商管作業(yè)流程

1、 商管作業(yè)流程 作業(yè)編號(hào)：1-2 作業(yè)程序及控制重點(diǎn)參考資料收貨流程一、先決條件收貨區(qū)域必須設(shè)置雙閘門控制的收貨籠(閘門必須部分為鏤空，以便廠商于收貨籠外可清楚觀測(cè)收貨區(qū)域)，否則須以地線規(guī)劃該區(qū)域，并設(shè)立復(fù)檢區(qū)及收貨暫存區(qū)。二、工作職責(zé)1、 電腦部1.1必須設(shè)定：雜貨、非食品等處驗(yàn)收數(shù)量不得大于訂單數(shù)量（生鮮處、散貨、及部分日配以永續(xù)訂單方式下訂商品除外）。1.2有效訂單期間系統(tǒng)設(shè)定：實(shí)際交貨日期不得超過訂單上交貨日期之后七日。2、 商管課2.1課主管全權(quán)負(fù)責(zé)收貨課內(nèi)商品的進(jìn)出流程，營運(yùn)部門不得左右其決定。2.1.1全權(quán)負(fù)責(zé)商品百分之百明細(xì)驗(yàn)收。2.1.2生鮮品質(zhì)的查驗(yàn)，由生鮮營運(yùn)主管（組長

2、級(jí)以上或店長核準(zhǔn)的資深生鮮人員）主控。2.2全權(quán)負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)內(nèi)驗(yàn)收數(shù)量的維護(hù)。2.3課主管負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)營運(yùn)主管，以便確認(rèn)是否接受有效訂單但未按計(jì)劃表時(shí)間的到貨。2.4課主管必須負(fù)責(zé)核對(duì)廠商送貨單是否與驗(yàn)收單相符合。2.5必須依據(jù)好又多銷售最小單位準(zhǔn)確清點(diǎn)數(shù)量。2.6必須以手持終端機(jī)掃描單品條碼，并將實(shí)際收退貨數(shù)量正確鍵入電腦。2.7必須知會(huì)營運(yùn)部門任何異常到貨（不明條碼、錯(cuò)誤容量、錯(cuò)誤包裝入數(shù)等等）。3、安全課3.1必須在與商管課主管確認(rèn)后，回絕無文件或文件不全的到貨。3.2控管到貨車流并予以登錄。3.3必須抽查到貨（參看安全課程序）。3.4在廠商離開時(shí)必須檢查車輛內(nèi)部（貨車在離開收貨區(qū)時(shí)必須開啟

3、車門）。3.5退換貨、物品攜入/出、商品報(bào)廢另由其他安全課人員辦理。3.6安排物流車輛優(yōu)先收貨(綠色通道)，確認(rèn)物流車輛到店時(shí)間(記錄于物流行車控管記錄表內(nèi))。3.7協(xié)助商管確認(rèn)物流車輛封條完整及正確性(如有異常由店商管課主管立即通知物流)。4、輸入小組 必須每天追蹤訂單的到貨情況，必要時(shí)通知營運(yùn)催促廠商及時(shí)送貨。三、例行工作1、 收貨時(shí)間表1.1好的進(jìn)貨流程需要良好的收貨時(shí)間表。1.2依各店時(shí)間訂定收貨時(shí)間表。1.3必須告知所有廠商我們的收貨時(shí)間表。1.4收貨時(shí)間表必須懸掛在收貨區(qū)入口處。1.5逾時(shí)收貨必須事先取得店長同意。2、收貨前，商管必須：2.1確定卸貨區(qū)兩側(cè)卷門操作正常，且為關(guān)閉狀態(tài)

4、。2.2確定卸貨區(qū)及周遭區(qū)域凈空，同時(shí)空紙箱及垃圾都在其標(biāo)示區(qū)域內(nèi)。2.3確定有足夠庫存的棧板及周轉(zhuǎn)箱。2.4檢查電腦系統(tǒng)及手持終端機(jī)是否就緒，可開始進(jìn)行收貨作業(yè)。2.5確定所有手持終端機(jī)已全數(shù)充電供全日使用。2.6檢查磅秤是否準(zhǔn)確。2.7確定安全警衛(wèi)已在定點(diǎn)。2.8任何人若無商管課主管同意禁止進(jìn)入收貨區(qū)及收貨辦公室。3、收貨時(shí)3.1貨車抵達(dá)時(shí)，安全人員必須：3.1.1檢查廠商或司機(jī)是否有收貨文件傳真訂單及蓋有廠商（或托運(yùn)公司）印章的送貨單。（非每月二次發(fā)送對(duì)賬單、以發(fā)票請(qǐng)款之廠商，則需提交請(qǐng)款單）3.1.2檢查傳真訂單是否為有效訂單（實(shí)際交貨日期不得超過訂單上交貨日期之后七日）。3.1.3控

5、管車流并在車輛管制登記表上登錄：廠商名稱、貨運(yùn)名稱、相關(guān)部門、車牌號(hào)碼、司機(jī)姓名、抵達(dá)離開時(shí)間、備注 。3.1.4要求廠商或司機(jī)攜帶收貨文件（傳真訂單及送貨單），前往收貨區(qū)。3.1.5若有例外情況，安全人員通知商管課主管，商管課主管則通知營運(yùn)部門主任級(jí)處主管（含）以上主管決定是否接受到貨。3.1.6指派收貨籠給廠商，同一收貨籠不得同時(shí)驗(yàn)收兩家及以上廠商商品。3.1.7物流車輛到店報(bào)到時(shí)在物流行車控管記錄表內(nèi)填寫到店時(shí)間。3.2商管必須：3.2.1商管人員調(diào)出驗(yàn)收單之前，需查看廠商或司機(jī)的傳真訂單及送貨單。3.2.2根據(jù)所投訂單號(hào)碼調(diào)出驗(yàn)收單。3.2.3生鮮、散貨、日配除外的所有部門，假使送貨單

6、上數(shù)量大于訂單數(shù)量，商管助理應(yīng)告知收貨人員回拒任何超送的數(shù)量。3.2.4生鮮、散貨、日配，只能按公司認(rèn)可的上限超收重量（不得超過訂貨數(shù)量的20%），否則需經(jīng)處主管簽核。3.2.5操作卸貨區(qū)的閘門時(shí)，必須遵循下列規(guī)則：§ 兩道閘門不可同時(shí)開啟§ 卸貨時(shí)：開啟外側(cè)卷門，內(nèi)側(cè)卷門為關(guān)閉狀態(tài)。§ 卸貨后：關(guān)閉外側(cè)卷門后再開啟內(nèi)側(cè)卷門，收貨人員進(jìn)入收貨籠；若全店上月盤點(diǎn)損耗（不含生鮮處）超過營業(yè)額34.5，則廠商或司機(jī)卸貨后，需退出收貨籠，不得與收貨人員會(huì)同初檢。3.2.6在卸貨當(dāng)中，廠商或司機(jī)必須依單品整齊堆放以供查驗(yàn)。3.2.7商管應(yīng)通知營運(yùn)復(fù)檢人員準(zhǔn)備驗(yàn)貨復(fù)檢。3.2

7、.8針對(duì)物流車輛到店卸貨時(shí)需檢查封條是否完整、封條碼是否正確，并在物流行車控管記錄表相應(yīng)欄位簽名確認(rèn)，拆封、卸貨。3.3商品初檢時(shí)，商管必須：3.3.1如到貨有下列任一情況，不得驗(yàn)收：未蓋廠商（或托運(yùn)公司）印章的送貨單、手持終端機(jī)無法辨識(shí)的條形碼、商品上無條形碼。3.3.2如果驗(yàn)收單上很清楚的列出搭贈(zèng)品，收貨課人員必須按該次到貨品項(xiàng)之搭贈(zèng)比例先清點(diǎn)搭贈(zèng)品。3.3.3生鮮處、散貨：電話聯(lián)絡(luò)營運(yùn)課主管，小心查驗(yàn)品質(zhì)數(shù)量并以磅秤稱重。記得扣除容器重量。3.3.4收貨人員在清點(diǎn)數(shù)量后，必須掃描單品條形碼（如果無法刷入條形碼，應(yīng)于電腦查詢?cè)俅未_認(rèn)）。如條形碼是廠商黏貼上去的，必須確認(rèn)手持終端機(jī)顯示的商品

8、說明與實(shí)際商品無誤。若商品說明與商品本身不相符合，應(yīng)予以拒收。3.3.5如廠商包裝內(nèi)含多個(gè)好又多銷售單位，應(yīng)拆箱檢測(cè)商品條形碼、品名、數(shù)量。3.3.6專業(yè)性、高單價(jià)或易丟失的重要性商品（如CD碟、卡帶、服飾、保養(yǎng)品、高級(jí)筆類、生鮮商品等），需由營運(yùn)人員與收貨人員同時(shí)檢測(cè)點(diǎn)收。（各事業(yè)部可依商品分類自訂；店長可依店內(nèi)實(shí)際損耗情況增加規(guī)范）3.3.7生鮮收貨若無生鮮課主管簽名同意，不得因品質(zhì)問題拒收貨物。3.3.8生鮮品質(zhì)是生鮮課主管的永久職責(zé)。3.3.9收貨人員必須將實(shí)收數(shù)量正確、規(guī)范地填寫在驗(yàn)收單上之初檢實(shí)收欄位并簽名。3.3.10收貨人員必須確保驗(yàn)收品項(xiàng)及實(shí)收數(shù)量的正確性，并將已經(jīng)初檢商品移

9、放于復(fù)檢區(qū)（若因商管面積過小，未設(shè)復(fù)檢區(qū)，則將商品留放于收貨籠內(nèi)，等待復(fù)檢）。3.3.11拒收瑕疵品，將損壞品數(shù)量注明在送貨單上。3.3.12如作廢驗(yàn)收單，須于該單上注明“作廢”字樣及作廢原因，同時(shí)確認(rèn)驗(yàn)收單號(hào)碼已由電腦印出，否則應(yīng)填上單號(hào)，將單據(jù)歸入作廢驗(yàn)收單檔中。3.3.13逾時(shí)收貨須經(jīng)店長核準(zhǔn)，由商管指派收貨人員或由店值班會(huì)同營運(yùn)人員、安全課人員以訂單傳真件驗(yàn)收商品并簽名，次日由商管根據(jù)夜間收貨訂單列印驗(yàn)收單，填寫驗(yàn)收數(shù)量并簽名。3.3.14、物流車輛到店后商管依批次驗(yàn)收作業(yè)，調(diào)出驗(yàn)收單，商管依物流行車控管記錄表邊卸貨邊清點(diǎn)板數(shù)，板數(shù)無誤后，將商品拉至收貨暫存區(qū)，營運(yùn)依物流批次到貨驗(yàn)收單

10、清點(diǎn)單貨是否相符，高單價(jià)(煙、酒、化妝品、CD卡帶)及家電商品當(dāng)場(chǎng)與運(yùn)輸人員逐一對(duì)點(diǎn)。3.4商品復(fù)檢時(shí)，營運(yùn)部門必須：3.4.1營運(yùn)部門各處需指派復(fù)檢人員，每天固定至商管負(fù)責(zé)監(jiān)督商品初檢及執(zhí)行復(fù)檢工作。3.4.2營運(yùn)復(fù)檢人員必須核對(duì)商品條形碼、品名及清點(diǎn)數(shù)量，并核對(duì)驗(yàn)收單上初檢數(shù)量，無誤則將復(fù)檢數(shù)量填寫在驗(yàn)收單上之復(fù)檢實(shí)收欄并簽名。3.4.3若復(fù)檢數(shù)量與初檢數(shù)量有差異時(shí)，須當(dāng)場(chǎng)會(huì)同收貨人員及廠商或司機(jī)進(jìn)行點(diǎn)數(shù)，將會(huì)點(diǎn)確認(rèn)數(shù)量填寫在驗(yàn)收單上之復(fù)檢實(shí)收欄位，并于驗(yàn)收單或送貨單錯(cuò)誤數(shù)量上劃“×”，在其旁邊填寫正確數(shù)量后，三方于更正處簽名。3.4.4物流商品驗(yàn)收異常(送錯(cuò)短少、多出)時(shí)，需輸

11、入驗(yàn)收數(shù)量、異常數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)傳回物流部，物流部查實(shí)后回復(fù)分店(分店到貨后48小時(shí)內(nèi)必須確認(rèn))。3.4.5物流異常商品退回物流需在物流行車控管記錄表備注欄位詳細(xì)填寫退回商品品名、數(shù)量、回庫棧板量，由商管課主管簽名確認(rèn)。3.4.6并店作業(yè)時(shí)分店卸貨驗(yàn)收后，需由該店商管課主管依下一家分店的物流行車控管記錄表檢查封條號(hào)碼無誤并上封條，檢查完整性后放行，再配送下一家分店。3.5商管必須：3.5.1確認(rèn)所有收貨文件（送貨單、驗(yàn)收單）上數(shù)量無誤后，加蓋收貨章。3.5.2收貨人員、營運(yùn)復(fù)檢人員及廠商或司機(jī)在驗(yàn)收單上簽名。3.5.3將送貨單、驗(yàn)收單廠商聯(lián)交給廠商或司機(jī)。3.5.4將驗(yàn)收單與送貨單裝訂一起。3.

12、5.5將商品拉入收貨暫存區(qū)，容易丟失或高單價(jià)商品需立即由營運(yùn)人員移至倉庫妥善保管。3.6安全課必須3.6.1在廠商離開時(shí)，檢查車輛內(nèi)部是否有任何好又多的資產(chǎn)或本公司商品在 里面。3.6.2物流車輛離店時(shí)，需檢查物流車輛，核對(duì)退回商品(依物流行車控管記錄表所載明細(xì))不符退回商管處理。4、收貨后4.1商管必須：4.1.1在電腦上輸入實(shí)際收貨數(shù)量。4.1.2列印每日進(jìn)退貨明細(xì)表，將其與驗(yàn)收單、送貨單裝訂一起。4.1.3商管晚班人員需列印進(jìn)退貨清單，將因打印跳號(hào)或作廢而造成缺單情況及不連續(xù)流水號(hào)原因標(biāo)注于上，作廢單據(jù)需依流水號(hào)與正常驗(yàn)收單裝訂一起。4.1.4商管課主管必須核對(duì)確認(rèn)所有收貨文件。4.1.

13、5所有文件隔天早上一起交給營運(yùn)部門。4.1.6將營運(yùn)部門每日復(fù)核完畢之收貨文件送交財(cái)務(wù)。4.2營運(yùn)部門必須：4.2.1處主管每天在收到文件時(shí)，立即在進(jìn)退貨清單上簽收。4.2.2核對(duì)所有收貨文件。4.2.3核對(duì)完畢后在每日進(jìn)退貨明細(xì)表上簽名，于當(dāng)日交回商管。4.3財(cái)務(wù)人員必須：4.3.1收到商管每日進(jìn)退貨明細(xì)表等收貨文件后復(fù)核。4.3.2如文件有任何不符之處，財(cái)務(wù)人員必須立即調(diào)查。5、通則5.1每日5.1.1在收貨作業(yè)當(dāng)中§ 保持垃圾處理區(qū)、紙箱棄置區(qū)、及整個(gè)收貨區(qū)的清潔。§ 密切注意合約商是否按時(shí)收集紙箱。§ 商管課主管必須隨時(shí)抽查收貨作業(yè)。5.1.2關(guān)閉商管課時(shí)

14、§ 將所有手持終端機(jī)放入充電槽。§ 確保所有的拖板車都已在空拖板車區(qū)歸定位。§ 系統(tǒng)已關(guān)閉，商管課辦公室已上鎖。§ 確保卸貨區(qū)及周遭區(qū)域凈空。§ 所有鐵卷門都已放下。§ 確保所有應(yīng)充電的電動(dòng)器材都已插上電源。5.2每周5.2.1列印并控管課別進(jìn)退貨驗(yàn)收單檢查表。5.2.2將報(bào)表交給財(cái)務(wù)部門。對(duì)出現(xiàn)在報(bào)表上的不連續(xù)驗(yàn)收單應(yīng)標(biāo)注原因。5.3衛(wèi)生管理規(guī)則、保存期限、及地方法規(guī)5.3.1衛(wèi)生管理規(guī)則應(yīng)依地方法規(guī)制定。5.3.2商管全權(quán)負(fù)責(zé)保證驗(yàn)收商品符合公司的最低保質(zhì)期限60%。5.3.3確保所有商品包裝符合地方法規(guī)。5.4其他5.4.1收貨

15、人員在驗(yàn)收下列貨品時(shí)必須在其他相關(guān)表單上簽名驗(yàn)收，如：物品攜入/出明細(xì)表：展示商品、試吃品、專柜商品請(qǐng)購單：費(fèi)用及資產(chǎn) 補(bǔ)損耗驗(yàn)收單：補(bǔ)損耗商品；贈(zèng)品驗(yàn)收單：贈(zèng)品。5.4.2如為展示商品或試吃品，商管課必須負(fù)責(zé)督導(dǎo)在商品上加貼相應(yīng)標(biāo)簽。6、收貨錯(cuò)誤更正6.1收貨次日發(fā)現(xiàn)收貨數(shù)量有誤時(shí)：6.1.1商管填寫電腦輸入錯(cuò)誤更正單經(jīng)營運(yùn)課主管、處主管審核后，交店輸入小組通過程式收貨更正維護(hù)進(jìn)行更正。6.1.2店輸入小組列印每日進(jìn)貨更正明細(xì)表兩份，核對(duì)后一份交商管存檔，另一份呈店長審閱。6.2超過收貨更改期限（收貨后第2天起）參見庫存更正作業(yè)流程之3.3.1。退貨流程一、 先決條件1、 在倉庫內(nèi)，靠近收貨

16、課的地方，設(shè)立退貨暫存區(qū)。2、 任何退貨商品均須要有退貨單。二、 廠商抵達(dá)之前1、 營運(yùn)部門必須：1.1準(zhǔn)備需退貨之商品（如：即將清場(chǎng)、季末商品或商品部通知限期退回商品），并裝箱。1.2填寫手填退貨單。1.3 整單退貨金額在2000以下，由課主管核準(zhǔn)；20005000元，由處主管核準(zhǔn)； 5000元以上，由店長核準(zhǔn)。 1.4將核準(zhǔn)后之手填退貨單送交店輸入小組。1.5若商管有退貨暫存區(qū)，營運(yùn)可將退貨商品連同手填退貨單先退給商管。1.5.1營運(yùn)、商管依手填退貨單查驗(yàn)商品與數(shù)量后，須對(duì)其進(jìn)行封箱，并在封口處簽名確認(rèn)。1.5.2商管將封箱退貨商品保存在退貨暫存區(qū)，并負(fù)保管責(zé)任。廠商前來退貨時(shí)，無須再知會(huì)

17、營運(yùn)部門人員。2、 店輸入小組必須：2.1檢查手填退貨單需經(jīng)相應(yīng)主管核準(zhǔn)。2.2依核準(zhǔn)之手填退貨單將退貨申請(qǐng)資料輸入電腦。2.3由電腦自動(dòng)核對(duì)廠商貨款余額，如余額足夠，則將退貨流水號(hào)寫于手填退貨單上，并將手填退貨單傳真給廠商將退貨通知單通過電腦系統(tǒng)傳真給廠商，通知其前來辦理退貨；如余額不足，則將手填退貨單退回營運(yùn)處理。2.4若整單退貨金額在500元以上，需取得廠商書面退貨同意（廠商可于收退貨時(shí)提交商管，或回傳蓋有其公章之手填退貨單），并于廠商前來辦理退貨前，送交商管。3、 廠商抵達(dá)之前，商管不得事先列印退貨單。三、廠商抵達(dá)之后1、廠商必須持我方手填退貨單退貨通知單傳真件（整單退貨金額在500元

18、以上，需蓋有廠商公章），商管核實(shí)其身份后方可辦理退貨。2、同一廠商同時(shí)辦理收、退貨時(shí)，須遵循“先退貨、后收貨”原則。2.1、整單退貨金額滿5000元在退貨時(shí)需由當(dāng)班商管主管打電話到該廠商確認(rèn)，并確認(rèn)退貨的負(fù)責(zé)人及身份是否一致（當(dāng)廠商有送貨時(shí)，并且送貨金額大于退貨金額就不需再做以上確認(rèn)）。2.2、針對(duì)廠商未送貨僅收退貨時(shí)，每筆退貨需由當(dāng)班商管主管打電話與廠商負(fù)責(zé)人確認(rèn)該退貨通知單內(nèi)容及收退貨人員，確認(rèn)無誤方可辦理退貨。3、商管人員必須：3.1列印退貨單（一式三聯(lián)：第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)營會(huì)聯(lián)，第三聯(lián)廠商聯(lián)）。（若廠商貨款余額不足，則無法列?。?.2通知營運(yùn)部門準(zhǔn)備退貨；已保存在退貨暫存區(qū)之退貨商品

19、，則無須再通知營運(yùn)人員。3.3通知營運(yùn)人員將退貨移至卸貨區(qū)。3.4通知安全人員前來查核退貨。4、安全人員必須4.1與商管人員、營運(yùn)人員、廠商或司機(jī)一起，依據(jù)退貨單查核退貨單品明細(xì)及清點(diǎn)數(shù)量；已保存在退貨暫存區(qū)之退貨商品，則無須與營運(yùn)人員會(huì)點(diǎn)。4.2于退貨單上注明廠商車號(hào)；若無車號(hào),需確認(rèn)取退貨人身份,并于退貨單上注明身份證字號(hào)廠商車號(hào)及收退貨人員的姓名和身份證號(hào)碼；若無車號(hào)，需注明“無車號(hào)”。5、商管人員必須5.1確認(rèn)實(shí)際退貨商品與退貨單是一致的。5.2確認(rèn)實(shí)際退貨量不得大于退貨單上相應(yīng)品項(xiàng)所申請(qǐng)的退貨量，以避免造成退貨金額超出申請(qǐng)金額。5.3在退貨單上填寫實(shí)際退貨數(shù)量。5.4會(huì)同營運(yùn)人員、安

20、全人員、廠商或司機(jī)在退貨單上簽名。四、廠商離開后1、商管人員必須1.1在電腦上輸入實(shí)際退貨數(shù)量。1.2列印每日進(jìn)退貨明細(xì)表，將其與退貨單裝訂一起。1.3商管晚班人員需列印進(jìn)退貨清單，將因打印跳號(hào)或作廢而造成缺單情況及不連續(xù)流水號(hào)原因標(biāo)注于上，作廢單據(jù)需依流水號(hào)與正常退貨單裝訂一起。1.4將所有退貨文件，連同進(jìn)退貨清單一起，在隔天早上送交營運(yùn)部門。1.5將營運(yùn)部門每日復(fù)核完畢之退貨文件送交財(cái)務(wù)。2、營運(yùn)部門必須2.1每天收到退貨文件時(shí)，立即在進(jìn)退貨清單上簽收。2.2核對(duì)退貨文件，并于每日進(jìn)退貨明細(xì)表上簽名，當(dāng)日交回商管。3、財(cái)務(wù)部門必須3.1收到商管每日進(jìn)退貨明細(xì)表、退貨文件后復(fù)核。3.2如文件

21、有任何不符之處，財(cái)務(wù)人員必須立即調(diào)查。五、廠商并未前來1、 如廠商未準(zhǔn)時(shí)前來或拒絕收取退貨，商管人員必須于當(dāng)日知會(huì)營運(yùn)部門。2、 店輸入小組需列印逾期退貨清單，與超過7天未來領(lǐng)取退貨廠商確認(rèn)何時(shí)可來收取退貨。3、 廠商超過約定日仍未來領(lǐng)取退貨時(shí)，店輸入小組則再列出載有約定收取退貨日期的逾期退貨清單，經(jīng)店長簽核后，傳真予商品部與廠商聯(lián)系處理。4、 盤點(diǎn)日，商管退貨暫存區(qū)需清空，所有未退貨商品需返回該課列入盤點(diǎn)。換貨作業(yè)1、適用范圍：1.1 限于：已支付貨款之商品或合同約定為不可退貨之商品(由商品部及時(shí)提供相關(guān)資料至各店商管課)。1.2其他商品需以退貨處理，以利控管。2、廠商抵達(dá)之前2.1營運(yùn)部門必須：2.1.1填寫商品換貨單（一式三聯(lián)，第一聯(lián)商管聯(lián)，第二聯(lián)廠商聯(lián)，第三聯(lián)營運(yùn)聯(lián)）。2.1.2換貨核決：換貨總金額在500元以下，由課主管核準(zhǔn)；500-2000元，由處主管核準(zhǔn)；2000元以上，由店長核準(zhǔn)。（生鮮部