《公司檔案管理制度細(xì)則》

1、精品文檔公司檔案管理制度細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部

2、門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接

3、受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理( 一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1、行政部：。1歡迎下載精品文檔A、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；B、與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文；C、行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示

4、批復(fù)的記錄等；2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；D、市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。4、倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容。5、客服部：主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄。6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：主要包括效果圖、施工圖、項(xiàng)目報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表、部門會(huì)議紀(jì)要、車間

5、上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。其中數(shù)字部機(jī)房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等8、市場(chǎng)部：。2歡迎下載精品文檔有關(guān)營(yíng)銷促銷活動(dòng)方案、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí)公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、

6、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文，人事方面的各種文件，永久秘密文件財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等。二級(jí)會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的五年以上重要文件宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話記三級(jí)錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登 記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核三年普通文件算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等。（三）檔案編號(hào)方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的

7、形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：行政部： XZ人資部： RZ客服部： KF裝備部： ZB工藝部：GY數(shù)字部： SZ市場(chǎng)部： SC財(cái)務(wù)部： CW企劃部： QH倉(cāng)管部： CG3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)紀(jì)念館反法西斯勝利 70 周年項(xiàng)目為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為： 201506（日期） -KZG（館方中文縮寫頭字母） -FF70（項(xiàng)目簡(jiǎn)稱頭字母） -# （文件編號(hào)）。4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約

8、，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對(duì)內(nèi)制度 / 規(guī)范性文件的頁(yè)眉文字為靠左公司 VI 規(guī)范標(biāo)識(shí)圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度 / 規(guī)范性文件均需要編號(hào)。無(wú)論對(duì)內(nèi)對(duì)外文件，頁(yè)腳格式均為“第 X 頁(yè)，共 X 頁(yè)”，頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗，帶格式線。3歡迎下載精品文檔以財(cái)務(wù)部為例： 編制方法： 201603-CW01-XXX（2014 年 6 月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中 201601 為日期， CW為財(cái)務(wù)部編號(hào)， 01 為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（ 02 為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號(hào)。（四）歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形

9、成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對(duì)較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊

10、。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場(chǎng)部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。（二）檔案移交。各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項(xiàng)目

11、工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗(yàn)收合格后，填寫檔案移交清單，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時(shí)不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)。4歡迎下載精品文檔（一）公司設(shè)置專用檔案庫(kù)，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫各種檔案

12、工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱管理（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動(dòng)開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，

13、借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)內(nèi)各檔

14、案的情況表。（二）定期對(duì)于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊(cè)由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密。5歡迎下載精品文檔（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過(guò)電話、電子郵件、普通郵件

15、等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫(kù)。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時(shí)要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時(shí)出具書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。俗話說(shuō)得好：“滴水之恩，當(dāng)涌泉相報(bào)”. 知恩圖報(bào)，是做人的良知；忘恩負(fù)義，被人們所不齒。何謂恩情？恩情即施惠人給受惠人的好處，恩惠情誼。恩情言其大，有“養(yǎng)育之恩”、“救命之恩”; 恩情言其小，有“滴水之恩”、“幫扶之恩”大恩大德，人們會(huì)沒(méi)齒不忘，刻骨銘心；

16、小的恩惠，我們同樣會(huì)念念不忘，記掛在心。恩情，難以用確切的言辭來(lái)表述，只能用心靈去感受，用行動(dòng)去報(bào)答。恩情，就是當(dāng)你身處困境時(shí)，有人愿意幫你的那份情；恩情，就是當(dāng)你失意落魄時(shí)，有人不離不棄的那份情；恩情，就是當(dāng)你遇事有難時(shí)，有人無(wú)私幫助你的那份情。做人千萬(wàn)不能忘恩，忘了恩，就負(fù)了義；忘了恩，就負(fù)了人；忘了恩，就沒(méi)有了良心！何謂真情？真情，就是寒冷時(shí)的一把火，讓人感覺(jué)暖意融融；真情，就是嚴(yán)冬里的一輪暖陽(yáng)，它的光和熱都灑在了你的身上；真情，就是黑暗中的一盞燈，照亮了你前行的方向；真情就是一眼清泉，滋潤(rùn)著每個(gè)人的心田，讓我們精神旺盛，生命茁壯！真情，就是一首動(dòng)聽的歌曲，它能將你的煩惱驅(qū)趕；真情，就是

17、一個(gè)燦爛的微笑，它能讓你心花怒放；真情，就是一場(chǎng)及時(shí)雨，它能讓你干涸的心靈滋潤(rùn)舒暢！。6歡迎下載精品文檔真情，是無(wú)私的奉獻(xiàn)；真情，是真誠(chéng)的情誼；真情，是純潔的愛心。做人，真情不可少，感恩最重要。一顆感恩的心，人人都需要；有了感恩的心，彼此都溫暖；捧出感恩的心，個(gè)個(gè)皆歡笑。恩情很貴，真心難得，真情莫傷。傷了真情，就傷了真心，傷了真心，就傷了好人，傷了好人，就落下了悔恨。恩情最怕忘，真情最怕傷！母親的恩情不能忘，生我九死一生，養(yǎng)我含辛茹苦，襁褓中奶我喂我，懷抱中親我寵我，雙手中托我舉我，出門時(shí)想我盼我，病痛中憐我惜我。父母的真情不能傷。自古以來(lái)，父母千萬(wàn)倍的付出，難以換回子女百分之一的回報(bào)。父母一生真情付出，他們用心血和汗水滋養(yǎng)我們成長(zhǎng)、成熟和成功，誰(shuí)如果傷害了父母的真心真情，誰(shuí)將悔恨終生！老師的恩情不可忘，老師的真情不可傷。為人之師，盡心盡力，小小三尺講臺(tái)，乃育人之天地；看那滿頭銀發(fā)，皆是歲月里積聚。絞盡腦汁，為讓學(xué)生們多獲取些知識(shí)；千方百計(jì)，為的是讓自己?jiǎn)栃臒o(wú)愧，良心得到慰藉。朋友的恩情不可忘，朋友的真情不可傷。真正的朋友，總能想你所想，急你所急；真正的朋友，總是雪中為你送炭，風(fēng)雨中為你遮風(fēng)擋雨。當(dāng)你遇有不