秘書案例分析介紹

1、資料來源：來自本人網(wǎng)絡整理！祝您工作順利！秘書案例分析介紹 案例分析題屬于綜合性較強的題目類型，考察的是高層次的認知目的，有做過秘書學的案例分析題嗎?下面我給大家介紹關于秘書案例分析的相關資料，盼望對您有所關心。 秘書案例分析 全國統(tǒng)一鑒定考試秘書職業(yè)資格四級試卷案例分析題共有兩道，合計50分。兩題均為觀看一段錄像，然后回答下列問題。案例分析題答題并不難，技巧是關鍵。筆者依據(jù)多年的教學閱歷，試對案例分析題的答題方法和留意事項加以闡述。 一、仔細觀看錄像 考生在觀看錄像時，應特殊留意以下內(nèi)容。 (一)留意禮儀表現(xiàn) 1.著裝配飾。著裝的根本原那么：要與場合相適應，要明確目的，要符合自己的社會角色，

2、要合適自己的條件。佩戴首飾的原那么：要與服裝風格相協(xié)作，要符合自身的特點。女士職業(yè)裝要淡雅，不行濃妝艷抹，補妝要避人。 2.接打電話。接打電話的根本要求：看法禮貌友好，聲音親切自然，通話簡潔高效。一般來說，電話機應放在簡單拿到、便利用法的地方。電話鈴響三聲之內(nèi)拿起話筒，應答的第一句話應是問候語，通話時間一般掌握在三分鐘之內(nèi)。 3.引見握手。為別人作介紹：先把職位低者、年輕人、男士、來訪者介紹給職位高者、年長者、女士、主人。握手：職位高者、年長者、女士先伸手，目光凝視對方的眼睛，握兩三秒鐘即可。 4.互遞名片。一般來說，來訪者、男士、身份低者應先向被訪者、女士、身份高者遞名片。名片上的文字應正面

3、朝向?qū)Ψ健＝用邞玖㈦p手接過，表示謝意并仔細拜讀，不行立即放進口袋。 禮儀常識局部幾乎每次考試都有，以四級考試為例：2021年6月的試卷涉及禮儀常識的有20分。2021年9月的試卷涉及禮儀常識的有14分。2021年5月的試卷涉及禮儀常識的有16分。 (二)留意特寫鏡頭 觀看錄像時要留意其中的每一個特寫鏡頭，它們都是要求作答的內(nèi)容。2021年11月四級考試的其次段錄像是關于請客就餐，其中有4個特寫鏡頭：一是鐘苗的辦公桌很干凈;二是兩位客人議論就餐環(huán)境;三是鐘苗用自己的筷子給客人夾菜;四是一邊接電話一邊記錄。2021年11月四級考試的第一段錄像有3個特寫鏡頭：一是一份打好的通知;二是復印機預熱

4、;三是更換復印機供紙盒中的紙。2021年11月四級考試的其次段錄像有2個特寫鏡頭：一是鐘苗的辦公桌很干凈;二是用法刻錄機的過程。2021年11月三級考試的第一段錄像有3個特寫鏡頭：一是秘書穿高跟鞋;二是記錄指導指示;三是文件的封面是皮質(zhì)的。2021年5月三級考試的其次段錄像有4個特寫鏡頭：一是陽光直射電腦屏幕;二是辦公桌干凈;三是簡報報頭;三是用法跟蹤卡。這些特寫鏡頭，是提示考生要特殊留意的局部，考生要依據(jù)所學學問快速作出推斷。 (三)留意人物對話 錄像中的人物對話，考生尤其要仔細傾聽，很多問題的答案就在其中。2021年5月四級考試的其次段錄像中，鐘苗說：“我說怎么這么涼呢，溫度都到15度以下

5、了，以后設到20度左右就可以了?！皶h文件的清退不那么焦急。這道題的有些答案就在這些對話中：空調(diào)應設置為26度，文件清退應當準時，鐘苗所說都是錯誤的。有時其別人對秘書說的話也應特殊留意，如這段錄像中蘇經(jīng)理批判鐘苗說：“你那份第三季度會議方案編得有問題。你把七、八、九三個月的會議方案各放在一個欄目中，是對的;但是看不出第幾周開會，也看不出讓誰去開會。你叫指導怎么依據(jù)這個方案來支配時間?一般來說，指導批判秘書的話就是需要指出的錯誤點，表揚秘書的話就是需要指出的正確點。 二、情景分析 分析近幾年的試卷，案例分析題常涉及以下學問。 (一)會議活動 會議工作分會前籌備、會中效勞和會議善后三個階段。 1.

6、會前籌備。秘書人員必需至少提早10分鐘到達會場。首先檢查會議用品包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、投影和音像設備等是否齊全有效;其次支配好與會人員的座位，擺放席卡;再次預備好要發(fā)放的會議資料，如有文件須在會后清退還應附上一份清退名目。2021年5月四級考試的其次段錄像中，鐘秘書與初秘書一起在會前對會場進展檢查并索要座位圖是對的，但晚于規(guī)定的時間是不對的。 2.會中效勞。首先是做好會議記錄。記錄人員既要做好錄音，又要做好筆記。做筆記是為了防范錄音設備出現(xiàn)故障，做錄音是為了彌補筆記的缺失。秘書還要理解與會人員的座位狀況，便于記錄時精確識別發(fā)言人。其次是確保會議期間的信息暢通，包括

7、做好會議信息的搜集、傳遞和反應等工作。再次是做好會議的值班和保衛(wèi)工作。2021年5月三級考試案例分析題的第一題，2021年11月四級考試的其次題，2021年11月四級考試的其次題，2021年5月四級考試的其次題都考到了這方面的內(nèi)容。 3.會議善后。首先是做好會議文件的清退、立卷、歸檔工作。要求落實到人并限時做好，該保密的還應做好工作。2021年5月四級考試的其次段錄像中，鐘秘書不僅沒有準時做好會議文件的清退，而且在初秘書傳達蘇經(jīng)理督促清退文件的指示時還說： “會議文件的清退不用那么急。這是不對的。其次是做好會后總結(jié)工作。2021年5月三級考試的第一題就涉及會后總結(jié)工作。 (二)辦公效率和時間管

8、理 秘書要合理支配日常工作及指導臨時交辦的工作，學會有效利用時間，精細支配時間，有條不紊地做事。當諸多工作壓身時，一是要妥當安排給下屬(同事)去做;二是要分清主次、輕重、急緩，合理支配，以獲得最正確效益。2021年5月四級考試的其次段錄像中，鐘秘書就沒有處理好辦公效率與時間管理的沖突，以致延誤了工作。錄像中還反映指導要鐘秘書編制“第三季度會議進度表的問題。這事實上也屬于進步辦公效率、加強時間管理的范疇。 (三)辦公設備用法 秘書人員如何正確用法電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、照相機等辦公設備，這局部內(nèi)容在以往考試中所占的分值較高，以后仍將是重點。 電腦中儲存有公司的重要文件，秘書要有這方

9、面的保密意識;在用法辦公設備時不行以帶電拔插設備;用法電腦時，應當先開外部設備，然后開主機;等等。2021年11月四級考試的第一段錄像中，鐘苗的做法是錯誤的：電腦顯示屏斜擺在辦公桌上，正對著門，來人一進門就能觀察屏幕，說明鐘苗缺少保密意識。 打印文件應先用法“打印預覽功能查看打印效果，然后打印。用法復印機，正確的操作步驟是：一開機預熱;二檢查原稿，即查看原稿的尺寸、數(shù)量等;三放置原稿;四選擇復印紙尺寸;五設置縮小或放大;六調(diào)整復印濃度;七設定復印份數(shù);八開頭復印。用數(shù)碼相機拍照應靠近被拍攝物體，但間隔 太近又會使圖像變形，另外數(shù)碼相機不合適拍攝自然風光。用傳真機傳遞文件，應先打電話通知對方，在

10、確認對方身份前方可發(fā)出傳真。這些內(nèi)容在以往的考題中都曾出現(xiàn)過。 (四)辦公環(huán)境的維護和管理 辦公環(huán)境包括工作區(qū)的空間、采光、溫度、通風、噪音、裝飾、辦公設備、飲水設備，以及工作中的人際關系、氣氛等。平安、安康、舒適的辦公環(huán)境，根本要求是：建筑牢固，門窗開關敏捷，光線充分，有冷暖空調(diào)，座位空間適當，無噪音，有消防設施和報警裝置，有飲水機、急救包，有組織標記和綠色植物等。 (五)橫向溝通與縱向溝通 關于橫向溝通的策略：建議用法有針對性的溝通方式，召開有員工參與的部門會議;建議樹立內(nèi)部客戶的觀念，像對待外部客戶一樣耐煩講解公司政策和估計結(jié)果;建議各方耐煩傾聽而不是自顧自地表達;建議各方換位思索。2021年11月三級