文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

1、文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理結(jié)論第一章1、文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的 具有現(xiàn)實效用的文字材料。廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公 務(wù)文書。2、檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各方而活動直接形成的歷史記 錄。3、文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。具體而言，有兩層意思：一、文書和 檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源；二、文書有條件地轉(zhuǎn) 化為檔案（對日后實際工作和科學(xué)研究有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存， 另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來）4、文書和檔案的作用可以概

2、括為六個方而：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用，憑證作用、 參考作用和教育作用。5、文書、公文和文件之間的關(guān)系：廣義文件文書公文狹義文件6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質(zhì)屬性；2）檔案的來源；3）檔案形式的多樣性7、公文的分類：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公 文：第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來源和使用范圍可以分為 外發(fā)文件（發(fā)文）、收來文件（收文）和內(nèi)部文件；第四，按功能性質(zhì)分為法規(guī)性公文、指 揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報請性公文、批答性公文和獎懲性公文；第五，按時 限要求可分為緊急公文和普通公文：第六，按機密程度可分為機密公

3、文和普通公文8、檔案的種類：可以根據(jù)形成的歷史時期、檔案內(nèi)容、載體形式、檔案的所有者、內(nèi)容體 式進(jìn)行分類9、文書和檔案的作用。基本功能是記載信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導(dǎo)作用：3） 聯(lián)絡(luò)作用；4）憑證作用；5）參考作用：6）教育作用第二章1、文書工作是社會組織的文書工作機構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互 銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理（文書的三項基本內(nèi)容或基本任務(wù)），為組織工 作服務(wù)的工作。2、文書工作的原則：及時、準(zhǔn)確、安全、精簡3、文書工作組織機構(gòu)分為三種類型，1）中心機構(gòu)：2）專門機構(gòu)；3）分支機構(gòu)4、文書工作組織方式的類型分集中形式和分散形式5、檔案工作的

4、性質(zhì)有：1）管理型2）服務(wù)性3）政治性6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務(wù)工作，包括八個環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅定、 檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；2）維護(hù)檔案的完整與安全；3） 便于社會各方面的利用8、文書工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書工作和檔案工作的對象有交叉：2） 文書工作和檔案工作前后相繼；3）文書工作和檔案工作相互影響：4）文書工作和檔案工作 長期處于“一體化”的狀態(tài)：區(qū)別：1）工作對象不同。一是文書，一是檔案；2）工作任務(wù) 不同：3）服務(wù)對象和工作目的不同；4）工作機構(gòu)不同第三章1、制文階

5、段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀國家行政機關(guān)公文 處理辦法）3）核稿4）簽發(fā)5）復(fù)核2、簽發(fā)的種類：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）、會 簽（兩個以上社會組織聯(lián)合發(fā)文時，各組織的負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)）3、簽發(fā)內(nèi)容包括：簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對3）印制4）用印5、文書制作的要求：1）真實反映法定作者意圖：2）嚴(yán)格遵守公文格式要求：3）準(zhǔn)確把握 公文寫作特點：4）嚴(yán)格控制公文制作程序6、第二節(jié)P7697熟讀第四章（重要）1、狹義的文書辦理主要是指按照國家的相關(guān)規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制 作、閱讀、

6、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個方面，一般不包含文書的保管和 立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)2、文書辦理的特點：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時保管四個階段4、行文方式：1）逐級行文。指直接向所屬的上一級組織或下一級組織行文，或者說是按層 次一級級行文的方式：2）多級行文。指上級領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時直 接和更基層的下級組織行文的方式：3）直達(dá)行文。指上級領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組 織，或直接向公眾傳達(dá)的行文方式；4）越級行文。指下級組織在非常必要的時候，越過自 己的宜接上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向更高層的上級組織直至

7、中央的行文方式；5）直接行文。平行行文 是同級或沒有隸屬關(guān)系的組織之間的行文：6）聯(lián)合行文5、行文規(guī)則包括以下幾個方面：1）行文要尊重社會組織的隸屬關(guān)系：2）行文要尊幣:組織 職權(quán)；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；5）同級社會組織可以聯(lián)合 發(fā)文：6）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力6、收文辦理的程序，就是收文處理的運轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進(jìn)階段和 閱辦階段組成。7、收文辦理流程;詳見P120始8、收文登記的種類主要有：1）簿冊式登記：2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計算機 登記。（P124收文登記簿）9、文件處理單:P12510、文

8、件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦：2）批辦：3）分發(fā)：4）承辦：5）注辦：6）催辦：7）歸卷11、承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)'k分為傳閱、傳達(dá)、擬稿幾種。做好承辦工作，應(yīng)注 意一下幾點要求；1）承辦上級文件，首先要消化理解上級指示的內(nèi)容實質(zhì)，這是承辦任務(wù) 的基礎(chǔ)：2）承辦卜.級的輕視、報告，首先，對請示要著重審核所請示問題的事由、依據(jù)情 況、要求是否符合實際，是否正確：3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排12、內(nèi)部文件特點：1）實用性；2）保密性；3）買樣性13、內(nèi)部文件的分類：1）日常事務(wù)類：2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類 14、內(nèi)部文件管理的內(nèi)容：1）制發(fā)與傳遞：2）整理與分類：3

9、）保存與保護(hù)：4）利用與 查詢第五章1、文書管理的意義；1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書的安全；3） 為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)2、文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則：2）分類管理原則：3）安全保密原則：4）方 便利用原則第六、七章1、文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔2、立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按 照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔 案文件的一種重要手段和方法。3、歸檔文件整理規(guī)則4、檔案收集主要有兩個方面內(nèi)容：1）社會組織檔案室對本組織需要歸檔的檔案的收集工作:2）檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工 作5、文書立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史 而貌：3）要區(qū)分文件材料的保持價值：4）要方便保管、檢索和利用6、文書立卷的步驟：編制立卷類目一平時歸卷一年終調(diào)整定卷組卷一卷內(nèi)文件的排列和編 號一擬寫案卷標(biāo)題一填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表一填寫卷案封皮一裝訂案卷7、立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分