D單位文書檔案管理制度

1、d單位文書檔案管理制度 為了貫徹執(zhí)行檔案法,適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強(qiáng)本局文書檔案管理,制定本制度。 一、文件材料歸檔范圍 (一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。 1、上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料; 2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件; 3、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最終草稿和印本,上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載); 4、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料; 5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。 (二)本級(jí)的文件材料。 1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料,召開的工作

2、會(huì)議、專題會(huì)議材料; 2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿; 3、本級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù)文件; 4、內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告; 5、檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料; 6、內(nèi)部職能部門匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料; 7、形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料; 8、黨委、團(tuán)委、工會(huì)等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料; 9、內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料,領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等; 10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;

3、 11、制定的規(guī)章制度等文件材料; 12、年鑒、大事記、工作簡(jiǎn)報(bào)以及反映本局重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)嘉獎(jiǎng)證書。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料; 13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評(píng)殘、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲,黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表,轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料; 14、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè); 15、編印的狀況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本; 16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料; 17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。 (三)同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料。 1、同級(jí)單位

4、和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件; 2、相關(guān)單位對(duì)本局工作檢查形成的重要文件; 3、同級(jí)單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件等。 (四)下級(jí)單位的文件材料。 1、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件; 2、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作、重大活動(dòng)等文件材料; 3、下級(jí)單位報(bào)送的備案材料等。 二、文件材料收集整理 (一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。 (二)各部門工作人員對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交本部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。 (三)各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤

5、工作的人員對(duì)本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要準(zhǔn)時(shí)接收、清理、建檔,如有缺少應(yīng)馬上采取補(bǔ)救措施,確保每件檔案材料完整齊全。 (四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充,立卷保存。 (五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。 (六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門工作人員外出參與重要會(huì)議、重大活動(dòng)后,應(yīng)將與會(huì)議和活動(dòng)有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。 三、文書檔案管理使用 (一)各種文書檔案實(shí)行定人專管、入柜保存制度,任何個(gè)人都不得長(zhǎng)期占用和私存文書檔案。 (二)內(nèi)部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必需報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。對(duì)需要復(fù)印檔案、出具證明材料的,必需報(bào)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn),經(jīng)專心審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。 (三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標(biāo)記,更不得擅自將文書檔案轉(zhuǎn)借他人。 (四)銷毀過期無(wú)效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個(gè)人不得