企業(yè)檔案規(guī)范化管理及其建議

1、企業(yè)檔案規(guī)范化管理及其建議 企業(yè)檔案是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項(xiàng)歷史記錄，以文字、圖像等形式保存下來(lái)的。檔案的規(guī)范化管理是將各種有保存價(jià)值的文字材料按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，其目的是實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。企業(yè)檔案規(guī)范化管理是現(xiàn)代檔案管理的要求，對(duì)于保證企業(yè)的工作質(zhì)量，提高工作效率，建立檔案信息中心，最大限度地管好用活庫(kù)藏檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)兩個(gè)文明建設(shè)中的作用，都具有重要的意義。 一、當(dāng)前企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題 （一）檔案意識(shí)薄弱。在企業(yè)，很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，經(jīng)濟(jì)建設(shè)是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無(wú)。這些干部的思想落后，檔案意識(shí)較差，體現(xiàn)在檔案工作上就是管理松懈、

2、規(guī)范性不強(qiáng)，有些企業(yè)沒(méi)有正規(guī)的檔案室、檔案員；有些企業(yè)雖然建了檔案室，但設(shè)施、設(shè)備等硬件條件差，使檔案室的服務(wù)功能成了擺設(shè)。沒(méi)有場(chǎng)所、人員做保障，檔案工作也就無(wú)所謂規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化了。 （二）檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)較低。很多企業(yè)檔案管理人員文化程度較低，專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致信息化的檔案管理設(shè)備閑置。也有部分檔案工作者對(duì)于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，或者滿足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。 （

3、三）檔案管而不用現(xiàn)象嚴(yán)重。目前，很多企業(yè)建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流于形式，尤其是很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，檔案工作相比于經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，顯得不是那么重要，因此，很多企業(yè)的檔案室就是個(gè)面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒(méi)有被利用起來(lái)。少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫(kù)房管理、檔案檢查等沒(méi)有按制度落實(shí)，檔案管理工作沒(méi)有真正實(shí)施。 （四）檔案管理的信息化水平較低。檔案管理信息化既是推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)籌發(fā)展的必要舉措。然而目前大多數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著計(jì)算機(jī)在檔案應(yīng)

4、用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經(jīng)不能只局限于收集、整理、歸檔中，它需要現(xiàn)代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案。 二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化的建議 （一）統(tǒng)一對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化處理。企業(yè)應(yīng)該將檔案規(guī)范化管理工作作為一項(xiàng)中心工作來(lái)抓。有學(xué)者提出，規(guī)范化是當(dāng)前檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的前提條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案工作已不再屬于一個(gè)部門(mén)，而是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)地區(qū)甚至一個(gè)省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)、保密保管等基礎(chǔ)性工作；并根據(jù)國(guó)家紙質(zhì)文件、檔案管理、電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如

5、江西省安義縣公司通過(guò)全面加強(qiáng)檔案管理組織建設(shè)，完善檔案管理制度，以檔案管理達(dá)標(biāo)工作為抓手，整體提升全系統(tǒng)檔案工作水平。同時(shí)，公司辦公室還計(jì)劃進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，使公司系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。 （二）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。當(dāng)前對(duì)企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。此外，對(duì)于一個(gè)不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)，能夠把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對(duì)待新問(wèn)題，以新思路和新

6、對(duì)策解決出現(xiàn)的問(wèn)題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。 （三）提升檔案管理信息化水平。檔案管理的信息化是適應(yīng)新時(shí)期的必然需求，也是更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)作為提升檔案管理水平的重點(diǎn)工作來(lái)抓，在文書(shū)檔案實(shí)行信息數(shù)字化后，積極推進(jìn)各種實(shí)物檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調(diào)閱利用提供便利，同時(shí)也為檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。 （四）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員應(yīng)重視檔案保密，工作盡心盡職，對(duì)檔案管理專(zhuān)用計(jì)

7、算機(jī)進(jìn)行更新，定期維護(hù)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，加固檔案室防盜門(mén)，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。 （五）充分利用檔案資源。傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動(dòng)，這種做法，在保護(hù)檔案的同時(shí)，也使一些有價(jià)值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護(hù)的價(jià)值，這不是檔案保護(hù)的初衷。因此，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用，切不可失之偏頗。 參考文獻(xiàn): 1張潔.淺談三資企業(yè)檔案信息的流失J.陜西檔案,2005(03):12-13. 2杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考J.辦公室業(yè)務(wù),2014（(05):171-172. 3馬英.中小企業(yè)辦公室檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題及解決策略J.黑龍江史志,2014(21):229. 4李威.更