西南大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用管理暫行辦法.doc

1、西南大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用管理暫行辦法第一章總則第一條 為提高學(xué)校辦公效率，節(jié)約運(yùn)行成本，規(guī)范辦公流程，提升管理水平，特就學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)范使用，制定本辦法。第二條學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是數(shù)字化校園的一個(gè)子系統(tǒng)，包括公文處理、輔助辦公、個(gè)人辦公等功能模塊,是學(xué)校實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)平臺(tái)。第二章系統(tǒng)管理第三條 本系統(tǒng)運(yùn)行由學(xué)校集中統(tǒng)一管理，黨辦、校辦為主管部門，日常工作由校辦負(fù)責(zé)，信息中心負(fù)責(zé)技術(shù)支持和系統(tǒng)維護(hù)，各部門、各單位負(fù)責(zé)本單位信息資料收發(fā)、日常管理及檢查維護(hù)等工作。第四條 黨辦、校辦指定專人作為管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常管理與監(jiān)督，指導(dǎo)各使用單位操作辦公自動(dòng)化工作流程。第五條 信息中心指

2、定專人作為系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)保障系統(tǒng)正常運(yùn)行和技術(shù)支持與維護(hù)，定期備份數(shù)據(jù)。第六條 檔案館按照電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文及其他電子材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并負(fù)責(zé)各類歸檔電子公文的安全管理、提供利用等工作。第七條 學(xué)校各部門、各單位分管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用和管理，并指定一名管理員，負(fù)責(zé)本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用和相關(guān)事宜的協(xié)調(diào)處理，支持學(xué)校開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)與管理等工作，負(fù)責(zé)查收本系統(tǒng)發(fā)布的各類文件、信息，并履行相關(guān)告知、文件傳閱和歸檔等職責(zé)；負(fù)責(zé)本單位和人員信息變更處理等。第三章帳戶安全第八條按照西南大學(xué)校園網(wǎng)用戶賬戶管理規(guī)定有關(guān)條款進(jìn)行實(shí)名制賬戶管理。

3、各部門、各單位的教職員工（統(tǒng)稱用戶）均在系統(tǒng)中分配唯一實(shí)名制帳戶。上述人員調(diào)離工作崗位，應(yīng)辦理銷戶或轉(zhuǎn)戶手續(xù)。第九條為了不影響正常工作，新增人員的開戶和調(diào)離崗位人員的銷戶或轉(zhuǎn)戶由所在單位及時(shí)提出書面申請(qǐng)，由管理員提交信息中心辦理第十條 系統(tǒng)中用戶擁有的帳戶的公文處理權(quán)限由黨辦、校辦根據(jù)該用戶的黨務(wù)和行政分工所賦予的崗位職責(zé)分配，并根據(jù)崗位和分工的調(diào)整作相應(yīng)調(diào)整。第十一條信息中心系統(tǒng)管理員應(yīng)采取實(shí)時(shí)監(jiān)控、定期備份、定期查殺病毒等措施，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的丟失和被非法使用，確保系統(tǒng)安全和正常使用。第十二條各用戶應(yīng)妥善保管自己的帳戶資料。用戶密碼應(yīng)經(jīng)常更換，登錄系統(tǒng)后因故離開要退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。

4、用戶密碼遺失或遺忘應(yīng)及時(shí)通知信息中心系統(tǒng)管理員，并通過管理員封鎖該用戶的帳戶；解封帳戶需持本人書面申請(qǐng)及有效身份證件到信息中心辦理。第十三條涉密公文及有關(guān)資料不得通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦理，仍沿用原有處理辦法并按規(guī)定范圍發(fā)布，如違反規(guī)定并造成嚴(yán)重泄密等事故的，依據(jù)保密法及相關(guān)法規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。第四章人員管理第十四條 各單位從事辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)和管理工作的人員，必須政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)，具備良好的服務(wù)意識(shí)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作及相關(guān)管理規(guī)定，了解國家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，盡職工作，確保工作質(zhì)量。第十五條 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守系統(tǒng)運(yùn)行中相關(guān)的規(guī)章制

5、度，按照自己的權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作；必須對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入該系統(tǒng)。第十六條 按規(guī)定應(yīng)使用本系統(tǒng)的人員，如因出差、請(qǐng)假等特殊原因離開而無法及時(shí)登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理文件時(shí)，須事先通過工作授權(quán)功能委托相關(guān)人員代為辦理，代理人應(yīng)履行委托人的一切義務(wù)。第十七條 不得在本系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關(guān)的公告，一切言論應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)尊重他人權(quán)益及隱私。第十八條 各單位管理員必須每天上班后及時(shí)登錄系統(tǒng)，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，直到下班后方可退出系統(tǒng)，以免影響和耽誤工作。第五章電子公文管理第十九條 電子公文是指有別于紙質(zhì)公文的以計(jì)算機(jī)電子

6、文檔為載體，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)據(jù)通信介質(zhì)為傳遞渠道的新的公文及公文處理形式。第二十條實(shí)施電子化辦公后，除涉密公文外，校黨政收文辦理和發(fā)文辦理均使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成。黨政公文的收文辦理和發(fā)文辦理流程，由黨辦、校辦依照西南大學(xué)公文處理辦法及各部門的職能和校領(lǐng)導(dǎo)的分工對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)定。第二十一條 學(xué)校電子公文的文種、格式、行文規(guī)則須遵守現(xiàn)行的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和西南大學(xué)公文處理辦法等文件精神。第二十二條 上級(jí)和非隸屬單位普通來文，統(tǒng)一交由黨辦或校辦督辦科收文并掃描進(jìn)行數(shù)字化，進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，由系統(tǒng)收文管理啟動(dòng)該文辦理流程。電子公文辦理按規(guī)定流程進(jìn)行。第二十三條

7、 公文辦理每一環(huán)節(jié)的辦理人可以使用系統(tǒng)提供的功能完成各自應(yīng)該處理的工作，辦理人處理完自己應(yīng)處理的事務(wù)后，應(yīng)將工作單及時(shí)發(fā)送給流程規(guī)定的下一環(huán)節(jié)處理人員。如下一環(huán)節(jié)有多人可供選擇，則根據(jù)公文的內(nèi)容和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定選擇正確的發(fā)送對(duì)象發(fā)送，如發(fā)送錯(cuò)誤，應(yīng)在接受方未辦理前及時(shí)收回。接受方收到通知信息后，應(yīng)及時(shí)辦理。第二十四條 為保證公文處理的時(shí)效性，各單位有關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常進(jìn)入系統(tǒng)查看有無需要自己處理的事宜，不能以未獲取辦公信息的任何理由延誤工作。第二十五條 學(xué)校電子公文歸檔實(shí)行紙質(zhì)載體（包括文件和領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見）和電子文檔雙套歸檔制。各單位在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上運(yùn)行的電子公文，辦結(jié)后統(tǒng)一由本單位管理員完成歸檔

8、工作。第二十六條其他與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有關(guān)的電子文檔按學(xué)校檔案管理規(guī)定歸檔。第二十七條 學(xué)校黨政對(duì)外發(fā)文的報(bào)送如采用紙質(zhì)形式，辦理過程仍通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成。第二十八條 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子公文與原紙質(zhì)公文具有同等效力。各單位可以從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中復(fù)制公開發(fā)布的公文為紙質(zhì)形式，被復(fù)制的電子公文具有同等效力。第二十九條對(duì)外發(fā)文和用于存檔的紙質(zhì)公文由黨辦、校辦統(tǒng)一印制、用印。第六章應(yīng)急處理第三十條當(dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知信息中心，查明原因，排除故障。第三十一條 當(dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法及時(shí)排除時(shí)，各使用單位可暫時(shí)按照原方式（有紙化辦公）進(jìn)行操作，保障正常辦公。待恢復(fù)正常后，需在系統(tǒng)中補(bǔ)發(fā)該文件。第七章附則第三十二條 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)客戶端環(huán)境配置要求： Windows 操作系統(tǒng)，校園網(wǎng)絡(luò)鏈接正常， IE6 瀏覽器；安裝 Word2003 以上的辦公軟件；根據(jù)提示安裝系統(tǒng)所需的相關(guān)控件；添加辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為信任站點(diǎn)，并允許瀏覽器彈出窗口。第三十三條 學(xué)校各部門、各單位及工作人員，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)工作的重要性，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，積極配合學(xué)校辦公自動(dòng)化工作的進(jìn)行，積極參加學(xué)校組織的系統(tǒng)操作培訓(xùn)，并按照學(xué)校規(guī)定的辦公流程進(jìn)行操作，努力適應(yīng)辦公自動(dòng)化對(duì)辦公人員提出的要求。第三十四條辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用操作能力作為辦