淺談高校電子檔案管理建設

1、    淺談高校電子檔案管理建設    余涵+田敏摘 要隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，電子檔案管理逐漸成為高?！皵?shù)字化校園”建設的重要組成部分，而實現(xiàn)高校檔案資源的信息化、數(shù)字化以及電子檔案管理的規(guī)范化，為教學、科研、服務來提供更優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發(fā)展的目標。關(guān)鍵詞高校；電子檔案；管理電子檔案，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務的過程中形成的對國家和社會具有保持價值并歸檔保存的電子文件，它是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍運用的基礎上的，是人類信息化進程發(fā)展的產(chǎn)物。而利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來對紙質(zhì)檔案進行信息資源的收集、管理，是以實現(xiàn)檔案信息資

2、源共享最大化是電子檔案建立的目的之一。一、高校電子檔案管理建設存在的必然性（一）提高了保存社會記憶的效率隨著電子政務建設的大力推進，各單位之間由于逐步實現(xiàn)政務和辦公的網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化，而產(chǎn)生了大量的電子檔案。如果不及時將這些電子檔案進行保存，就容易產(chǎn)生損毀和丟失。保存和維護歷史的真實性是檔案館應盡的社會責任，因此就應該采取相應的技術(shù)手段來保存歷史，延續(xù)記憶。（二）加強了檔案數(shù)字資源的建設隨著“數(shù)字化校園”的建設步伐加快，檔案數(shù)字資源能使各部門形成的電子檔案及時接收進來，與檔案館實現(xiàn)數(shù)字整合，這將大大豐富了檔案信息資源，方便教職工的利用和查看。（三）節(jié)約了檔案的管理成本電子檔案的保管條件和運作成本

3、都比紙質(zhì)檔案低。節(jié)約了管理成本，也利于檔案館對各部門產(chǎn)生的電子檔案進行統(tǒng)一收集和管理。（四）增強了檔案維護的安全性電子檔案比紙質(zhì)檔案更能維護檔案的安全性，有效防止檔案泄密。二、高校電子檔案管理建設存在的問題（一）電子檔案的重視程度不夠、認識不足高校中建立一個完整齊全的電子檔案不單是為了應付評估的需求，更大的意義在于方便各部門、個人的查詢查閱。部分管理者習慣依賴于紙質(zhì)文檔；還有些管理者為了方便，對計算機存儲文件的能力特別信賴，一旦計算機出現(xiàn)障礙就會造成檔案文件的丟失。與之相反，有些人對計算機完全不相信，所有的電子文檔不管重要與否統(tǒng)統(tǒng)打印，因此造成了紙張的大量浪費，也為電子文件的歸檔管理帶來了難題

4、。（二）電子檔案建設的資金和設備投入不足檔案信息化建設前進步伐的最大問題就是資金。要信息化，就要購置大力設備，開設內(nèi)部局域網(wǎng)，鏈接外部因特網(wǎng)，進行信息的安全維護等，而電子化產(chǎn)品更新?lián)Q代快，后期的更替、維護、升級等都需要較大經(jīng)費的支撐。（三）電子檔案的系統(tǒng)管理和操作要求較高與原有的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案為高校檔案管理帶來了極大的便利。但因為它需要與計算機和網(wǎng)絡緊密結(jié)合，在檔案的操作和管理規(guī)范方面與傳統(tǒng)的檔案管理就有一定的差異，因此就需要從事檔案管理的專業(yè)人員不僅具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)業(yè)務知識，又要是具備計算機應用技能、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡應用技能的復合型人才。三、當前高校電子檔案管理建設應采取的

5、對策（一）加強工作領(lǐng)導高校檔案是辦好學校的重要基礎工作之一，這就要求相關(guān)領(lǐng)導重視電子檔案的管理工作，在人力、財力、設施上給予大力支持。認真解決檔案室在工作中遇到的問題。一是電子檔案領(lǐng)導部門要加大對電子檔案的重視程度，強化依法治檔的意識。二是根據(jù)電子檔案的特點，制定相關(guān)的制度規(guī)定和標準來支持，例如電子文件和網(wǎng)絡相關(guān)的制度規(guī)定、網(wǎng)絡系統(tǒng)保密論證和驗收要求、以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準和電子檔案保護及存放的溫濕度要求等。三是要做好電子文件的自動上傳收集。改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室

6、的服務器上歸檔。四是強化培訓，引進和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作。五是要選擇和調(diào)配具備計算機知識的檔案人員和了解檔案知識、有一定實踐經(jīng)驗的計算機人員和縮微技術(shù)人員，優(yōu)化檔案部門的人員結(jié)構(gòu)。（二）加大投入力度檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作，檔案部門不創(chuàng)造物質(zhì)財富，也無創(chuàng)收渠道，經(jīng)費只能由財政供給。資金籌集難度很大。一是檔案部門要理直氣壯地爭取領(lǐng)導重視和支持，將其列入信息化工程，解決預算經(jīng)費，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。二是要加大檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金總

7、量不足、供需矛盾突出的問題。三是要實現(xiàn)檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，同時，堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合，注意發(fā)揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。（三）加強檔案信息安全保障體系建設一是加強對電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。二是在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡系統(tǒng)建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上網(wǎng)，在因特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。（四）加強檔案設備、安全管理監(jiān)察工作一是要建立健全規(guī)范化的電子介質(zhì)操作方案，方案要詳細的規(guī)定使用、操作電子文件過程中應當遵循的程序，減少人為操作因素造成的損失；二是要建立常態(tài)化的設備、安全管理制度，定期、定時對機器設備和電子文件載體進行檢測，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即補救，減少環(huán)境因素影響設備產(chǎn)生的損失。同時由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，