談電子信息技術(shù)在高校檔案管理工作中開發(fā)及利用

1、談電子信息技術(shù)在高校檔案管理工作中開發(fā)及利用摘要：隨著信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的運用，檔案 工作的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進的管理手段，推動 檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提 高檔案工作的效率，保護檔案，延長其壽命，使高校檔案管 理逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理模 式轉(zhuǎn)變。本文主要探討電子信息技術(shù)在高校檔案管理工作中 的開發(fā)與利用。關鍵詞：信息技術(shù)高校檔案管理開發(fā)利用高校是知識和人才高度密集的教學科研基地，是高 新技術(shù)的重要發(fā)源地。高校檔案是高校在教育科研活動中按 一定的立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖表、音像、 光盤等不同形式的歷史記錄。它

2、是考查學校歷史、改進教學 管理、提高教學質(zhì)量、促進學術(shù)交流的信息資源， 是實 現(xiàn)教育目標、培養(yǎng)合格人才的重要保證，是從事教學科 研活動必不可少的條件。自黨中央提出"以信息化帶動工業(yè) 化”的戰(zhàn)略決策以來，國家信息化建設得到了迅速發(fā)展，電 子信息技術(shù)也正在逐步成為高校檔案管理的重要技術(shù)手段， 這為高校檔案信息化建設帶來了發(fā)展機遇，也提出了新的要 求。1信息技術(shù)的運用對高校檔案管理提出的新要求現(xiàn)代信息技術(shù)的運用對高校檔案管理從硬件的設備設 施到軟件建設，規(guī)范、標準建設，人才隊伍建設等都提出了 新的要求。1.1提高對電子檔案的認識在實際工作中，工作人員的認識差距往往造成工作上的 失誤。比如對

3、一些特別重要的文件不能做到及時備份及打 印，過分依賴于計算機，一旦計算機發(fā)生故障，就可能造成 檔案文件的丟失。還有電子文件歸檔意識的欠缺。作為草稿 的電子文件很容易被忽視，這些草稿的電子文件很多都未被 保留，而被起草的文件或者其他信息則會不斷覆蓋、刪除， 造成信息的資源流失。1.2檔案信息資源建設在檔案信息化中，檔案信息資源的建設與傳統(tǒng)檔案管理 的要求一樣，也是要大力豐富館藏，這里指的館藏是大力豐 富檔案信息資源。從載體上說是指存儲數(shù)字化信息的各種載 體，從內(nèi)容上說不僅是社會機構(gòu)形成的檔案，而且還包括具 有檔案價值的各行各業(yè)的信息資源。1.3標準與規(guī)范建設在信息時代，信息的傳遞與網(wǎng)絡的溝通依賴

4、于統(tǒng)一的標 準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換，檔案信息的傳遞，檔案 資源的共享，網(wǎng)絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的 標準、規(guī)范來實現(xiàn)。通過制定和建立各類檔案管理標準，形 成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有 效實現(xiàn)。1.4應用系統(tǒng)建設應用系統(tǒng)建設是傳統(tǒng)檔案管理所完全沒有的工作內(nèi)容， 是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必需的建設內(nèi)容，也是實現(xiàn)對數(shù)字 檔案信息進行管理的關鍵技術(shù)和平臺。通過應用系統(tǒng)，進行 信息采集、信息管理和信息利用，是檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的 核心。1.5人才隊伍建設現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應用，檔案工作的新理 論、新方法、新理念、新的管理模式的提出，以計算機技術(shù)、 新材料

5、技術(shù)、信息技術(shù)等技術(shù)為主要內(nèi)容的新技術(shù)革命的出 現(xiàn)，使檔案工作的技術(shù)環(huán)境正發(fā)生著革命性的變化。電子檔 案管理需要專門的從業(yè)人員，但是現(xiàn)狀卻是多數(shù)的檔案工作 者素質(zhì)不高，對計算機網(wǎng)絡知識了解的又少，導致了對電子 文件的歸檔管理業(yè)務生疏，應加強從業(yè)人員的業(yè)務培訓。2高校檔案信息化建設的保障措施2.1加強組織領導目前，在絕大多數(shù)高校中，信息工作呈現(xiàn)明顯的分離狀 態(tài)，不僅傳統(tǒng)的信息工作部門，如檔案、信息部門分離，新 的與信息化建設密切相關的工作部門，如公關、外聯(lián)部門等 更是與信息工作保持一段距離。這種分離狀態(tài)已成為科學管 理的嚴重障礙。因此，必須建立統(tǒng)一的信息化工作體制，整 合單位中各信息部門或與信息

6、工作相關的部門的工作，使與 學校發(fā)展有關的信息能做到集中處理。具體說來，檔案信息 化工作體制的建立應做到：組成以分管校長為領導、相關處 室負責人為成員的學校檔案信息化建設領導小組，負責全校 檔案信息化建設的組織協(xié)調(diào)工作。2. 2加大投入力度檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作, 要加大檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化 建設資金總量不足、供需矛盾突出的問題。高校檔案部門要 爭取得到領導重視和支持，將其列入信息化工程，解決預算 經(jīng)費，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。同時，堅持 爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合，注意發(fā)揮自身的主觀能動 性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠

7、道解決。2. 3加強檔案信息化標準和規(guī)范建設要按照檔案法、電子公文歸檔管理暫行辦法規(guī)定 精神，制定出符合實際的具體辦法和措施，規(guī)范和指導全校 檔案信息化建設、運行、管理和維護工作，使全校檔案信息 化建設有章可循，有規(guī)可守，保障學校檔案信息化建設朝著 規(guī)范化、標準化和制度化的方向發(fā)展。3結(jié)論隨著信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的運用，檔案工作 的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進的管理手段，推動檔案 事業(yè)的發(fā)展，使檔案工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提高檔 案工作的效率，保護檔案，延長其壽命，使高校檔案管理逐 步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理模式轉(zhuǎn) 變。這些會是將來高校檔案管理工作長期的發(fā)展方向，因此 需要管理者們不斷強化意識、完善制度、提高技術(shù)水平、做 好各項保障工作，以保證高校檔案管理工作向著更加合理有 效的目標不斷前進。參考文獻