試論人力資源檔案管理工作的優(yōu)化途徑

1、    試論人力資源檔案管理工作的優(yōu)化途徑    董延艷蔣仁鋒摘 要：人力資源檔案管理工作屬于人力資源管理重要組成部分，對于提高單位內(nèi)人力資源管理工作效率和質(zhì)量具有重要作用。因此，單位人力資源管理部門應(yīng)該注重人力資源檔案管理工作水平提高，盡可能優(yōu)化人力資源檔案管理工作。本文主要簡要分析了目前人力資源檔案管理工作存在主要問題，并根據(jù)這些問題提出對應(yīng)改善措施，期望優(yōu)化人力資源檔案管理工作，提高其檔案管理工作效率和水平。關(guān)鍵詞：人力資源 檔案管理 優(yōu)化途徑一、人力資源檔案管理的重要作用人力資源作為國家和地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程當(dāng)中重要發(fā)展基礎(chǔ)，對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平高低具有

2、直接影響作用。不同地區(qū)人力資源接受教育程度不同，所處經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境不同都會影響到人力資源素質(zhì)高低。不同企業(yè)對于人力資源的需求具有較大差別，因此不同企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求進(jìn)行企業(yè)內(nèi)人力資源科學(xué)有效管理。而人力資源檔案是人力資源資源管理中形成的信息資料，在促進(jìn)人力資源流動、提高人力資源管理水平方面，發(fā)揮著不可或缺的重要作用。為了給企業(yè)人力資源管理工作提供管理依據(jù)以及基礎(chǔ)，必須先對企業(yè)人力資源進(jìn)行檔案建設(shè)和管理。開展人力資源檔案管理工作主要是為了了解特定地區(qū)以及時間范圍內(nèi)人力資源的各項(xiàng)信息，根據(jù)人力資源檔案中提供的人員進(jìn)行合理安排和調(diào)配，促進(jìn)人力資源在為社會發(fā)展服務(wù)過程發(fā)揮其最大價(jià)值。二、人力資源檔

3、案管理工作存在主要問題目前各個單位以及企業(yè)都逐漸注重信息技術(shù)在人力資源檔案管理工作中的應(yīng)用，人力資源檔案管理工作逐步進(jìn)入智能化管理模式。但是，很多單位和企業(yè)對人力資源檔案管理工作的認(rèn)識仍然存在一定偏差，沒有充分認(rèn)識到人力資源檔案管理工作重要作用。單位以及企業(yè)管理部門對于人力資源檔案管理工作不重視，導(dǎo)致人力資源檔案管理工作受到硬件條件以及環(huán)境限制。很多人將人力資源檔案管理工作內(nèi)容簡單化，認(rèn)為只要對人力資源檔案進(jìn)行妥善的保存便完成了人力資源檔案管理工作，這種認(rèn)知是完全錯誤的。除了認(rèn)知程度不夠?qū)θ肆Y源管理工作造成限制外，目前很多單位人力資源檔案管理部門檔案管理水平和技術(shù)水平都嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)，專業(yè)檔案管

4、理人才的缺乏，是人力資源檔案管理工作效率無法得到有效提升的主要原因。三、人力資源檔案管理工作主要優(yōu)化途徑（一）健全人力資源檔案管理制度為了給單位以及企業(yè)內(nèi)部人力資源檔案管理工作人員提供工作指導(dǎo)，并且嚴(yán)格規(guī)范人力資源檔案管理工作人員的工作行為，企業(yè)以及單位的人力資源檔案管理部門必須根據(jù)企業(yè)以及單位內(nèi)的實(shí)際情況，制定較為完善的人力資源檔案管理制度。在進(jìn)行人力資源檔案管理制度時，必須堅(jiān)持科學(xué)性和合理性原則，確保人力資源檔案管理制度是科學(xué)合理，并且符合單位內(nèi)人力資源檔案管理工作實(shí)際情況的，可以為實(shí)際的人力資源檔案管理工作提出指導(dǎo)性意見。為了提高人力資源檔案管理工作效率，其管理制度必須具有簡潔性，便于理

5、解易于應(yīng)用。人力資源檔案管理制度不僅是對單位內(nèi)的員工形成約束作用，同時也對單位領(lǐng)導(dǎo)具有約束作用，這是人力資源檔案管理制度不可缺少的雙向管理性。（二）建立專業(yè)人才資源檔案管理隊(duì)伍為了保障人力資源檔案充分發(fā)揮其檔案職能，單位以及企業(yè)必須注重專業(yè)人力資源檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在招聘人力資源檔案管理部門工作人員時，除了注意引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才外，還要注意引進(jìn)專業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才，組建檔案管理水平以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平均較高的人力資源檔案管理隊(duì)伍。另外，還要注重人力資源檔案管理工作人員新興檔案管理知識以及管理技術(shù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)人力資源檔案管理工作人員定期培訓(xùn)工作，使其充分認(rèn)識到人力資源檔案管理崗位重要責(zé)任，提高管

6、理人員崗位責(zé)任感。（三）完善人力資源檔案管理信息化建設(shè)工作為了順應(yīng)時代發(fā)展，提高人力資源檔案管理工作效率，人力資源檔案管理工作信息細(xì)化建設(shè)工作刻不容緩。人力資源檔案管理工作中會接觸到大量檔案信息以及檔案數(shù)據(jù)，僅僅依靠人工進(jìn)行整理和管理，勢必會造成管理效率低下。人力資源檔案管理信息化建設(shè)既需要相關(guān)政策法規(guī)支持，也離不開企業(yè)以及單位管理層對基礎(chǔ)信息化設(shè)施建設(shè)投入。人力資源檔案管理信息化建設(shè)不僅可以提高人力資源檔案管理效率，還能夠最大限度地減少人工管理過各種失誤，總體上提高人力資源檔案管理工作質(zhì)量。另外，單位以及企業(yè)內(nèi)人力資源檔案信息通常具有一定保密性，人力資源檔案管理信息化建設(shè)過程，必須確保電子版人力資源檔案文件存儲位置以及環(huán)境安全，避免電子版人力資源檔案信息被竊取或丟失，給單位或者企業(yè)人力資源管理工作造成嚴(yán)重不良影響。四、結(jié)語綜上所述，開展高效率人力資源檔案管理，有助于人才資源充分利用。面對人力資源檔案管理現(xiàn)狀中基礎(chǔ)設(shè)施相對落后、信息化管理意識薄弱、專業(yè)管理人才缺乏等問題，為了優(yōu)化人力資源檔案管理工作，必須健全人力資源檔案管理制度，構(gòu)建專業(yè)的管理人才隊(duì)伍，