淺談?wù)袠?biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對應(yīng)措施

1、淺談?wù)袠?biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對應(yīng)措施 摘 要 本文對當(dāng)下我國建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理中潛存的問題，詳細(xì)分析其問題形成的誘因，找出解決問題的對應(yīng)性措施及基本方案，對招投標(biāo)檔案管理的正常運(yùn)行及維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益等發(fā)揮著極為關(guān)鍵性的作用。 關(guān)鍵詞 建設(shè)工程 招投標(biāo) 檔案管理 問題 成因 一、項(xiàng)目檔案管理的重要性 （一）是招投標(biāo)活動的真實(shí)記錄 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)主要是通過公開、公平、公正的招標(biāo)投標(biāo)活動來體現(xiàn)資金的使用效益，維護(hù)國家利益和社會公共利益，保護(hù)招標(biāo)人和投標(biāo)人的合法權(quán)益。招標(biāo)檔案是否系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記錄了招投標(biāo)活動的全過程，直接反映了招投標(biāo)工作質(zhì)量的高低。它一方面為招標(biāo)人提供了真實(shí)可靠的原始資料

2、，便于有關(guān)部門及管理機(jī)構(gòu)對資料的備查、參考和利用；另一方面它是工作人員學(xué)習(xí)、研究、總結(jié)、提高工作水平的參考書。 （二）是防范風(fēng)險(xiǎn)、減少法律責(zé)任的重要保證 符合規(guī)定的、完整的招標(biāo)項(xiàng)目檔案，不僅對規(guī)范招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員工作方面起到了重要作用，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面也發(fā)揮了關(guān)鍵作用。目前在招投標(biāo)活動中，對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)操作程序、評標(biāo)過程提出的質(zhì)疑投訴甚至訴訟案件大量出現(xiàn)。在構(gòu)成法律責(zé)任的要件中，根本一條就是必須有損害事實(shí)存在，并能證明這種損害是由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的過失造成的。由此招標(biāo)項(xiàng)目檔案能夠?yàn)檎袠?biāo)代理機(jī)構(gòu)免除法律責(zé)任，保護(hù)其正當(dāng)權(quán)益。 二、項(xiàng)目檔案管理存在的問題 經(jīng)過現(xiàn)實(shí)情況的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國建設(shè)工程

3、企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理中仍潛存以下幾方面的問題： （一）招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大，給建設(shè)工程企業(yè)帶來沉重的管理任務(wù) 當(dāng)前建設(shè)工程企業(yè)大都是根據(jù)中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例中五十六條中規(guī)定的“招標(biāo)人或其委托的招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該妥善保管招標(biāo)中形成的文件資料，存檔備查，并且最少將其保存十五年”的要求，以此確保中標(biāo)的建設(shè)企業(yè)招投標(biāo)檔案的保管時(shí)間。 因工程項(xiàng)目產(chǎn)生的招投標(biāo)歸檔文件資料錯(cuò)綜復(fù)雜、數(shù)量較多，特別是一些沒有中標(biāo)的建設(shè)企業(yè)標(biāo)書總量非常多，再加上這些企業(yè)在檔案管理期限上年度劃分不是特別細(xì)化，已然對不少的企業(yè)進(jìn)行檔案管理帶來很大的壓力。假如沒能及時(shí)地處理好這一問題，一定會對建設(shè)工程企業(yè)造成巨大的管理負(fù)擔(dān)，

4、使得企業(yè)檔案管理成本提高很多，以至于影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。 （二）招投標(biāo)檔案管理不完善 通常來講，招投標(biāo)檔案一定要是對工程各個(gè)項(xiàng)目活動進(jìn)行的全部的、系統(tǒng)化的歷史記載，是建設(shè)工程企業(yè)對招投標(biāo)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批（備案）、準(zhǔn)備、開標(biāo)、評標(biāo)及中標(biāo)等所有業(yè)務(wù)活動的具有保存意義的文件材料有機(jī)系統(tǒng)。但從當(dāng)前有的建設(shè)工程企業(yè)檔案管理中的現(xiàn)實(shí)狀況來分析，招投標(biāo)檔案管理上仍然存在不完善的地方。 （三）招投標(biāo)檔案管理模式滯后，檔案管理方式信息化水準(zhǔn)低 根據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的建設(shè)工程企業(yè)在招投標(biāo)檔案管理中依然使用之前較為滯后的管理模式，缺少必要的檢查工具，對檔案隨便存放。為此，在對需要的招投標(biāo)檔案使用的時(shí)候，僅僅能夠

5、憑借管理工作者的腦中記憶，從檔案室里查找。 （四）招投標(biāo)檔案管理相關(guān)規(guī)章體制不完善 從所調(diào)查的建設(shè)工程企業(yè)狀況來分析，招投標(biāo)檔案管理大體上是沒有規(guī)章制度可以遵守的，管理工作者通常是根據(jù)之前的管理經(jīng)驗(yàn)開展工作的。這一問題的存在，將在很大程度上展現(xiàn)了企業(yè)在檔案管理問題上的很多“空白”“死角”，這些問題是急需加以解決的。 三、招投標(biāo)檔案管理問題成因分析 （一）法律規(guī)章比較模糊，偏粗放型 我國招投標(biāo)檔案管理的主要法律依據(jù)是中華人民共和國招投標(biāo)法（以下簡稱招投標(biāo)法）和實(shí)施條例，但是，這兩種條例對招投標(biāo)檔案管理方面所規(guī)定的要求是比較模糊的，更為嚴(yán)重的是，在上述兩種條例中并沒有提出“招投標(biāo)檔案”的任何信息。

6、這種現(xiàn)象非常明顯的說明了這兩種法律規(guī)章文件對“檔案管理理念”是非常模糊，極為淺薄的。 建設(shè)工程企業(yè)在招投標(biāo)過程中形成的文件材料并不完全是值得保存的，為此沒有必要將所有的檔案文件材料進(jìn)行保管，不然就會造成只要有檔案材料形成就一定要進(jìn)行檔案管理的錯(cuò)誤理念形成，將在很大的程度上提升了企業(yè)檔案管理成本，使得企業(yè)檔案管理效益減少。與此同時(shí)，大數(shù)量的“招投標(biāo)檔案”會造成企業(yè)不能夠用相同的成本來提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，招投標(biāo)檔案管理水準(zhǔn)提升，將會是非常困難的事情。為此，這種粗放式的法律規(guī)章，是一定要進(jìn)行細(xì)化完善的，不然將會對企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。 （二）招標(biāo)工作過程中重要性方面嚴(yán)重缺乏掌控、檔案歸類范圍不清楚

7、針對當(dāng)前的具體情況來講，有的建設(shè)工程招投標(biāo)檔案問題的存在，主要是由于企業(yè)中并沒有明確的管理理念，未能掌握好招投標(biāo)工作中的重要性方面，缺乏對招投標(biāo)檔案工作的掌控，這樣就會造成招投標(biāo)檔案管理工作不會達(dá)到良好的效果，導(dǎo)致招標(biāo)工程項(xiàng)目檔案出現(xiàn)不完善的地方。除此之外，有的建設(shè)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)缺乏對招標(biāo)檔案歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，這同樣是導(dǎo)致招投標(biāo)檔案完善性低的關(guān)鍵性因素。 （三）招投標(biāo)檔案管理不具備完善的科學(xué)理論指導(dǎo) 在當(dāng)前的檔案學(xué)運(yùn)用理論探究成果中，我們僅僅能夠察覺到很少的探究招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容，并且通常皆是業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)介紹層次的探究成果。針對這一狀況，我國建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理規(guī)范尚不完善就是理所當(dāng)然的事情

8、。為此，當(dāng)下我國所瀕臨的實(shí)際性問題是：需加強(qiáng)檔案管理理論建設(shè)，豐富有關(guān)指導(dǎo)性招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容等，這些都是檔案研究人員急需解決的問題。 （四）欠缺成本掌控歷練，信息化管理水平低 成本比上收益是任何一個(gè)建設(shè)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在開展經(jīng)營管理工作當(dāng)中一定會兼顧到的現(xiàn)實(shí)性問題。假如繼續(xù)使用目前的那種高成本、粗放式、低效益的招投標(biāo)檔案管理方式，必然會致使企業(yè)擔(dān)負(fù)巨大的管理壓力，久而久之，就會導(dǎo)致企業(yè)在管理問題上能動性大大減少，對企業(yè)效益造成巨大的損失。 四、如何加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理 經(jīng)過探究和淺析當(dāng)前的有關(guān)成功性經(jīng)驗(yàn)及新政策中的規(guī)定，針對招投標(biāo)檔案管理中潛存的問題提出以下對應(yīng)性的解決方案： 第一，治本最重要，

9、國家相關(guān)部門一定要立即進(jìn)行實(shí)施辦法的修訂，經(jīng)過歸納各個(gè)部門及地方較為成功的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)規(guī)定，深入確切規(guī)定出各種類型的招投標(biāo)檔案保管時(shí)間限制。 第二，梳理招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程，確定招投標(biāo)檔案發(fā)展的節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對招投標(biāo)檔案的全方位掌控。建設(shè)工程招標(biāo)項(xiàng)目能夠依據(jù)企業(yè)自身的招標(biāo)業(yè)務(wù)特征，對招標(biāo)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相關(guān)梳理，確定招投標(biāo)檔案發(fā)展的關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)，明確各個(gè)節(jié)點(diǎn)形成的文件類型，對其進(jìn)行全方面地管理掌控，保證招投標(biāo)文件的歸檔，預(yù)防失控或者缺失的情況出現(xiàn)，確保工程各個(gè)項(xiàng)目特別是關(guān)鍵性招投標(biāo)檔案的完整性。 第三，加強(qiáng)成本管理理念，逐漸實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案管理的信息、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化。嚴(yán)格按照國家電子文件管理的相關(guān)要求，憑借電子化方式代替之前的手工化管理形式，提升企業(yè)招投標(biāo)檔案管理水準(zhǔn)，減少管理上的投入，提升招投標(biāo)檔案的信息檢索水準(zhǔn)，為企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的未來發(fā)展供應(yīng)強(qiáng)有力的信息支持和證據(jù)保證。 第四，加強(qiáng)檔案學(xué)運(yùn)用理念中招投標(biāo)檔案管理問題探究。經(jīng)過對招投標(biāo)檔案管理之前成果經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)及失敗的歸納，去借鑒發(fā)達(dá)國家相關(guān)管理理念及成功經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)我國檔案理論方面