英文郵件(商務)格式及常用語

1、僅供個人參考For personal use only in study and research; not forcommercial use英文郵件（商務）格式及常用語I郵件主題： .主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greetings ；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。YES : Supplier training ；NO : professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長） 主題框的內容切忌含

2、糊不清。NO :像 News about the meeting這樣的表達；YES : 應改為 Tomorrow's meeting canceled。一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可；另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES : New E-mail Address Notification; Detailed calculationNO : detailed calculation .視信的內容是否重要，還可以在開頭加上URGENT或者FYI （ For Your In formation供參考），如

3、:URGENT : Submit your report today!U稱呼：Dear xx（人名）,或者Dear Mr./Ms. xx（姓）,一般正式的郵件這樣就OK 了，如果和你非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行換行，頂格寫，不用空格。川正文：.郵件第一段開頭可以說到自己是誰（This isX人名）from X公司名），也可以不說；.感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到咼興，特別是之后你有事 相求的情況下會很有幫助。.Tha nk you for con tacti ng us.如果有人寫信來詢問公司的服務，就可以使用這句句子開頭，向他們對公司的興趣表示感謝。.Th

4、a nk you for your prompt reply.當一個客戶或是同事很快就回復了你的郵件，一定記得要感謝他們；如果回復并不及時，只要將“ prompt”除去即可，你還可以說，“ Tha nk you for gett ing back to me.”.Tha nk you for providi ng the requested in formatio n.如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發(fā)送給你，那就用該句表示你仍然對他們的付出表示感激。.Tha nk you for all your assista nee. 如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！ 如果你想對他們

5、表示特別的感激，就用這個句子，“I truly appreciate for your help inresolvi ng the problem. ”.Tha nk you raisi ng your con cerns.就算某個客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對他們的認真態(tài)度表示尊重及感 激。同時，你也可以使用，“Tha nk you for your feedback. ”.正文中，段與段之間也是空一行，再頂格寫。注意：正文的內容你需要注意5C原則：Clear（信息明了）、Complete（內容完整卜Correct（準確無誤卜Conci

6、se（簡明扼要）、Courteous（禮貌周到）.正文中的人稱選擇：I, You, We等，如果郵件很長的話，you的使用不能過多；I和We的區(qū)別是顯而易見的，生意上、客戶之間一般都是用 We,你是代表公司的；當然該 用I表示你個人的時候還是要用I的，視具體情況而定。語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度。如：NO: You will be pleased to lear n that you have bee n selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated.（好像欠你一樣

7、）YES: I am pleased that our board has selected you as the best qualified can didate to serve on our advisory board. I hope you 'lagree to serve.（ 這就友善多了 ）不用你來判斷我呀）NO: Your book was well written and comprehensive.（YES: I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my question

8、s about performanee appraisals.（客氣一點,人家受落）.切忌主客不分或模糊不得用于商業(yè)用途僅供個人參考例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應改為： Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include$40,000 for new equipment. (We 我們是主語 , 不是 re

9、port 。 ) . 句子不要凌碎例子：He decided not to audit the last ten con tracts. Because of our previous objecti ons about compliance. 應該連在一起。 . 結構對稱，令人容易理解。例子 : The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.應改為： The owner questioned t

10、he occupant's lease intentions and ink alterations of the contract. . 單復數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服。例如： An authorized person must show that they have security clearance. .動詞主詞要呼應。想想這兩個分別：1) This is one of the public-relations functions that is under budgeted.2) This is one of the public-relations function

11、s, which are under budgeted. .時態(tài)和語氣不要轉變太多?？瓷虅沼⒄Z已經(jīng)是苦事，不要浪費人家的精力啊。 .選詞正確像 affect 和 effect ， operative 和 operational 等等就要弄清楚才好用啦。地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了 One,例子：127 Ninth Avenue, North127 E. 15 Street5 Park AvenueOne Wingren PlazaW結尾：. 結尾的常用語不得用于商業(yè)用途僅供個人參考）f you have any questi on or suggesti on, please feel

12、free to con tact me. / Anyquesti on or suggesti on, please feel free to con tact me.很常用的結尾，正文中不用說的非常詳細，顯得冗余，可以這樣結尾，他不懂的或者建議，可以聯(lián)系你。.Thank you for your help and your valuable time again. / I appreciate again for your atte ntion and time.結尾的感謝用語.I am looking forward to hearing from you soon. / Looking

13、forward to hearing fromyou soon.期待收信人的盡快回復，這樣的寫法很常用，”oon ”就足可以表示“盡快”的意思，不要用”s quickly as you can "這樣生硬的短語，像是在下命令，很不禮貌。.Tha nk you for your kind cooperatio n.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。.Tha nk you for your atte ntion to this matter.與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。.Tha nk you for your un dersta ndi ng.如果

14、你寫到任何會對讀者產(chǎn)生負面影響的內容那就使用這句句子吧。.Tha nk you for your con siderati on.如果您是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結尾。（8）.Tha nk you aga in for everythi ng you've done.這句句子可以用在結尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助， 你可以著重再次感謝你們的付出。.在署名自己的之前的客套話.正式一點的，客戶、公司之間的：Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,.

15、一般的就 OK，如：Best Regards, Thanks and Best Regards, Sincerely yours,Yours sincerely, Sin cerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,然后空一行換行，你的名字、聯(lián)系方式，公司的名字、聯(lián)系方式、Logo等。V檢查在寫完郵件后，先忍住，不要著急點發(fā)送按鈕，檢查一下，就幾十秒或者一兩分鐘的時間。 .注意人稱，時態(tài)，語法，名詞單復數(shù)等細節(jié) .內容大概用5C原則檢查一下，現(xiàn)在的工作中用到的郵件一般都不會很長。 注意：這是個人推薦的一種英文書寫方式（段與段之間空一行，頂格寫）與段之間可以不用空一行，但是每段開頭都要縮進4個字符，類似于中文的書寫方式，這種方式也是沒有錯誤的，只是看個人的喜好。不得用于商業(yè)用途僅供個人用于學習、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung