信息時(shí)代背景下的檔案管理探究

1、    信息時(shí)代背景下的檔案管理探究    李桂芬【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致了檔案管理的創(chuàng)新。但由于涉及的內(nèi)容很多，檔案管理呈現(xiàn)出復(fù)雜性。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，必須將信息管理技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。本文對(duì)信息時(shí)代背景下檔案管理的特點(diǎn)和及其對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響進(jìn)行了研究，并對(duì)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行了探討。【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；實(shí)現(xiàn)路徑【分類號(hào)】g270.7 【文章標(biāo)識(shí)碼】a隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理規(guī)范化受到人們的廣泛關(guān)注。而隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作也隨之賦予更多的意義，其不

2、再是簡(jiǎn)單的文件收集，開始有了更廣闊的作用，檔案的傳統(tǒng)管理模式也要進(jìn)行改革來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化。一、信息時(shí)代高校檔案管理特點(diǎn)（1）信息時(shí)代的檔案文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，取而代之的是以數(shù)字、圖形及文本為表現(xiàn)形式的電子文檔。借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)圖文掃描，計(jì)算機(jī)云處理，網(wǎng)絡(luò)傳輸和系統(tǒng)存儲(chǔ)，使檔案文件存儲(chǔ)更為方便，數(shù)據(jù)更為豐富，資料更為翔實(shí)，管理更為科學(xué)。（2）信息時(shí)代檔案文件的傳輸和利用更加迅速直接。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、檔案共享系統(tǒng)，打破了時(shí)間和空間限制，可以遠(yuǎn)距離跨區(qū)域調(diào)檔閱檔，使高校檔案?jìng)鬏敽屠酶旖?，調(diào)檔閱檔更方便。（3）信息時(shí)代的檔案文件是開放的，可共

3、享的。通過(guò)系統(tǒng)管理和部門權(quán)限的設(shè)定，使檔案文件的使用范圍更加廣泛，社會(huì)利用檔案更為便利，大大提高了檔案的利用效率和使用價(jià)值。（4）信息時(shí)代的檔案文件管理更為科學(xué)、規(guī)范。不僅有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備加以支撐，更有專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)了檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和開放性利用。二、信息時(shí)代對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響（一）提升了檔案保存質(zhì)量。在信息時(shí)代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，這種保管方式相對(duì)于信息時(shí)代的硬盤、云盤等保管形式來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)比較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)等意外情況時(shí)會(huì)在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對(duì)于一些比較重要的檔案，比如不動(dòng)產(chǎn)檔案，由于檔案中記載的不動(dòng)

4、產(chǎn)所有人的所有權(quán)限可能幾十年才會(huì)更換一次，因此在長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程中很容易因?yàn)槌睗竦惹闆r造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而信息時(shí)代則改為了基于信息平臺(tái)上的云盤、硬盤等儲(chǔ)蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長(zhǎng)了檔案保存時(shí)間。（二）提高了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理依靠人力對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時(shí)間內(nèi)未能進(jìn)行歸納整理，造成大量的堆積，檔案管理工作將會(huì)變得非常耗時(shí)耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在信息時(shí)代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺(tái)上的，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來(lái)的數(shù)據(jù)出錯(cuò)率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。（

5、三）降低了檔案管理成本。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關(guān)信息資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保管，因此對(duì)于紙張質(zhì)量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，加大了檔案管理成本。通過(guò)信息可以對(duì)檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時(shí)可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。三、信息化時(shí)代檔案管理的內(nèi)容（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想真正推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，需要具備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施條件，這是提高檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。除此之外，相關(guān)單位還需要針對(duì)實(shí)際情況，積極構(gòu)建全國(guó)性的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，從而可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。無(wú)

6、論從宏觀角度還是微觀角度進(jìn)行分析，均可以清楚地了解做好檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，所以相關(guān)單位在發(fā)展檔案管理信息化之前，需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，做好調(diào)研工作，并且提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案信息資源建設(shè)。做好檔案信息資源建設(shè)同樣是其中不可或缺的重要內(nèi)容，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，為從根本上發(fā)揮出檔案信息資源建設(shè)的有效性，需要緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，將檔案信息資源建設(shè)與數(shù)字檔案館進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。（四）建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)。這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，需要滿足功能設(shè)計(jì)的基本要求。（五）構(gòu)建人才隊(duì)伍。相關(guān)單位可以通過(guò)培訓(xùn)的方式，提高管理人員的信息技術(shù)水平，如此才能真正為檔案

7、信息化管理提供保障。四、檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑（一）建立健全檔案管理工作制度。檔案管理制度必須根據(jù)實(shí)際情況制定，體現(xiàn)其合理性和科學(xué)性。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，最重要的是方便收集、存儲(chǔ)和訪問(wèn)查詢。因此，工作制度必須方便、實(shí)用、易操作、可操作，能夠充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。此外，檔案管理工作制度還應(yīng)能夠約束領(lǐng)導(dǎo)和員工的行為，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，對(duì)認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)失職人員予以處罰。（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。在信息時(shí)代，檔案管理模式發(fā)生了變化。為了滿足工作需要，管理者不僅要清楚地掌握檔案管理的知識(shí)，而且要加強(qiáng)對(duì)各種現(xiàn)代技術(shù)的了解。因此，企業(yè)要認(rèn)識(shí)管理工作的重要性，明確計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管

8、理的途徑，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理效率；應(yīng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力，使其能夠勝任信息時(shí)代的檔案管理工作，為檔案信息管理的長(zhǎng)期發(fā)展提供保障；聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)能力強(qiáng)的專家講課，加強(qiáng)信息檔案管理；引進(jìn)專業(yè)水平高、技術(shù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)的綜合型人才，組建一支信息時(shí)代技術(shù)綜合能力強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍。（三）建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。在信息時(shí)代，為實(shí)現(xiàn)檔案文件的有效共享和利用，應(yīng)盡快建立適合檔案管理和利用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。根據(jù)檔案特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的檔案接收、檢驗(yàn)、保存、利用、鑒定、銷毀制度，對(duì)各部門產(chǎn)生的檔案文件信息進(jìn)行分類、整理編目等，運(yùn)用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件分別將檔

9、案文件存儲(chǔ)在相應(yīng)的系統(tǒng)空間內(nèi)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行集中統(tǒng)一的維護(hù)管理，并設(shè)定使用權(quán)限，形成檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。（四）加強(qiáng)檔案管理的安全保障工作。信息時(shí)代是信息開放、共享的時(shí)代，檔案文件跨區(qū)域傳輸和網(wǎng)絡(luò)化共享，大大提高了檔案文件使用的廣泛性，同時(shí)也存在巨大的安全隱患。在檔案文件存儲(chǔ)、傳輸和利用過(guò)程中如果保密性不強(qiáng)，防護(hù)措施不嚴(yán)，就會(huì)造成檔案的失密泄密。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全保障工作。應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定期對(duì)軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)管理，保證存儲(chǔ)設(shè)備處于良好狀態(tài)，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于暢通狀態(tài)，使檔案文件的管理、傳輸和利用在穩(wěn)定、安全的環(huán)境下運(yùn)行；要定期對(duì)檔案文件更新備份，防止存儲(chǔ)檔案文件意外丟失；要設(shè)定網(wǎng)絡(luò)防護(hù)墻，預(yù)防病毒侵襲，定期對(duì)系統(tǒng)殺毒隔離；要通過(guò)身份驗(yàn)證，用戶簽名等，嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，預(yù)防檔案系統(tǒng)被非法訪問(wèn)或惡意刪改。五、結(jié)束語(yǔ)隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到社會(huì)方方面面。在信息時(shí)代背景下，檔案管理面臨著巨大的機(jī)遇。因此，企業(yè)單位等要認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于檔案管理的重要性，利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案創(chuàng)新發(fā)展