材料設(shè)備采購管理制度規(guī)范

1、材料設(shè)備采購管理制度1、材料及采購的定義：1. 1材料的定義：本辦法中的材料是指工程建設(shè)所需的材料設(shè)備（含定額中的未計價材 料）。1、2采購的定義：按釆購主體不同分為自行采購和委托采購（認(rèn)質(zhì)認(rèn)價）。2、采購的前期準(zhǔn)備2.1供應(yīng)商名錄的建立成本控制部對收集到的供應(yīng)商資料進(jìn)行必要的整理和篩選，以直接生產(chǎn)廠商或生產(chǎn) 廠商的辦事處、省級總代理作為主要供應(yīng)商，一般不與中間商進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，以利在釆購 過程中降低成本，并按招投標(biāo)管理制度中規(guī)定建立供應(yīng)商庫。2.2供應(yīng)商的資格審查：參照招投標(biāo)管理制度第5.2、5.3條執(zhí)行。3、供應(yīng)商確定的方式供應(yīng)商的確定參照公司招投標(biāo)管理制度執(zhí)行。在招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書中，應(yīng)

2、 統(tǒng)一注明投標(biāo)價格為貨到工地（CIF）價。4、甲方供應(yīng)材料設(shè)備釆購合同的執(zhí)行根據(jù)公司招投標(biāo)管理制度確定供應(yīng)商后，成本控制部負(fù)責(zé)甲方供應(yīng)材料設(shè)備采 購合同的執(zhí)行。具體執(zhí)行程序如下：4.1供應(yīng)計劃的管理措施：4.1.1、工程部根據(jù)工程進(jìn)度提出材料設(shè)備供應(yīng)計劃，或轉(zhuǎn)發(fā)施工單位上報并經(jīng) 工程部審查的材料設(shè)備供應(yīng)計劃，先交成本控制部對訃劃量進(jìn)行初步審查后報公司 分管領(lǐng)導(dǎo)與總經(jīng)理審批。4.1.2成本控制部將公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后的材料設(shè)備供應(yīng)計劃作為釆 購控制計劃，并將該計劃轉(zhuǎn)發(fā)工程部備案。4.1.3成本控制部的供應(yīng)嚴(yán)格按照該控制計劃執(zhí)行。具體分部供應(yīng)計劃，由工程部 根據(jù)需要，提前5-10個工作日，將

3、分批次供應(yīng)計劃交成本控制部執(zhí)行。如果在實際供 應(yīng)過程中發(fā)生量的增加，山工程部辦理補充計劃，按以上第4.1及第4.1.2條規(guī)定報審 后，成本控制部按補充計劃執(zhí)行。4.1.4、若因控制計劃有誤，造成屮方供應(yīng)材料設(shè)備未完全使用完，成本控制部有義 務(wù)在未污染損壞包裝及材料設(shè)備本身的情況下，協(xié)助施工單位將多余的甲方供應(yīng)材料按 照合同約定的內(nèi)容退貨，并督促供應(yīng)商應(yīng)退貨款及時退還公司。如因污染損壞包裝及材 料設(shè)備本身無法退貨造成損失的，由施工單位承擔(dān)。4.2、材料設(shè)備現(xiàn)場驗收管理措施：421、工程部應(yīng)要求施工單位向接收材料的責(zé)任人員出具委托書，并將委托書原件 交成本控制部。甲方供應(yīng)的所有材料均應(yīng)山施工單位委

4、托人員簽收。供應(yīng)商的送貨單必 須山委托人員簽字方可作為結(jié)算依據(jù)的附件。供應(yīng)商應(yīng)填寫甲方專用的材料設(shè)備驗收 調(diào)撥單，該單據(jù)應(yīng)山供應(yīng)商送貨經(jīng)辦人員、施工單位委托人員、甲方工程部專業(yè)工程 師、成本控制部材料主管簽字后生效。如夜晚進(jìn)貨或其它特殊情況，該單據(jù)可在次日請 相關(guān)人員補簽。422、材料設(shè)備驗收調(diào)撥單一式肆份，分別由施工單位留存一聯(lián)，成本控制部 留存一聯(lián)、供應(yīng)商結(jié)賬用一聯(lián)、工程部留存一聯(lián)。4. 3合同執(zhí)行及結(jié)算：4.3.1、供應(yīng)商根據(jù)合同約定提交工程款支付申請，需附稅務(wù)發(fā)票、簽字完整的材 料設(shè)備驗收調(diào)撥單或山施工單位簽字的送貨單作為附件。成本控制部按照合同約定以 及公司工程款支付審批表的流程給供

5、應(yīng)商辦理進(jìn)度款撥付手續(xù)。成本控制部建立材 料設(shè)備供應(yīng)臺帳，對合作單位、合同內(nèi)容、執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行管理。4.3.2、合同的結(jié)算：在材料設(shè)備釆購合同執(zhí)行完畢后，山供應(yīng)單位按合同要求報送 結(jié)算清單，成本控制部依據(jù)每次的材料設(shè)備驗收調(diào)撥單對所供應(yīng)的材料設(shè)備進(jìn)行匯 總統(tǒng)計，并與供應(yīng)商辦理材料設(shè)備結(jié)算清單，該清單需供應(yīng)商簽字確認(rèn)。并起草結(jié) 算報告，上報公司丄程總監(jiān)與總經(jīng)理審批同意后，與供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算款支付 時應(yīng)根據(jù)合同約定扣除應(yīng)留置的質(zhì)量保證金。5、委托采購的材料設(shè)備的管理成本控制部負(fù)責(zé)委托采購的材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價的管理，工程部協(xié)助要求被委托方配 合執(zhí)行本管理辦法的相關(guān)規(guī)定。工程部負(fù)責(zé)委托采購的材料設(shè)

6、備的現(xiàn)場檢驗驗收和堆放 等現(xiàn)場管理，成本控制部協(xié)助對現(xiàn)場材料使用情況進(jìn)行抽查。5.1委托釆購的材料設(shè)備，施工單位必須提前一個月提出工程材料設(shè)備價格報審的詳細(xì) 資料，上報甲方工程部，該單據(jù)必須編號。該單據(jù)應(yīng)對材料品牌、型號規(guī)格、數(shù)量、使 用部位、價格、供應(yīng)商基本情況等內(nèi)容進(jìn)行必要說明。工程部應(yīng)根據(jù)項U要求對工程材 料價格報審的資料進(jìn)行審核，并就所列產(chǎn)品的質(zhì)量、品質(zhì)、定位是否符合項U要求，簽 署審核意見。5.2工程部3日內(nèi)將簽署意見的工程材料價格報審資料交成本控制部，成本控制部對報 審單中的數(shù)量、規(guī)格、使用部位等進(jìn)行必要的核對，同時結(jié)合項忖定位悄況進(jìn)行必要的 市場調(diào)查，確認(rèn)同質(zhì)量檔次的材料設(shè)備的最

7、新市場價格。5.3成本控制部根據(jù)了解到的材料設(shè)備最新市場價格，結(jié)合工程材料價格報審的資料 14日內(nèi)辦理材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價審批表、材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價通知上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、 總經(jīng)理審批。5.4經(jīng)總經(jīng)理審批確定后，成本控制部辦理一式肆份，經(jīng)加蓋成本控制部專用章后送工 程部，并由工程部轉(zhuǎn)發(fā)施工單位。工程部應(yīng)留原件1份并轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)理公司復(fù)印件1份。5.5施工單位必須按照材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價通知所定的材料設(shè)備進(jìn)貨。材料設(shè)備進(jìn)場 時山屮方工程部、監(jiān)理公司依據(jù)材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價通知進(jìn)行驗收并辦理材料設(shè)備 會簽單。材料設(shè)備會簽單應(yīng)作為施工單位上報工程進(jìn)度款的附件。5.6對材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價通知中材料設(shè)備價格有爭議時的處理：當(dāng)施

8、工單位對通知 中材料設(shè)備價格有爭議時，成本控制部會同工程部與相關(guān)的供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商。當(dāng)成本控 制部要求供應(yīng)商出具價格證明后，施工單位不得以任何理山拒絕執(zhí)行該通知，否則屮方 有權(quán)將該批材料設(shè)備改為中方供應(yīng)，并按該批材料設(shè)備總價值的5%對施工單位進(jìn)行經(jīng) 濟處罰。5.7為減少委托釆購過程中對價格的爭議，應(yīng)在施工總包合同中對委托采購進(jìn)行必要的 約定，甲方應(yīng)有權(quán)以市場中現(xiàn)款現(xiàn)貨方式采購材料設(shè)備的價格對委托施工單位購買的材 料設(shè)備價格進(jìn)行認(rèn)定并約定購買時限，超出時限造成采購價格上漲的責(zé)任應(yīng)山施工單位 自行負(fù)責(zé)。6、現(xiàn)場材料堆放及標(biāo)識、檢驗管理措施6.1、工程部專業(yè)工程師應(yīng)對施工單位采購材料的檢驗、標(biāo)識、驗收

9、情況、材料設(shè)備會 簽單的辦理等進(jìn)行不定期的抽査，確保施工單位按照材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價通知的要 求與約定的質(zhì)量與品牌進(jìn)行釆購，保證施工質(zhì)量。6.2、成本控制部材料主管應(yīng)不定期會同工程部、監(jiān)理公司檢查施工單位的材料設(shè)備庫房, 對現(xiàn)場材料設(shè)備使用悄況進(jìn)行必要的檢查，并形成材料設(shè)備現(xiàn)場抽檢記錄表，如發(fā) 現(xiàn)材料代用行為，將會同工程部與監(jiān)理公司對施工單位進(jìn)行處罰。7、分包工程中材料設(shè)備的管理為有效降低分包工程的成本，對分包工程中的材料設(shè)備，應(yīng)根據(jù)工程需要先行考察 市場，確定材料設(shè)備的品牌、價格，并山成本控制部利用確定的未計價材料設(shè)備的價格 編制分包工程的標(biāo)底，再根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)管理制度進(jìn)行分包工程的招標(biāo)。8、工程

10、建設(shè)中材料代用的管理在實際工程建設(shè)中，由甲方供應(yīng)的材料設(shè)備如出現(xiàn)個別型號的材料設(shè)備，一個供應(yīng) 商不能滿足供應(yīng)時，山該供應(yīng)商向工程部提出材料代用申請，經(jīng)工程部審核并報公司分 管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，山成本控制部根據(jù)公司與供應(yīng)商簽訂的合同執(zhí)行材料設(shè)備的代用， 保證價格不會因代用而增加。確因價格懸殊過大，供應(yīng)商無法承受時要求增加價款時， 成本控制部應(yīng)再進(jìn)行市場調(diào)查核實。如代用材料總價款差距低于1000元時，上報公司 分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報總經(jīng)理備案。當(dāng)代用材料總價款差距超過1000元時，上報公司分管 領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批同意后方可執(zhí)行。9、不合格產(chǎn)品的處理甲方供應(yīng)的材料設(shè)備以及委托施匚單位購買的材料設(shè)備，在現(xiàn)場驗收

11、時如發(fā)現(xiàn)有不 合格產(chǎn)品，按以下方法處理：9.1屬于屮方供應(yīng)的材料設(shè)備，參加驗收的所有人員一致認(rèn)為該批材料設(shè)備不合格時， 由成本控制部牽頭會同工程部按如下步驟共同處理：9.1.1先行在現(xiàn)場劃定區(qū)域?qū)ｉT堆放并明確標(biāo)識為“檢驗不合格產(chǎn)品”，由成本控制 部立即通知供應(yīng)商人員到現(xiàn)場處理。達(dá)成一致的，換貨處理；如無法換貨，則先行退場, 山成本控制部根據(jù)合同條款對供應(yīng)商進(jìn)行處理，并立即上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。9.1.2如原供應(yīng)商無法按照工程工期提供合同約定的合格產(chǎn)品，成本控制部按合同 違約責(zé)任的相關(guān)處罰條款對供應(yīng)商進(jìn)行必要的處罰，同時山成本控制部提出更改供應(yīng)商 的申請上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理，山公司領(lǐng)導(dǎo)在

12、原備選供應(yīng)商名單中另行確定供應(yīng)商。9.1.3如因工程進(jìn)度急迫，而供應(yīng)商供應(yīng)的材料設(shè)備經(jīng)工程部和現(xiàn)場監(jiān)理人員認(rèn)為 可以降級使用的，則由成本控制部與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后，對不合格產(chǎn)品進(jìn)行 降級降價使用；按合同約定的罰則對供應(yīng)商進(jìn)行必要的處罰；并在供應(yīng)商評價中予以登 記備案。對于拒不合作或者合作態(tài)度惡劣的供應(yīng)商，通過法律手段解決并直接計入黑名 單。9.2如供應(yīng)商對驗收結(jié)果有異議，則山成本控制部、工程部、監(jiān)理公司專業(yè)工程師和供 應(yīng)商協(xié)商對到場材料進(jìn)行隨機抽樣，并依據(jù)合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)送權(quán)威單位進(jìn)行委托檢 驗，如檢驗合格，按合格產(chǎn)品予以入庫，并山甲方承擔(dān)檢驗費用；如檢驗不合格則按合 同約定進(jìn)行處理

13、。9.3屬于委托施工單位釆購的不合格材料設(shè)備的處理9.3.1屮方工程部與監(jiān)理公司專業(yè)工程師認(rèn)定到場材料設(shè)備為不合格，施工單位無 異議時，山工程部責(zé)成施工單位將不合格材料設(shè)備做退場處理，并更換合格材料設(shè)備。 如臨時無法退場的，必須單獨劃定堆放區(qū)域，并明確標(biāo)識、約定退場時間。不合格材料 設(shè)備退場時，施工單位必須通知甲方工程部、監(jiān)理公司人員到場共同監(jiān)督。9.3.2甲方工程部與監(jiān)理公司專業(yè)工程師認(rèn)定到場材料設(shè)備為不合格，施工單位有 異議時，山工程部、監(jiān)理公司與施工單位共同將材料設(shè)備進(jìn)行隨機取樣并送對應(yīng)權(quán)威單 位檢驗。9.3.3凡定性為不合格材料設(shè)備的，施工單位必須在規(guī)定時間內(nèi)更換，如無法更換, 則山甲方另行指定供應(yīng)商。施工單位重新采購，已到場的不合格材料設(shè)備山施工單位自 行承擔(dān)損失。9.3.4、施工單位私自購買不合格產(chǎn)品或未按中方認(rèn)價通知購買的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，先按 第9.3.1條規(guī)定進(jìn)行退場或現(xiàn)場隔離措施，同時由工程部按施工合同中的違約責(zé)任處罰 條款對施工單位進(jìn)行處罰。9.4屬于屮方供應(yīng)的材料設(shè)備發(fā)生不合格產(chǎn)品事件時，成本控制部應(yīng)在處理完畢后3 日內(nèi)將處理結(jié)果書面通知工程部并上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理備案；