fù)、有關(guān)證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎(chǔ)資料檔案，但有關(guān)公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案1）、移交資料項(xiàng)目資料名稱小區(qū)規(guī)劃資料1、批準(zhǔn)文件2、用地批準(zhǔn)文件3、投資許可證、規(guī)劃許可證、開工許可證4、拆遷安置資料5、規(guī)劃平面圖&業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、

4、產(chǎn)權(quán)、居住辦公位置、建筑面積清單工程技術(shù)資料1、竣工圖：總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2、地質(zhì)勘查報告、工程建設(shè)投標(biāo)文件，工程前期基礎(chǔ)性文件3、工程合同及竣工報告4、工程預(yù)決算5、圖紙會審記錄6工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）7、隱蔽工程驗(yàn)收簽證8、沉降觀察記錄9、竣工驗(yàn)收證明書10、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書12、水、電、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書13、砂漿、混凝土試塊試壓報告14、供水、空調(diào)的試壓報告15、園林綠化圖紙和清單16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說明、

5、質(zhì) 保書和保修單17、工程監(jiān)理報告2）、日常物業(yè)管理檔案資料項(xiàng)目資料名稱物業(yè)管理小區(qū)基本資料業(yè)主/物業(yè)使用人資料用戶須知；用戶基本資料；物品出入登記卡裝修資料用戶裝修申請表；報建批文；裝修工程圖紙；裝修施工安全責(zé) 任書；裝修施工人員出入證；施工單位營業(yè)執(zhí)照；裝修巡查記 錄；裝修驗(yàn)收記錄維修資料修繕計劃與方案；維修申報表；維修服務(wù)派工單；維修回訪記 錄；公共設(shè)施維修記錄綠化養(yǎng)護(hù)資料綠化檢查記錄；綠化養(yǎng)護(hù)記錄；禮儀擺花協(xié)議清潔、保潔資料清潔服務(wù)整改通知單；保潔日檢記錄消防管理資料消防巡視記錄；消防設(shè)施檢查記錄；動火作業(yè)審批表；消防設(shè) 施運(yùn)行記錄；火災(zāi)隱患整改通知治安交通管理資料日常巡查記錄；交接班

6、記錄；查崗記錄；閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄 像帶；緊急事件處理記錄；車輛管理記錄；護(hù)衛(wèi)巡邏簽到表； 安全隱患整改通知；車輛進(jìn)出管理記錄設(shè)備管理資料設(shè)備臺帳；設(shè)備維修保養(yǎng)計劃與申請報告；設(shè)備維修保養(yǎng)記錄； 設(shè)備運(yùn)行記錄；設(shè)備維修分包協(xié)議；設(shè)備檢查記錄員工管理資料員工個人資料；聘用表；員工培訓(xùn)計劃；員工培訓(xùn)記錄；員工 業(yè)績考核及獎罰記錄；員工內(nèi)務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄；用戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄；用戶投訴及處 理記錄小區(qū)文化資料小區(qū)文化活動計劃及實(shí)施情況記錄；小區(qū)文化活動圖片及錄像 記錄；傳媒報導(dǎo)資料；文化活動場所、設(shè)施臺帳及使用記錄行政文件資料政府部門相關(guān)文件、法規(guī)、法律辦公大樓物業(yè)中心有關(guān)文

7、件、通知、函件 辦公大樓物業(yè)中心規(guī)章制度、通知、通報等文件 辦公大樓物業(yè)中心接待、參觀記錄辦公大樓物業(yè)中心榮譽(yù)檔案附表一：建筑整體移交驗(yàn)收表建筑名稱物業(yè)管理單位竣工驗(yàn)收日期開工日期建設(shè)單位移交驗(yàn)收日期監(jiān)理單位占地面積設(shè)計單位建筑面積施工單位附表二：建筑物及公用設(shè)施工程名稱開工日期竣工驗(yàn)收日期移交驗(yàn)收日期占地面積建筑面積移交內(nèi)容建筑物公用設(shè)施、設(shè)備及公共場所建筑物清單份張有線電視竣工圖套張單體建筑竣工圖套張公用設(shè)備清單份張單體結(jié)構(gòu)竣工圖套張公用設(shè)施清單份張單體結(jié)構(gòu)給排水竣工圖套張電話系統(tǒng)竣工圖套張單體電氣竣工圖套張公共場地清單套張單體設(shè)備竣工圖套張綠化工程竣工圖套張單體暖通竣工圖套張室外工程竣工

8、圖套張中心規(guī)劃圖套張鑰匙移交數(shù)套竣工總平面圖套張其他移交負(fù)責(zé)人：接收負(fù)責(zé)人：備注：（三）檔案管理體系辦公區(qū)概貌圖文介紹小區(qū)概況 及基本情況 附屬設(shè)施金沙咀國際廣場檔案資料管理分類用戶資料綠化管理資料> 秩序管理資料>清潔保潔資料房屋資料 接管驗(yàn)收資料 平面圖綠化工程資料 綠化人員資料 植被分布資料 綠化養(yǎng)護(hù)資料秩序系統(tǒng)資料 秩序人員資料 秩序巡查資料清潔保潔管理資料 清潔保潔資料清潔保潔人員資料系統(tǒng)維護(hù)管理數(shù)據(jù)庫備份 數(shù)據(jù)庫分析 數(shù)據(jù)整理二、檔案管理制度檔案管理制度是以金沙咀國際廣場的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，根據(jù)國家、高要市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成金沙咀國際廣場物業(yè)管理制度，使各管理項(xiàng)目有章

9、可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，確保工作目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。檔案管理制度框架物品驗(yàn)收及移交管理（一）檔案資料的歸檔管理1、文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍： 凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔，不能有各部 門保管，應(yīng)直接交存檔案室。l ）、文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、 書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；2）、檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容；3）、專項(xiàng)檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案，如：會議檔 案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審

10、計檔案等；4）、財務(wù)資料由財務(wù)部門歸檔管理。2、歸檔要求：1）、歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；2）、歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；3）、歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼恚?）、是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；5）、歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的 自己材料書寫，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書 寫材料；6）、每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關(guān)圖紙 等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；7）、保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行

11、科學(xué)分類、立卷和編號；8）、檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；9 ）、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10 ）、聲像檔案歸檔要求如下：（1）、歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；（2）、歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準(zhǔn)確；（3）、歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；（4）、歸檔的照片底片，必須詳細(xì)說明發(fā)生的時間、地點(diǎn)、時間內(nèi)容；（5）、歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；（6）、歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標(biāo)明軟件名稱、開發(fā)時間、版本或標(biāo)明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間3、歸檔時間：1）、文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；2）、建

12、設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)歸檔；3）、各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能 部門負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。4、歸檔份數(shù)：1）、各類文件材料一般歸檔一式一份；2）、重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。5、不歸檔文件材料的范圍：1）、重份和無參考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；2）、上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）、上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4）、未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿 （重要法規(guī)性文件、 定稿除外）、影印文件的多次校對稿 （

13、主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽 字的最后定稿除外）；5）、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）、參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；7）、非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）、下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應(yīng)抄報和不必備案的文件材料。6、經(jīng)理要經(jīng)常對物業(yè)中心的文件材料的形成、 積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、 監(jiān)督和檢查。（二）檔案資料的保管1 、所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實(shí)行原始檔案和電腦數(shù)據(jù) 庫存檔雙軌制。2、存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄, 并按內(nèi)容、部門、年度、保存

14、期限及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號 , 登記造冊、編制目 錄、分柜保存，以便于管理和查看。 業(yè)主/ 物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團(tuán)按柜、 每棟按位、 每單元按盒、每戶按冊建擋。3、必須維護(hù)檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）、安全性（物質(zhì)的安全和法律的 安全）4 、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底 圖存放以平放為宜；5 、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片 柜或防火柜內(nèi)。必要時采取譯制、拷貝；6、定期每半年進(jìn)行檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作， 做到賬冊相符。 對破損或載體變質(zhì) 檔案，要

15、及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，經(jīng)常進(jìn)行蟲害消殺；7、為保證檔案的安全和完善 , 檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔 , 并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。 同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等 , 確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要 求并定期巡查。8、聲像檔案的保管如下：1 ）、按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2 ）、照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒 中，豎放遠(yuǎn)離磁場。（三）檔案資料借閱和復(fù)制管理 物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴(yán)格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，保守公司檔案秘密。物 業(yè)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案權(quán)利和義務(wù)；經(jīng)批準(zhǔn)授權(quán)后都有借閱檔案、復(fù)制檔案

16、的權(quán) 利。1、檔案資料的借閱1 ）、借閱檔案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）、對業(yè)主/ 物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。 這些檔案在電腦 中按授權(quán)級別檢索 , 對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱；3）、嚴(yán)格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室 時，須由專人進(jìn)行檢查，若有破損，立即修復(fù)，并按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。檔案管理人 員應(yīng)及時收回在外文件，嚴(yán)防文件流失；4）、物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同 時將其輸入電腦中保存；5）、在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）、按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時間不得超過

17、 10 天，確實(shí)因工作需要不 能按時歸還者，應(yīng)辦理延期手續(xù)；（2）、要愛護(hù)檔案，不得丟失；（3）、所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。6）、借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚；7）、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任；8）、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；9）、調(diào)離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)；10）、出差、請長假（半月以上）或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時歸還，每年春節(jié)前夕所有外 借檔案一律歸還檔案室；11）、因工作需要（如檔案更改、報廢）檔案員通知?dú)w還檔案時，應(yīng)在24 小時內(nèi)歸還，如不及時歸還，所造

18、成的后果由借閱人員負(fù)責(zé)。2 、檔案復(fù)制管理1 ）、檔案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2 ）、檔案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)批準(zhǔn)到指定復(fù)印員處復(fù)?。? ）、未經(jīng)批準(zhǔn)的，復(fù)印員一律不得幫其進(jìn)行復(fù)印。（四）電腦化的管理 為保證電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實(shí)、可靠，采取如下措施進(jìn)行 管理：1、各主管部門，建立自身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負(fù)責(zé)對其所屬部門的檔案工作實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)， 實(shí)行分級管理。2、檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲。3、對電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)， 為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼， 防止檔案資料的流失； 定期組織管理人員、 使用人員及操作人員進(jìn)行

19、系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)， 制訂嚴(yán)格的系統(tǒng)管理規(guī) 定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。4、定期對系統(tǒng)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系 統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險。5、對操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時，要及時進(jìn)行安全系 統(tǒng)的更新維護(hù)。6、通過定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整（五）檔案鑒定和銷毀1 、檔案的鑒定1）、檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù) 管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)；2 ）、鑒定工作人員的任務(wù)：（l ）、負(fù)責(zé)制訂本單位

20、檔案保管期限表； （2）、對到期檔案提出存、毀意見。3 ）、確定保管期限原則： （1）、對本單位有長遠(yuǎn)利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存； （2）、凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。4）、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行；5 ）、檔案通過鑒定， 要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定鑒定中發(fā)現(xiàn) 檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。2 、銷毀檔案的程序包括：l ）、鑒定工作人員應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批， 銷毀清單 及報告由檔案室保存；2）、檔案銷毀時，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章； 3）、銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，