探究建筑企業(yè)辦公室工作效率提高的措施

1、    探究建筑企業(yè)辦公室工作效率提高的措施    黃瀟霄廣西建工集團基礎建設有限公司 530001摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)進行綜合管理的主要部門，擔負著包括企業(yè)管理、協(xié)調(diào)以及外聯(lián)的重要任務，不僅體現(xiàn)內(nèi)部上下級信息傳達的重要職能，更是企業(yè)形象的直接體現(xiàn)。因此，建筑企業(yè)辦公室工作效率的水平直接影響了企業(yè)政策的制定、執(zhí)行以及效率。據(jù)此，本文在科學認識辦公室工作職能的基礎之上，對我國建筑企業(yè)的辦公室工作問題進行了有效的分析，以改正并提高的原則制定了相應的措施，希望可以為建筑企業(yè)提高辦公室的工作效率形成一定的幫助。關鍵詞：辦公室；工作效率；措施；建筑企業(yè)建筑企業(yè)的

2、辦公室工作內(nèi)容所涉及范圍加大，綜合性也很強，尤其在面對繁雜事務和任務中，發(fā)揮非常重要的作用，對于整個企業(yè)的運行具有重要的現(xiàn)實意義。尤其是我國在進入市場化改革的深層次階段之后，市場競爭的復雜性和激烈程度都被進一步擴大，競爭的領域也有傳統(tǒng)的技術競爭不斷擴大到了企業(yè)理念、管理制度以及組織體系等許多方面，然而作為建筑企業(yè)運行樞紐的辦公室工作也因此需要做出更高的工作水平來應對來自于市場的要求，然后在激烈的市場競爭占據(jù)有利的地位。一個運作良好的建筑企業(yè)能夠抓住機遇，能夠合理處理上級跟員工的關系，能夠設計并推廣客戶需求的建筑產(chǎn)品，但是這些能否做到，關鍵要看建筑企業(yè)辦公室是否起到了應有的作用。一、辦公室在建筑

3、企業(yè)運行中的地位和作用（一）辦公室是建筑企業(yè)運行的紐帶在建筑企業(yè)不斷革新的時代，建筑企業(yè)的辦公室職能也在不斷的變化和發(fā)展，其對于企業(yè)發(fā)展方針和改革政策的貫徹執(zhí)行具有重要的意義。而且，建筑企業(yè)辦公室所應當具備的工作職能也不再局限于原來的信息交互，而是發(fā)展到了對于企業(yè)其他部門的職能協(xié)調(diào)和功能完善之上，雖然其處于平級關系，但其所需要處理的范圍和職能作為卻是其他部門無法比擬的，尤其是在辦公室的橫向協(xié)調(diào)作用。（二）辦公室是建筑企業(yè)的窗口建筑辦公室除了需要處理企業(yè)內(nèi)部的信息交互之外，也是對外信息披露的重要關口，是企業(yè)外部信息的交流中心以及聯(lián)絡站。因此，企業(yè)辦公室的精神、文化和思想便是整個企業(yè)的重要代表，辦

4、公室工作效率和工作形象直接影響到建筑企業(yè)在行業(yè)、市場以及社會中的形象。二、目前我國建筑企業(yè)辦公室存在的問題就我國目前建筑企業(yè)的現(xiàn)在來看，其辦公室主要承載的是一個檢察和督促的作用，并且對各級的信息進行傳達和溝通，體現(xiàn)了管理層的指揮職能，也體現(xiàn)了其自身的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡的樞紐作用。但是，就其現(xiàn)狀而言，我國建筑企業(yè)的辦公室管理工作還存在不少的問題，雖然取得了一定的工作成效，但是其還存在不少的問題。（一）工作缺乏對于自身職責的理解辦公室是企業(yè)領導層決議傳達的重要途徑，其長期處理管理層的領導之下，導致不少的辦公室人員錯誤理解自身的職責，過于突出企業(yè)管理層的領導作用，忽略自身的自主性，其工作出現(xiàn)了懈怠情緒，過于

5、依靠來自于管理層的引導和指示，導致了辦公室工作缺乏主動性，長期被動工作也讓企業(yè)辦公室的部分職能缺失，尤其是處理突發(fā)問題的能力。長久下去，一旦發(fā)生突發(fā)事件，必然會因為短期難以處理而引發(fā)連鎖性負面影響，這也是大多數(shù)建筑企業(yè)所不愿意看到的問題。（二）缺少有效的監(jiān)管建筑企業(yè)的辦公室工作往往具有很大的自主性，也需要這種自主性來突出人員對于問題的解決能力。但是，部分人員錯誤理解了這種自主性的根本所在，因此，借此機會來放松自己，疏于職守，導致正常的辦公室工作難以高效運行，加大了成本投入，影響了整個企業(yè)的工作效率，甚至是企業(yè)的風氣和對外形象。（三）管理手段相對落后建筑企業(yè)由于自身的特殊性，所以往往在施工技術和

6、工藝加大投入。然而，正是由于對于現(xiàn)場施工的重視往往會造成管理的放松，體現(xiàn)在其辦公室的管理之中則是管理模式和管理手段過于落后。在知識經(jīng)濟時代，計算機管理已經(jīng)發(fā)展到信息管理的程度，以云技術和大數(shù)據(jù)為主導的功能正不斷刷新著管理的模式，如果企業(yè)的辦公室管理無法緊跟時代發(fā)展的步伐，必將落后于行業(yè)的發(fā)展水平，弱化自身的競爭力，影響企業(yè)的生產(chǎn)的發(fā)展。三、提升我國建筑企業(yè)辦公室工作效率的措施（一）制度化俗話說：無規(guī)矩不成方圓。新世紀的企業(yè)辦公室工作也需要進行強制度化的建設，建立全方位多層次的制度管理體系。首先，制度的建立需要結(jié)合良好的實際基礎，需要具有針對性和實用性，建筑企業(yè)是一個進行現(xiàn)場施工的企業(yè)，任何工作

7、都在現(xiàn)場工作的基礎上開展的。因此，建筑辦公室工作要適應該行業(yè)的熱點，其制度的建設也必須要依照這一種特性，并以此不斷完善其運行的機制。第一是建立日常工作制度。由于辦公室工作所針對的事情是復雜而且混亂的，因此在開展辦公室工作的過程中必須對這項問題進行認真的梳理，將所涉及各項工作的內(nèi)容和要求都進行制度化的約束和劃分，明確其責任和權益的分配，防止多頭管理、交叉管理以及管理空白等問題的出現(xiàn)。不斷的完善制度，杜絕推諉和扯皮現(xiàn)象的出現(xiàn)，實現(xiàn)團隊內(nèi)各成員的寫作能力。第二是認真落實制度的執(zhí)行。這需要企業(yè)各基層各單位員工進行認真的制度培訓，尤其在新員工入職時的培訓，以此對員工的規(guī)則意識進行提高，保障其工作和行為的

8、標準型。第三還需要對于員工進行必要監(jiān)督。不僅是上下級的監(jiān)督，還有評級監(jiān)督、部門監(jiān)督以及社會監(jiān)督，如果建立的體制得不到有效的執(zhí)行，那將是一紙空言。第四是激勵機制的建立和完善。賞罰分明有助于體現(xiàn)企業(yè)的公正性、透明性，也有利于提升員工的積極性，有效提高建筑企業(yè)辦公室的工作效率。（二）標準化建筑企業(yè)辦公室標準化則是指形成一套可以共同使用的規(guī)則規(guī)范辦公室內(nèi)部的工作。以往辦公室工作正是由于缺乏這一部分的標準，而是依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗完成對于標準的傳述，人為因素巨大，這也是工作穩(wěn)定性難以保障和質(zhì)量效率雙重性底下的重要原因。開展標準化管理則可以對這一問題進行有效的解決，正是基于工作實際的改進才可以實現(xiàn)對于工作效率的

9、提升。首先要明確具體的事項。因為標準化作業(yè)是一項十分系統(tǒng)的要求，需要建立在對建筑企業(yè)辦公室各項工作全面梳理的基礎之上，規(guī)范每個細致的工作流程，保障各個流程在各個方面都可以有規(guī)則和標準可以依照，每個人員每個崗位都規(guī)范可以依靠，保障相關崗位之間的協(xié)調(diào)性，完善其信息交流的過程，相關從業(yè)人員外部激勵機制等得到明晰。第二是具有可操作性。標準化的根本目標是為了工作可以高效、高質(zhì)量的開展，因此，標準化要求的制定也需要按照工作的實際情況來制定，具有明確的導性和可實施性。第三則是需要所有人員參與。這也是標準化的根本要求，因為辦公室工作的實質(zhì)便是要求各個崗位的工作人員進行有效的參與，加強其各部分之間的協(xié)調(diào)性，讓其

10、在認清自身崗位責任和要求的同時，制定標準并在實踐的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題，不斷的改進體制，最終實現(xiàn)統(tǒng)一。（三）信息化21世紀是互聯(lián)網(wǎng)的時代，是信息的時代，是大數(shù)據(jù)的時代，更是高新技術成果不斷應用到實踐工作中來的時代。也正是這些技術應用所引發(fā)的信息革命給全球市場帶來了巨大的發(fā)展動力，但也促進相互之間的競爭加劇，在對傳統(tǒng)的辦公和生活方式產(chǎn)生了巨大沖擊的同時，更促進了新模式的產(chǎn)生和新行業(yè)的產(chǎn)生。然而，建筑企業(yè)辦公室作為整個企業(yè)運行的中心樞紐，不僅僅是企業(yè)信息交流的中心，也應當是這部分改進和完善的排頭兵。不應該墨守成規(guī)、因循守舊，這只會企業(yè)的功能落后于先進的信息發(fā)展浪潮。因此，建筑企業(yè)的辦公室應當不斷的

11、強化信息化建設，以此促進建筑企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)性、信息交互性以及管理職。其結(jié)果不僅僅是體現(xiàn)了效率的提升，還包括了工作成本的節(jié)約，更重要的是以此促進了信息化建設，以革命性的技術提高了信息處理效率的革新，在提高服務質(zhì)量，也促進企業(yè)辦公室科學的發(fā)展。第一是優(yōu)化信息的獲取和傳播。因為企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營在信息時代都變成無數(shù)短暫、稍縱即逝機遇累積的結(jié)果。辦公室作為建筑企業(yè)運行的中心和樞紐，首要便是加強信息化的建設，以視頻網(wǎng)絡和運輸局等手段促進企業(yè)信息的收集，大量數(shù)據(jù)的分析和報告，管理層的快速決策，為決策提供科學、有效、真實的信息，并將領導決策快速的下達到企業(yè)各部門、各駐外子公司以及相關員工，保證執(zhí)行者有充足時間來實施。結(jié)束語：在市場化經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，建筑企業(yè)只有不斷的改進辦公室工作所存在的問題，不斷提升其對于整體工作的協(xié)調(diào)和溝通職能，才能擁有良好、健康和積極向上的辦公環(huán)境，才能更好地協(xié)調(diào)和管理企業(yè)，才能處理好各個部門之間的關系，為企業(yè)的發(fā)展奠定內(nèi)部基礎，才能在日以激勵的市場競爭中占據(jù)有利的地位，推動企業(yè)的發(fā)展。參考文獻：1程芳.建筑企業(yè)辦公室管理概述j.經(jīng)營管理者，2012，24：226.