試論印章檔案的收集及整理

1、    試論印章檔案的收集及整理    王明惠+秦毅+王猛摘 要：我國的檔案管理中，印章檔案管理是比較重要的一部分，在對印章檔案的收集工作以及整理的工作實施方面，是體現(xiàn)印章檔案價值的重要保障。只有在檔案的收集以及整理環(huán)節(jié)得到了加強，才能有助于印章檔案的作用發(fā)揮。本文通過從理論上對印章檔案的管理現(xiàn)狀進行詳細分析，然后對印章檔案的收集要求和收集方法加以研究，最后對印章檔案的整理工作詳細探究。關(guān)鍵詞：印章檔案；收集；整理印章檔案有著其獨特的作用，在印章檔案的管理方面也要能注重方法的科學(xué)性。在對印章檔案的管理工作中，對印章檔案的收集以及整理環(huán)節(jié)要能充分重視，這是

2、提高印章檔案管理水平的重要內(nèi)容，在這些層面得到了加強，才能有助于印章檔案的整體管理水平提高。通過從理論層面對印章檔案的基礎(chǔ)管理內(nèi)容加強研究，就能有助于印章檔案的管理質(zhì)量提高。1 印章檔案的管理現(xiàn)狀及收集要求分析1.1 印章檔案的管理現(xiàn)分析從當(dāng)前我國對印章檔案的管理現(xiàn)狀來看，在諸多方面還存在著問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在沒有在印章檔案的管理上有統(tǒng)一化的認識，一些人將印章檔案和獎品以及紀念性物品等進行歸類，都稱為實物檔案。還有的認識對印章檔案的保管與否不重要，認為對于失效的印章檔案進行管理費時又費力。從這些觀念認識上來看，在印章檔案的管理工作方面，并沒有統(tǒng)一化的認識。沒有注重印章檔案的價值作用

3、發(fā)揮1。再有就是對印章檔案的管理工作上沒有得到有效落實，沒有對印章檔案的管理工作得以有效落實，在工作的職責(zé)上沒有明確化等。1.2 印章檔案的收集要求分析對印章檔案的收集要遵循相應(yīng)的要求，在這些要求下才能將印章檔案的收集工作得以完善化。對印章檔案的收集在門類上要保證齊全，對各級的檔案進行接收以及征集過程中，都要能嚴格的按照檔案收集的范圍以及權(quán)限來進行收集，在對收集的檔案方面要能進行統(tǒng)一化的管理。再有就是對印章檔案的收集結(jié)構(gòu)方面要合理化呈現(xiàn)，將所收集到的檔案，能夠?qū)Φ貐^(qū)以及系統(tǒng)檔案館的特征得以有效的反映2。在對專門檔案館收集檔案的時候，就要對不同級別以及類型等檔案的特點相結(jié)合，注重對印章檔案的收集

4、比例合理化，具體收集工作的實施過程中，能夠有側(cè)重點，突出印章檔案收集的特征，只有在這些方面得到了充分重視，才能有助于檔案收集的標準化目標實現(xiàn)。對印章檔案的收集要體現(xiàn)出完整精煉。所謂的完整性就要要對檔案的收集完整齊全，盡可能的通過印章檔案來對一定時期和年代的空白進行彌補。對印章檔案的收集要體現(xiàn)出廣泛性。只有在這些相應(yīng)的要求上得到了充分重視，才能真正將印章檔案的收集工作加以完善化。2 印章檔案的收集方法和整體方法探究2.1 印章檔案的收集方法探究對印章檔案的具體收集工作實施過程中，要注重方法的科學(xué)實施，只有這樣才能將印章檔案的整體管理水平得以提高。印章檔案作為是檔案管理工作中的重要組成，在具體的收

5、集工作實施中就要注重收集范圍的明確化。在范圍上主要有各級的黨政機關(guān)，以及群眾團體和社會組織，以及企事業(yè)單位等報廢的行政公章，和業(yè)務(wù)公章等等。只有在范圍上得到了有效明確化，對印章檔案收集工作的進一步實施就能打下堅實基礎(chǔ)。對印章檔案的收集途徑方面也要能有充分的重視，要加強印章檔案的平時收集以及集中收集方法的結(jié)合3。其中的日常收集工作的實施方面，就要在日常的工作過程中，對一些報廢的印章進行收集。而在集中收集方面就是對報廢的印章進行一次性的收集。在收集印章檔案的工作過程中，也要能注重一些問題，在印章的機構(gòu)名稱上會有著不同，所以這就要能對印章的收集進行分類。而在進行集中收集的過程中，就要將收集的人力能相

6、對的集中起來。不僅要對行文公章進行收集，還要能對國家以及社會的有著保存利用價值的服務(wù)張進行收集。印章檔案的收集工作實施過程中，還要能注重將印章的鑒定和收集兩者緊密的結(jié)合。由于在報廢的印章數(shù)量上比較多，就要能夠做到去偽存真，加強對印章檔案的篩選工作實施，注重科學(xué)化的實施工作。還要能將印章的收集和印章的整理工作進行有效的結(jié)合。2.2 印章檔案的整體方法探究促進印章檔案的科學(xué)化管理，就要注重在印章檔案的整理工作上能得以優(yōu)化實施。從具體的措施實施上來看，要能充分注重構(gòu)建科學(xué)化的規(guī)章制度，將印章檔案的整理工作能得以科學(xué)化實施。要嚴格的按照國家相關(guān)的行政以及保密法律法規(guī)加以執(zhí)行，對印章檔案的科學(xué)化管理制度

7、的制定要充分重視。并要能在相應(yīng)的設(shè)施配置方面能得以加強，對印章檔案的安全整理工作目標有效實現(xiàn)。需要派遣專門人員對印章檔案進行負責(zé)。在這些基礎(chǔ)層面得到了加強，才能真正有助于印章檔案的管理質(zhì)量水平的提高。對印章檔案的整理過程中，在登記填表的環(huán)節(jié)要加強重視，印章的檔案收集進館之后，就要填蓋停用印章登記表，然后留下指模，對移交的單位以及時間和停用的時間等一系列的內(nèi)容都要能詳細的填寫。接著就要進行清洗編號工作的實施，在對印章檔案登記后，在對收集的鑒定后的印章進行實施清洗工作，然后晾干之后進行貼上標簽以及編制流水編號等4。在進行清洗工作的實施中喲注意，不同的材質(zhì)的印章選用的清洗方法也是不同的。例如對于金屬

8、類的印章在進行清洗工作的時候，就要采取煤油進行清洗。印章的清洗工作以及編號工作完成之后，就要對印章檔案進行制定卡片，制作卡片的過程中，就要能嚴格的按照一個印章一個卡片的原則。字蓋有印模的卡片上編號進行集中的管理。由于印章檔案是特殊性的檔案，在實際的整體工作實施過程中，就要能注重對印章檔案的分揀，這樣就能在實際的整理工作效率上有效提高。在分類整理的工作實施上，要按照印章形成的規(guī)律進行集中性的整理5。對印章檔案的時期以及屬性和機構(gòu)等實施詳細化的分類。根據(jù)印章檔案的重要性進行設(shè)置保管期限，主要分為永久期限以及十五年期限兩種。在對外行為使用機構(gòu)以及組織法人等辦事機構(gòu)的印章檔案的保管是永久性的，除此之外

9、就是十五年。印章檔案的分類之后就要進行實施科學(xué)化的排架工作實施。由于在檔案自身和紙質(zhì)的檔案有著不同，所以在進行管理的方式上也會有著相應(yīng)的不同。為能將印章檔案的整理能夠美觀好看，就要結(jié)合單位庫房的大小進行制造板式結(jié)構(gòu)的裝具，將相應(yīng)的印章檔案放入其中，在順序上能夠依次排列6。在柜頭上掛上相應(yīng)的檔號。然后進行編制檢索工具，可以通過手工檢索以及卡片目標的方式加以呈現(xiàn)。以及對整理說明進行編制。也就是將印章檔案的來源以及數(shù)量和完整性情況等進行相應(yīng)的說明，對參加整理的人員名單和其它的一些事項等進行說明編制。3 結(jié)語對印章檔案進行收集整理就要能結(jié)合實際的情況進行，在對檔案的收集整理方法上也要 能充分注重其科學(xué)性。由于印章檔案和其它的檔案內(nèi)容有著不同，在具體的管理中也要能注重方法的多樣化。在對印章檔案的管理工作方面一定要能加強重視，針對其中的收集整理問題及時性的解決，注重新的方法應(yīng)用，將印章檔案的收集整理工作加以優(yōu)化實施。通過從這些層面加強了研究，對印章檔案的收集整理水平的提高就比較有利。參考文獻1周明明.淺談印章檔案管理j. 云南檔案. 2014（03）2于魯霞.失效印章檔案的建檔與分類研究j. 蘭臺世界. 2015（s1）3封小平.談?wù)動≌聶n案的整理j. 浙江檔案. 2014（04）4滕