辦公管理規(guī)定

1、標(biāo) 題辦公管理規(guī)定版 本第 1版頁 碼共7頁發(fā)行狀態(tài)網(wǎng)絡(luò)受控范圍公司全體發(fā)行日期2010/10/11第一條 目的為體現(xiàn)良好的職業(yè)風(fēng)范與精神風(fēng)貌，維護良好的辦公秩序,體現(xiàn)朝氣蓬勃的企業(yè)形象和規(guī)范化的職業(yè)風(fēng)范,根據(jù)公司實際情況，特制定本規(guī)定。第二條 適用范圍適用于公司全體員工（包括臨時聘用人員）工作期間的形象與行為管理。第三條 職責(zé)1、上班期間，員工須按公司規(guī)定自覺保持良好的職業(yè)形象與規(guī)范行為。2、行政部負責(zé)員工形象與行為的日常檢查與規(guī)范指導(dǎo)，對違反管理規(guī)定者，有建議處罰權(quán)。第四條 內(nèi)容第五條 罰則第六條 附則1、本行為準(zhǔn)則由行政人事部負責(zé)修訂和解釋2、本行為準(zhǔn)則自發(fā)布之日起執(zhí)行標(biāo) 題內(nèi) 容版 本

2、第 1版頁 碼共5頁發(fā)行狀態(tài)網(wǎng)絡(luò)受控范圍公司全體發(fā)行日期2010/10/11一、著裝1.有工裝的員工，周一至周四正常上班時間必須著工裝（非休閑工裝）；暫無工裝的員工，在周一至周四正常上班時間，可著與工作場所相適應(yīng)的正裝，但要穩(wěn)重大方、典雅得體。周五可自行穿著得體大方的服裝。2. 休息日加班，可著與工作場所相適應(yīng)的輕便服裝，但短褲、無袖裝、露背裝、超短裙不在此列。3. 著工裝日，自早上上班至離開辦公區(qū)，有工裝的員工均須著工裝；嚴禁敞開、脫掉外衣、衣扣不整等非規(guī)范現(xiàn)象。不得在公共辦公區(qū)、洽談室等公共區(qū)域更衣。4. 逢“五一”、“十一”、“春節(jié)”長假期時，可在放假前一個工作日，著與工作場所相適應(yīng)的輕

3、便服裝。5. 遇公司重大活動或所屬崗位另有著裝要求的，按要求執(zhí)行。二、儀表1. 公司提倡員工適度修飾，但必須遵循健康、端莊、大方的原則。2. 頭發(fā)：要保持清潔，不染夸張色彩，不留怪異發(fā)型。3. 指甲：要經(jīng)常修剪，不可太長；如涂指甲油要用淡色。4. 胡子：應(yīng)經(jīng)常修剪，保持整潔。5. 口腔：保持清潔，上班前及上班期間不喝酒（除公司應(yīng)酬必須外）、不吃有異味的食物。6. 女性員工應(yīng)化淡妝，不可用氣味濃烈的香水。7. 不可佩戴夸張飾品。三、儀態(tài)1. 員工應(yīng)保持優(yōu)雅的站姿、坐姿，遵守行走、稱謂等基本規(guī)范,展現(xiàn)良好的職業(yè)素養(yǎng)。2. 站姿：要自然挺拔、精神飽滿，兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間；會見客戶或

4、出席儀式，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前。3. 坐姿：雙腿平放，不得把腿向前或后伸，不得過于前傾或后俯；要移動椅子的位置時，應(yīng)起身輕移椅子，然后再坐；離開座位后，應(yīng)把座椅歸入原位，并把相應(yīng)物品整理好。4. 走通道、走廊時要放輕腳步，不可發(fā)出大的聲響；在通道、走廊遇到上司或客戶要點頭致意、側(cè)身禮讓，不能搶行。5. 同事間稱謂：以職務(wù)、某先生、女士或小姐相稱；與同事相遇應(yīng)輕聲問候并點頭致意。6. 出入房間：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進；進入后，回手輕輕關(guān)門；如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事打斷，應(yīng)說“對不起，打斷您的談話”等表示歉意；離開房間，要告別并帶上房門。

5、7. 辦公時間不得擅自離開工作崗位，不得無故串崗，需暫時離開應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)或知會同事。8. 不得在辦公區(qū)域高聲喧嘩或做與工作無關(guān)的事情。9. 接待來訪、業(yè)務(wù)洽談要在接待區(qū)、洽談室或公司指定其它區(qū)域進行。10. 保持責(zé)任區(qū)域辦公環(huán)境的整潔，不可在公共辦公區(qū)域進食或在非吸煙區(qū)吸煙。四、物品使用1. 正確使用并愛惜公司的辦公機具和設(shè)施設(shè)備，不可違規(guī)操作和挪為私用。2. 及時清理、整理文件和辦公物品，保持桌面整潔及電腦文檔規(guī)范；對墨水瓶、膠水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關(guān)閉。3. 工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品。4. 借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處。5. 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資

6、料，不得打開同事的電腦。6. 遞交文件時，要把正面、文字對著對方的方向遞出；遞交鋼筆、刀子或剪刀等物品時，應(yīng)把尖端向著自己。五、辦公設(shè)施1. 行政部負責(zé)辦公區(qū)域的劃分，辦公機具、辦公用品的配備、調(diào)整、日常抽檢、維修及滯廢物品的處理。2. 公共辦公區(qū)、領(lǐng)導(dǎo)辦公室門及公共照明燈、空調(diào)開關(guān)由公司保潔人員在早上7：30打開，清潔完畢后關(guān)閉照明燈并鎖門。3. 照明燈根據(jù)實際需要決定開啟區(qū)域、數(shù)量及亮度。4. 空調(diào)調(diào)控：4.1各單位負責(zé)本辦公室風(fēng)口的開閉。4.2公司保潔人員負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待區(qū)、洽談室、會議室等區(qū)域空調(diào)的開閉。4.3工作日：室內(nèi)溫度控制在20-26；下午下班后，各室要關(guān)閉空調(diào)出風(fēng)口。4.

7、4公休日及節(jié)假日，風(fēng)口的開閉本著滿足工作需要、節(jié)約用電的原則，根據(jù)天氣及加班、值班人員等具體情況確定。5. 下班后，由行政部專人負責(zé)將公共區(qū)域電源關(guān)掉；辦公室有飲水機的，由使用人自行插拔插頭與開關(guān)。6. 電腦、復(fù)印機、碎紙機等辦公設(shè)施，由使用人或責(zé)任人晚上下班后關(guān)機并關(guān)閉電源。7.各辦公室人員在下班或外出時隨手關(guān)閉門窗、空調(diào)及電源。六、電話使用1. 電話響起兩聲應(yīng)接起，使用電話注意規(guī)范用語（如外線用“您好，松江地產(chǎn)××部門××”，內(nèi)線用“您好，××”）、簡明扼要。2. 對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結(jié)束時禮貌

8、道別，待對方切斷電話，再輕放話筒。3. 工作時間內(nèi)，非緊急情況不得用公司電話打私人電話；接聽私人電話不得超過3分鐘。4. 對不指名的電話，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接電人。5. 代接同事電話，做好必要記錄并及時轉(zhuǎn)達。6. 在辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)將電話鈴聲調(diào)低，在培訓(xùn)或會議中則設(shè)為消音狀態(tài)。七、辦公安全管理1. 管理機構(gòu)行政部負責(zé)對公司的辦公安全管理辦公安全制度執(zhí)行情況的檢查、落實、督促工作。2. 出入制度2.1凡洽談業(yè)務(wù)、聯(lián)系工作的客人，公司及各部門應(yīng)安排專人熱情迎接，詢詢問客人身份及訪問部門，經(jīng)相關(guān)部門確認后方可到接待室會見

9、或洽談。2.2需要維修辦公設(shè)備的人員必須由本單位相關(guān)部門員工全程陪同。2.3下班后，原則上不再接待外來人員。如確因工作需要，必須告知相關(guān)人員。2.4外來人員如違反上述規(guī)定進入辦公區(qū)，將對相關(guān)人員（或其他負責(zé)該工作人員）處以50元/次罰款，安全管理部門負責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任；如產(chǎn)生損失，責(zé)罰將根據(jù)損失大小另行確定。3. 辦公區(qū)域安全制度3.1發(fā)現(xiàn)在辦公場所內(nèi)外徘徊、逗留、窺探的可疑人員，公司員工有義務(wù)及時上前盤查，必要時報告安全保衛(wèi)人員處理。3.2下班前認真檢查本崗位和辦公場所及周圍環(huán)境，主要包括門鎖，抽屜，箱柜，窗戶的安全性；水、電、空調(diào)等設(shè)備存在的隱患，如有問題應(yīng)及時解決，如本人不能解決，下班前

10、應(yīng)立即報告相關(guān)人員。3.3每位人員在下班后出公司門時必須將大門關(guān)好上鎖；晚6：00后離開公司的員工要確認是否最后一個離開，如果是則應(yīng)將辦公區(qū)域徹底檢查后關(guān)掉所有燈并確認大門鎖好后方可離開。3.4如發(fā)現(xiàn)違反上述規(guī)定者，初次將處以50元罰款，以后每增加一次，罰款成倍增加，同時給予行政處分，并在年底考核時相應(yīng)扣減分數(shù)。4. 重要部門應(yīng)采取嚴格防范措施總經(jīng)理辦公室、財務(wù)室、檔案室等重要場所，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)，員工入內(nèi)必須先聯(lián)系得到允許后方可進入。5. 休息及放假期間的安全措施5.1如有加班，加班人員應(yīng)負責(zé)辦公區(qū)的安全防范，以免不法分子乘機進入。5.2遇到緊急事件，冷靜并敢于負責(zé)，大膽采取應(yīng)急措施，

11、以免貽誤；及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)或向公安部門報警。八、辦公環(huán)境1. 物業(yè)公司負責(zé)公共區(qū)、電梯間、走廊及衛(wèi)生間的保潔工作；公司保潔員負責(zé)辦公室、會議室等區(qū)域的保潔工作以及公共區(qū)域衛(wèi)生的維護；2. 行政部負責(zé)接待區(qū)茶具等物品的及時清理。3. 行政部負責(zé)辦公樓的環(huán)境美化（花草等裝飾）。4. 嚴禁在無煙區(qū)（包括會議室）抽煙。5. 辦公區(qū)域每位員工的電腦及附連設(shè)施、文件柜、文件筐、電話、電話架、筆筒、垃圾筒等必須按規(guī)定的位置擺放（辦公機具等物品由行政部統(tǒng)一配置）。6. 正常上班時間，員工不得在辦公區(qū)私自播放音樂；員工離開辦公位，須把座椅置于桌面下，并把相應(yīng)物品整理好。7. 嚴禁在辦公桌、椅、文件柜上放置衣物、

12、餐具、食品等雜物。九、來賓接待1. 行政部負責(zé)來賓的接待及引導(dǎo)。2. 來訪人員由行政部人員先引導(dǎo)至接待區(qū)等候，之后聯(lián)絡(luò)受訪人接洽相關(guān)事宜。3. 業(yè)務(wù)洽談原則上應(yīng)在接待區(qū)或公司指定區(qū)域；4. 特殊客人可由受訪人確認后，由公司人員引領(lǐng)到指定區(qū)域。5. 推銷等非公務(wù)人員來訪，行政接待應(yīng)禮貌接待，問明情況后以合適的方式處理。6. 需要維修辦公設(shè)備的人員必須由本公司相關(guān)部門員工全程陪同。7. 下班后，原則上不再接待外來人員。如確因工作需要，必須告知相關(guān)人員。十、會議室使用1. 行政部負責(zé)會議室的管理。2. 各部門使用會議室需按會議管理制度要求，向前臺接待員提出使用申請，前臺接待員登記并進行調(diào)配。3. 使

13、用完畢，會議組織部門應(yīng)組織使用部門將紙杯、資料等清理完畢、桌椅等物品歸位后，方可離開。十一、報刊雜志行政部負責(zé)公司報刊的日常分發(fā)與集中管理。十二、其它1. 員工必須遵照辦公管理規(guī)定，自覺保持良好的職業(yè)形象與規(guī)范行為。2. 行政部負責(zé)對員工形象、行為及辦公環(huán)境進行檢查與督導(dǎo)，有直接處理權(quán)，其它員工有協(xié)助管理和相互督導(dǎo)的責(zé)任。標(biāo)題罰 則版 本第 1版頁 碼共1頁發(fā)行狀態(tài)網(wǎng)絡(luò)受控范圍公司全體發(fā)行日期2010/10/11凡違反辦公管理規(guī)定者，按如下相應(yīng)規(guī)定處理：1. 獨立辦公室人員，下班或外出時不隨手關(guān)閉照明燈、門窗和空調(diào)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，未給公司造成直接經(jīng)濟損失的，每次罰款10元（不管任何原因），行政部當(dāng)即獎懲到位（以現(xiàn)金支付）。如由此給公司造成直接經(jīng)濟損失的，需另外賠償公司損失。2. 如因行政部未檢查、要求到位，被公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)的非規(guī)范行為，對相關(guān)責(zé)任人處以每次10元罰款。3. 若因未遵守本制度規(guī)定，導(dǎo)致電腦等物品、資料損壞或丟失，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)賠償公司相應(yīng)損失。4. 外來人員如違反本規(guī)定進入辦公區(qū)，將對行政部（或其他負責(zé)人該工作人員）處以50元/次罰款，如產(chǎn)生損失，責(zé)罰將根據(jù)損