新時期社保檔案管理的思路和方法

1、新時期社保檔案管理的思路和方法 摘 要：隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷加速，社會保險事業(yè)迅速發(fā)展，參保人數(shù)、覆蓋范圍向規(guī)?；较虬l(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量也在與日俱增，社會保險檔案的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日顯重要。本文對社會保險檔案管理的重要性進(jìn)行分析，并就新時期、新形勢下社保檔案管理的思路和方法進(jìn)行討論、總結(jié)，探究出適合本地區(qū)發(fā)展的社保檔案管理體系。 關(guān)鍵詞：社會保險事業(yè)；檔案；管理 中圖分類號：c816 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a 隨著社會保險改革不斷深化，社會保險覆蓋面逐漸擴(kuò)大，社保檔案的數(shù)量也日益增多。社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬戶，關(guān)乎民計民生

2、。如何做好社會保險檔案工作，已成為社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的一項重要任務(wù)。 一、社保檔案管理的重要性 社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業(yè)的管理工作，社會保險檔案具有以下特點： （一）數(shù)量大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數(shù)量的龐大。 （二）變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動態(tài)變化。社保檔案以人為基本對象來

3、辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。 （三）要求高。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標(biāo)準(zhǔn)；二是形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。 二、加強社保檔案管理的必要性 社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。 （一）加強社保檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要。 隨著社

4、會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社保部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進(jìn)程。 （二）加強社保檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參

5、保人的切身利益。 （三）加強社保檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。 三、新時期加強社保檔案管理的方法 新時期如何實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門必須解決的現(xiàn)時問題，責(zé)任重大，任重而道遠(yuǎn)。 （一）提高思想認(rèn)識，提供全面保障。加大對

6、社會保險檔案工作的重視程度, 及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題,為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。 （二）健全制度程序，理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)檔案法、保密法、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和管理細(xì)則。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各

7、門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費,實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。把檔案管理“星級達(dá)標(biāo)”工作作為一項重要任務(wù)，納入社會保險工作的總體規(guī)劃，制定“星級達(dá)標(biāo)”工作目標(biāo)，明確檔案管理責(zé)任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。 （三）加強信息化管理，實現(xiàn)“軟、硬、人”統(tǒng)一協(xié)調(diào)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展為我們創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)智能、人性化管理提供了先決條件。各級社保部門應(yīng)克服資金緊張的困難，

8、購置現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室。在機型上在市內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由全市社會保險部門統(tǒng)一組織實施。要逐步實現(xiàn)檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計。努力做到對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關(guān)信息資料統(tǒng)計等，最終實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)和自助查詢，使每個參保人可以方便的查詢到自己的信息。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進(jìn)管理方法，全方位為參保單位和個人服務(wù)。 （四）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)把服務(wù)水平。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一

9、定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實將工作經(jīng)驗豐富、責(zé)任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓(xùn)、到兄弟縣市學(xué)習(xí)取經(jīng)、邀請各地檔案部門業(yè)務(wù)骨干授課和現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)等形式，努力提高檔案管理隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。社保部門還應(yīng)與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，開展經(jīng)驗交流。同時要加強檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。 （五）加強數(shù)據(jù)利用，實現(xiàn)應(yīng)用縱深化。緊緊圍繞信息化建設(shè)這個重點，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)信息資源，服務(wù)決策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)、為行政管理服務(wù)。做到檔案管理與完成目標(biāo)任務(wù)相結(jié)合，檔案管理與發(fā)展業(yè)務(wù)相結(jié)合，檔案管理與退休人員管理服務(wù)相結(jié)合。把單位和個人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數(shù)據(jù)”，服務(wù)于社會保險業(yè)務(wù)工作，通過檔案信息定期向市委市政府提供有關(guān)就業(yè)、失業(yè)等方面檔案數(shù)據(jù)情況分析，提供決策依據(jù)。分別在就業(yè)援助工作對策、強化職業(yè)技能培訓(xùn)、解決失業(yè)保險社會化發(fā)放制度接軌、解決享受低保、就業(yè)、靈活就業(yè)人員參加醫(yī)療保險方案等方面提出的積極建議，為黨委政府科學(xué)決策和解民憂保