物資采購及合同管理辦法

1、物資采購及合同管理辦法第一章總則第一條.為規(guī)范公司采購行為，維護公司利益，保證生 產(chǎn)順利進行，依據(jù)公司實際及市場慣例，制定本辦法。第二條.公司所有對外采購適用本規(guī)定。一、采購，是指以合同方式有償取得貨物和服務的行為， 包括購買、租賃、委托、修理、加工制作、寄售等。二、貨物，是指原材料、輔助材料、設備、零配件、工 具及辦公用品等。三、服務，是指除貨物以外的其它采購對象。第三條.公司所有采購由供應科負責實施，其它單位不 得對外采購。采購應當嚴格按照批準的計劃實施，杜絕無計 劃審批采購。第四條.礦成立采購評審組，負責采購的評估審核，提 出意見，報公司領導審批。評審組由經(jīng)營副礦長、 供應科長、 財務總

2、監(jiān)、監(jiān)察員及有關技術人員組成。 經(jīng)營副礦長任組長， 供應科長任副組長。第五條 . 采購行為及合同內(nèi)容必須遵守國家法律法規(guī)， 遵循公開透明、公平競爭、誠實守信原則。第二章 采購計劃第六條 . 采購計劃形成一、生產(chǎn)用材料、配件、輔助材料、燃油、工具、辦公 勞保等由材料科按 物資計劃管理辦法 相關規(guī)定提出形成。二、設備及新建和改擴建工程項目的采購計劃由材料科 按物資計劃管理辦法相關規(guī)定提出形成。三、外委修理加工制作，由使用單位提出，經(jīng)礦審批程 序批準后形成。四、服務類合同由相關部門提出，經(jīng)礦審批程序批準后 形成。第七條 . 采購計劃所列物資，必須寫明名稱、規(guī)格、型 號、數(shù)量等標識。設備應注明技術參數(shù)

3、及要求附件。服務合 同應注明服務內(nèi)容、價格等。第八條 . 采購計劃分為年度計劃、 季度計劃、 月度計劃、 應急計劃，對上述計劃的要求，詳見公司物資計劃管理辦 法的規(guī)定。第三章 采購方式第九條 . 供應科采購采用以下方式：1.邀請招標； 2.詢價采購； 3.單一長協(xié)采購； 4 市場現(xiàn)金采購。第十條 . 邀請招標，是指邀請三家以上供應商發(fā)出招標 文件進行招標采購。它適用于大型設備，大宗物資。第十一條 . 詢價采購，是指向三家以上供應商發(fā)出詢價 單，供應商報價的采購。它適用于一般設備材料。第十二條 . 單一長協(xié)采購，是指向單一供應商進行的長 期供貨采購。它適用于供應商少、常用材料及主要設備的主 要零

4、配件，如燃油、水泥等。第十三條 . 市場現(xiàn)金采購， 是指 1000 元以下小金額的急 需品，在市場直接用現(xiàn)金采購。第四章 采購程序第十四條 . 供應科接到采購計劃后，根據(jù)采購的物資類 型選擇采購方式，發(fā)出邀約。對收到的標書、報價單進行整 理匯總。第十五條 . 采購評審組對報價進行評審，也可約供應商 進行談判議價，商討供貨條件。本著質(zhì)量優(yōu)先、性價比高優(yōu) 先、售后服務好優(yōu)先的原則，提出書面評估意見，推薦供應 商，上報后按有關規(guī)定審批。第十六條 . 供應科依據(jù)批準后的審批單， 起草采購合同 采購合同需按標準合同文本條款，明確雙方的權益，不得有 缺失和侵權條款。合同應編號，以便于管理。第十七條 . 采

5、購合同形成后，報經(jīng)營礦長審核。對重大 采購合同，必要時要向律師咨詢，然后由公司授權的人員簽 字蓋章生效。第五章 合同管理第十八條 . 供應科負責合同生效至合同終結的全過程管 理，包括督促驗貨、退貨索賠、結算等事務。第十九條 . 供應科應督促供應商按時交貨。物資到礦后 由供應科出具驗收通知單，由材料科牽頭組織驗貨，供應科 應派人參加。驗貨細則按有關規(guī)定執(zhí)行。驗收通知單一式兩 份，供應科留存一份。第二十條 . 若驗貨時發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量技術要求，經(jīng)研究 決定需退貨時，由供應科辦理相關事宜。第二十一條 . 物資驗收合格，按合同需支付貨款時，供 應科憑合同、驗收單，出具付款通知書，送財務科按付款程 序支付

6、貨款。第二十二條 . 若物資在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，依合 同條款需進行索賠時由供應科負責索賠事宜第二十三條 . 合同資料的管理。從采購的發(fā)起到采購執(zhí) 行終結的所有資料，包括采購計劃、詢價單、報價單、評審 單、評審報告、采購審批單、合同、技術附件、驗收通知單 等全部文字資料，由供應科收集、整理、裝訂、存檔。每份 合同的各項資料必須齊全不得有缺失。第二十四條 . 供應科設專職的合同管理崗位，負責合同 管理的具體事務。第六章 監(jiān)督與獎罰第二十五條 . 礦領導、公司監(jiān)事有關科室單位對采購行 為都有監(jiān)督的責任。如發(fā)現(xiàn)有違反采購規(guī)定的行為，可向礦 領導公司監(jiān)事進行舉報，接到舉報后應進行了解調(diào)查處理。第二

7、十六條 . 對以下人員應予以獎勵。一、降低采購成本貢獻突出的采購人員；二、舉報違反本規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實的人員。第二十七條 . 對違反本規(guī)定，弄虛作假、收受回扣、在 談判中泄密的人員根據(jù)情節(jié)輕重，給通報至解除合同的處 分。給公司直接造成經(jīng)濟損失的， 要依法賠償。 構成犯罪的， 依法追究刑事責任。第七章 附則第二十八條 . 本規(guī)定要結合市場條件和公司發(fā)展的實 際，不斷完善健全。第二十九條 . 本規(guī)定實施后，之前的相關規(guī)定廢止，其 它制度與本規(guī)定相抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行。第三十條 . 本規(guī)定由供應科解釋。物資計劃管理制度第一章總則第一條.為了保證公司各單位正常的生產(chǎn)經(jīng)營，在保障 供應的基礎上合理

8、控制庫存， 降低資金占用，提高采購效率， 降低采購成本，增強物資采購計劃性，結合公司的實際情況 制定本辦法。第二條.物資采購計劃，是指公司各單位對生產(chǎn)經(jīng)營過 程中所需的材料配件工具設備等及新建、改擴建工程所需的 甲供材料、甲供設備等實施采購之前的正式申請。第三條.物資采購計劃是采購行為實施的唯一依據(jù)，其 管理過程包括：采購計劃的發(fā)起、受理、審核、匯總、批準 等移交采購部門前的一切活動。第四條.物資采購計劃由使用單位、設備科、材料科共 同負責，采購計劃的最終形成由材料科負責。經(jīng)審批后提交 供應科實施采購。第二章采購計劃管理方式第五條 . 物資采購計劃按費用來源分為：生產(chǎn)費用計劃和專項投資費用計劃

9、；按類別分為：設備計劃、配件計劃、 材料計劃、辦公用具用品計劃；按時間分為：季/年度計劃、月度計劃、應急計劃。第六條 . 物資采購計劃管理實行以季 /年計劃為主、月度 計劃為輔、應急計劃補充的原則，并向主要物資簽訂長期戰(zhàn) 略協(xié)議的方向過渡和發(fā)展，逐步實現(xiàn)寄存庫存為主、自有庫 存為輔的目標。第七條 . 提報時間。次年度采購計劃，使用單位必須在 當年十月底前提報；次季度采購計劃必須在本季度末 20 天 前提報 ;次月度采購計劃， 使用單位必須于當月 15 日前提報， 由材料科進行匯總平衡， 在當月 22 日前形成下月度采購計 劃即物資采購單，經(jīng)審批后送供應科。第八條 . 提報要求。使用單位應按物資

10、分類進行提報。 設備類、配件類、材料類必須分別提報；配件類物資必須按 設備類型分別提報；材料類必須按金屬和非金屬類分別提 報。材料科形成的采購計劃也是同樣。第九條 . 物資采購計劃的發(fā)起必須使用公司統(tǒng)一的物 資使用計劃申請單 ，應急采購計劃使用應急物資計劃申 請單，嚴格按申請單項目逐項填寫，不得缺項。設備類應 附詳細的技術附件電子版或書面資料。第十條 . 各使用單位提出的采購物資，允許指定或推薦 廠家品牌。需做出書面說明，設備需經(jīng)設備科審核，報分管 礦長批準，并對此指定或推薦承擔責任。第十一條 . 計劃審批。一、生產(chǎn)費用采購的設備、 材料、 配件等由使用單位 負責人，分管副礦長審批。設備需經(jīng)設

11、備科審核。二、新建、改擴建所需的甲方供應材料、 設備， 由使 用單位或工程負責人、分管副礦長審批。設備需經(jīng)設備科審 核。三、辦公具用品類由綜合辦負責人、 分管副礦長審批。四、材料科提起的采購計劃由礦長審批。第十二條 . 使用單位對所提報和確認后的采購計劃準確 性、合理性、完整性承擔責任。對生產(chǎn)用采購物資在到貨后 的倉儲時間不得超過 6 個月（年度計劃所到物資除外） ；對 新建、改擴建工程甲供物資必須在工程完工后基本用完，如 發(fā)生超儲積壓的，按本辦法追究責任。第三章 生產(chǎn)費用采購計劃的管理第十三條 . 生產(chǎn)費用采購計劃訂貨數(shù)量的主要依據(jù)和參 考因素包括： 現(xiàn)庫存量、 現(xiàn)在途量、 歷史消耗量、 采

12、購周期、 廠家生產(chǎn)周期等因素。第十四條 . 為控制庫存量、降低資金占用、防止積壓超 儲，各使用單位一個年度內(nèi)報出的使用計劃及應急計劃申請單的總額不得突破當年度核定的材料配件費用總額。若超過不予審批，而產(chǎn)生的后果由使用單位負責人承擔，追究相關 人員責任。第十五條 . 年度采購計劃一、對大宗材料，常用易耗件及大中修設備所需材料列 入計劃。二、對消耗有規(guī)律、使用量比較大的物資盡可能列入年 度采購計劃范圍。三、使用單位應在規(guī)定時間內(nèi)提出下年度采購計劃，經(jīng) 與材料科研究審核后，確定采購計劃報批。四、年度計劃采購的物資，盡量采用長協(xié)方式、寄售方 式進行。第十六條 . 季度采購計劃一、季度采購計劃列入物資外

13、的其它物資一般要列入季 度計劃內(nèi)，綜采搬家采購計劃應列入。二、季度采購計劃作為使用單位在一個季度內(nèi)控制材料 配件消耗的一種方法，為月度采購計劃提供基本依據(jù)。材料 科匯總后報供應科，供應科據(jù)此計劃對采購工作作出安排。三、季度采購計劃的另一個作用為 “市場調(diào)查 ”。對提報 的新型物資，供應科進行詢價，完成詢價后，將報價文件報 送使用單位，供參考確定是否需要采購。四、外委修理加工制造，應列入季度計劃。使用單位提 出，經(jīng)設備科審核，報副礦長批準，報供應科實施。第十七條 . 月度物資采購計劃一、使用單位依據(jù)季度采購計劃。結合生產(chǎn)情況編制下 月度的采購計劃，經(jīng)審批后報材料科。二、使用單位在使用計劃申請單中

14、可對季度計劃進行修 改，撤消品種或增減數(shù)量，也可增加季度采購計劃中未列的 物品。三、材料科經(jīng)匯總，審核平衡后，形成月度采購計劃報 礦長審批，送供應科實施采購。第十八條 . 應急采購計劃一、使用單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中。如發(fā)生現(xiàn)場急需而庫 存無貨， 或因計劃不周需增補計劃的， 可發(fā)起應急采購計劃二、特殊急用物資計劃由單位提出，主管副礦長審核， 礦長審批，報材料科登記，送供應科實施采購。三、因計劃不周造成的應急計劃，使用單位提出，主管 副礦長審批。第四章 投資性采購計劃的管理第十九條 . 投資性采購計劃是指公司批準下達的維簡、 固定資產(chǎn)、安全費用、科技項目等新建或改擴建投資性項目 需購的設備、材料、備

15、件。此類采購計劃分為自建項目采購計劃、 外包工程甲供物資采購計劃兩種。第二十條 . 自建項目由實施單位編制采購計劃，填寫 ? 工程物資計劃申請單 ?，設備經(jīng)設備科審核，報分管礦長審 批、送材料科。編制采購計劃時，應依工程項目施工階段期 限編制，避免供應不及時或超前過長占用資金等不合理現(xiàn) 象。第二十一條 . 外包項目的甲供材料、設備，由項目管理 者依合同規(guī)定， 編制采購計劃， 填寫 ?甲供物資計劃申請單 ?， 由分管副礦長審批報材料科。設備需經(jīng)設備科審核。第二十二條 . 材料科對照庫存情況，編制 ?工程項目采 購單 ?，報礦長審批，送供應科實施采購。第二十三條 . 外包甲供物資采購計劃量必須按實

16、際需 要編制，不得形成超購積壓。第五章 采購計劃的取消和修改第二十四條 . 使用單位對已提交的采購計劃困現(xiàn)場需要 發(fā)生變化，可進行修改或取消。采購物品的變更或數(shù)量的增 加需經(jīng)分管副礦長審批；數(shù)量減少或取消不需審批。第二十五條 . 取消和修改應及時進行，不得延誤，需寫 出書面報告，報材料科。材料科若已形成采購計劃單報供應科，應及時通知供應科，供應科應采取措施終止采購。第六章 物資編碼第二十六條 . 物資編碼是對全部物資進行統(tǒng)一編碼， 便 于物資管理。物資編碼按一般編碼規(guī)則進行。第二十七條 . 物資編碼由材料科負責，編碼的修改增 加、撤消由材料科實施。第二十八條 . 物資編碼使用于物資管理的全過程

17、。 ?物 資使用計劃申請單 ?、 ?應急物資計劃申請單 ?、 ?物資采購單 ?、?領料單 ?等都要填寫編碼。第七章 獎勵與處罰第二十九條 . 公司參與物資計劃管理人員都應嚴格執(zhí) 行本規(guī)定，承擔相應的責任。第三十條 . 公司對以下情形給予獎勵：一、嚴格履行職責成績顯著的人員；二、年末庫存材料比年初下降 10時；三、挽回重大經(jīng)濟損失的人員。第三十一條 . 未能嚴格執(zhí)行本規(guī)定，出現(xiàn)下列情節(jié)的給予經(jīng)濟扣罰、未能按規(guī)定時間提報 ?物資使用計劃申請單 ?的，每推遲一天，扣罰使用單位負責人 200 元；二、因計劃不周需增補計劃，形成應急采購的，每月只 允許一次。超過兩次以上的，每發(fā)生一次，扣罰該單位直接 責任人員和單位負責人 200 元；三、采購物品的名