基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控探討

1、    基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控探討    摘 要：檔案的收集工作直接影響檔案信息資源的有效性、及時(shí)性以及齊全性，是檔案管理的一個(gè)重要過程。精準(zhǔn)化管控是改善基層單位檔案收集工作的一個(gè)重要途徑，因此根據(jù)工作實(shí)際，首先分析了檔案收集精準(zhǔn)化管控的內(nèi)涵和意義，然后分析了基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控存在的問題，最后提出了解決對(duì)策，促進(jìn)基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控水平繼續(xù)提升。關(guān)鍵詞：基層單位;檔案收集;精準(zhǔn)化管控檔案是對(duì)各階段的歷史性事件進(jìn)行記錄的載體，其包含豐富的信息資源，在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案的收集具有重要意義。它不僅可以客觀、全面地反映過去一段時(shí)間發(fā)生的各種事

2、情，同時(shí)還能對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行追溯，還原真相。目前，雖然在我國的檔案法中，對(duì)檔案的收集工作有較明確的要求，但是在很多基層單位，由于受到各種條件的限制，檔案收集工作一直面臨著諸多問題，影響基層單位檔案工作的開展。因此本文將結(jié)合實(shí)際工作，分析基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控存在的問題，并提出對(duì)策，從而推動(dòng)基層單位檔案管理工作水平。1 檔案收集精準(zhǔn)化管控概述1.1 檔案收集精準(zhǔn)化管控的內(nèi)涵檔案收集精準(zhǔn)化管控主要是指在檔案收集過程中對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，分別建立事前、事中、事后管理細(xì)則，并將其形成完善的工作機(jī)制，從而促進(jìn)檔案收集更加齊全、精準(zhǔn)和及時(shí)。例如以收集會(huì)計(jì)檔案為例，首先建立檔案收集精準(zhǔn)化管控體系標(biāo)準(zhǔn)

3、，然后劃分成事前、事中和事后三個(gè)環(huán)節(jié)，事前需要制作檔案索引、召開檔案收集工作動(dòng)員會(huì);事中需要根據(jù)實(shí)際情況將其規(guī)整到準(zhǔn)確的檔案范圍內(nèi)，并保證時(shí)間的及時(shí)性;事后需要監(jiān)督檔案員進(jìn)行檢查并對(duì)其進(jìn)行考核。只有形成這樣一套完整的檔案收集精準(zhǔn)化管控體系，才能做到檔案不缺失、不錯(cuò)放、不拖延。1.2 檔案收集精準(zhǔn)化管控的意義進(jìn)行檔案收集精準(zhǔn)化管控一方面是通過建立檔案收集和管控體系，使檔案收集的各環(huán)節(jié)管理更加精細(xì)化，且每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，檔案收集工作更加規(guī)范和齊全，有利于檔案保管和查詢;另一方面約束了檔案管理員的行為，通過對(duì)檔案管理員的監(jiān)督與考核，也提高了他們的工作積極性。例如，在組織擬提拔某位同志時(shí)，往往會(huì)查

4、詢?cè)撏镜臋n案，如果該同志的一些關(guān)鍵性檔案材料缺失，那對(duì)其前途影響將十分巨大，輕則影響個(gè)人命運(yùn)，重則影響國家選拔社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)的人才。因此，加強(qiáng)檔案收集精準(zhǔn)化管控?zé)o論是對(duì)民生建設(shè)，還是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有很大的促進(jìn)作用。2 基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控存在的問題2.1 檔案收集精準(zhǔn)化管控意識(shí)不強(qiáng)在基層單位，很多領(lǐng)導(dǎo)更多看重的是處理業(yè)務(wù)的能力，很少會(huì)去關(guān)注檔案管理工作。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視，一方面單位不會(huì)投入足夠的人力、物力用于檔案管理建設(shè)，另一方面也不會(huì)將檔案管理建設(shè)納入年度計(jì)劃，就算納入了年度計(jì)劃也是喊喊口號(hào)，后面將會(huì)不了了之。正是由于檔案管理工作得不到重視，也就造成了檔案管理員得不到應(yīng)有地位和經(jīng)

5、濟(jì)待遇，這將會(huì)直接影響檔案管理員的工作積極性，更加不利于檔案收集精準(zhǔn)化管控。此外，很多基層單位都以工作業(yè)務(wù)繁忙為借口，不能對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行及時(shí)歸檔，檔案管理部門一方面沒有懲罰措施，另一方面礙于情面，督促不到位，這將嚴(yán)重影響檔案收集的精準(zhǔn)化管控。2.2 檔案收集范圍不精準(zhǔn)檔案法里面對(duì)檔案收集范圍的規(guī)定比較籠統(tǒng)，在現(xiàn)實(shí)工作中往往需要檔案管理人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類收集。然而，很多基層單位由于檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以精準(zhǔn)把控檔案的收集范圍。例如，在基層的機(jī)關(guān)單位里面，主要有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、信訪檔案以及新聞檔案，在收集過程中很多檔案員會(huì)忽視新聞檔案的收集，導(dǎo)致收集的檔案資料不齊全。此外，當(dāng)前很

6、多基層單位移交的檔案都是零散的，并沒有按照檔案收集范圍進(jìn)行收集，而是有什么就交什么，例如一個(gè)工程項(xiàng)目，從立項(xiàng)到后面的竣工驗(yàn)收，涉及眾多歸檔的文件，而一些基層單位由于前期沒有對(duì)檔案材料進(jìn)行精準(zhǔn)化管控，沒有明確要求哪些材料需要收集歸檔，導(dǎo)致最后檔案材料不全，不能客觀反映工程項(xiàng)目的實(shí)際情況。2.3 檔案收集精準(zhǔn)化管控水平不夠檔案的精準(zhǔn)化管控需要投入一定的人力和物力，很多基層單位的檔案管理人員都是兼職的，他們不但沒有檔案管理的專業(yè)化知識(shí)，而且平常業(yè)務(wù)繁忙，在檔案收集過程中沒有投入精力，敷衍了事，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔號(hào)或案卷號(hào)與實(shí)際不符，內(nèi)容分裂混亂等現(xiàn)象，這極其不利于檔案收集的精準(zhǔn)化管控。同時(shí)，一些基層單位由

7、于經(jīng)費(fèi)有限或者對(duì)檔案收集工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理室的硬件條件差，例如除濕器、空調(diào)等設(shè)備陳舊，溫度不能控制在合適的范圍內(nèi)等，甚至檔案室還存在漏水的隱患，沒有硬件的支持何談精準(zhǔn)化管控。3 基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控的對(duì)策3.1 加強(qiáng)檔案精準(zhǔn)化管控宣傳力度，提高檔案收集精準(zhǔn)化管控意識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化管控，不能僅靠一些制度或體系標(biāo)準(zhǔn)，還需要對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員加強(qiáng)檔案精準(zhǔn)化管控的宣傳力度，提高其檔案收集精準(zhǔn)化管控的意識(shí)。首先需要通過真實(shí)的案例展示檔案收集與管理的必要性和重要性，引發(fā)基層單位領(lǐng)導(dǎo)和管理員思想的共鳴。其次組織大家學(xué)習(xí)檔案法以及實(shí)施辦法，增強(qiáng)法制觀念，使其明白檔案收集精準(zhǔn)化管控不但可以

8、提高工作效率，有利于追本溯源，同時(shí)對(duì)國家明確規(guī)定的相關(guān)材料進(jìn)行收集歸檔還是法律要求。3.2 動(dòng)態(tài)更新檔案收集范圍，保證檔案收集精準(zhǔn)化檔案的收集精準(zhǔn)化管控目標(biāo)是齊全、精準(zhǔn)和及時(shí)，因此為了更加精準(zhǔn)地收集各類檔案，應(yīng)該根據(jù)基層單位的實(shí)際情況，動(dòng)態(tài)更新檔案收集范圍。例如，在每年對(duì)檔案進(jìn)行歸檔前，要深入各個(gè)部門進(jìn)行調(diào)研，明確各類檔案的收集范圍、收集數(shù)量、收集標(biāo)準(zhǔn)以及保管時(shí)間等，提前指導(dǎo)相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作，避免在收集歸檔的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)收、漏稅，從而保證檔案收集工作的精準(zhǔn)化。3.3 多渠道提升檔案收集管控水平，助推檔案收集精準(zhǔn)化基層單位首先需要設(shè)立專門的崗位負(fù)責(zé)檔案收集與管理工作，同時(shí)還要加強(qiáng)基層檔案管理人

9、員的培訓(xùn)與教育工作，提高基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，并通過績效考核的形式激發(fā)他們工作的積極性。其次建立有效檔案收集管理制度，檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，一方面保證檔案收集與管理工作的連續(xù)性，另一方面使檔案收集更加完善、規(guī)范和全面。此外，通過信息化手段提高檔案收集的效率和精準(zhǔn)率，例如通過建立檔案收集系統(tǒng)平臺(tái)，各個(gè)部門可以提前將需要?dú)w檔的材料形成電子檔上傳到平臺(tái)，然后檔案管理部門可以提前審核收集到的檔案，并對(duì)各部門收集檔案的全過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4 結(jié)語檔案收集的精準(zhǔn)化管控既關(guān)乎民生問題又關(guān)乎社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是對(duì)歷史的呈現(xiàn)也是對(duì)未來的負(fù)責(zé)，是維持社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的一項(xiàng)不可或缺的工作?；鶎訂挝挥捎谑艿礁鞣N條件的限制，檔案收集精準(zhǔn)化管控還存在一些問題，但只要各相關(guān)主體擁有精準(zhǔn)管控的意識(shí)并采取行動(dòng)，相互配合，定能實(shí)現(xiàn)檔案收集的精準(zhǔn)化管控，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。參考文獻(xiàn)1王羽佳.基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控探析j.北京檔案，2020（02）：23-25.2孫弘.文書檔案收集歸檔工作存在的問題和對(duì)策j.蘭臺(tái)內(nèi)