辦公室管理形成性考核冊(cè)答案99

1、中央電大 2018 辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書(shū)撰寫(xiě)按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容2文書(shū)制作復(fù)印資料。打印文稿及表格3文書(shū)處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；收集及整理各種信息8 信訪(fǎng)工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接

2、待賓客和員工的來(lái)訪(fǎng)。9接待工作接待來(lái)訪(fǎng)賓客；接待賓客和員工的來(lái)訪(fǎng)。10協(xié)調(diào)工作以電話(huà)往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄；13日常事務(wù)"閱讀并分類(lèi)信件通訊事務(wù)、電話(huà)；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品15其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)-16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤(pán)、光盤(pán)等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種

3、小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線(xiàn)）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（ 1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。（ 2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。（ 3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人

4、做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：1 / 7先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施 檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第 30 頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。優(yōu)先順序表審核1 和張小姐聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定下午會(huì)議的變更2 和司機(jī)聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定時(shí)間的變更3 打印變更計(jì)劃時(shí)間表4

5、 復(fù)印下午的會(huì)議資料5 變更資料和會(huì)議資料讓領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目6 做日常工作7 整理檔案8 準(zhǔn)備臨時(shí)可能需要的資料9 結(jié)算差旅費(fèi)10 練習(xí)電腦打字五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。p35-401請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達(dá)方法；5進(jìn)言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話(huà)、文件批示、工作部署或與文員談話(huà)時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話(huà)種就某一 問(wèn)

6、題 、某項(xiàng) 工作 發(fā)表的 意見(jiàn) 和看法等） 。受意方法要注意：（ 1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（ 4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話(huà)；（ 5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（ 6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。2 / 7我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分 公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公

7、司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。作業(yè)2一、從文員工作

8、的角度對(duì)比說(shuō)明打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)的異同。（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（ 3）通話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：（ 1）打電話(huà)應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼；接電話(huà)應(yīng)等電話(huà)鈴響 24 聲就接聽(tīng)。（ 2）打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍；接電話(huà)則沒(méi)有這一步。二，怎么做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話(huà)的工作，主要做法有哪些？（ 1 ）文秘人員在說(shuō)了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，就能訊速辨聽(tīng)出對(duì)方，這應(yīng)是一種專(zhuān)業(yè)技巧。（ 2 ）除了分辨聲音之外，文秘人員對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?，新上任的文秘人員尤其要在這方面下工夫。（3 ）來(lái)電者

9、尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來(lái)電目的，然后再通報(bào)上司。（4 ）有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些 “美麗的謊言 ”，以應(yīng)付那些上司不想接待的人；或請(qǐng)對(duì)方留下口信，待上司作選擇性的回復(fù)。（ 5 ）應(yīng)鑒別來(lái)電者的問(wèn)題，根據(jù)對(duì)方的身份和來(lái)電目的分別處理，聰明地轉(zhuǎn)接電話(huà)，把來(lái)電轉(zhuǎn)接給真正處理該事情的人。（ 6 ）文秘人員經(jīng)常會(huì)接到推銷(xiāo)等電話(huà)，要完全避開(kāi)這些電話(huà)是不可能的。對(duì)這些電話(huà)也要有禮貌的回絕。（ 7 ）文秘人員對(duì)待投訴電話(huà)要有禮貌，有責(zé)任心。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（ 1 ）按照收件人的姓名分揀；（2 ）按照郵件的重要性分揀；（ 3 ）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。四、怎樣處理上司不

10、在時(shí)的郵件？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第69 頁(yè)。1、文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)。3 / 72、上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門(mén)或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間。3、上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件，文秘人員應(yīng)在全面撐握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。4、如果郵件過(guò)多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。5、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話(huà)，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。6、如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話(huà)，文秘人員處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)

11、及時(shí)向上司請(qǐng)示。7、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)（如4-1 、4-2 、4-3 ），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。8、文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件”，“需要讀的信件”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過(guò)目）、“報(bào)告”、“一般閱讀村料”（上司可能想讀的廣告和出版物）。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪(fǎng)者的來(lái)訪(fǎng)？本題的具體答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第89 頁(yè)（ 1 ）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；- “讓你久等，抱歉。他正在開(kāi)緊急會(huì)議，無(wú)法離開(kāi)，可不可以讓代理人與您先談？”（ 2 ）上司繁忙時(shí)；- “真不對(duì)起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事，你看這樣好不好，

12、改日再與您聯(lián)系，實(shí)在麻煩您，很抱歉?！保?3）上司即將外出時(shí)；- “對(duì)不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事外出，現(xiàn)在正忙著，沒(méi)法與您見(jiàn)面。我們上司說(shuō)讓您白跑一趟，真是不好意思，能否由我轉(zhuǎn)達(dá)留言。我叫* ，是他的秘書(shū)。”然后將留言記錄下來(lái)。（ 4 ）遠(yuǎn)道來(lái)訪(fǎng)或有重要事情的來(lái)訪(fǎng)時(shí)。 - 先告訴來(lái)訪(fǎng)者“他（上司）即將外出（理由）、”再去通報(bào)上司。若上司指示代理人，便向來(lái)訪(fǎng)者傳達(dá)“抱歉，讓您久等，某某急著外出，但他請(qǐng)代理人與您見(jiàn)面。請(qǐng)住這邊走、”使對(duì)方能充分了解情況。作業(yè) 3一，提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第162-167 頁(yè)。教材上有明確的答案1、遵

13、循法律法規(guī)2 、合理確定會(huì)議目標(biāo)3、確定必要的與會(huì)者4、減會(huì)議數(shù)量5、縮小會(huì)議規(guī)模6、簡(jiǎn)化會(huì)議程序7 、縮短會(huì)議時(shí)間8、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)9、分析會(huì)議成本二、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：（ 1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪(fǎng)問(wèn)等預(yù)定

14、計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。4 / 7日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.172 P.176 上的例子，編寫(xiě)。三，文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做那些準(zhǔn)備工作？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第188-189頁(yè)。教材上有明確的答案四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1,提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2,私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況

15、，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（ 1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（ 2）純私人性請(qǐng)求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3,財(cái)物管理。包括：（ 1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（ 2）支票往來(lái)的管理最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)

16、將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。五，舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要什么工作?本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第223 頁(yè)。教材上有明確的答案1、客人的選擇2 、確定時(shí)間3、會(huì)場(chǎng)的選擇4 、擬訂菜單5 、寄發(fā)請(qǐng)柬6 、席次的排列作業(yè)4一、簡(jiǎn)要闡述社交話(huà)題的選擇。合適的話(huà)題包括：（ 1）談話(huà)雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題，如合作意向等；（ 2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話(huà)題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（ 3）顯示地方或民族色彩的話(huà)題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話(huà)題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、

17、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話(huà)題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話(huà)，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話(huà)題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話(huà)題。如個(gè)人私生活等。（ 2）令人不快的話(huà)題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（ 3）過(guò)于敏感的話(huà)題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀(guān)點(diǎn)的分歧等。5 / 7（4）自己不甚熟悉的話(huà)題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話(huà)題。（6）庸俗的、色情的話(huà)題。（ 7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑?huà)題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話(huà)題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落

18、款章；（ 2）更正章；（3） 證見(jiàn)章； （ 4 ）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（ 1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線(xiàn)上。（ 3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。分送的基本原則：（ 1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（ 2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；（ 3）分送給機(jī)