房地產(chǎn)公司行政管理部物資管理流程

1、工作流程文件編號(hào)：頁(yè) 碼：第1頁(yè)共1頁(yè)物資管理流程修改狀態(tài)：A/01.目的為加強(qiáng)公司物資的管理，提高物資使用效率，減少損失和浪費(fèi)。2. 適用范圍適用于公司各部門、各項(xiàng)目部物資的管理。3. 職責(zé)3.1集團(tuán)辦公室及各項(xiàng)目部辦公室為物資管理的主管部門。4. 工作程序4.1物資采購(gòu)4.1.1各部門根據(jù)需要填報(bào)購(gòu)物申請(qǐng)表，并制訂出大致預(yù)算，交辦公室 簽署意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)入的固定 資產(chǎn)、辦公用品等進(jìn)行造冊(cè)登記，固定資產(chǎn)、低值易耗品需要落實(shí)具體保管 部門和人員，辦公用品、禮品有專人負(fù)責(zé)，每月進(jìn)行一次盤查。4.1.2各部門凡購(gòu)買物資，須在每月月末最后一個(gè)工作日之前填寫購(gòu)物

2、申 請(qǐng)表，交辦公室審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意購(gòu)買或領(lǐng)用的，由辦公室指定人 員進(jìn)行米購(gòu)和發(fā)放。4.1.3采購(gòu)物資原則上應(yīng)該有2人一同去采購(gòu)，特殊情況下急需采購(gòu)物品經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)后，允許一人采購(gòu)。4.1.4采購(gòu)或領(lǐng)用的物資須經(jīng)保管人員驗(yàn)收，并在購(gòu)貨發(fā)票上簽字證明。4.1.5采購(gòu)人員持已驗(yàn)收、證明的發(fā)票，填制報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，交財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)方可給予報(bào)銷。4.2辦公設(shè)備管理4.2.1登記辦公設(shè)備用具的購(gòu)買、配置、領(lǐng)用、維修與保管等管理過(guò)程，辦公室均須用 臺(tái)帳形式進(jìn)行記錄和登記工作流程文件編號(hào)：頁(yè) 碼:第2頁(yè)共1頁(yè)物資管理流程修改狀態(tài):A/04.2.2編號(hào)辦公室對(duì)配置

3、的辦公設(shè)備一律實(shí)行編號(hào)，在設(shè)備用具上標(biāo)明使用部門（使用人）名稱、編號(hào)以及購(gòu)置日期等4.2.3維修辦公設(shè)備用具因破損、污染后需要維修或清洗的，由使用部門（使 用人）與辦公室聯(lián)系，由采購(gòu)管理員負(fù)責(zé)辦理各項(xiàng)維修與清洗事宜4.2.4報(bào)廢經(jīng)專業(yè)部門檢驗(yàn)，確認(rèn)辦公設(shè)備用品已經(jīng)沒(méi)有維修必要時(shí)，由使用部門申請(qǐng)， 經(jīng)辦公室主任審核，總經(jīng)理審批后，予以報(bào)廢處理。辦公用品管理員負(fù)責(zé)辦 理有關(guān)報(bào)廢手續(xù)。屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備用具，按照固定資產(chǎn)管理規(guī)定 辦理4.2.5盤點(diǎn)辦公室每年十一月份，會(huì)同財(cái)務(wù)管理中心對(duì)公司所屬辦公設(shè)備用具進(jìn)行一次清產(chǎn)核資工作，并制作清查明細(xì)表上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及存檔4.3辦公文具用品管理4.3.1辦公文

4、具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用指?jìng)€(gè)人使用保管的用品，如圓珠水筆、橡皮擦、直尺等。部門領(lǐng)用指本部門共同使用的用品，如打孔機(jī)、訂書機(jī)、打碼機(jī)等。辦公用品保管員要分別設(shè)置個(gè)人和部門的領(lǐng)用登記簿；4.3.2各部門（使用人）需領(lǐng)用辦公文具用品時(shí)，應(yīng)到辦公用品保管員處辦理領(lǐng)用手續(xù)，并在辦公文具用品領(lǐng)用登記簿上簽字；4.3.2辦公用品白第二次領(lǐng)用起，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償、 白購(gòu)；4.3.3人員離職時(shí)，將剩余辦公文具用品移交辦公室；工作流程文件編號(hào)：頁(yè) 碼:第3頁(yè)共1頁(yè)物資管理流程修改狀態(tài):A/04.3.4辦公文具用品倉(cāng)庫(kù)一年盤點(diǎn)兩次（6月與12月），盤點(diǎn)工作由辦公室 主任負(fù)責(zé)4.

5、4固定資產(chǎn)管理4.4.1固定資產(chǎn)增加1、各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，出具固定資產(chǎn)申購(gòu)報(bào)告，報(bào)送辦公室。2、辦公室了解購(gòu)買部門對(duì)固定資產(chǎn)的需要程度、有無(wú)必要購(gòu)買，結(jié)合公司現(xiàn)有總資產(chǎn)情況判斷是否可以調(diào)劑，如需購(gòu)買，由辦公室專人負(fù)責(zé)購(gòu)置。3、購(gòu)置固定資產(chǎn)后，由辦公室驗(yàn)收，并負(fù)責(zé)領(lǐng)用手續(xù)及登記固定資產(chǎn)臺(tái)帳 后，有關(guān)資產(chǎn)的使用說(shuō)明等資料應(yīng)由辦公室保管，使用人留復(fù)印件。4辦公室在購(gòu)置固定資產(chǎn)后，填制費(fèi)用支付申請(qǐng)表，并附申請(qǐng)報(bào)告、發(fā)票， 在三個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。4.4.2固定資產(chǎn)的登記及清查1、填制固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)卡片由辦公室的固定資產(chǎn)管理人員按一物一"填制。卡片一式三份，一份交財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行

6、明細(xì)核算，一份由辦公室固定資產(chǎn)管理人員留存， 一份交使用保管部門保管。2、由專人（專職或兼職）登記管理資產(chǎn)卡片，保證卡片記錄正確無(wú)誤，并根據(jù)固定資產(chǎn)變動(dòng)情況及時(shí)調(diào)整卡片記錄；同時(shí)，辦公室根據(jù)固定資產(chǎn)不同類別和卡片編號(hào)在實(shí)物上設(shè)置標(biāo)識(shí)，標(biāo)注名稱、購(gòu)買日期、編號(hào)、責(zé)任項(xiàng)目 部和責(zé)任人。3、對(duì)無(wú)利用價(jià)值、閑置的固定資產(chǎn)，公司辦公室負(fù)責(zé)整理、填具閑置固工作流程文件編號(hào)：頁(yè) 碼:第4頁(yè)共1頁(yè)物資管理流程修改狀態(tài):A/0定資產(chǎn)明細(xì)表，提出意見呈報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后處理。4、每年12月份，公司全面開展清產(chǎn)核資。各部門對(duì)所屬的固定資產(chǎn)進(jìn)行一 次清查、盤點(diǎn)，并將清查結(jié)果及一年來(lái)固定資產(chǎn)增減情況分別填具 固定資 產(chǎn)盤

7、存表，報(bào)公司辦公室與財(cái)務(wù)部。辦公室應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)管理部對(duì)帳、卡、 物不符合情況及時(shí)查明原因，予以更正，將結(jié)果報(bào)公司總經(jīng)理。4.4.3固定資產(chǎn)的報(bào)廢當(dāng)使用的固定資產(chǎn)出現(xiàn)主要部件陳舊、 損壞嚴(yán)重，經(jīng)技術(shù)部門鑒定再予大修 也不能符合使用要求，或雖能修復(fù)但費(fèi)用太大，修復(fù)后可使用的年限不長(zhǎng)， 效率不高，或按國(guó)家規(guī)定必須報(bào)廢的情況時(shí)， 使用保管部門可填具固定資 產(chǎn)報(bào)廢單申請(qǐng)報(bào)廢。1、由使用保管項(xiàng)目部提出報(bào)廢申請(qǐng)，或由辦公室根據(jù)實(shí)際情況通知使用保 管項(xiàng)目部填具固定資產(chǎn)報(bào)廢單，交相關(guān)部門鑒定，固定資產(chǎn)報(bào)廢的審批 程序、審批權(quán)限與購(gòu)置時(shí)相同。2、固定資產(chǎn)使用保管項(xiàng)目部在報(bào)廢申請(qǐng)批準(zhǔn)后，將固定資產(chǎn)卡片撤出并設(shè) 置固定

8、資產(chǎn)清理登記簿予以登記。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)統(tǒng)一由辦公室門處 理。4.4.4固定資產(chǎn)的盤虧盤虧的固定資產(chǎn)由使用保管項(xiàng)目部查明情況，填具固定資產(chǎn)盤存表 分別報(bào)辦公室、財(cái)務(wù)管理中心，辦公室報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后作相應(yīng)處理。4.4.5固定資產(chǎn)的出租出租的固定資產(chǎn)應(yīng)由出租部門固定資產(chǎn)管理人員根據(jù)實(shí)際情況填制固工作流程文件編號(hào)：頁(yè) 碼:第5頁(yè)共1頁(yè)物資管理流程修改狀態(tài):A/0定資產(chǎn)租賃單，報(bào)辦公室審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后作相應(yīng)處理。4.4.6固定資產(chǎn)的調(diào)出公司與所屬子公司之間固定資產(chǎn)的調(diào)撥，由調(diào)出方的固定資產(chǎn)管理人員 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的文件或合同，填制固定資產(chǎn)調(diào)撥單交辦公室，由辦 公室報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)

9、后作調(diào)撥處理，通知財(cái)務(wù)管理部作帳務(wù) 處理。4.4.7固定資產(chǎn)維修與保養(yǎng)1、固定資產(chǎn)的日常清潔保養(yǎng)工作由各使用部門負(fù)責(zé)。發(fā)生故障，則由使用 部門、提出修理申請(qǐng)，由辦公室安排維修；辦公室嚴(yán)格控制維修費(fèi)用，充分利用公司內(nèi)部技術(shù)力量，在公司內(nèi)部無(wú)法解決時(shí)，安排外項(xiàng)目部修理，使用 部門參與驗(yàn)收。需要支付費(fèi)用的，須經(jīng)分管經(jīng)理同意，方可聯(lián)系安排修理。2、維修驗(yàn)收后，經(jīng)辦人將維修清單附于發(fā)票后交辦公室簽署意見，分管領(lǐng) 導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。4.5車輛管理4.5.1車輛購(gòu)置需購(gòu)置車輛的部門填寫購(gòu)置車輛申請(qǐng)表，經(jīng)審批后報(bào)至總公司辦公室， 總公司辦公室審核后報(bào)行政總監(jiān)及總經(jīng)理審批。申請(qǐng)表中應(yīng)注明選配車輛型號(hào)、排量及精確價(jià)格，購(gòu)置車輛后，將購(gòu)置車輛申請(qǐng)表附于購(gòu)車發(fā)票后 報(bào)董事局主席簽字報(bào)銷。4.5.2 派車因工作需要使用公司公務(wù)車的，用車人須填寫用車申請(qǐng)單，由部門負(fù)責(zé)工作流程文件編號(hào)：頁(yè) 碼:第6頁(yè)共1頁(yè)物資管理流程修改狀態(tài):A/0人簽字后，辦公室統(tǒng)一調(diào)度，并及時(shí)填寫派車單；4.5.3車輛的保養(yǎng)與維修1、凡車輛需進(jìn)行保養(yǎng)維修的，均需由辦公室填寫汽車保養(yǎng)維修報(bào)修單 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，憑報(bào)修單到指定修理廠家進(jìn)行保養(yǎng)維修。在維修過(guò) 程中，如確需調(diào)換零件的，報(bào)修人員應(yīng)將調(diào)換下的舊零件拿回公司作統(tǒng)一處 理。2、車輛因公外出，遇車輛故障在非指定地點(diǎn)維修的，須經(jīng)分管經(jīng)理同意