秘書工作概述

1、秘秘 書書 實實 務(wù)務(wù) 1.1.1 1.1.1 “秘書秘書”詞義的演變詞義的演變宮中秘藏之書宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱職務(wù)之稱: : 秘書工作人員秘書工作人員, ,是從清末開始是從清末開始的的, ,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。業(yè)）。 1.1.2 1.1.2 秘書的定義秘書的定義 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職

2、權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。的人員。 1.1.3 1.1.3 秘書的職業(yè)特色秘書的職業(yè)特色 1. 1.直接性直接性 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么; 二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的; 三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2.2.穩(wěn)定性穩(wěn)定性 秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年

3、。3.3.知識化知識化 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。 4.4.年輕化年輕化 發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.5.女性化女性化 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。1.1.4 1.1.4 秘書的分類秘書的分類 按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘

4、書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對象按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘公務(wù)秘書、私人秘書。書。 秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁 1.2.1 1.2.1 秘書部門的涵義秘書部門的涵義 秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。分。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下門

5、。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）等部門。（如下圖） 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。秘書局、秘書處、秘書科等。 秘書機(jī)構(gòu)圖秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任）辦公室（主任、副主任） 調(diào)研科室調(diào)研科室 秘書科室秘書科室檔案科室檔案科室信訪科室信訪科室行政科室行政科室督查科室督查科室 機(jī)要科室機(jī)要科室1.2.2 1.2.2

6、秘書部門的地位秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ： 下級組織下級組織職能部門職能部門秘書機(jī)關(guān)首腦機(jī)關(guān)1.2.3 1.2.3 秘書部門的秘書部門的 基本特征基本特征 從屬性從屬性 秘書機(jī)構(gòu)在整個機(jī)構(gòu)體系中屬于秘書機(jī)構(gòu)在整個機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。綜合性的輔助部門。 中介性中介性 在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。

7、導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。 綜合性綜合性 秘書機(jī)構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)秘書機(jī)構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。 1.3.11.3.1秘書工作內(nèi)容與形式秘書工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。開展的工作。辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。組織和服務(wù)、會后的善后和落實。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。常行政事務(wù)工作。 1.3.2 1.3.2 秘秘書書工作的特

8、點(diǎn)工作的特點(diǎn) 是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。性。 秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。鮮明的綜合性。 指秘書工作的機(jī)密性和重要性。指秘書工作的機(jī)密性和重要性。 1.3.4 1.3.4 秘書工作的作用秘書工作的作用樞紐作用樞紐作用 秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用參謀助手作用 秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人

9、員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個過程中。 形象作用形象作用 秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。1.3.5 秘書工作的發(fā)展趨勢秘書工作的發(fā)展趨勢逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會秘書為主體的職業(yè)階層會秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務(wù)系統(tǒng)性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路 1.4 港臺及國外的秘書工作港臺及國外的秘書工作1.4.1 1.4.1 香港秘書工作香港秘書工作 1 1、香港秘書分類、香港秘書分類 （1 1）高層次秘書，他們是上司的直接重）高層次秘書，他們是上司

10、的直接重要助手，其職責(zé)是全面輔佐上司。其中層要助手，其職責(zé)是全面輔佐上司。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書（也有稱次最高、職權(quán)最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要需要5 5年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。 （2 2）一般事務(wù)性秘書。）一般事務(wù)性秘書。香港秘書工作香港秘書工作2 2、香港秘書具有的職業(yè)觀念、香港秘書具有的職業(yè)觀念 （1 1）服從上司）服從上司 （2 2）忠誠公司）忠誠公司 （3 3）處理好人際關(guān)系）處理好人際

11、關(guān)系 （4 4）以處理事為主務(wù)）以處理事為主務(wù)1.2臺灣秘書工作臺灣秘書工作1.2.1 1.2.1 臺灣秘書的必備條件臺灣秘書的必備條件 1 1、傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn) 外形利落出色外形利落出色 學(xué)識涵養(yǎng)豐富學(xué)識涵養(yǎng)豐富 個性成熟穩(wěn)重個性成熟穩(wěn)重 2 2、新增標(biāo)準(zhǔn)、新增標(biāo)準(zhǔn) 有問題時，能自己找答案有問題時，能自己找答案 有情緒時，能自行排解有情緒時，能自行排解1.2臺灣秘書工作臺灣秘書工作不斷給自己找機(jī)會不斷給自己找機(jī)會隨時站立在旁（主管隨叫隨到）隨時站立在旁（主管隨叫隨到）話不多但很中聽話不多但很中聽做事很有分寸做事很有分寸凡事能察言觀色凡事能察言觀色能設(shè)身處地地考慮問題能設(shè)身處地地考慮問題能扮

12、黑白臉能扮黑白臉有公關(guān)能力有公關(guān)能力1.4.2 臺灣秘書工作臺灣秘書工作1.2.2 1.2.2 臺灣的秘書職銜臺灣的秘書職銜 傳統(tǒng)秘書職銜：傳統(tǒng)秘書職銜： 行政助理行政助理 助理秘書助理秘書秘書秘書 資深秘書資深秘書 執(zhí)行秘書執(zhí)行秘書 主任秘主任秘書書 外商對秘書職業(yè)的分類外商對秘書職業(yè)的分類 打字員打字員 接待員接待員 速記員操速記員操作員作員 新世紀(jì)秘書的普遍頭銜新世紀(jì)秘書的普遍頭銜 行政助理協(xié)調(diào)員行政專員行政助理協(xié)調(diào)員行政專員資訊資訊 專員行政處長行政經(jīng)理行政專員行政處長行政經(jīng)理行政總監(jiān)總監(jiān) 1.4.3 英國秘書職責(zé)英國秘書職責(zé)1、市政府秘書的職責(zé)：市政府秘書的職責(zé)： 上午九點(diǎn)開始，與上司對照各自的日程表上午九點(diǎn)開始，與上司對照各自的日程表 剪報剪報 充好咖啡，送給上司及來賓飲用充好咖啡，送給上司及來賓飲用 速記上司口述指示速記上司口述指示 復(fù)信復(fù)信 接聽電話接聽電話 使用辦公設(shè)備使用辦公設(shè)備 接待來訪接待來訪 處理郵件處理郵件 分發(fā)文件分發(fā)文件1.4.3 英國秘書職責(zé)英國秘書職責(zé)2、英國公司秘書職責(zé)