人事行政部文員作業(yè)指導(dǎo)書

1、人事行政部文員作業(yè)指導(dǎo)書 版本/修改狀態(tài)：a/0第一章 職位說明書第一節(jié) 崗位職責(zé)職位名稱：人事行政部文員 直接隸屬：人事行政部經(jīng)理直接下屬：無協(xié)調(diào)部門：采購部、生產(chǎn)部、品控部、儲運(yùn)部、財務(wù)部崗位描述：在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)人事行政部的文書管理工作；負(fù)責(zé)文件的打字、復(fù)印、下發(fā)，報刊（郵件）的收發(fā)工作；負(fù)責(zé)文件、檔案等有關(guān)資料的保管與存檔工作。崗位職責(zé)：一、 負(fù)責(zé)文件材料的打字、校對工作。二、 負(fù)責(zé)集團(tuán)及分公司下發(fā)文件、資料的存檔、借閱、歸檔的管理工作。三、 負(fù)責(zé)分公司報刊、信件、電子郵件及傳真的接收和發(fā)送工作。四、 負(fù)責(zé)人事行政部人員的日常考核管理及月末考核上報工作。五、 負(fù)責(zé)集團(tuán)董事

2、長、副董事長手機(jī)話費(fèi)查詢及續(xù)繳工作，確保手機(jī)不停機(jī)，并每月向財務(wù)報表。六、 負(fù)責(zé)分公司文件資料的復(fù)印、登記管理工作。七、 負(fù)責(zé)分公司文件的下發(fā)工作。八、 負(fù)責(zé)分公司圖書借閱的管理工作。九、 負(fù)責(zé)對人事行政部復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦的清潔管理工作。第二節(jié) 主要權(quán)力一、 有對人事行政部文件、圖書、資料、檔案及各類的物品的保管權(quán)。二、 對接收到的傳真件、報刊、郵件有及時下發(fā)權(quán)。第二章 常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié) 常規(guī)工作一、日工作待辦單1、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時記錄待辦事項，經(jīng)常查看待辦事項，排列好各事項工作順序，一個工作日的工作完成后，要認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，并制定次日工作計劃，填寫待

3、辦單。上一個工作日的待辦事項未完成，應(yīng)謄寫到次日待辦單上。3、將當(dāng)日工作項目記錄，做出總結(jié)。二、周部務(wù)會議1、每周一參加由采購部經(jīng)理召集采購部全體人員參加的部務(wù)會議，并做會議記錄。2、對一周內(nèi)的工作向部門經(jīng)理做出匯報。3、做好會議記錄，存檔備查。4、建立簽到簿。三、考勤管理1、對人行部全體員工的出勤情況進(jìn)行記錄，員工病事假應(yīng)履行公司規(guī)定的手續(xù)。2、每月月末，將考勤表交本部門經(jīng)理簽字后，分公司總經(jīng)理簽字后，送財務(wù)部成本會計處。3、協(xié)助部門經(jīng)理對駐分公司各部門出勤情況及月末考勤核對。四、月工作總結(jié)1、月30日16：00時前做出個人工作總結(jié)。2、對分公司各部門、各級管理人員的月工作總結(jié)進(jìn)行收集整理后

4、，上報分公司總經(jīng)理。 3、工作總結(jié)應(yīng)按公司規(guī)定的模式書寫，內(nèi)容真實全面、不漏項。五、司刊稿件1、每月15日16：00時前，收集各部門向分公司人事行政部提供司刊稿件。2、要求所提供的稿件內(nèi)容具有知識性、趣味性、 娛樂性，要有真情實感，不應(yīng)隨意摘抄，應(yīng)付了事。3、將摘選后的稿件傳至集團(tuán)總經(jīng)辦。第二節(jié) 衛(wèi)生檢查 隨時與人事行政部經(jīng)理一同對分公司各部門的室內(nèi)、外及個人衛(wèi)生進(jìn)行檢查。一、對分公司各部門的室內(nèi)衛(wèi)生進(jìn)行檢查，主要內(nèi)容包括：1、 門、門把手、窗戶、文件柜頂部、墻壁等有無灰塵及霉點。2、 物品擺放合理，無雜亂感。3、 地面衛(wèi)生清潔無雜物。4、 檢查各部門養(yǎng)花是否符合公司規(guī)定。5、 檢查室內(nèi)防蠅設(shè)

5、施，是否存在蚊蠅進(jìn)入辦公室及車間的隱患。二、對各部門分擔(dān)區(qū)衛(wèi)生進(jìn)行檢查，主要內(nèi)容包括：1、 室外分擔(dān)區(qū)地面無雜物、紙屑、廢棄的塑料袋及包裝物。2、 檢查各部門是否將垃圾倒到指定地點，有無隨處亂倒現(xiàn)象。3、 冬季地面有無積雪，以雪為令，隨時組織各部門進(jìn)行清雪勞動。三、個人衛(wèi)生的檢查，主要內(nèi)容包括：1、檢查是否存在披長發(fā)、染指甲、染頭發(fā)、佩戴飾品等現(xiàn)象。2、工作期間的妝束應(yīng)符合公司規(guī)定，大方得體，不化濃妝，不穿奇裝異服。第三節(jié) 文件的打字、復(fù)印、下發(fā)一、打字1、需打字部門將文件送達(dá)人事行政部時，應(yīng)審核需打字稿件上是否有該部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字。2、檢查該稿件是否符合公司規(guī)定的打字要求，如工藝配方、工藝

6、標(biāo)準(zhǔn)、新產(chǎn)品研發(fā)等絕密資料不允許打字。3、如需打印稿件符合公司打字要求，由人事行政部經(jīng)理在稿件簽字，并注明緊急程度、統(tǒng)籌安排后交由人事行政部文員進(jìn)行打字。4、 將打字完畢后的稿件由人事行政部文員將稿件交起草人校對無誤后，簽字確認(rèn)；如打字出現(xiàn)錯誤，人事行政部文員負(fù)責(zé)改正，直到完全正確。二、復(fù)印1、 嚴(yán)格執(zhí)行公司復(fù)印機(jī)使用規(guī)定。2、 復(fù)印申請部門應(yīng)在復(fù)印登記表上注明復(fù)印時間、資料名稱、用途、密級、紙型、復(fù)印數(shù)量、廢紙數(shù)等內(nèi)容，由復(fù)印申請人在經(jīng)辦人欄中簽字，交本部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核后可進(jìn)行資料的復(fù)印。3、原則上資料復(fù)印數(shù)量超過10份以上的及大批量的經(jīng)常使用的消耗性報表，應(yīng)打印臘紙油

7、印或送印刷廠進(jìn)行批量印刷。4、公司絕密資料的復(fù)印應(yīng)由復(fù)印申請人，在復(fù)印機(jī)旁留守，直到復(fù)印完畢，絕密資料復(fù)印時的廢紙應(yīng)由復(fù)印申請人收回，廢紙數(shù)記入該部門消耗。三、文件的下發(fā)1、文件下發(fā)前應(yīng)由文件起草部門填寫文件簽閱單，由該部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，送至人事行政部，由人事行政部組織文件所涉及的部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件會簽。2、文件會簽完畢后，如無異議由人事行政部經(jīng)理根據(jù)文件簽閱單上注明的發(fā)放范圍，由人事行政部文員在文件下發(fā)登記表上注明文件名稱、文件編號、密級、將文件按發(fā)放范圍發(fā)送到各部門，由各部門接收人員簽收。3、 人事行政部經(jīng)理定期對各部門文件的歸檔情況進(jìn)行檢查。4、 對于公司有關(guān)文件精神，向各部門文件精神的

8、傳達(dá)與落實情況。5、 對于應(yīng)按公司要求，學(xué)習(xí)、討論的文件，人事行政部經(jīng)理應(yīng)做好對各部門學(xué)習(xí)、討論、記錄情況的檢查工作。第四節(jié) 報刊（郵件）、傳真的收發(fā)一、報刊（郵件）的收發(fā)1、人事行政部門衛(wèi)在接收到報刊及郵件后，交人事行政部文員。2、人事行政部文員對報刊、郵件在報刊、郵件收發(fā)登記表上進(jìn)行登記，注明收發(fā)日期、名稱、接收部門、接收人等內(nèi)容。3、人事行政部文員持報刊、郵件收發(fā)登記表，將報刊、郵件送達(dá)接收部門，由領(lǐng)取人簽字。二、傳真的收發(fā)1、接收傳真（1）人事行政部文員在接收到傳真后，應(yīng)進(jìn)行妥善保管。（2）接收到的傳真件在傳真接收登記表上進(jìn)行登記，并注明傳真接收時間、傳真名稱（內(nèi)容）、密級、頁數(shù)等內(nèi)容

9、。（3）由人事行政部文員持傳真接收登記表與傳真件送達(dá)接收部門，由接收人簽字。2、發(fā)傳真（1）各部門到人事行政部發(fā)傳真時，必須在傳真發(fā)出登記表上登記，注明發(fā)出時間、對方單位傳真號、接收單位、接收人、傳真名稱（內(nèi)容），密級、頁數(shù)、發(fā)出人簽字、發(fā)出部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。如是國際傳真需經(jīng)分公司總經(jīng)理簽字同意。（2）人事行政部文員在審核傳真發(fā)出登記表上內(nèi)容準(zhǔn)確無誤后，方可發(fā)出傳真。第五節(jié) 各部門物品的領(lǐng)用一、礦泉水、傳呼機(jī)電池、一次性紙杯、信封、軟盤等物品均由人事行政部文員負(fù)責(zé)保管。二、各部門在申請領(lǐng)用礦泉水、傳呼機(jī)電池、一次性紙杯、信封、軟盤等物品時，應(yīng)由申請部門在物品領(lǐng)用登記表上注明領(lǐng)用日期、品名、用途

10、、領(lǐng)用部門等內(nèi)容，并由領(lǐng)用人及其主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。三、人事行政部經(jīng)理對物品領(lǐng)用表審核無誤后簽字，方可由人事行政部文員給付。第六節(jié) 圖書管理一、圖書的購買1、由申請人提出購書申請，并在圖書購置申請書上注明申請部門、經(jīng)辦人、需購置書目名稱、價格等內(nèi)容，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交人事行政部審核，經(jīng)總經(jīng)辦主任或分公司總經(jīng)理簽批后，方可購買。2、圖書的購置必須符合公司規(guī)定，不得購置與工作無關(guān)的圖書。3、圖書購回后，憑購書發(fā)票，到人事行政部對所購圖書辦理登記手續(xù)。4、人事行政部經(jīng)理經(jīng)對所購圖書進(jìn)行審核后，在購書發(fā)票上簽字確認(rèn)。5、對購書發(fā)票審核時，應(yīng)仔細(xì)核實購書價格是否打折。6、對于所購圖書，經(jīng)人事行政部經(jīng)理審

11、核無誤后，交人事行政部文員在現(xiàn)存圖書情況明細(xì)表上登記、對圖書進(jìn)行編號并加蓋“希波圖書專用章”后存檔。二、圖書的借閱與歸還1、由圖書借閱人到人事行政部在借（還）圖書登記表上填寫借閱圖書名稱、數(shù)量、規(guī)定期限、借閱日期、歸還日期、借閱人。2、填寫完畢后，由人事行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。3、圖書在借閱過程中，由人事行政部文員進(jìn)行催要，并根據(jù)催要結(jié)果做好圖書催要記錄。4、圖書逾期不還者，由人事行政部文員進(jìn)行催要，要求其按規(guī)定借閱時間歸還，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理圖書借閱手續(xù)，直到歸還為止。5、圖書在歸還時，人事行政部文員應(yīng)仔細(xì)檢查圖書是否出現(xiàn)缺頁、損壞，并估算出折舊程度與實際價值。6、員工在辦理離職手續(xù)時，由

12、人事行政部文員對其圖書的借閱情況進(jìn)行檢查，如有借閱未歸還圖書，應(yīng)立即催要，圖書歸還后，檢查無誤后，再在其離職（任）申請書上簽字。第七節(jié) 印信管理一、印章管理1、由用印申請人（部門）填寫用印申請單，注明申請人、職務(wù)、所在部門、用印名稱，材料名稱、材料來源、加印份數(shù)、用途等內(nèi)容。2、用印申請單經(jīng)部門主管、人事行政部經(jīng)理、分公司總經(jīng)理簽字后，交人事行政部文員后，方可用印。3、如急于辦理公務(wù)，而有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在公司內(nèi)，可經(jīng)電話請示領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)人事行政部文員核實后方可用印。領(lǐng)導(dǎo)回公司后，由用印申請人找領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。4、每月月末，由人事行政部文員將全月用印申請單將訂成冊，編號后存檔備查。二、介紹信管理1、一般性介紹信

13、的開具，應(yīng)由人事行政部文員填寫，同時要求介紹信的存根與正文保持一致，并在中縫及正文右下角壓字蓋章。2、一般性介紹信由經(jīng)辦人簽字后，交人事行政部經(jīng)理審核簽批。3、如有特殊情況，需出具空白介紹信，則應(yīng)由經(jīng)辦人、人事行政部、分公司總經(jīng)理簽字，并由人事行政部經(jīng)理請示集團(tuán)董事長批準(zhǔn)。第八節(jié) 電話費(fèi)指標(biāo)的考核與通訊費(fèi)用的查詢一、各部門電話費(fèi)用指標(biāo)的考核1、 根據(jù)電信局提供的通話記錄，確定各部門全月電話費(fèi)用。2、 照公司核定的電話費(fèi)用指標(biāo)，對各部門全月實際電話費(fèi)用進(jìn)行考核。3、 將電話費(fèi)用的考核結(jié)果于每月1日前，上報分公司財務(wù)部。二、手機(jī)費(fèi)用的查詢1、由人事行政部文員打電話或去通訊公司進(jìn)行公司董事長、副董事

14、長手機(jī)費(fèi)用的查詢。2、人事行政部經(jīng)理根據(jù)文員查詢手機(jī)費(fèi)的結(jié)果（如果董事長手機(jī)費(fèi)用余額低于1000元、副董事長手機(jī)費(fèi)用余額低于500元時），立即安排人事行政部文員通過電話續(xù)繳手機(jī)費(fèi)，確保董事長、副董事長手機(jī)不停機(jī)。3、交納話費(fèi)應(yīng)有記載，以便及時掌握通訊費(fèi)用。三、傳呼機(jī)費(fèi)用的管理1、對于因工作需要由公司繳付傳呼機(jī)費(fèi)用的員工，在繳費(fèi)后，應(yīng)將繳費(fèi)收據(jù)交人事行政部經(jīng)理簽字方可報銷。2、人事行政部經(jīng)理安排文員對傳呼機(jī)繳費(fèi)情況進(jìn)行登記，注明繳費(fèi)時間、使用期限、繳費(fèi)金額、下次繳費(fèi)時間等事項，存檔備查。3、當(dāng)傳呼使用人再次繳費(fèi)報銷時應(yīng)由人事行政部根據(jù)上次繳費(fèi)的登記情況審核后，予以簽字報銷。第九節(jié) 文件、檔案（資料）的管理一、文件的管理1、對于集團(tuán)及分公司下發(fā)的文件，應(yīng)由人事行政部文員，按照文件發(fā)放時間的先后順序統(tǒng)一編號，滿一個月后，編制文件目錄，將全月文件裝訂成冊。