公文寫作常見錯誤

1、公文寫作常見錯誤盡管國務院、國電公司的公文處理辦法及國家標準公 文格式對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定在我 們一些電力企業(yè)尤其是基層部門寫作公文還經常存在各種各樣的 錯誤。究其原因主要有：對上述規(guī)定、標準不熟悉也沒有好好 學習基本上是個門外漢;對最新的規(guī)定、標準不了解仍然沿用舊 的、不規(guī)范的寫法;寫作態(tài)度不夠認真沒有嚴格按照規(guī)定、標準 的要求去做;文字表達能力較差又沒有反復推敲認真修改。明確 了錯誤原因就可以根據(jù)自已的具體情況有的放矢地加以解決避免 寫作錯誤的產生。下面對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介 紹:一、文種不明即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關于接待

2、德 國XXX公司總裁訪問的事”這一標題就沒有表明是“函”是 “請示”還是“通知”；而國家行政機關公文處理辦法明確規(guī) 定："公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文 種類一般應當標明發(fā)文機關。”又如“匯報電力標準化工作”這 一標題不僅沒有文種連題意也不清。應該根據(jù)這份文件的內容與 目的或者把它改為公文類的“xxxx（發(fā)文單位）關于電力標準 化工作的報告"或者改為事務類的“xxxx（發(fā)文單位）電力標 準化工作總結”。二、生造文種一種情況是把性質、用法不同的文種混為一體拼湊在一起不 倫不類例如“關于XXX的請示報告”；另一種情況是把某些事務 文書或規(guī)章制度類文書當作機關

3、公文那樣直接行文例如把“計 劃”、“安排"、“總結”、“制度"、“細則”等直接作為公 文印發(fā)。第一種情況容易改正只要根據(jù)公文內容確定一個文種把另一 個刪去即可。第二種情況則應這樣處理：如果這些事務類、規(guī)章 制度類文書要像正式公文那樣行文下行的可以采用“通知”文種 用以下方式行文：（1）規(guī)章制度類文書以“印發(fā)"形式行文。如XX省電力有限 公司關于印發(fā)XX省電力有限公司公文處理規(guī)則的通知 把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件一起行文。（又國家電力公司公文 處理辦法第十六條規(guī)定：“公司內部規(guī)章制度以'國電內規(guī)' 字號印發(fā)由法律事務部審核編號?！睋?jù)此規(guī)章制度類文書也

4、可以 不用“通知”文種而直接行文但字號及審核編號部門應按規(guī)定。）（2）事務文書以“轉發(fā)”或“批轉"的形式行文（上級、同級 或不相隸屬單位的用“轉發(fā)”下級單位上報的則用“批轉”）。如關于轉發(fā)XX電業(yè)局1999年工作計劃的通知將1999年工作 計劃作為通知的附件行文。如果是上行公文可用“報告”行文把要報送的事務文書、規(guī) 章制度類文書作為附件。三、錯用文種錯用文種的情況更為常見大致有以下幾種：(1) 把“請示"誤為“報告”。例如關于XX電廠國有資產 評估立項的報告其內容是申請對現(xiàn)有國有資產進行評估立項應 使用“請示”卻誤用為“報告”。(2) 濫用“通知” o即把本該用“決定”、“

5、規(guī)定”、“辦 法”、“通報"的誤為“通知”。(3) 濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關業(yè)務部門提 出某些請求批準或辦理的事項時不用本該使用的平行文種“函” 特地用“請示”這一上行文種認為這樣做是尊重對方好辦事。這 種做法破壞了行文規(guī)則必須改正。(4) “批復"誤用為“通知"或“函”。對下級的“請示"必 須用“批復”這一文種作答復但有的公文卻寫成關于批復 XXXX的通知(或函)應改為關于XXXX的批復。(5) “函"誤用為“批復"。某些業(yè)務主管部門在答復不相隸 屬單位請求審批的有關事項時本該用平行文“函”卻寫成關于 XXX (單位

6、)XXX (事項)的批復。(6) 誤用處分事項公文文種。“決定”和“通報”均可用于處 分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件要裝入被處分人的 檔案；批評性“通報”主要起教育警醒作用不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件（即關于事件或事故的調查報告）處分“決 定”不能帶。處分“決定” 一般讓有關人員知曉即可；批評性“通 報”要發(fā)送到下屬各單位甚至要抄送有關的不相隸屬的單位。因 此應該根據(jù)處分事項具體情況正確選用以避免誤用文種。四、越級行文國家行政機關公文處理辦法規(guī)定：“一般不得越級請示 和報告”。因此除了特別緊急的情況上行文都應按隸屬關系向上 一級機關（單位）行文逐級上報。即使因特珠情況必須越級

7、行文也 應同時抄送被越過的上級機關（單位）。但是在有些基層單位所寫 的公文還經常出現(xiàn)越級上報的問題必須堅決糾正。五、格式不全公文格式中規(guī)定的各個組成部分有許多是每一份公文都不可 缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中該標識的要素沒有 標識就是格式不全（如缺少發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標 題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等）。糾正這類錯誤的唯 一辦法就是認真檢查看到底有哪些部分該寫而沒寫然后將殘缺的 部分補寫上去。六、發(fā)文字號混亂發(fā)文字號應當包括發(fā)文機關（單位）代字、年份、序號。年 份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱用六角括號“ 1 ） ” 括入;序號不編虛位（即1不編為001）

8、不加“第"字。發(fā)文字號混 亂的表現(xiàn)主要有：項目不完整；年份用中文數(shù)碼標識或只標兩位數(shù) 不用六角括號而用圓括號“（）"、方括號“”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤要根據(jù)具體情況一一改正。七、標題不準確具體表現(xiàn)在：公文標題沒有準確簡要地概括公文的主要內容 有時甚至題不對文；標題太長甚至超過了 50字；有的則過簡致使題 意不清;標題中隨意使用標點符號而實際上按規(guī)定“公文標題中除 法規(guī)、規(guī)章加書名號外一般不用標點符號”；長標題的排布不合理 不美觀沒有做到回行時詞意完整排列對稱間距恰當。所有這些公 文寫作中常見的標題方面錯誤必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。八、主送單位不規(guī)范主送單位

9、應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱左側頂格標起; 若主送單位較多標到行末后回行也應頂格；各單位名稱中間用頓號 最后一個單位名稱后標全角冒號；若涉及多方面機關單位同級的按 黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標識上的錯誤 主要有：單位名稱不規(guī)范；各單位排列順序混亂；多行排列時在單 位名稱處斷開而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。對這些錯誤 的標識方法應注意糾正。九、抄送單位不規(guī)范抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同這兩方面 的錯誤與改正方法也同上所述。但標識時應左空1字回行時要與 冒號后的抄送單位（即空4字而非空1字處）對齊各單位間用逗號 隔開最后一個單位后標句號。這四點不同于主送單位的標識方法 常見的標識錯誤也往往在此應予改正。此外不少單位的公文仍沿 用過去的“對上用'抄報'對下用'抄送'”的標識法這也是不 規(guī)范的須統(tǒng)一改為“抄送”。十、成文日期不規(guī)范最常見的錯誤有：用阿拉伯數(shù)碼標識“0”誤標為“0”或“零”年份不用全稱標識位置不規(guī)范等等。應根據(jù)國家行政機 關公文格式（見本書附錄三）的相關規(guī)定認真改正。十一、序號、數(shù)字、計量單位不規(guī)范公文中的序號按規(guī)定分四個層次"一"、“（一）”、“1. "、“（1