高校檔案管理與電子文件歸檔的要點分析

1、    高校檔案管理與電子文件歸檔的要點分析    郭湘仁摘要：高校檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分，對高校教學(xué)工作的開展、整個學(xué)院的發(fā)展具有重要意義。隨著信息化時代的到來，高校各類辦公應(yīng)用系統(tǒng)的普及，電子文件歸檔問題逐漸凸顯出來?；谶@種情況，本文對高校檔案管理工作中針對電子文件歸檔這一方面存在的問題及電子文件歸檔的要點進行了相應(yīng)分析和探討，以期能為大家提供借鑒與參考。關(guān)鍵詞：高校檔案管理 電子文件歸檔 要點分析高校電子文件歸檔工作是指高校檔案工作人員利用高校自身開發(fā)或購買的、上級部門開發(fā)的辦公應(yīng)用系統(tǒng)所收集、統(tǒng)計、處理、產(chǎn)生的各類信息的電子文

2、件進行鑒定、分類、整理、歸檔、保管、利用等的工作，如電子文書資料。學(xué)生的招生、錄取、學(xué)歷、學(xué)籍資料，教學(xué)資料、科研資料、基建資料等的歸檔工作。高校電子文件歸檔工作對于高校的日常運行和未來發(fā)展具有重要作用，所以發(fā)現(xiàn)高校檔案管理工作在電子文件歸檔這一方面中存在的缺陷，同時規(guī)范高校電子文件歸檔工作，才能提高檔案管理質(zhì)量和效率。一、高校電子文件歸檔管理工作現(xiàn)存的主要問題（一）管理制度的缺失目前，我國高校檔案管理工作普遍存在的一個問題就是檔案管理制度不健全。有些高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠。所以忽視了檔案管理制度的建設(shè)，既沒有明確管理人員相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)，也沒有建立明確的管理標(biāo)準(zhǔn)、操作準(zhǔn)則。這就使得

3、相應(yīng)的管理人員在工作過程中對于自己的工作責(zé)任和內(nèi)容不明確。影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時。有些高校沒有針對電子文件制定具體的收集、鑒定、分類、整理、歸檔、保存、利用操作準(zhǔn)則，檔案管理人員在進行電子文件歸檔時無章可循。導(dǎo)致電子資料歸檔工作管理混亂，不利于高校電子文件歸檔工作的開展。（二）管理隊伍的制約檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了高校電子檔案管理工作的成果和利用效果。當(dāng)前高校檔案工作人員大部分都不是檔案專業(yè)出生，職業(yè)素養(yǎng)不高，工作意識不強，有些高校的檔案工作人員是兼職檔案員，專業(yè)能力不夠加上精力有限。難以完成高校的整體檔案管理工作。這就容易導(dǎo)致電子檔案管理不到位，電子歸檔文件催交不及時、不全

4、面，整理不規(guī)范等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了電子檔案的利用效率。（三）管理觀念的落后隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子辦公應(yīng)用系統(tǒng)逐漸普及。目前的紙質(zhì)檔案也是通過電子文件或電子辦公應(yīng)用系統(tǒng)導(dǎo)出的電子文檔打印而成，如果能將這類電子文件經(jīng)過分類、整理、歸檔直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，既能方便檔案數(shù)字化工作。又能方便檔案部門管理和歸檔部門查閱。但目前高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，沒有及時更新檔案管理觀念，引進和推行電子檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致高校的檔案管理方式開始逐漸落后，影響了高校的檔案管理工作的未來發(fā)展。二、高校電子文件歸檔要點分析（一）建立合理的電子文件歸檔管理體系高校應(yīng)根據(jù)國家電子文件歸檔與管理規(guī)范電子公文歸檔管理暫行辦法

5、等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合自身實際情況，制定相應(yīng)的電子檔案管理辦法。第一。明確機構(gòu)人員設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)、設(shè)施配備、管理人員及二級管理人員的職責(zé)與義務(wù)、獎懲機制。建立統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，能為電子檔案工作的展開奠定一個良好的基礎(chǔ)。同時，檔案部門加強管理，督促實施，規(guī)范指導(dǎo)，對于提升其管理質(zhì)量具有重要作用。第二，明確電子檔案資料的回收范圍、規(guī)范電子檔案的格式。高校的電子檔案資料主要來源于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化及高校各類辦公軟件日常運轉(zhuǎn)中所產(chǎn)生的電子文件資料。檔案管理部門應(yīng)與各個處室、系部多聯(lián)系，給予指導(dǎo)，保障各種電子檔案資源的及時回收、規(guī)范回收。（二）制定統(tǒng)一的電子文件歸檔方法第一。制定電子文件的鑒定、分類、

6、整理、歸檔、保管、利用的操作準(zhǔn)則。電子文件形成部門對文件的價值做出鑒定，檔案管理部門對各種電子文件進行科學(xué)合理的分類。同時對各類電子文件的格式嚴(yán)格把關(guān)。為電子文件歸檔工作奠定基礎(chǔ)。第二，建立高校計算機信息管理網(wǎng)。高校應(yīng)注重電子文檔信息服務(wù)器等管理網(wǎng)的建設(shè)和完善，通過相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對電子文件的分類儲存，這樣不僅有利于提高工作效率，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)對各種電子文檔的信息化、精細化管理。從而有效提高管理工作質(zhì)量和效率。（三）實行紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的“雙套制”管理電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性決定了高校應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的“雙套制”管理模式。即所有歸檔的電子文件，必須制成一份紙質(zhì)文檔保存，并使兩者建立互聯(lián)。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)定期檢查電子存儲載體，定期重新拷貝，以防文件丟損，或做異地存儲、微縮品等，綜合運用兩種文檔存儲和管理方式。確保檔案的完整。結(jié)束語：對于高校檔案管理工作來說。電子文件歸檔是一項系統(tǒng)性的工作。針對高校電子檔案管理工