企業(yè)信息化：決勝工作流程管理.doc

1、企業(yè)信息化：決勝工作流程管理【 IT168 編者按】 簡單說，流程就是做事的順序。但無論什么信息系統(tǒng)，無論哪個流程，人都是不可缺少的 “環(huán)節(jié) ”。如果企業(yè)改造業(yè)務(wù)流程時，不是圍繞人，而是圍繞著機(jī)器、網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)來設(shè)計的話。最終人就會淹沒在大量 “自動化的流程 ”中，到最后發(fā)展成做事跟著軟件流程走，而不是跟著優(yōu)化了的業(yè)務(wù)流程走了。BPM 究竟如何變革企業(yè)的流程管理？小小的審批流程就能說明一切。今年，我們的三大任務(wù)之一就是流程再造，要建成像海爾集團(tuán)一樣的流程?！凹瘓F(tuán)董事長李書福的決策代表了目前相當(dāng)一批企業(yè)的意向?？涩F(xiàn)實往往事與愿違：”我們曾經(jīng)把各個部門找來， 談流程怎么優(yōu)化， 可是各部門一見面就

2、開始互相抱怨，根本談不出來結(jié)果。”“經(jīng)過咨詢公司的診斷之后，咨詢顧問給我們留下了上百個流程，關(guān)于各項流程的操作手冊幾大麻袋都裝不下，我們怎么去執(zhí)行管理？”“一個簡單的書面單據(jù)審批卻需要一兩周 ”以上情景，經(jīng)常在各家企業(yè)上演。這些問題或許跟一家企業(yè)的不良文化、管理不善直接相關(guān)，但問題的癥結(jié)卻往往出在流程。（相關(guān)文章： 中小企業(yè)如何高效調(diào)整業(yè)務(wù)流程）BPM 應(yīng)運而生海爾集團(tuán)的張瑞敏曾總結(jié)，流程再造與企業(yè)文化是海爾集團(tuán)的致勝法寶，其他諸如技術(shù)、市場、 OEC（ Overall Every Control and Clear ，日清日高管理系統(tǒng)）等等只是這兩個法寶的外延。海爾集團(tuán)也曾宣稱：“中國唯一一

3、家當(dāng)天付款的企業(yè)就是海爾集團(tuán)”、 “唯一一家從一個巨大的倉庫演化成了一個高效準(zhǔn)時（ Just In Time ）的倉庫的企業(yè)也是海爾集團(tuán) ”。可惜的是，相當(dāng)數(shù)量企業(yè)學(xué)習(xí)海爾集團(tuán)的時候，太看重海爾集團(tuán)的外延而不是關(guān)注其內(nèi)涵。不過，今天實施流程管理的企業(yè)似乎比海爾集團(tuán)幸運多了，他們有了新的流程管理工具 BPM （ Business Process Management，商業(yè)流程管理以下簡稱 “BPM”）。自 1990 年美國 MIT 的哈默（ Hammer）教授提出BPR（ Business Process Reengineering，商業(yè)流程再造，以下簡稱“BPR” ）的概念以來，一直沒有間斷的

4、實踐和理論研究使人們意識到：流程管理不僅是 “重組 ”大拐彎， 流程的持續(xù)改進(jìn)更關(guān)鍵， 因此提出了階段性重組和持續(xù)改進(jìn)流程相結(jié)合的做法，推出 BPM 流程管理系統(tǒng)。BPR“所謂的流程，簡單地說，就是做事情的順序。”作為 BPM 和工作流程自動化的領(lǐng)先企業(yè)，安碼商務(wù)軟件系統(tǒng)公司（Ultimus ）提供的跨行業(yè)的BPM 平臺在全球擁有近1，000 家成功用戶，該公司亞太區(qū)副總裁奈德。史密斯（Ned Smith）說道。安碼商務(wù)軟件系統(tǒng)（上海）有限公司總裁崔志立進(jìn)一步闡釋：“其實流程管理理念暗含了一種思想：一家企業(yè)更像一個復(fù)雜的計算機(jī)系統(tǒng)，一種人造生命的整合形式。此種生命是靠數(shù)以千計的、由網(wǎng)絡(luò)連接在一

5、起的大腦來運轉(zhuǎn)的。在這種情況下，一個流程設(shè)計就是一個運算法則，計算機(jī)就是公司，運作程序就是商業(yè)流程，操作系統(tǒng)就是組織的文化。”而 BPM 系統(tǒng)就是將企業(yè)完成其業(yè)務(wù)獲得利潤的過程，如生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、財務(wù)審批流程、質(zhì)量控制等70%以上需要兩人以上協(xié)作實施的任務(wù)全部或部分交由信息系統(tǒng)處理，并使其簡單化、自動化的業(yè)務(wù)過程。（相關(guān)文章： 企業(yè)信息化初級階段的流程調(diào)整）重塑流程舉重若輕上海施貴寶公司是著名制藥企業(yè)百時美施貴寶公司（ BSM SQUIBB家中美合資制藥企業(yè)，主要從事心血管、代謝和抗生素類藥品的研制、管理曾經(jīng)一度使該公司副首席信息官（CIO ）顧大為等感到束手無策。）在中國建立的第一生產(chǎn)和

6、銷售。而流程以人事審批的“年假申請 ”為例，許多情況下，員工更愿意根據(jù)記憶請假，結(jié)果出現(xiàn)只剩余三天假期卻請了五天假的情況；而部門主管在不知情的情況下，出現(xiàn)錯批也就不足為怪了。實施 BPM 系統(tǒng)后，員工在填寫申請單時，HR 部門的相關(guān)規(guī)定都能在界面上找到，不僅如此，系統(tǒng)還會自動提示剩余天數(shù)，如果員工的申請?zhí)鞌?shù)超過了范圍，系統(tǒng)就會拒絕發(fā)送。而部門領(lǐng)導(dǎo)拿到員工的申請后，只需參考頁面資料，而不必再向HR 部門咨詢。（相關(guān)文章：流程鐵定之說是“胡弄 ”企業(yè)的遁詞 ）同時，對于要求審批的申請， 下一步應(yīng)該提交給哪一位主管， 該主管應(yīng)該在什么期限內(nèi)簽署完畢， 都非常清楚。 涉及到財務(wù)審批的， 每位主管都可以

7、看到自己的審批額度，如果單據(jù)超過了該主管的額度，系統(tǒng)就會自動提示。每位員工都可以實時看到自己遞交申請的狀態(tài)：要哪些人的簽字，以及還需要多少時間最晚審批完畢。到了哪個部門； 審批意見是什么；還需“如此一來，就改變了以往公文經(jīng)常丟失、不符合規(guī)范，超越權(quán)限審批等問題，同時縮短了公文流轉(zhuǎn)的周期?！鳖櫞鬄檎J(rèn)為，目前的系統(tǒng)能夠帶來這些流程變化，是因為BPM 系統(tǒng)的開放性很好地實現(xiàn)了與其他信息系統(tǒng)如企業(yè)資源計劃（ ERP）系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等的整合，而不僅僅是將流程向自動化遷移。（相關(guān)文章： 實施 ERP 必須與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化同行）沈劍軍，梅特勒 托利多（常州）稱重系統(tǒng)設(shè)備有限公司（以下簡稱 “梅特勒 托利多公司

8、 ”）管理信息部負(fù)責(zé)人。早在 2002 年，沈劍軍領(lǐng)導(dǎo)的 IT 部門就曾對公司業(yè)務(wù)部門進(jìn)行過業(yè)務(wù)調(diào)研， 跟蹤了一批具有代表意義的手工紙張單據(jù)的審批流程， 結(jié)果發(fā)現(xiàn)一張單據(jù)的平均審批時間約為五個工作日左右， 如此漫長的審批過程， 不僅業(yè)務(wù)部門難以忍受， 公司領(lǐng)導(dǎo)層也對繁復(fù)的審批流程頭痛不已。（ 相關(guān)文章： 中小企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組與優(yōu)化的誤區(qū) ）實施 BPM 系統(tǒng)之后，公司原先審批流程的周期從五個工作日縮短到了兩個工作日；異地審批的效率和精確程度反而比以前本地審批還要高。這讓沈劍軍深為自豪。除了審批流程， 上海施貴寶公司還重新設(shè)計并上線了采購、財務(wù)報銷等多個流程；而沈劍軍帶領(lǐng)的梅特勒 托利多公司 I

9、T 團(tuán)隊，還對零星物流采購料、物料清單（ BOM ）更改流程、固定資產(chǎn)申請審批和固定資產(chǎn)報廢申請審批流程和突發(fā)性項目審批流程四大流程進(jìn)行了實施。（ 相關(guān)文章： 信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃的策略和流程 ）其中，突發(fā)性項目，也即 “預(yù)算之外的預(yù)算 ”的審批，普遍令企業(yè)的首席財務(wù)官（ CFO）感到棘手。梅特勒 托利多公司對此做出了一些調(diào)整。在實施 BPM 系統(tǒng)之前，對突發(fā)性項目預(yù)算的處理基本有兩種方式，一是把項目 A 的預(yù)算臨時挪借給突發(fā)性項目 B；二是特事特辦，越過公司的財務(wù)部門，直接找總經(jīng)理特批?，F(xiàn)在， BPM 系統(tǒng)配合公司的財務(wù)系統(tǒng)，設(shè)計了突發(fā)性項目審批流程， 并在系統(tǒng)中得以實現(xiàn)， 這樣既保證了業(yè)務(wù)的靈

10、活性， 又保證了操作突發(fā)性項目的規(guī)范性。據(jù)稱， 梅特勒 托利多公司的全球首席執(zhí)行官（ CEO）曾經(jīng)對這個項目大為贊賞，在集團(tuán)內(nèi)部的一次會議上，他專門介紹了公司的 BPM 項目，引起了梅特勒 托利多集團(tuán)其他國家分支機(jī)構(gòu)的濃厚興趣， 不久，梅特勒 托利多集團(tuán)的日本分支機(jī)構(gòu)上馬了安碼商務(wù)軟件系統(tǒng)公司的 BPM Suite 系統(tǒng)。強調(diào)技術(shù)，少走彎路“BPM代表了一種重要的技術(shù)轉(zhuǎn)變。 ”中美施貴寶公司副 CIO 顧大為對此深有體會，以往流程技術(shù)提供的自動化程度都是有限的， 因為它們無法把異構(gòu)的系統(tǒng)連接起來或是執(zhí)行以人為中心的合作活動，這使得許多工作還需要通過手工來操作。在流程軟件的使用上，中美施貴寶公司

11、曾經(jīng)走過彎路?！爸饕膯栴}出在流程的再開發(fā)、跟蹤以及系統(tǒng)的開放性上?！鳖櫞鬄檎f。 中美施貴寶后來不得不報廢原先幾百萬元的投入，重新進(jìn)行BPM 系統(tǒng)的選型。據(jù)安碼系統(tǒng)公司亞太區(qū)副總裁奈德。史密斯透露，BPM 系統(tǒng)的基礎(chǔ)是開放性的流程，這些流程能夠在圖形界面中組合成更大的流程。這些更大的流程內(nèi)的數(shù)據(jù)流通過Java 開放來展現(xiàn)。同時，流程具有獨立性和可存取性，以及XML 創(chuàng)建半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的能力，可以輕松存取工具軟件，并享受E-mail 和辦公軟件的強大功能和靈活性。盡管上馬 BPM 系統(tǒng)的一次性投入成本并不低，但中美施貴寶公司和梅特勒 托利多公司的信息技術(shù)部門目前都已掌握開發(fā)實施的方法， 能夠結(jié)合公

12、司新出現(xiàn)的流程， 自行開發(fā)相應(yīng)的應(yīng)用?！安贿^，對于尚未實施BPM 系統(tǒng)和已實施BPM 系統(tǒng)卻找不到頭緒的企業(yè)而言，并不是直接從 ,咨詢顧問手中接過100 多個流程，然后讓100 多個流程演變成更多流程?。 ”新華信管理顧問有限公司信息化咨詢中心總經(jīng)理李彤建議，“20%的流程往往決定了企業(yè)80%的整體績效。企業(yè)應(yīng)該找出決定整體命運的關(guān)鍵流程，然后進(jìn)行貫徹實施。”（相關(guān)文章： 績效評估、績效審計與績效優(yōu)化）“所謂流程，就是做事情的順序?！蹦蔚隆Ｊ访芩拐f。2010 年讀書節(jié)活動方案一、活動目的：書是人類的朋友，書是人類進(jìn)步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識面，通過開展“和書交朋友，遨游知識大海洋”系列讀書活

13、動，激發(fā)學(xué)生讀書的興趣，讓每一個學(xué)生都想讀書、愛讀書、會讀書，從小養(yǎng)成熱愛書籍，博覽群書的好習(xí)慣，并在讀書實踐活動中陶冶情操，獲取真知，樹立理想！二、活動目標(biāo)：1 、通過活動，建立起以學(xué)校班級、個人為主的班級圖書角和個人小書庫。2 、通過活動，在校園內(nèi)形成熱愛讀書的良好風(fēng)氣。3、通過活動，使學(xué)生養(yǎng)成博覽群書的好習(xí)慣。4 、通過活動，促進(jìn)學(xué)生知識更新、思維活躍、綜合實踐能力的提高。三、活動實施的計劃1 、 做好讀書登記簿（ 1） 每個學(xué)生結(jié)合實際，準(zhǔn)備一本讀書登記簿，具體格式可讓學(xué)生根據(jù)自己喜好來設(shè)計、裝飾，使其生動活潑、各具特色，其中要有讀書的內(nèi)容、容量、實現(xiàn)時間、好詞佳句集錦、心得體會等欄目，高年級可適當(dāng)作讀書筆記。（ 2） 每個班級結(jié)合學(xué)生的計劃和班級實際情況，也制定出相應(yīng)的班級讀書目標(biāo)和讀書