水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作初探

1、水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作初探2009年增刊海河水利?19?水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)r檔案管理工作初探周卿(天津市水務(wù)局引灤工程管理處，天津301900)摘要:水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理是工程項(xiàng)目建設(shè)與管理的重要組成部分, 貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)與管理的始終.結(jié)合天津市引灤入津水源保護(hù)工程檔案管理工作實(shí)際，詳細(xì)介紹并總結(jié)了天 津市引灤水源保護(hù)工程建設(shè)過(guò)程中的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以期對(duì)大型水利工程檔案管理工作有所裨益.關(guān)鍵詞冰利工程;重點(diǎn)健設(shè);檔案;管理中圖分類號(hào):tv512文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:b文章編號(hào):10047328(2009)增刊一 001902 1前言水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是投資額度巨大，關(guān)系 國(guó)計(jì)民

2、牛的建設(shè)項(xiàng)目在工程立項(xiàng)，審批，招投標(biāo)， 勘查，設(shè)計(jì)，施工，監(jiān)理，驗(yàn)收等工程建設(shè)管理過(guò)程 中形成了大量的檔案資料，這些檔案資料涵蓋了文 字，圖表，聲像等各種載體，數(shù)量巨大，種類繁多，十 分復(fù)雜，其管理水平的高低直接影響檔案價(jià)值的實(shí) 現(xiàn)做好水利工程項(xiàng)目的檔案管理,對(duì)促進(jìn)工程建 設(shè),監(jiān)督工程質(zhì)量，保障工程運(yùn)行及維護(hù)管理都具 有十分重要的意義.天津市引用水源保護(hù)工程項(xiàng)目總投資23.994 億元,其中利用亞洲開發(fā)銀行貸款8.59億元，國(guó)家 開發(fā)銀行貸款7.28億元，項(xiàng)目資木金&214億元.該工程包括于橋水庫(kù)水源保護(hù)工程，新建州河暗渠 工程和引灤專用明渠治理工程,是天津水利”十五”期間大型重點(diǎn)建設(shè)

3、項(xiàng)目.下而以天津市引灤入津水 源保護(hù)工程檔案管理為例，介紹水利工程重點(diǎn)建設(shè) 項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)成功經(jīng)驗(yàn)和體會(huì).2項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的成功經(jīng)驗(yàn)2將工程建設(shè)管理檔案的系統(tǒng)性,連續(xù)性和完整性作為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)在組建天津市引用水源保護(hù)工程建設(shè)管理公司時(shí)，項(xiàng)目部專門設(shè)立了工程檔案管理組,并明確 了一名專職，兩名兼職檔案管理員,具體負(fù)責(zé)工程 項(xiàng)目資料的整理歸檔工作對(duì)立項(xiàng)，設(shè)計(jì)，施工中形 成的報(bào)告，批復(fù)，圖紙，合同，標(biāo)書，帳冊(cè)，備忘錄，協(xié) 調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料悉數(shù)歸檔一線工程 收稿日期:20090525作者簡(jiǎn)介:周卿(i960).女.館員，主要從事水利檔案管理工作 技術(shù)人員，堅(jiān)持做好施工記錄

4、，工程階段驗(yàn)收以后， 即將記錄移交檔案室歸檔.對(duì)一時(shí)難以判定的材料，先整理歸檔,3個(gè)月后經(jīng)項(xiàng)目部分管領(lǐng)導(dǎo)審查后 再?zèng)Q定取舍.2.2建立健全檔案管理的制度體系,確保工程建設(shè)檔案管理規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化為規(guī)范檔案資料的管理，項(xiàng)目部根據(jù)國(guó)家檔案法，保密法及水利部科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行 規(guī)定等有關(guān)法規(guī),制訂了檔案員崗位責(zé)任制，檔案管理制度，檔案借閱制度，檔案鑒定銷毀 制度，檔案保密制度等規(guī)章制度,對(duì)檔案資料的 收集，立檔，管理，利用及安全保密等方面作了嚴(yán)格 規(guī)定為提高工程檔案管理水平，建設(shè)處采取走出 去,請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法，派人赴有關(guān)單位學(xué)習(xí)檔案管理 經(jīng)驗(yàn)，到市檔案局參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并請(qǐng)檔案業(yè) 務(wù)專家指導(dǎo),幫助建

5、檔立冊(cè)為改善檔案保管條件， 做好檔案室建設(shè)，配備了鐵制櫥,滅火器，吸塵器， 空調(diào)，裱糊等一系列設(shè)備，保證檔案管理達(dá)到防盜， 防鼠，防蟲等八防要求同時(shí)，還配備了計(jì)算機(jī)，錄 像機(jī)，照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，基本上實(shí)現(xiàn)了檔 案管理與利用現(xiàn)代化，使齊類檔案資料條目清楚， 存放有序，管理規(guī)范，從未發(fā)生過(guò)檔案資料的丟失， 損壞,泄密等現(xiàn)象.2_3加強(qiáng)檔案的有效利用，發(fā)揮檔案存史資政的積 極作用隨著工程建設(shè)的進(jìn)展，新的檔案材料在不斷增 加.同時(shí)，查詢，借閱，復(fù)制檔案資料的工作明顯增 多圍繞工程建設(shè)的實(shí)際，檔案管理人員廣泛收集 資料,盡力提供資料，注意用活檔案,讓檔案從工程 920?周卿:水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔

6、案管理工作初探2009年8月 建設(shè)屮來(lái)，再服務(wù)于工程建設(shè)在工作屮,注意腿勤，口勤，手勤，講究熱心，細(xì)心，耐心.不論是領(lǐng)導(dǎo) 還是一般技術(shù)人員查閱檔案資料,均做到熱情服 務(wù)，不僅提供直接材料，還根據(jù)需要提供相關(guān)材料； 不僅提供文字材料，述盡量提供圖片，錄像等直觀 材料;不僅提供現(xiàn)有工程材料，還相應(yīng)提供外地優(yōu) 質(zhì)工程材料在嚴(yán)格履行審批手續(xù),切實(shí)做好安全 保密工作的同時(shí)，注意發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服 務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，努力提高檔案 的管理水平.2.4對(duì)工程建設(shè)過(guò)程屮檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行 了有益嘗試和探索隨著辦公自動(dòng)化的普及推廣，產(chǎn)牛了大量電子檔案，膠質(zhì)縮微品檔案，不可避免的形成了不同載

7、 體檔案文件同時(shí)保存的問(wèn)題，即紙質(zhì)檔案和電子檔 案雙軌制管理問(wèn)題雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng) 用，但是其法律地位和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件 的地位在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還 會(huì)繼續(xù)共存.按照國(guó)家檔案管理局規(guī)定，電子文件 和紙質(zhì)文件必須同版本同歸檔在工程建設(shè)過(guò)程 中，特別注意電子檔案的收集整理,除了對(duì)電子表 格，聲像文件進(jìn)行數(shù)字化管理之外,還利用高速掃 描設(shè)備，將重要文件利用jpg格式進(jìn)行數(shù)字化處 理，并建立了數(shù)字檢索.還利用磁帶，光盤，膠卷，實(shí) 物等多種形式，盡量全面系統(tǒng)地記錄工程建設(shè)原 貌,展現(xiàn)工程建設(shè)風(fēng)采.3做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)3要注重建立檔案管理的組織，制度等機(jī)制保障

8、 大型水利工程一般都是國(guó)家重點(diǎn)工程,其建設(shè) 規(guī)模大，時(shí)間長(zhǎng),要求嚴(yán)，在施工屮還會(huì)創(chuàng)造許多新 工藝，新技術(shù),如不及時(shí)記錄，收集，歸檔，對(duì)工程建 設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失而詳細(xì)， 全面地記載施工過(guò)程，并及時(shí)收集歸檔，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo) 的高度重視，沒(méi)有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)， 沒(méi)有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的. 要定期對(duì)國(guó)家制定的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研 究學(xué)習(xí)，不斷完善建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度， 是管好建設(shè)項(xiàng)目檔案的前提.3.2要注重檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提高重點(diǎn)建 設(shè)項(xiàng)r檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力對(duì)于大型水利工程的建設(shè)，在基層工作的同志 般都很少參與，對(duì)其中的檔案管理更是陌生.因

9、 此，工程檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，可以 通過(guò)委培，進(jìn)修，培訓(xùn)，不斷拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí) 結(jié)構(gòu)，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算 機(jī)管理檔案的技能以及一定外語(yǔ)水平，提高業(yè)務(wù)素 質(zhì)和工作能力在工作中，注意遵循檔案材料形成 規(guī)律，保持材料z間的有機(jī)聯(lián)系，使大型水利工程 建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平.33要注重建立工稈檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，抓好檔案 的收集，保管，利用大型水利工程的效益大，風(fēng)險(xiǎn)也大，其檔案資 料不同于一般的歷史資料，對(duì)工程的運(yùn)行,安全有 直接影響因此，搜集與管理好工程建設(shè)時(shí)期的檔 案資料至關(guān)重要同時(shí)，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),注重運(yùn) 用,發(fā)揮好工程檔案作用，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理由封 閉型向開放型，由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在工程 檔案的利用與服務(wù)屮體現(xiàn)其價(jià)值.3.4要注重計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用 做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作信息化，網(wǎng)絡(luò)化建 設(shè)大力推行對(duì)縮微檔案，磁介質(zhì)檔案，電子文件檔 案在工程檔案中的運(yùn)用.特別在工程檔案轉(zhuǎn)入工管 單位管理使用以后，要注重從計(jì)算機(jī)管理人手，利 用網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，豐富信息資源，建立專題數(shù) 據(jù)庫(kù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，現(xiàn)代化,減輕管 理人員的工作強(qiáng)度,提高存檔質(zhì)量和工作效率.4結(jié)語(yǔ)