中職檔案的信息化和數(shù)字化建設探析

1、中職檔案的信息化和數(shù)字化建設探析摘 要圖書館與知識之間的聯(lián)系密切，特別是進入知識經(jīng)濟時代之 后，國家對文化、信息產業(yè)的支持力度越來越大，在這種情況下，檔案作 為國家文化、信息、知識流動的中樞，必然要與國家的總體發(fā)展戰(zhàn)略保持 一致，快速更新發(fā)展理念、積極創(chuàng)新服務方式，提高檔案管理工作的信息 化和數(shù)字化，使其成為促進學校改進工作、改善形象、提高工作效率的后 補力量。本文立足知識經(jīng)濟時代學校的檔案管理工作和數(shù)字化處理技術在 信息行業(yè)的應用前景，就其在新時期如何創(chuàng)新管理模式的問題展開了論 述。關鍵詞知識服務；檔案管理；模式；創(chuàng)新屮圖分類號g2文獻標識碼a文章編號 1674-6708 (2016)154

2、-0079-02檔案管理事業(yè)的發(fā)展方向與程度由以知識和信息為主的軟件和以技 術為代表的硬件共同決定。在全民進入到以技術為指引、以知識為原生動 力的現(xiàn)代化生活屮，計算機技術、多媒體技術對檔案管理工作的影響是革 命性的，多種信息生成技術的出現(xiàn)催生了呈海量分布的信息，對這些信息 的歸檔、整理和提取工作就變得非常重要。可以說，知識經(jīng)濟時代檔案管 理模式的創(chuàng)新集中表現(xiàn)為數(shù)字化和信息化趨勢，加大信息存儲技術手段和信息處理技術在檔案信息管理中的應用將會成為學校檔案管理模式創(chuàng)新 的重耍內容。1知識服務背景下學校檔案管理的重要性知識服務是指從各種顯性和隱性知識資源屮按照人們的需要冇針對 性地提煉知識，并用來解決

3、用戶問題的高級階段的信息服務過程。因其本 身的特點決定了學校檔案管理工作的重要性。1.1檔案蘊藏著豐富的知識資源檔案是對信息的記錄，是一種対事情本來面h的還原。在學校的日常 管理中，依據(jù)記載信息的不同劃分出來了多種檔案，如教師人事檔案、學 生流動檔案等，一些檔案的紀實性較強，有的檔案的知識性較強，無論是 哪一種，都與學校的師生管理、教學科研、招生就業(yè)等工作有著重要關聯(lián), 這些文件資源蘊藏著豐富的知識，是學校經(jīng)過多年發(fā)展之后沉淀下來的寶 貴財富，是學校進行日常經(jīng)營管理和科研創(chuàng)新的動力，如科研項目檔案在 學校學術創(chuàng)新屮的重要意義。1.2建立檔案資料庫是學校信息共享的前提知識服務建立在網(wǎng)絡搜索引擎海

4、量搜索、信息快速提煉、知識及時生 成的基礎上，信息作為這一社會環(huán)境生態(tài)下最大的資源，必須要在流動中 完成能量轉變，為學校的管理、科研、服務等工作創(chuàng)造直接或間接的價值。 學校的信息共亨分為內部信息交流、交換和外部的信息速遞和活動交往， 在這個過程中檔案所起的作用是非常巨人的，學校信息的匯聚和傳播能夠 有效提升學校的競爭排名，對宣傳學校的知名度、優(yōu)化學校的形象、增加 學校的社會權威會起到積極的影響。因此，提供優(yōu)質、高效的檔案知識服 務，實現(xiàn)檔案信息共享是學校檔案管理的最高要求和最終h的，也是檔案 部門與和外界環(huán)境進行交流和溝通的紐帶與橋梁。1.3檔案管理是學校穩(wěn)定發(fā)展的重要保障學校的檔案通常會涉及

5、到學校自身的建設狀況，包括部門設置、師資 隊伍、學生的升學情況等，這些信息資料都關乎學校的日常管理和核心競 爭力等問題，需要每一個學校加強重視、強化管理，在檔案的管理上投入 足夠的人力和資金，建立一體化的檔案信息管理系統(tǒng)，做好侍息的傳達與 保密工作，為學校的正常運作提供一個安全、穩(wěn)定的生態(tài)環(huán)境。2學校檔案管理模式創(chuàng)新的策略通訊技術和計算機技術的進步，改變了信息的分布形式和生成過程， 學校要創(chuàng)新檔案信息的存儲形式和管理模式，首先要認識到應用新技術、 創(chuàng)建學校檔案信息資源管理一體化平臺的重要性。總的來說，要協(xié)調好以 下幾個方面的工作。2.1樹立數(shù)字化目標，發(fā)揮潛在的知識價值學校檔案信息化建設的最終

6、目標就是實現(xiàn)學校館藏信息資源數(shù)字化。隨著數(shù)？化信息技術的發(fā)展，學校需要對檔案加強管理的同時，充分發(fā)揮 學校檔案的知識性作用，為學校的發(fā)展壯大貢獻智力力量。學校的檔案管 理工作應當建立在數(shù)字化的發(fā)展冃標之上，首先，開展館藏數(shù)字化工作之 前，應該做好檔案的優(yōu)化工作，限制檔案移交機關、控制入館范圍是優(yōu)化 館藏的前期控制措施。其次，發(fā)揮檔案信息的知識價值，需要檔案管理部 門的工作人員充分利用多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮等技術手段，將紙質、 聲像、縮微膠片等傳統(tǒng)介質轉化為計算機可識別和處理，并建立自動化的 信息存儲與管理系統(tǒng)，將所有的檔案資源集中在這一個平臺上，方便人們 使用。2.2以信息為先導，做好學校檔

7、案的整理與管理工作檔案呈現(xiàn)的形式是由單個文字組成在一起構成的篇章，從本質上來說 檔案傳遞出的是信息，是對學校在過去發(fā)生過的一切狀況的記載，將這些 信息保留下來一方面是形成學校的歷史記錄，是學校發(fā)展的文獻記載，另 一方面能夠為學校今后的工作的開展提供依據(jù)。檔案管理的侍息化目標要 求學校應為將傳統(tǒng)的、紙質版的檔案資料轉化為電子版的存儲文件，將儲 存于文字、圖表、聲像中的靜態(tài)的檔案信息轉化為動態(tài)的、可利用的信息, 使其滿足可移動、可復制、永久保存的特性，在人員配備和資金投入方面 要按照檔案管理工作信息化z后的t作量來決定，以較少的投入獲得較大 的效益。2.3加強信息交換，使各個部門之間協(xié)同運作為了準

8、確分工、密切配合不同部門之間的工作，學校需要設置多個部 門來完成不同工作之間的交接與協(xié)助工作，每個細分后的部門都是學校整 個系統(tǒng)架構的有機組成部分，而部門z間配合的關鍵在于信息的交流、意 見的交換和員工之間的配合。在學校檔案的管理過程中,重點需要關注的 問題有兩個，一是要建立資源豐富、功能齊全、設置規(guī)范的檔案信息資源 數(shù)據(jù)庫，并在數(shù)據(jù)庫內容資源的完整性與豐富度、信息處理技術與加工設 計和檔案管理人員的技能方面不斷強化，在提升人員自身實力的同時提升 系統(tǒng)的服務能力。二是在檔案信息的著錄、檢索、使用、跟蹤和反饋等環(huán) 節(jié)做好服務工作，在這幾項功能中，具體的檔案信息的輸入、檢索與獲取 是最核心的，學校

9、的檔案管理部門要集結核心技術，不斷強化這幾項核心 功能，其次，在圖像、音視頻和隱私資料的解密方面實現(xiàn)高效運作，能夠 為學校不同部門之間的業(yè)務配合提供便利。2.4建立并完善知識共亨體系，加快學校的創(chuàng)新步伐學校的檔案蘊藏了豐富的知識和信息，通過信息的公開、交流的增多、 知識的推廣，可以將學校的創(chuàng)業(yè)歷史、發(fā)展現(xiàn)狀和未來的發(fā)展計劃納入到 一個統(tǒng)計的管理平臺之上，建立并不斷完善學校的內部信息分享機制，使 得信息資源和知識資源能夠在學校內部充分涌流，成為學校實現(xiàn)創(chuàng)新、提 升競爭力的重要力量。對于以教育學生、傳授知識、培養(yǎng)人才為主要任務的中等職業(yè)院校來 說，知識的開放和信息的流動能夠為教師和學生所吸收，在他們參與具體 工作和學習知識的過程中，這些信息又會和他們自身的思想發(fā)生關聯(lián)生成 新的信息，最終將個體信息進一步融會成學校的共享公共知識，達到了知 識