檔案監(jiān)管水平提升思索

1、檔案監(jiān)管水平提升思索 本文作者：楊學(xué)紅 單位：江蘇省泗洪縣城建檔案館 在思想意識(shí)上要有所創(chuàng)新 創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)展都需要我們不斷的創(chuàng)新。城建檔案管理工作的創(chuàng)新，首先是思想意識(shí)的創(chuàng)新，也就是必須加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。1、增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)社會(huì)檔案意識(shí)是城建檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必要條件，它在很大程度上影響著城建檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。城建檔案需求程度與滿足程度是衡量檔案利用工作的一個(gè)重要指標(biāo)。現(xiàn)在我們對(duì)檔案一詞已不再陌生，但整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)相對(duì)還比較薄弱。我們還需大力加強(qiáng)城建檔案工作的宣傳力度，將城建檔案工作納入城市建沒(méi)總體規(guī)劃。城建檔案管理部門應(yīng)著力在樹(shù)

2、立城市建設(shè)窗口效應(yīng)上多下功夫，不斷增加檔案工作的透明度，合理、適度的加大檔案開(kāi)放，歡迎社會(huì)對(duì)檔案工作的監(jiān)督。2、增強(qiáng)城建檔案的服務(wù)意識(shí)隨著時(shí)代的的發(fā)展，在城建檔案的管理工作方面，有些傳統(tǒng)的觀念和做法不再適應(yīng)新形勢(shì)的要求。管理模式和技術(shù)手段隨著新技術(shù)和新設(shè)備的投入使用發(fā)生了變化，新的問(wèn)題不斷出現(xiàn)，需要我們重新認(rèn)識(shí)、思考和反思，努力解決。這就要求我們與時(shí)俱進(jìn)，改變我們的服務(wù)理念和工作思路，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，改變坐等上門的服務(wù)方式，樹(shù)立以人為本，用戶第一的觀念。我們必須依法服務(wù)，正確處理并協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，找準(zhǔn)重點(diǎn)、難點(diǎn)和關(guān)鍵。我們要以創(chuàng)造性的思維去解決工作中存在的問(wèn)題，擬定工作目標(biāo)和未來(lái)的發(fā)展方向

3、。只有我們的服務(wù)理念、工作思路有所突破，才能緊跟時(shí)代步伐，應(yīng)對(duì)工作中遇到的各種挑戰(zhàn)。 豐富館藏，努力提高城建檔案的質(zhì)量 在實(shí)際工作中，要想做好城建檔案管理工作，館藏是基礎(chǔ)，質(zhì)量是保證。為彌補(bǔ)當(dāng)前庫(kù)存檔案不豐富，質(zhì)量不高的狀況，我們要努力加強(qiáng)城建檔案的鑒定工作。1、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，豐富館藏要豐富館藏，改變庫(kù)存檔案門類不全、結(jié)構(gòu)不盡合理、內(nèi)容單一的狀況。我們要根據(jù)相關(guān)要求認(rèn)真科學(xué)地制定好工作規(guī)劃，并在工作規(guī)劃的指導(dǎo)下按時(shí)保質(zhì)保量的完成既定目標(biāo)，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)依法治檔。加強(qiáng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，完善城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，理順各種關(guān)系，加強(qiáng)各部門各領(lǐng)域各專業(yè)之間的協(xié)調(diào)，根據(jù)實(shí)際及時(shí)修訂管理辦法，苦練內(nèi)

4、功，加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。2、加強(qiáng)城建檔案的鑒定工作城建檔案鑒定工作是整個(gè)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀，同時(shí)也是難度最大的工作，因?yàn)槌墙n案的鑒定受專業(yè)特點(diǎn)、時(shí)間、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環(huán)節(jié)中。鑒定工作是優(yōu)化館藏提高案卷質(zhì)量的重要保證。由于我們對(duì)鑒定工作的意義、地位、作用認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來(lái)鑒定工作沒(méi)有得到很好的重視，嚴(yán)格的說(shuō)此項(xiàng)工作在實(shí)際中并未落到實(shí)處，而是處于停滯和半停滯的狀態(tài)。要做好鑒定工作，就要建立健全檔案鑒定機(jī)制，設(shè)立鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組和專家鑒定專門

5、小組，制定切合實(shí)際的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，采用平時(shí)鑒定與定期鑒定相結(jié)合，開(kāi)展以直接鑒定為主，其它方法為輔的做法，確保鑒定工作的順利進(jìn)行。 服務(wù)手段要不斷創(chuàng)新 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以手工為主的服務(wù)模式已越來(lái)越不適應(yīng)城市發(fā)展的需求。坐等上門的服務(wù)方式，單一和落后的服務(wù)手段嚴(yán)重限制了城建檔案的服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量，城建檔案的價(jià)值得不到有效的開(kāi)發(fā)和利用。因此我們必須在服務(wù)手段上有所創(chuàng)新和突破。1、拓寬服務(wù)領(lǐng)域城建檔案部門應(yīng)面向社會(huì)，以各種方式方法開(kāi)展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動(dòng)，盡可能多的向社會(huì)提供城建檔案信息，用檔案信息來(lái)刺激起社會(huì)對(duì)城建檔案更多的需求。我們同樣可以通過(guò)面向社會(huì)，進(jìn)一步的了解社會(huì)對(duì)城建檔

6、案的需求，主動(dòng)向社會(huì)提供城建檔案服務(wù)。2、加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，促進(jìn)服務(wù)手段的提高過(guò)去，城建檔案利用是以手工直接查詢?yōu)橹?，?duì)外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對(duì)原件進(jìn)抄錄、復(fù)制，以提供原始信息為主。隨著社會(huì)的進(jìn)步科技的發(fā)展，城建檔案利用現(xiàn)代化成了這個(gè)工作的迫切要求。首先我們必須充分利用信息技術(shù)，將其與城建檔案利用工作的特點(diǎn)、國(guó)家有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相結(jié)合，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)出一套完整的，切合實(shí)際的城建檔案管理信息系統(tǒng)，建立城建檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)。其次要加強(qiáng)自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力縮短數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)令信息需求的差距，克服檔案資源共享觀念淡薄，追求自我實(shí)體擁有的弊端。城建檔案館要盡最大努力

7、走出自我封閉狀態(tài)，將檔案資源深度開(kāi)發(fā)納入議事日程，使信息化水平盡可能的與城市發(fā)展保持平衡，為城建檔案更加方使、快捷地為城市規(guī)劃、建沒(méi)、管理服務(wù)創(chuàng)造條件，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和城市現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)城建檔案利用工作的要求，以優(yōu)質(zhì)的管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 編研工作要不斷創(chuàng)新 編研工作是主動(dòng)、廣泛、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用城建檔案信息資源的一種有效方式，也是重要手段。用戶對(duì)城建檔案的信息需求大體分為以下幾種情況：第一種是理性的需求，這種需求的用戶會(huì)利用自己所掌握的知識(shí)、方法，了解的情況去查找所需的檔案信息；第二種是盲目的需求，這種需求的用戶對(duì)城建檔案有所了解，但不多，他們有這方面的需求，但是又不知道該如何去索取，在什么地

8、方去索取，城建檔案在他們的心目中處于模糊狀態(tài)，在索取的過(guò)程中，到處碰壁，一無(wú)所獲；第三種是潛在的需求，這種需求的用戶則需要通過(guò)一定的信息刺激和引導(dǎo)，才能把潛在需求激發(fā)出來(lái)，而這種需求一旦被激發(fā)出來(lái)，作用是非常明顯的，產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益之大是無(wú)法估量的。針對(duì)以上三種不同的需求，第一種只需要我們提供足夠熱情和耐心的服務(wù)就能夠基本的解決問(wèn)題，而第二種和第三種則需要通過(guò)我們的編研工作和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)共同來(lái)努力，也就是說(shuō)城建檔案利用工作要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，城建檔案編研工作不僅要加強(qiáng)，而且要?jiǎng)?chuàng)新。 培養(yǎng)創(chuàng)新型的城建檔案管理人才 當(dāng)今社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，說(shuō)到底就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人才。誰(shuí)擁

9、有了一流人才，誰(shuí)就擁有未來(lái)。城建檔案的利用工作是一項(xiàng)專業(yè)性、管理性、服務(wù)性的工作。說(shuō)它是專業(yè)性的工作是因?yàn)槠渌婕暗降臋n案都是些專業(yè)性較強(qiáng)的城建檔案，如果不具備一定的專業(yè)知識(shí)就不能根據(jù)用戶的需求及時(shí)準(zhǔn)確地為其查找信息；說(shuō)它是管理性的工作，是因?yàn)樽鳛楣ぷ魅藛T，我們必須熟悉管理業(yè)務(wù)，館藏情況，管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，有關(guān)政策等，并按一定的程序和手續(xù)，熟練地為用戶提供有關(guān)檔案信息；說(shuō)它是服務(wù)性的工作，是因?yàn)樗蟹?wù)領(lǐng)域和對(duì)象。隨著服務(wù)領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，它已成為城市建設(shè)的重要窗口。在將來(lái)從事城建檔案利用工作并不是隨便幾個(gè)人湊合在一起的單打獨(dú)斗，而應(yīng)是一個(gè)從接收、編研、管理到提供利用的一個(gè)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)組合。所以我們不僅要有豐富的館藏，現(xiàn)代化的管理，而且還要有一支優(yōu)