提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

1、    提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議    曾華摘  要：人事檔案管理水平的落后已經(jīng)嚴重制約了事業(yè)單位的發(fā)展，隨著管理理念的更新，事業(yè)單位對人事檔案管理越來越重視。本文大致分析了事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，并提出針對性建議。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理水平一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題（一）檔案材料的質(zhì)量不高。管理人事檔案的目的就是全面掌握單位人員的信息，是發(fā)現(xiàn)人才的重要途徑。但是，從實際情況來看，事業(yè)單位中人事檔案的材料比較單一，對于個人經(jīng)歷、經(jīng)驗以及能力的描述幾乎沒什么差別，無法準確反映出個人能力，很多描述不清晰，管理

2、人員無法通過這些材料對員工的實際情況做出準確判斷，使檔案管理失去意義。還有一部分人員為了提高自己的“身價”，刻意對檔案內(nèi)容進行偽造，事業(yè)單位在接受個人檔案的時候沒有仔細甄別這些信息的真假，檔案中存在一定水分。（二） “人檔分離”的現(xiàn)象較為嚴重。當前社會上人才流動的速度很快，一份工作干一輩子的時代已經(jīng)過去，人才流動過程中對于人事檔案的處理不妥當，導(dǎo)致出現(xiàn)以下兩種情形：當事者已經(jīng)離職，但是單位還保留有此人檔案;或同為一個單位的職工，但是人事檔案卻分別由人才交流中心、主管局、本單位三方管理。出現(xiàn)這些情況的原因有很多，一方面，事業(yè)單位檔案管理機制還不夠完善，檔案調(diào)動速度遠遠滯后于人才流動速度。另一方面

3、，員工本身對自己的檔案也不夠重視，入職或者離職的時候沒有及時聯(lián)系到檔案管理人員詢問自己檔案的走向2。（三）信息化管理水平不高。網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展已經(jīng)為檔案信息化管理提供了良好的技術(shù)支持，但是由于管理思維的落后、管理人員水平不高等多方面原因，導(dǎo)致當前事業(yè)單位對于人事檔案的管理大多數(shù)還停留在人工或者半人工階段，信息化水平不高。一些事業(yè)單位只將檔案的目錄部分存入到電腦中，一旦需要詳細信息，還需要進行手工查找，這種傳統(tǒng)的管理方式效率較低，且浪費了不必要的人力。二、提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議（一）提高檔案材料的質(zhì)量。這里所說的提高檔案材料的質(zhì)量，一方面是要保證材料的真實性，事業(yè)單位在接受人事檔案之后

4、，一定要通過相關(guān)途徑來核實入職人員的檔案是否真實;另一方面是要保證材料的完整性，材料中不僅要反應(yīng)學(xué)歷、從業(yè)經(jīng)歷等基本信息，還要通過其他附加材料反應(yīng)個人的個性與特長，通過查看人事檔案就能夠大致判斷出個人能力。單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要重視對人事檔案的管理工作，制定嚴格的規(guī)章制度，要求檔案管理的工作人員對檔案進行精細分類，及時對檔案內(nèi)容進行補充，提高工作效率。（二）建立健全管理制度，避免出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象。事業(yè)單位要建立健全相關(guān)管理制度，使檔案管理能夠有效服務(wù)于人才流動。員工入職以后，要提醒其將人事檔案轉(zhuǎn)到本單位來，同時，要幫助離職人員及時辦理好相關(guān)手續(xù)，避免人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生。事業(yè)單位要加強對檔案管理人員

5、的管理，增強其責任感，準確掌握調(diào)動人員的信息，根據(jù)實際情況對檔案做出妥善處理。接收和轉(zhuǎn)出檔案一定要進行嚴格審核，避免出現(xiàn)失誤，并做好相應(yīng)的記錄工作。對于已經(jīng)產(chǎn)生的“無頭檔案”，要對其進行細化分類，根據(jù)檔案的內(nèi)容以及單位的實際需要來判斷是否繼續(xù)保留此檔案，如果檔案被保留下來，一定要進行妥善保管，并積極聯(lián)系當事人，盡快將檔案轉(zhuǎn)交出去，如果無法聯(lián)系到當事人，要與當事人的原籍部門進行聯(lián)系并協(xié)商對該檔案的處理辦法。（三）提高人事檔案的信息化管理水平。事業(yè)單位要加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高人事檔案的信息化管理水平。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該擺脫陳舊思想的束縛，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理人事檔案，加強對人事檔案管理人員的培訓(xùn)，使

6、他們掌握信息化管理技能，提升工作效率。這種方式不僅能夠節(jié)省大量人力，同時還能夠延長檔案的使用壽命，不必擔心損壞問題。如果需要查詢企業(yè)內(nèi)部人員的相關(guān)信息，只需要在電腦上進行檢索，就能夠迅速獲取這名職工的全部信息，既及時又準確。（四）加強人事檔案管理團隊的建設(shè)。人事檔案管理團隊的建設(shè)情況對事業(yè)單位的檔案管理水平產(chǎn)生直接影響，因此，事業(yè)單位要不斷更新管理理念，加強對人事檔案管理團隊的建設(shè)。人事檔案管理工作的保密性較強，其中也涉及了很多專業(yè)知識，對工作人員綜合素質(zhì)要求較高，事業(yè)單位在挑選人事檔案管理工作人員的過程中，除了要考察其基本技能，還要考察其職業(yè)素養(yǎng)，保證其“德才兼?zhèn)洹?。同時要加大對工作人員的培訓(xùn)力度，提高其管理意識，不斷提升管理技能，進而提升整個人事檔案管理團隊的水平?？偨Y(jié)：針對目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，管理者應(yīng)該提高管理意識，提升檔案材料質(zhì)量，發(fā)揮人事檔案的價值，建立健全檔案管理機制，避免出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，同時要提高人事檔案的信息化水平，加強人事檔案團隊的建設(shè)，不斷提升人事檔案的管理水平。參考文獻：1 張榮華.事業(yè)單位人