管理制度之設(shè)計(jì)院檔案管理細(xì)則

1、設(shè)計(jì)院檔案管理細(xì)則（2013年）%1. 技術(shù)檔案的歸檔辦法（一）工程設(shè)計(jì)工程設(shè)計(jì)各階段成果均先歸檔，后復(fù)制對(duì)外發(fā)行.每個(gè)工程項(xiàng)h均應(yīng)有一份歸檔登記表每次歸檔均應(yīng)登記.1. 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料（含建設(shè)單位上級(jí)主管部門批準(zhǔn)的 設(shè)計(jì)任務(wù)書和藹計(jì)劃任務(wù)書（復(fù)印件）；征地文件（復(fù)印件）；規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑 紅線圖；地形圖；選址報(bào)告及批件（復(fù)印件）；工程地質(zhì)及水文勘察資料;風(fēng)洞試驗(yàn) 報(bào)告；工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿；公用 工程協(xié)議（供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件）；設(shè)計(jì)合同及協(xié) 議書;方案或初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件等.）均必須

2、在拿到該資料后立即復(fù)印，復(fù)印件作 為設(shè)計(jì)資料，原件立即歸檔;對(duì)于內(nèi)容較多的基礎(chǔ)資料（如丄程地質(zhì)及水文勘察資 料，風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告等），要求建設(shè)單位提供二份（在合同中注明），一份歸檔,一份作 為設(shè)計(jì)資料.2. 設(shè)計(jì)成果（圖紙）（1）初步設(shè)計(jì)我院完成初步設(shè)計(jì)，由其它院完成施工圖的項(xiàng)忖，在將初步設(shè)計(jì)全部移交后，所有 應(yīng)歸檔的資料一次歸檔；由我院繼續(xù)完成施工圖的項(xiàng)忖，初步設(shè)計(jì)階段的成果不 歸檔.（2）施t圖設(shè)計(jì)施工圖一般按子項(xiàng)一次出圖，一次歸檔對(duì)需分批出圖的項(xiàng)冃，可按分批出圖計(jì) 劃表的內(nèi)容分批出圖，分批歸檔分批出圖的項(xiàng)每次出圖歸檔必須有一份臨時(shí)圖紙日錄臨時(shí)歸檔，全部圖紙歸 檔后,專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨

3、時(shí)圖紙冃錄整理出最終圖紙冃錄歸檔. 施工圖的歸檔程序?yàn)椋篴）由專業(yè)負(fù)責(zé)人檢查確認(rèn)底圖簽名完整，交設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人b）由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人填寫圖紙歸檔通知單，并在設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人一欄簽字，同時(shí)要在 備注欄中注明木次出圖的圖紙編號(hào)，將圖紙歸檔通知單及底圖送計(jì)劃組.c）計(jì)劃組應(yīng)再次檢查確認(rèn)底圖簽名完整，并檢查本次出圖的圖紙編號(hào)與實(shí)際底圖 是否相符，并簽署意見(jiàn)（是否出圖，是否歸檔），簽名；將圖紙歸檔通知單及底圖 送圖檔組.d）圖檔員應(yīng)檢查本次出圖的圖紙編號(hào)與實(shí)際底圖是否相符，并簽收，將底圖和圖 紙歸檔通知單和底圖一并歸檔.e）由圖檔組通知曬圖組到圖檔組借底圖曬圖.3. 內(nèi)部作業(yè)文件內(nèi)部作業(yè)文件為各專業(yè)的計(jì)算書,互提資

4、料記錄，設(shè)計(jì)文件,校審記錄單，以及程 序文件中規(guī)定要?dú)w檔的資料這些資料在全部設(shè)計(jì)完成后一個(gè)月內(nèi)，由專業(yè)負(fù)責(zé) 人整理后交圖檔組存檔.4. 施t過(guò)程屮形成的文件施工過(guò)程中形成的文件，包括圖紙會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要,往來(lái)的公文, 函電，工程聯(lián)系單，修改設(shè)計(jì)通知單，竣工驗(yàn)收資料等，出設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人(與多專業(yè) 有關(guān)的)或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人(與本專業(yè)有關(guān)的)保存工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月之內(nèi)一次 交圖檔組歸檔，也可根據(jù)具體情況分批歸檔，但必須在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月z 內(nèi)全部歸檔.5. 設(shè)計(jì)修改設(shè)計(jì)完成后的設(shè)計(jì)修改圖，按施工圖的歸檔辦法歸檔.修改圖的每次出圖歸檔，必須有一份臨時(shí)修改圖紙忖錄臨時(shí)歸檔全部工程竣工 后，

5、專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以詢的臨時(shí)修改圖紙冃錄整理出最終修改圖紙戸錄歸 檔.(%1) 技術(shù)及咨詢服務(wù)項(xiàng)h技術(shù)及咨詢服務(wù)項(xiàng)日完成后，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人將全部資料整理交圖檔組歸檔.(%1) 科研試驗(yàn)項(xiàng)日白接受任務(wù)到各階段成果交院為止為歸檔階段，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人分階段向圖檔組 歸檔.二、技術(shù)檔案的歸檔范冃(-)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目凡委托我院設(shè)計(jì)的新建，改建，擴(kuò)建，加固等工程全部基礎(chǔ)資料，階段設(shè)計(jì)成果文 件，設(shè)計(jì)修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議，合同, 函件，公文和竣工驗(yàn)收，調(diào)試，工程總結(jié)等文件,均應(yīng)歸入技術(shù)檔案.1. 初步設(shè)計(jì)階段初步設(shè)計(jì)的文件一般不歸檔，但我院只做到初步設(shè)計(jì)而由其它院完成施工

6、圖設(shè)計(jì) 的項(xiàng)口要存資料室及歸檔，歸檔文件包括以下內(nèi)容：(1) 初步設(shè)計(jì)最終成果(2) 設(shè)計(jì)總概算書或綜合概算書底稿及打印件；(3) 各專業(yè)有關(guān)的計(jì)算書底稿及電算資料；(4) 設(shè)計(jì)方案審定記錄單，設(shè)計(jì)文件校審記錄單.2 施工圖設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)文件歸檔包括以下內(nèi)容：(1) 各子項(xiàng)各專業(yè)設(shè)計(jì)底圖；(2) 各專業(yè)設(shè)計(jì)計(jì)算書及電算資料；(3) 設(shè)計(jì)文件校審記錄單；(4) 修正概算書及打卬件；(5) 設(shè)計(jì)修改通知單以及因修改形成的計(jì)算書；(6) 程序文件規(guī)定耍歸檔的資料.3.工程建設(shè)各階段形成的文件資料(1) 建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料(含建設(shè)單位上級(jí)主管部門批 準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書或計(jì)劃任務(wù)書(復(fù)

7、印件)；征地文件(復(fù)印件)；規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建 筑紅線圖；地形圖;選址報(bào)告及批件(復(fù)印件)；工程地質(zhì)及水文勘察資料；風(fēng)洞試 驗(yàn)報(bào)告;工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院向協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿； 公用工程協(xié)議(供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件)；設(shè)計(jì)合同 及協(xié)議書；方案或初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件等（2）工程設(shè)計(jì)，施工過(guò)程屮與建設(shè)單位各種聯(lián)系小形成的有關(guān)文件，圖紙，資料， 來(lái)往公文，函電，設(shè)計(jì)過(guò)程小的交底會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要.（3）工程竣工驗(yàn)收，調(diào)試過(guò)程屮形成的文件，圖紙，資料（含竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,調(diào)試， 試用期間，使用期間發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，修改，補(bǔ)充核定有關(guān)圖紙和文件）等；（4）工程

8、事故與設(shè)計(jì)有關(guān)的結(jié)論分析報(bào)告等.（二）技術(shù)咨詢服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)和咨詢項(xiàng)日歸檔包括以下內(nèi)容：1. 委托單位提供的全部文件資料（1）委托任務(wù)書；（2）委托單位交來(lái)的全部有關(guān)原始資料；（3）代委托單位收集的原始資料，調(diào)研資料等.2. 成果底稿（包扌舌鑒定書，咨詢報(bào)告，設(shè)計(jì)底圖，藍(lán)圖，說(shuō)明書,計(jì)算仏電算資料, 估算概算書底稿等）.3. 送交委托單位的正式咨詢報(bào)告及圖紙.（三）科研試驗(yàn)項(xiàng)h科研試驗(yàn)項(xiàng)h歸檔文件包括以下內(nèi)容：1. 科研規(guī)劃，科研項(xiàng)目任務(wù)書,課題擬定報(bào)告及經(jīng)院認(rèn)可的批文；2. 科研會(huì)議紀(jì)要及有關(guān)重要文件；3. 與主辦單位或協(xié)作單位簽訂的合同（協(xié)議）書文件副本，有關(guān)技術(shù)責(zé)任的各種來(lái) 往函件；4

9、階段成果報(bào)告，如說(shuō)明書,計(jì)算書底稿和打卬件，底圖，藍(lán)圖（一份），照片，底片;5.和科研試驗(yàn)項(xiàng)冃有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告及會(huì)議交流文件原稿，鑒定書等資料.三、技術(shù)檔案的借閱管理（一）凡我院職tm.t程設(shè)計(jì)，科研和技術(shù)管理t作需要都可直接向圖檔組借閱所 需設(shè)計(jì)檔案資料.將要設(shè)計(jì)的新工程項(xiàng)fi,設(shè)總耍借原始資料，需持設(shè)計(jì)任務(wù)通知 單,方可借給原始資料復(fù)印件。（-）工程底圖一律不外借.設(shè)計(jì)說(shuō)明書,概預(yù)算底稿及計(jì)算書只能査閱摘錄，不外 借查閱時(shí)不得涂改否則，按情節(jié)輕重處罰.（三）借閱技術(shù)檔案，必須認(rèn)真辦理借閱手續(xù)借還技術(shù)檔案時(shí),雙方必須當(dāng)面點(diǎn)清, 借時(shí)檔案員要看借者在借閱證和去向卡上簽名還時(shí)，借者要看檔案員在借閱

10、證 和去向卡上注俏，以便分清責(zé)任在圖檔組內(nèi)臨時(shí)查閱的，查完后及時(shí)歸還，不得 帶出圖檔組.科研檔案的調(diào)閱，對(duì)外必須經(jīng)總工室批準(zhǔn)，如需向外提供復(fù)制件，需 經(jīng)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn).（四）借閱人員必須愛(ài)護(hù)技術(shù)檔案材料，妥善保管，不得污損，涂改，亂作符號(hào)否 則，一經(jīng)查出，按情節(jié)輕重給予處罰.借閱人丟失技術(shù)檔案，必須及時(shí)通知圖檔組，一般工程藍(lán)圖檔案，由丟失人書寫報(bào) 告，經(jīng)所在室主任簽字后方能注銷.出圖檔組負(fù)責(zé)補(bǔ)曬藍(lán)圖.補(bǔ)曬藍(lán)圖費(fèi)用曲丟失 人支付如系丟失設(shè)計(jì)說(shuō)明書，計(jì)算書,概算書以及建設(shè)單位提供的原始資料和有 關(guān)的重要文件等，則由圖檔組和院領(lǐng)導(dǎo)共同研究，根據(jù)情節(jié)處理.（五）外單位查閱技術(shù)檔案材料,一律憑單位介紹信通

11、過(guò)總工宗接洽屬密級(jí)的檔 案需由總工室批準(zhǔn)后在閱覽室查閱；屬科研成果的檔案，須經(jīng)主管副院長(zhǎng)批準(zhǔn)后 查閱且不外借査閱圖紙資料應(yīng)收取信息費(fèi).木院職工一律不準(zhǔn)為外單位代借技 術(shù)檔案如發(fā)現(xiàn)代借情況，檔案組須報(bào)告院領(lǐng)導(dǎo)給予紀(jì)律處分.（六）兄弟設(shè)計(jì)單位需耍加曬或復(fù)印我院工程圖紙，一律憑單位介紹信接洽，并按 有關(guān)規(guī)眾辦理建設(shè)單位加曬工程藍(lán)圖，需經(jīng)計(jì)劃組簽注意見(jiàn)；其他單位需要加曬 或復(fù)印工程藍(lán)圖，由計(jì)劃組簽注意見(jiàn)，屬密級(jí)的工程圖紙需建設(shè)單位簽章或公文 證明，總工室主任批準(zhǔn)后方能曬給，并按規(guī)定收費(fèi).（七）職工因工作外調(diào)，借調(diào)或因公外出超過(guò)三個(gè)月者，都必須先還清所借z技術(shù) 檔案否則，在其他同志急需時(shí)，將重新曬圖歸檔

12、，曬圖費(fèi)由借原該檔案資料者負(fù) 責(zé)支付，另外，超過(guò)期限按天計(jì)算罰款屬外調(diào)人員，應(yīng)還清所借技術(shù)檔案,檔案組 負(fù)責(zé)人才能在人事處所發(fā)調(diào)離單上簽字.%1. 技術(shù)檔案的分類編目（一）圖紙編號(hào)各專業(yè)各階段圖紙編號(hào)如下：專業(yè)設(shè)計(jì)階段建筑結(jié)構(gòu)給排水通風(fēng)空調(diào)電氣規(guī)劃方案設(shè)計(jì)建方1,建方2結(jié)方1水方1風(fēng)方1電方1規(guī)方1初步設(shè)計(jì)建初1,建初2結(jié)初1水初1風(fēng)初1電初1規(guī)初1施工圖建施1,建施2結(jié)施1水施1風(fēng)施1電施1規(guī)施1注：若一個(gè)子項(xiàng)分為a, b,c等區(qū)，可在圖紙編號(hào)前加a-, b-, c-，如建施 a-1,建施13-1,建施c-1.修改施工圖的編號(hào)，按不同情況編號(hào)（以建施為例）：如果修改圖述要配合原圖使用，則編號(hào)

13、如下：建施1修1 （建施1第i次修改）建施1修2 （建施1第二次修改） 如果修改圖代替原圖，原圖作廢,則編號(hào)如下： 建施1代1 （第一次修改，替代建施1） 建施1代2（第二次修改，替代建丿施1代1） 如果修改內(nèi)容同多張圖紙有關(guān)，而且必須配合原圖使用，則編號(hào)如下: 建施修1建施修2（-）圖紙冃錄圖紙冃錄一律用a3幅面（二）檔案編號(hào)工玉設(shè)計(jì)檔案大類代號(hào)為c1. 工程業(yè)務(wù)號(hào)工程業(yè)務(wù)號(hào)的編號(hào)模式為年+順序號(hào)+標(biāo)識(shí)碼年不省略的公元年號(hào)順序號(hào)1,2,3標(biāo)識(shí)碼 a :一類工程（院管）；b :二類工程（室管）； c:合作項(xiàng)目；d:科研項(xiàng)目；e:咨詢項(xiàng)目；f:其它項(xiàng)目 例：200008a2. 工程設(shè)計(jì)檔案編號(hào)模

14、式 工程設(shè)計(jì)檔案編號(hào)模式為：工程設(shè)計(jì)檔案大類代號(hào)為 c+工程業(yè)務(wù)號(hào) 例：c200008a3. 工程設(shè)計(jì)文件材料檔案編號(hào)模式 工程設(shè)計(jì)文件材料檔案編號(hào)模式為： 工程設(shè)計(jì)檔案大類代號(hào)為c+工程業(yè)務(wù)號(hào)+文件材料號(hào)獨(dú)+案卷號(hào)例：c200008a1%1. 技術(shù)檔案的保管要求（-）有關(guān)人員特別是檔案保管人員，要倍加珍惜設(shè)計(jì)科研技術(shù)檔案的安全完整, 盡量減少磨損污染以延長(zhǎng)使用壽命.（二）每月最后一天為檔案庫(kù)存的盤點(diǎn)清理和統(tǒng)計(jì)時(shí)間，對(duì)破損和變質(zhì)的技術(shù)檔案 及時(shí)采取措施，認(rèn)真進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制.（三）工程底圖入庫(kù)上架要平放保管，并做到按順序號(hào)整理輕拿輕放，防止破損.（四）嚴(yán)格借閱制度和登記手續(xù)，定期催還，不得造成檔

15、案的錯(cuò)亂和散失.（五）預(yù)防突然事件發(fā)生機(jī)，絕密技術(shù)檔案應(yīng)與一般檔案分開(kāi)，并設(shè)專人保管，以 保證在非常情況下能及時(shí)準(zhǔn)確地先轉(zhuǎn)移機(jī)，絕密檔案.（六）要保持檔案丿車房一定的濕度和溫度,在現(xiàn)有條件下要經(jīng)常開(kāi)啟門窗通風(fēng)，保 持庫(kù)房衛(wèi)生清潔在可能的條件下增加有關(guān)設(shè)備和技術(shù)保護(hù)措丿施.（七）時(shí)刻注意檔案庫(kù)房的安全，保管人員一定要嚴(yán)守崗位離開(kāi)庫(kù)房時(shí)要仔細(xì)檢 查，關(guān)好門窗，切斷所有電源.（八）庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙.無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房.%1. 科技檔案的鑒定和銷毀（一）根據(jù)技術(shù)檔案的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定技術(shù)檔案的科學(xué)歷史和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值, 把失去保存價(jià)值的檔案,經(jīng)過(guò)一定的審批手續(xù)，揀出銷毀或全部轉(zhuǎn)交建設(shè)單位處 理.（-）由院領(lǐng)導(dǎo)，總工程師，圖檔組負(fù)責(zé)人以及有關(guān)科技檔案人員組成檔案鑒定小 組，負(fù)責(zé)開(kāi)展檔案鑒定銷毀工作.（三）檔案的保管期限分為永久，長(zhǎng)期（十五年至五十年），短期（十五年以下）三種, 鑒定小組對(duì)檔案應(yīng)確定保管期限.（四）對(duì)到期的科技檔案由圖檔紐清理登記，提出報(bào)告由檔案鑒定小組批準(zhǔn)予以銷 毀或移交.（五）對(duì)作廢工程由計(jì)劃組開(kāi)出作廢通知單交圖檔組調(diào)銷有關(guān)作廢檔案.設(shè)計(jì)回訪管理規(guī)定工程竣工后，設(shè)